Als u uw bedrijf wilt laten groeien, moet u op de juiste manier van start gaan.

Om de enorme groei te krijgen waar u de komende jaren op hoopt, moet u ervoor zorgen dat uw bedrijf georganiseerd is.

Dit is gemakkelijker voor een groot bedrijf en een enorm budget – en honderden (of duizenden) werknemers – plus veel tijd om te wijden aan het georganiseerd blijven.

Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat uw kleine bedrijf op orde is als u krap bij kas zit en u slechts een paar werknemers hebt?

Wel, ik ben daar eerder geweest.

Ik ken de pijn van het wanhopig vechten tegen de desorganisatie die elk klein bedrijf treft.

En ik weet dat zelfs als je de beste hulpmiddelen gebruikt om je bedrijf te laten groeien, het succes kan achterblijven als je niet de juiste dingen op zijn plaats zet om ervoor te zorgen dat je groeit.

Beheer uw kantoorruimte en opslag

Om te beginnen moet u ervoor zorgen dat uw fysieke omgeving netjes en georganiseerd is.

Dit zorgt ervoor dat u in staat bent om op uw hoogste niveau te presteren. In veel opzichten wordt de organisatie van uw hele bedrijf bepaald door hoe georganiseerd uw bureau is.

Om te beginnen, zorg ervoor dat alles een specifieke plaats heeft, zelfs als die plaats in een stapel papieren op uw bureau is.

Om optimaal gebruik te maken van deze ruimte, raadt Bellevue Business Journal aan verticale opslagmogelijkheden te gebruiken om uw workflow en efficiëntie te verbeteren.

Sinds papierwerk de neiging heeft veel van de tijd en middelen van de meeste moderne kantoormedewerkers in beslag te nemen, zou u moeten overwegen dit offsite op te slaan.

Dit betekent dat u minder tijd kwijt bent aan het beheren van uw documenten, en u kunt er zeker van zijn dat ze veilig en beter beschermd zijn dan u zelf zou kunnen doen.

Als dit echter niet precies uw stijl van werken is, zal ik u zo meteen een andere methode laten zien waarmee u uw papierwerk kunt verminderen.

Houd de klantondersteuning bij

Uw trouwe klanten vormen het hart van uw bedrijf.

Ze nemen veel van uw tijd en middelen in beslag, maar het is een goed bestede tijd om ze tevreden en blij te houden met de diensten die u te bieden hebt.

Om ervoor te zorgen dat u ze effectief bereikt, kunt u overwegen een programma als Groove te gebruiken, waarmee u uw klanttickets effectief kunt beheren.

Hiermee kunt u minder tijd besteden aan het beheren van klanten en meer tijd aan het verbeteren van uw product en bedrijfssystemen.

Het is belangrijk om uw systeem te automatiseren, maar het is een slecht idee om uw relaties met klanten te automatiseren.

Gebruik software zoals Groove waarmee uw medewerkers de relatie met uw klanten kunnen versterken, maar probeer het proces niet te automatiseren.

Dit zal u alleen maar gefrustreerd laten voelen wanneer klanten u achterlaten voor concurrenten die hen beter behandelen.

In plaats daarvan, maak het gemakkelijk om uw klanten te behandelen met service van wereldklasse en zij zullen u belonen met voortdurende zaken en verwijzingen.

Plan uw social media-campagnes van tevoren

Als u een social media-marketingcampagne met een budget uitvoert, moet u de tijd verminderen die u besteedt aan het online houden van dingen.

In plaats van tijd te verspillen aan het publiceren van berichten om de paar uur, moet u dingen van tevoren plannen.

Deze eenvoudige organisatietechniek bespaart u talloze uren en helpt u uw efficiëntie en productiviteit te verbeteren.

Er is ook nog een andere techniek die dingen naar een hoger niveau kan tillen. In plaats van alleen maar social media posts te schrijven voor de komende paar dagen, waarom laat je ze niet voor je publiceren door een tool?

Meet Edgar is een geweldige manier om je content vooraf te beheren, waardoor je social media updates één keer kunt schrijven en ze daarna meerdere keren kunt laten versturen.

Dit is een geweldige manier om dingen georganiseerd te houden zonder jezelf te herhalen door constant je social feeds bij te werken.

Beheer uw onkostennota’s

Als u uw kleine bedrijf al enige tijd runt, weet u hoe frustrerend het kan zijn om al uw onkostennota’s te beheren.

Het is een gedoe om ze bij te houden en op te nemen, maar ze moeten worden beheerd, zodat u op de hoogte kunt blijven van belastingen en ervoor kunt zorgen dat uw financiën op orde zijn.

U kunt ze echter niet gewoon uitstellen wanneer er belangrijker werk op u afkomt. U moet elke aankoop en transactie wekelijks bijhouden.

De oplossing?

Gebruik software zoals Expensify die al het werk doet en uw uitgaven overzichtelijk houdt en registreert, zodat u zich kunt richten op de dingen die er echt toe doen.

En over het laten afhandelen van uw papierwerk door software gesproken, u kunt dit uitbreiden naar andere gebieden van uw bedrijf voor schitterende resultaten.

Ga papierloos

Als u de rommel en het beheer wilt verminderen die gepaard gaan met alle papieren die u moet bijhouden, is het misschien tijd om papierloos te worden.

Dit betekent dat u, in plaats van voortdurend tientallen bestanden en mappen bij te houden, gewoon alles terugbrengt tot digitale scans van de belangrijkste documenten.

Als u dit gaat proberen, hebt u een manier nodig om documenten snel on the fly te scannen, zodat u niet worstelt om de werklast bij te houden.

CamScanner is een geweldige app om uw rekeningen en andere papieren snel en gemakkelijk te scannen.

CamScanner stelt u in staat om de bestanden in de app te bewaren, maar u kunt ze ook overbrengen naar uw computer.

Als u deze bestanden moet delen met een team van individuen, raad ik u aan uw gearchiveerde bestanden in een programma als Dropbox te bewaren.

Dit zorgt ervoor dat iedereen in uw kleine bedrijf op de hoogte is van de meest recente documenten, maar dat u zich geen zorgen hoeft te maken over uitgebreid offline bestandsbeheer.

Regelen van uw wachtwoorden

Als u bent zoals de meeste mensen, hebt u een van de twee systemen voor het beheren van uw wachtwoorden.

Of u gebruikt steeds hetzelfde wachtwoord voor verschillende websites, of u vergeet voortdurend de wachtwoorden die u voor elke site hebt ingesteld.

In plaats van een van beide, raad ik een derde systeem aan: een app uw wachtwoorden voor u laten afhandelen.

Ja, u kunt dit automatisch doen in een browser zoals Chrome. Maar helaas is dit niet helemaal veilig, omdat iedereen die toegang heeft tot uw computer ze kan gebruiken.

In plaats daarvan raad ik aan 1Password te gebruiken om uw wachtwoorden te beheren. Dit is een programma dat uw wachtwoorden samen opslaat in de mobiele en desktop-app.

In tegenstelling tot de autofill-functie van Chrome moet u echter een enkel wachtwoord invoeren om toegang te krijgen tot de andere wachtwoorden.

Dit is een reeks van een paar woorden, die gemakkelijk te onthouden is, maar bijna onmogelijk te hacken.

Hier volgt hoe het werkt. Laten we zeggen dat u moet inloggen op uw account op Stripe. U gaat dan naar de inlogpagina van Stripe.

U kunt op het 1Password-pictogram in Chrome klikken, of u kunt de sneltoets Command + intoetsen.

Hiermee komt u in het 1Password-formulier, waar u het op een woord gebaseerde wachtwoord invoert dat u toegang geeft tot andere wachtwoorden.

1Password vult vervolgens Stripe automatisch met uw inloggegevens en opgeslagen wachtwoorden. Het logt u ook automatisch in, zodat u één klik minder hoeft te maken.

1Password slaat informatie op voor een verscheidenheid aan accounts.

Het beste deel is dat elke site een complex, uniek wachtwoord kan hebben, maar u kunt ze allemaal openen met uw ene zin.

In feite genereert 1Password zelfs een willekeurig, zeer veilig wachtwoord als u dat wilt.

Dit betekent dat minder van uw geheugen wordt besteed aan wachtwoorden, en u kunt meer gedaan krijgen door efficiënt te werken en uw aanmeldingen georganiseerd te houden.

Verbeter uw werkruimte voor een hogere productiviteit

Als u vooruitgang wilt boeken met uw bedrijf, moet u een omgeving creëren die deze visie ondersteunt.

Er zijn een paar beproefde technieken die u kunnen helpen meer uit uw werkruimte te halen.

Geloof het of niet, door een paar planten rond uw kantoor toe te voegen, kunt u de productiviteit met 15% verhogen door een betere concentratie.

U krijgt ook een boost door een staand bureau te gebruiken en uw kabels op te ruimen.

Deze technieken helpen u om energiek en geconcentreerd te blijven zonder de afleiding die een rommelige werkplek met zich meebrengt.

Ze nemen misschien maar een paar minuten in beslag, maar zelfs kleine veranderingen die uw productiviteit verbeteren, kunnen een enorm verschil maken in hoe georganiseerd en productief uw kleine bedrijf is.

Notities bijhouden in de cloud

Als u notities, to-do-items, ideeën en contactgegevens op snippers papier of wat er maar in de buurt is schrijft, is het tijd om meer te organiseren.

Hoewel u waarschijnlijk al weet dat Evernote een geweldige manier is om dit te doen, moet u onmiddellijk beginnen met de implementatie ervan.

Om Evernote het beste te laten werken, moet u beslissen welke filosofie u zult toepassen.

Wilt u alles daar vastleggen en dan de zoekfunctie gebruiken om uw notities later terug te vinden?

Of wilt u uw notities zorgvuldig in mappen plaatsen en tags en kopjes gebruiken om ervoor te zorgen dat u weet wat er in het programma staat?

Eén van beide opties is een geldige optie. De sleutel is om een systeem te maken dat voor u werkt en het dan te blijven gebruiken.

Houd het bureaublad van uw computer georganiseerd

Net zoals uw fysieke bureau schoon moet zijn en om u te helpen georganiseerd te blijven en werk gedaan te krijgen, moet uw digitale bureaublad ook schoon en georganiseerd zijn.

Een goede vuistregel is dat als u de achtergrond van uw bureaublad niet kunt zien, u moet proberen de rommel op uw computer te verminderen en te verwijderen.

Als u uw hoofdscherm hebt opgeruimd, kunt u overwegen uw gedownloade bestanden te verwijderen en alle koppelingen of andere bestanden die u niet gebruikt, te verwijderen.

Als u wilt, kunt u zelfs uw prullenbak opruimen en wat ruimte op de harde schijf besparen.

Dit is een geweldige manier om een verfrissende blik op uw werkprocessen te werpen die u zal helpen georganiseerd te blijven.

Verbeter uw planningssysteem

Als u regelmatig vergaderingen, videochats of vensters voor anderen hebt om tijden in te plannen om met u te werken, hebt u een manier nodig om die tijdsblokken effectief te beheren.

De meeste mensen hebben de neiging om heen en weer e-mailen en agenda-uitnodigingen te gebruiken om dit soort evenementen te plannen.

Maar de voortdurende aanpassing van schema’s kan belastend zijn en een verspilling van tijd. Zoek in plaats daarvan een perfect tijdstip om elkaar te ontmoeten met behulp van een programma als Calendly.

Calendly laat anderen een tijdstip plannen om met u samen te werken, zodat u helemaal geen berichten heen en weer hoeft te sturen.

>

Het is een eenvoudige manier om in contact te blijven met anderen zonder de verwarring die meestal gepaard gaat met gedoe met plannen.

Volg uw tijd effectief

Als u een freelancer bent, weet u hoe belangrijk het is om uw factureerbare uren bij te houden.

Maar zelfs als u geen uren hoeft bij te houden om ervoor te zorgen dat u betaald krijgt, is het een goed idee om een programma als Toggl te gaan gebruiken.

Toggl is een snelle en eenvoudige manier om uw tijd bij te houden, wat nuttig kan zijn voor elke kleine ondernemer.

Door afzonderlijke projecten en taken in Toggl te maken, kunt u eenvoudig bijhouden hoeveel uren u erin steekt om uw belangrijkste doelen te bereiken.

In plaats van u af te vragen waarom u de eerder vastgestelde benchmarks niet hebt gehaald, kunt u Toggl gebruiken om georganiseerd te blijven en bij te houden hoe u uw meest waardevolle hulpbron besteedt – uw tijd.

Facturen en betalingen bijhouden

Elk klein bedrijf moet betalingen, facturering en facturering beheren. Dit is een kritische reeks taken die het bedrijf in leven houdt, maar het kan een strijd zijn om alles georganiseerd te houden.

In plaats van voortdurend te werken om ervoor te zorgen dat dit effectief voor u is, overweeg dan het gebruik van een programma zoals FreshBooks om uw facturen te verwerken.

Bedenk dat de overgrote meerderheid van de betalingsinformatie die u moet beheren niet direct van invloed is op de kwaliteit van uw werk of een beroep doet op uw kerncompetenties.

Voor elk van dit soort administratieve taken kunt u ze naar software leiden om tijd voor uzelf te besparen.

Hoe minder taken u op een dag hoeft af te handelen, hoe meer u zich kunt richten op de gebieden die u echt aanspreken en u helpen te bereiken wat u nodig hebt.

Plan vooruit voor kwartaalbelastingen

Als uw bedrijf in de Verenigde Staten is gevestigd, moet u ervoor zorgen dat u de kwartaalbelastingen betaalt die om de paar maanden verschuldigd zijn.

Zelfs als u niet in de V.S. bent gevestigd, moet u echter op de hoogte blijven van het belastingbeleid voor uw land en regio.

Dit is niet alleen iets waar u aan moet denken bij het organiseren.

Als u niet in overeenstemming bent met de belastingvoorschriften waar u woont, kunt u uiteindelijk boetes betalen of zelfs worden stilgelegd.

Om ervoor te zorgen dat u bijblijft met de belastingen en het betalen van de bedragen die verschuldigd zijn op verschillende tijdstippen, kijk naar een dienst als inDinero.

Het zal u begeleiden om ervoor te zorgen dat u bij te blijven met uw belastingen zonder dat het besteden van te veel tijd georganiseerd met de eisen voor uw plaats.

Tem uw e-mailinbox

Als uw inbox overvol is met ongelezen e-mails, kan dat frustrerend zijn en veel te veel van uw tijd in beslag nemen.

U zult meer succes hebben met uw kleine bedrijf als u dit terugbrengt tot een laag aantal belangrijke e-mails en uw inbox regelmatig schoonmaakt.

Productiviteitsexpert Brian Tracy raadt aan om uw e-mailinbox schoon te houden, ongewenste e-mails te verwijderen en alleen die e-mails te bewaren die u opnieuw nodig hebt.

Als u moeite hebt om uw inbox effectief te beheren, kunt u Inbox van Gmail proberen. Deze app bundelt verschillende soorten e-mails.

Dat betekent dat u snel uw sociale updates, aankoopbonnen of reisroutes kunt bekijken zonder door belangrijke persoonlijke en werk-e-mails te hoeven bladeren.

Door de minder belangrijke e-mails te skimmen, kunt u nog sneller door uw inbox werken.

Dit is een van de vele verschillende hulpmiddelen die u kunnen helpen de tijd die u besteedt aan het verzenden en ontvangen van e-mails te verminderen, en het zal u veel uren besparen en u tegelijkertijd beter georganiseerd houden.

Ruim uw leeslijst op

Als u net als veel ondernemers bent, vindt u voortdurend artikelen waarvan u weet dat ze u helpen uw bedrijf te laten groeien en uw omzet en conversies te verhogen.

Als u echter geen tijd hebt om het artikel te lezen, slaat u het waarschijnlijk ergens anders op, bijvoorbeeld als bladwijzer in uw browser of door het naar uzelf te e-mailen.

Als dat het geval is, wilt u deze logge lijst met artikelen veranderen in iets dat u gemakkelijk kunt beheren.

Ik raad Pocket aan, dat u helpt bij het bijhouden van artikelen en video’s die u later wilt lezen of bekijken. Het is een eenvoudig systeem dat interessante artikelen bijhoudt die je opslaat.

Om het te gebruiken, wil je eerst een artikel vinden dat er interessant uitziet. Als u de Pocket Chrome-extensie hebt geïnstalleerd, moet u erop klikken in het browservenster.

In het vervolgkeuzemenu dat verschijnt, kunt u een tag toevoegen en gerelateerde artikelen bekijken die anderen hebben opgeslagen om later te lezen.

Onmiddellijk verschijnt het nieuwe artikel dat u opslaat in uw hoofdlijst met te lezen artikelen op Pocket.

En nog beter, de artikelen die u opslaat op Pocket zijn beschikbaar om te lezen op al uw apparaten. Dit maakt het gemakkelijk om te blijven lezen op uw telefoon wanneer u op reis bent.

Het hebben van een leeslijst met artikelen op Pocket stelt u in staat om snel interessante stukken op te slaan zonder een rommelige lijst ergens op uw computer te maken.

Als u veel online leest, is het een geweldige manier om uw leesmateriaal te organiseren en het beschikbaar te houden voor toegang op al uw apparaten.

Beperk uw fysieke papieropslag

Ik heb eerder gezegd dat papierwerk een enorme frustratie is voor veel eigenaren van kleine bedrijven.

U kunt de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het beheren van papierwerk verminderen door eerst een organisatiesysteem voor uw werkplek te maken.

Als u wilt, kunt u uw papierbeheer van een in-house taak naar iets wat een ander bedrijf voor u doet.

Als geen van beide klinkt als een aantrekkelijke optie , alle hoop is niet verloren. Begin met het ordenen van uw opgeslagen documenten in een logische volgorde.

Zorg ervoor dat u uw belangrijkste papieren binnen handbereik hebt.

Papieren die u niet meer nodig hebt, kunt u het beste weggooien. Hoe meer papieren u wegdoet, hoe minder ruimte u nodig hebt.

Dit is de meest effectieve manier om uw papieren geordend te houden zonder uitgebreide beheersystemen. Gooi gewoon weg wat niet nodig is.

Als u belangrijke bestanden en documenten bewaart die niet kunnen worden weggegooid, overweeg dan het gebruik van een service zoals Shred-It om uw documenten te vernietigen.

Dit is een geweldige manier om veilig te blijven en de werklast en rompslomp te verminderen die gepaard gaan met de papieren die u dagelijks moet beheren.

Hoe minder onderdelen van het organisatiesysteem van uw kleine bedrijf, hoe meer u zich kunt concentreren op wat voor uw bedrijf het belangrijkst is.

Conclusie

Als u uw bedrijf wilt laten groeien, moet u ervoor zorgen dat u georganiseerd bent om de onvermijdelijke groei aan te kunnen die u kunt verwachten.

Om dat te kunnen doen, moet u ervoor zorgen dat uw financiën op orde zijn. Zorg ervoor dat u uw onkostenbonnetjes en transacties bijhoudt.

Zorg ervoor dat u klaar bent voor eventuele belastingen die in de loop van het jaar moeten worden betaald.

Als uw financiën op orde zijn, moet u ervoor zorgen dat uw kantoorruimte ook op orde is. Gebruik een aantal beproefde methoden om de productiviteit te verhogen door uw opslagruimte te organiseren.

En hoewel het misschien niet voor iedereen een oplossing is, kunt u overwegen papierloos te worden. Sla al uw documenten op in de cloud, en versnipper de extra papieren die uw werkruimte verrommelen.

Jouw tijd is een van je meest kostbare goederen als een kleine ondernemer, dus zorg ervoor dat het georganiseerd is met tijdregistratie en planning.

Kijk naar het verminderen van uw taken door uw e-mailworkflow te verbeteren, uw leeslijst te beheren en uw notities, wachtwoorden en bureaublad georganiseerd te houden.

Tot slot, automatiseer uw marketing campagnes en houd een proces in plaats om klantenrelaties en ondersteuning te behandelen.

Welke strategieën gaat u gebruiken om uw kleine bedrijf georganiseerd te houden?