Hebt u wel eens nagedacht over de risico’s van uw projecten? Als u net als de meeste technische professionals bent, komt u ’s ochtends gewoon op uw werk aan en begint u met uw project waar u de vorige dag was gebleven. Je probeert alle puntjes op de i te zetten, en dan duimen dat onverwachte dingen je niet overvallen.

Projectmanagementstandaarden schrijven voor dat je van tevoren de risico’s voor de kritieke succesfactoren van je project plant. Elk risico moet worden geïdentificeerd en gerangschikt op een schaal van waarschijnlijkheid en ernst (1-10 of vergelijkbaar) in een risicolog.

Risico = waarschijnlijkheid x ernst

Eenmaal geprioriteerd, zijn er 5 primaire manieren om uw projectrisico’s te beheren:

1. Vermijding.
2. Acceptatie.
3. Monitoring en Voorbereiding.
4. Mitigatie.
5. Overdracht.

Avoidance

Hoewel dit vaak niet mogelijk is, is dit de gemakkelijkste manier om risico’s uit een project te verwijderen. Het houdt in dat de taken die het risico inhouden uit het project worden verwijderd.

Soms kun je een klein deel van een project verwijderen dat een grote risicofactor in zich draagt. In dat geval is proactieve planning van risicomanagement zeer de moeite waard.

Het projectplan wijzigen om een risico te verwijderen zal veranderingen in de projectomvang, middelen en/of tijd met zich meebrengen, maar het kan de juiste reactie zijn.

Acceptatie

Aan de andere kant van het spectrum houdt acceptatie in dat het risico in het project wordt ingepland. Als er geen betere responsstrategie kan worden gevonden, kan acceptatie van het risico voldoende zijn om met het project door te gaan.

Bedenk dat alle projecten in enigerlei vorm risico’s met zich meebrengen. Het is niet noodzakelijk dat alle risico’s worden geëlimineerd. Maar zij zouden moeten worden gespecificeerd en geanalyseerd in die mate dat zij deel uitmaken van het projectplan, en alle aangewezen partijen hebben ondertekend om het risico te aanvaarden. Het management moet ervan op de hoogte worden gebracht dat er gevolgen kunnen zijn voor de kosten/tijd/enz. als het risico zich voordoet.

Het kan verstandig zijn om een contingency – tijd, kosten, of middelen – toe te staan als onderdeel van het accepteren van een projectrisico.

Monitor and Prepare

Gelijkaardig aan het accepteren van het risico, kan deze reactie worden gebruikt voor grote risico’s die een hoge waarschijnlijkheid en/of ernst hebben, maar door het project moeten worden geaccepteerd. Het gaat om de volgende twee dingen:

• Het maken van plannen voor het monitoren van de triggers die het risico activeren.
• Het maken van actieplannen die onmiddellijk kunnen worden gemobiliseerd als het risico zich voordoet.

Stel dat het management een onrealistische deadline oplegt. De kans op overschrijding van het projectschema is groot. Het projectplan zou kunnen bevatten: “Wekelijkse monitoring van de afwijking in de planning en een melding aan X-personeel zodra de afwijking in de planning groter is dan Y.” Als het gebeurt, hoef je niet na te denken. Dit is een voorbeeld van Monitor and Prepare.

Mitigation

Since risk is a function of probability and severity, both of these factors can be scrutinized to reduce the risk of project failure.

• Probability of occurance. Maatregelen nemen om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen. Dit is gewoonlijk een betere optie dan het verminderen van de ernst, omdat het beter is om het risico in de eerste plaats niet te ervaren.
• Ernst. Verminder de impact van het risico op de kritische succesfactoren van het project.

Hier zijn een paar ideeën om over te brainstormen:

1. Verminder de complexiteit van procedures en/of operaties.
2. Verricht extra tests.
3. Voeg meer middelen toe.
4. Voeg tijd toe aan de planning (creëer een buffer).
5. Extra of meer gedetailleerde prototypen maken.
6. Extra technische opleiding geven aan het personeel.
7. Extra bezoeken ter plaatse afleggen.
8. Extra specificaties schrijven.

Overdracht

Ten slotte kunt u het risico overdragen op een andere partij. Uiteraard zal dit meestal een vorm van afruil (of kosten) vereisen. De gevolgen van een risico afwentelen op een derde partij is niet altijd gemakkelijk, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Hier volgen een paar ideeën:

1. Koop een verzekering.
2. Besteed moeilijk werk uit aan een meer ervaren bedrijf.
3. Gebruik een vaste prijs in plaats van een eenheidsprijscontract (als u de eigenaar bent; vice versa als u de verkoper bent).
4. Verwijder garanties en/of waarborgen.

Welke methode u ook gebruikt om uw projectrisico’s te beheren, wij hopen dat u er de tijd voor uittrekt. Maak een risicologboek voor elk risicopunt en schrijf een strategie uit om elk risico aan te pakken. Ik denk dat u zult merken dat projectsucces niet langer zo ongrijpbaar zal zijn.