Sometimes, what saves your bacon can also to throw it in the fire. Neem bijvoorbeeld tijdelijke werknemers, zoals werknemers van uitzendbureaus en flexibel talent. De meeste hiring managers (60%) maken gebruik van flexibel talent. Maar de regelgeving voor het classificeren van onafhankelijke contractanten (IC’s) blijft soms vaag, en de arbeidsregelgeving is complex voor werknemers van uitzendbureaus en anderen die niet als IC’s kunnen worden aangemerkt. Zonder de juiste maatregelen kunnen bedrijven onbewust in een riskante situatie terechtkomen. Als er niet correct mee wordt omgegaan, kan het externe talent waarop u vertrouwt om concurrerend te blijven, ook uw bedrijf in gevaar brengen.

Wat is co-employment?

Om uw risico’s beter te begrijpen, laten we verduidelijken wat co-employment is. Mede-tewerkstelling, soms ook gezamenlijke tewerkstelling genoemd, is een regeling waarbij twee of meer bedrijven betrokken zijn bij een werknemer en beide kunnen voldoen aan de wettelijke of gemeenrechtelijke definitie van een werkgever voor dezelfde werknemer. Met andere woorden, wanneer twee of meer bedrijven werkelijke of potentiële controle uitoefenen over hoe een persoon werkt en wat hij doet, kunnen beide bedrijven worden beschouwd als werkgevers voor juridische en nalevingsdoeleinden.

Co-employment kan zich op verschillende manieren voordoen. Een veel voorkomend scenario is wanneer uw bedrijf een professionele werkgeversorganisatie (PEO) contracteert om HR-taken af te handelen. De PEO kan zich bezighouden met personeelsgerelateerde functies zoals werving, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie. Maar als uw bedrijf de essentiële arbeidsvoorwaarden voor individuele werknemers bepaalt, zoals de werktijden, de toewijzing van taken en dergelijke, kunt u ook als werkgever worden beschouwd.

Een andere veel voorkomende manier waarop co-employment kan voorkomen, is wanneer u een uitzendbureau inschakelt. Het uitzendbureau kan de persoon voor zijn klanten in dienst nemen en verantwoordelijk zijn voor de HR-functies, zoals het bijhouden van uren en het uitbetalen van lonen. Maar als u, de klant, de dagelijkse details van het werk controleert, kunt u ook als werkgever worden gezien.

Gemeenschappelijke mythes over co-employment

Er is veel verwarring en angst rond co-employment. De meeste daarvan zijn onnodig. Laten we beginnen met het ontkrachten van een paar veel voorkomende mythen:

Mythe 1: co-employment is een slechte zaak

Er is niets mis met co-employment op zichzelf, en het is niet iets wat je pleegt. Het is geen probleem om mede-werkgever te zijn van de werknemers van een ander bedrijf, zolang elk bedrijf maar voldoet aan alle arbeidsrechtelijke eisen. Zorg er gewoon voor dat u samenwerkt met een bedrijf dat de regels kent en dat u samenwerkt om te zorgen voor de juiste besluitvorming en gedrag.

Mythe 2: Het gebruik van onafhankelijke contractanten brengt u in mede-werkgeverschap risico

Het gebruik van IC’s creëert geen mede-werkgeverschap als ze juist zijn geclassificeerd. Correct geclassificeerde IC’s hebben geen werkgever of co-werkgever.

Mythe 3: Staffingbureaus beschermen u tegen co-tewerkstellingsrisico

Zoals u uit de co-tewerkstellingsscenario’s hierboven hebt geleerd, beschermen uitzendbureaus u niet altijd tegen risico’s. Als u een uitzendbureau inschakelt dat zich niet aan de arbeidsrechtelijke eisen houdt, kan de aansprakelijkheid voor eventuele overtredingen ook bij u liggen.

4 manieren om co-employment risico te vermijden

Ziet u al een rode draad? Of er sprake is van co-employment hangt grotendeels af van de mate waarin u de werknemers in kwestie controleert. Hier zijn vier manieren om risico’s op co-employment te vermijden:

Geef de juiste classificatie

Naast co-employment is de classificatie van werknemers de belangrijkste stap wanneer u tijdelijke werknemers in dienst neemt. Een verkeerde classificatie kan namelijk resulteren in aanzienlijke boetes en sancties. Als u regelmatig flexibele arbeidskrachten inzet, is het vaak kosteneffectiever om gebruik te maken van een gerenommeerde classificatieservice. Kies er een die het talent voor elk project classificeert. Als u veel verschillende projecten nodig hebt, kunt u overwegen een classificatieservice in te schakelen voor elke locatie waar u arbeidscontractanten kunt inzetten.

Hieronder vindt u een beknopt overzicht van de algemene verschillen tussen een onafhankelijke aannemer en een werknemer in de VS. Een IC werkt op projectbasis, bepaalt zijn eigen tarieven en hoe hij het werk zal doen. Dit kan inhouden dat ze delen van het project uitbesteden aan andere IC’s. U bepaalt nooit wanneer, waar of hoe het werk wordt gedaan. U vertelt IC’s gewoon wat u wilt laten doen (bijvoorbeeld een mobiele app met specifieke functionaliteit maken), gaat akkoord met een prijs en deadline, doet vervolgens een stap opzij en wacht op de deliverables.

Zorg ervoor dat uitzendbureaus voldoen aan arbeidswetgeving

Als u een uitzendbureau gebruikt, zorg er dan voor dat zij verantwoordelijk zijn voor en de middelen hebben om te voldoen aan alle toepasselijke arbeidswetgeving. Want als een werknemer van een uitzendbureau nauw met u samenwerkt, kan de status van mede-arbeidsplaats van toepassing zijn. Zelfs als u die werknemer goed behandelt, kunnen uw bedrijf en het uitzendbureau beide aansprakelijk zijn als het uitzendbureau overtredingen begaat.

Als u meer bescherming nodig hebt, zoek dan de juiste partner

Als u meer bescherming nodig hebt tegen risico’s van co-employment, zoek dan hulp. Werk samen met iemand als de Upwork Enterprise Compliance Solution, die voorwaardelijke werknemers voor elk project classificeert als IC’s of werknemers en vrijwaring van risico’s biedt. Het proces kan sneller verlopen dan wat u nu gebruikt. Upwork classificeert 95% van de opdrachten binnen drie dagen.

Voor werknemers die als werknemers zijn geclassificeerd, kunt u overwegen een externe dienst te gebruiken. Upwork Payroll-diensten bieden u toegang tot gescreende aanbieders van personeel die al het papierwerk afhandelen. Het grootste deel van de risico’s en hoofdpijn wordt afgehandeld omdat alles van arbeidsovereenkomsten, loonbetaling en naleving van uitkeringen voor u wordt verzorgd.

Vage wetten maken co-employment risico lastig om alleen aan te pakken

Het komt erop neer dat bedrijven verschillende soorten extern talent moeten inschakelen om concurrerend te blijven. Maar dit kan compliance-uitdagingen met zich meebrengen, aangezien IC-classificatie een afweging van talrijke tests en analyses van Amerikaanse en wereldwijde wetten met zich meebrengt. Om deze problemen aan te pakken en zichzelf te beschermen tegen co-employment risico’s, zoeken organisaties hulp bij externe diensten zoals de Upwork Enterprise Compliance Solution. Het is een kosteneffectieve manier om een extra beschermingslaag toe te voegen.

Disclaimer: Dit artikel bevat ALLEEN ALGEMENE INFORMATIE EN IS GEEN RECHTLIJK OF BELASTINGONDERSTEUNEND ADVIES. GEEN ENKELE VERKLARING MAG WORDEN OPGEVAT OF GEBRUIKT ALS JURIDISCH OF FISCAAL ADVIES. ELKE SITUATIE IS ANDERS, EN LEZERS MOETEN OVER HUN EIGEN OMSTANDIGHEDEN ADVIES INWINNEN BIJ HUN EIGEN ADVISEURS.