A jó feljegyzés megszervezi a közlendő információt, hogy az olvasó számára kényelmesebb és könnyebben érthető legyen, és hogy az író a lehető leghatékonyabban érje el a célját.

Ugrás:

Főcím

Befejezés

Összefoglaló

Megbeszélés bekezdés(ek)

Zárás

Mellékletek

Főcím

A főcím minden emlékeztetőnél ugyanazt az alapformát követi:

TO:

cc:

FROM:

DATE:

SUBJECT:

A tárgyszó legyen rövid, néhány szónál nem több, de egyértelmű, hogy ne legyen esély a félreértésre. A “Pizzarendelés” mint tárgysor például azt hiheti az olvasó, hogy az emlékeztetője az irodában késő este történő elviteles rendelés helyes eljárásáról ad útmutatást, holott valójában a takarító személyzet panaszait továbbítja a szőnyegen lévő paradicsomszósz és a padlón szétszórt dobozok miatt. Valami olyasmi, mint “Takarítsd el a rendetlenséget, mielőtt elmész”, bejelenti a feljegyzés fő pontját.

Megnyitó

A feljegyzés nyitó mondatai vagy bekezdései közlik az olvasóval a probléma hátterét, a javasolt megbízást vagy feladatot, valamint a feljegyzés célját:

Háttér

A leírt háttér az esemény, helyzet vagy a probléma vagy kérdés háttere, amellyel foglalkozik. Az, hogy ez egy mondatot vagy egy bekezdést vesz igénybe, a helyzet összetettségétől függ. A szövegkörnyezet például így kezdődhet:

A takarítócég panaszkodott, hogy túl sokáig tart a padlótisztítás…

Legyen világos és közvetlen, és csak annyi információt adjon meg, amennyire az olvasóinak szüksége van.

Feladat

A feladat- vagy megbízásmeghatározás leírja, mit tesz a probléma, kérdés vagy helyzet megoldása érdekében. Ha az olvasója azt kérte, hogy cselekedjen, mondhatja:

Azt kérte, hogy nézzem meg…

Ha alternatívákat akar bemutatni a dolgozóknak, hogy fontolják meg, mondhatja:

Olyan alternatívákat kell megvizsgálnunk, amelyek kielégítik a takarítóvállalatot anélkül, hogy…

Cél

A célmegjelölés kifejti, miért írja a feljegyzést, és átvezet a többi részhez. Közvetlennek kell lennie, és kerülnie kell, hogy megpróbálja lekicsinyelni az információt. A nyilatkozatod kezdődhet így:

Ez a feljegyzés leírja, hogy mit értek a takarítócég panaszából, többféle lehetőséget javasol az érintettek elhelyezésére, valamint saját javaslataimat a probléma megoldására.

Ha a feljegyzés olyan hosszú lesz, hogy a szakaszcímek hozzáadása megkönnyíti az információk rendszerezésének követését, mindenképpen tedd ezt.

Ha a feljegyzés célja, hogy meggyőzze az olvasót arról, hogy valódi problémáról van szó, kerüld, hogy részletesebben menj bele, mint amit a helyzet megkíván. Ha azt tapasztalja, hogy nehezen tudja leírni a feladatot, lehet, hogy többet kell gondolkodnia, mielőtt megírja az emlékeztetőt. Ha úgy dönt, hogy szegmensekre bontja az emlékeztetőjét, ügyeljen arra, hogy azok a legfontosabb pontokat tartalmazzák.

Összefoglalás

Az összefoglaló rész megírásával várjon, amíg megírta az emlékeztető fő részét. Ha az emlékeztetője egyoldalas vagy annál rövidebb, az összefoglalóra nem feltétlenül van szükség. Ha azonban több fontos kérdéssel vagy eseménnyel foglalkozott, vagy elemzése meglehetősen részletes, helyénvaló egy összefoglaló bekezdés.

Ha az emlékeztető egy rövid beszámoló arról a kutatásról, amelyet egy témában vagy egy projekthez végzett, ez egy jó hely arra, hogy összefoglalja az eddig használt módszereket és forrásokat. Ne feledje azonban, hogy ez egy összegzés. Legyen rövid, és ne ismételje meg feleslegesen a részletes információkat.

Vita bekezdés(ek)

Azt követően, hogy a téma alapvető bemutatását megfelelően megtárgyalta, itt kell ismertetnie az összes részletet – tényeket, statisztikákat, hipotéziseket -, amelyek alátámasztják a tárgyalt gondolatokat. Ebben a részben bizonyítja, hogy képes kreatívan és kritikusan gondolkodni az ötletei bemutatásával.

A legfontosabb vagy legbeszédesebb információval kezdje, a legerősebb ténytől a leggyengébbig haladva (vagy, ha történelmi hátteret nyújt, a legrégebbi információtól a legújabbig).

Ezekben a bekezdésekben megfogalmazza ajánlásait, elismeri mások ajánlásait, és leírja a jövőben esetleg felmerülő problémákat, valamint azt, hogy javaslatai hogyan biztosítják, hogy ezek a problémák egyszerűen ne forduljanak elő.

Gyakran segít, ha a fontos tényeket vagy részleteket számozott vagy felsorolásos listákba foglalja, ismét a legerősebb ponttól a leggyengébb felé haladva.

A zárszó

Miután az olvasóknak minden, a feljegyzés témájával kapcsolatos információt megad, használjon udvarias zárszót, amelyben leírja, milyen intézkedéseket szeretne, hogy tegyenek, és rámutat arra, hogy ezek az intézkedések mindenki számára előnyösek lesznek. Ez az egy bekezdésből álló zárás kezdődhet így:

A következő megbeszélésünkön részletesebben is megbeszélhetjük az ajánlásaimat…

vagy

Ha további információra van szüksége, szívesen állok rendelkezésére….

Mellékletek

Adjon meg minden olyan dokumentációt vagy kiegészítő információt, amelyre az olvasóinak szüksége lesz ahhoz, hogy saját maguk megértsék az Ön által leírt eseményt, kérdést vagy problémát, és a végén sorolja fel ezeket a mellékleteket.

Például, ha a témával kapcsolatban levélváltás történt, csatolja azok másolatát (ha ez nem sérti a titoktartási kötelezettséget, vagy ha olyan információkat tartalmaznak, amelyeket az olvasóknak tudniuk kell). Ha tényekről vagy statisztikákról készített grafikonokat vagy fizikai összefüggéseket szemléltető ábrákat, csatolja azokat. Az ilyen grafikonokra, diagramokra vagy illusztrációkra az emlékeztető megfelelő pontjain is hivatkozhat.

Ne csatoljon olyan anyagokat, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül az emlékeztető témájához.