Downtime is a rare thing in most workplaces – but there’s a good chance you’ll experience a slow day every once in a while. (Jeśli czytasz to w pracy, być może właśnie dzisiaj masz taki dzień.)

„Te spokojne okresy mogą zmienić przebieg gry, jeśli wykorzystasz je do sprawdzenia, czy strategicznie spełniasz cele zawodowe lub, co ważniejsze, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich długoterminowych celów zawodowych. Nowy Rok to doskonała okazja, aby świadomie zablokować sobie ten czas” – mówi Lynn Taylor, ekspert ds. miejsc pracy i autorka książki „Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

„Nie ma wątpliwości, że pracownicy mają więcej na głowie niż kiedykolwiek wcześniej”, dodaje Mark Strong, life, career i executive coach z Nowego Jorku. „Jednak wszyscy mamy dni, kiedy nasze obciążenie pracą zwalnia lub nasz apetyt na prawdziwą pracę słabnie. Ważne jest, aby wykorzystać wolne dni w bardziej strategiczny sposób, ponieważ nie zdarzają się one tak często.”

Teri Hockett, dyrektor naczelny What’s For Work?, strony poświęconej karierze dla kobiet, zgadza się z tym. Mówi, że podczas gdy wolne dni są rzadkością w dzisiejszych miejscach pracy, to z pewnością nie wyginęły. „Większość branż ma okresy naturalnych przestojów, co pozwala na dni wolniejsze od normalnych. Zawsze jest szansa na złapanie oddechu; sztuką jest dobrze wykorzystać ten czas.”

Niestety, pracownicy zazwyczaj nie wiedzą, jak zmaksymalizować swój czas w wolne dni robocze, „ponieważ te rzadkie interwały są tak obce, jak twój szef mówiący: 'Wykonałeś ostatnio tak dobrą pracę, myślę, że powinieneś po prostu nazwać to dniem i iść do domu'”, mówi Taylor. „Jeśli jednak jesteś mądry, na twojej liście rzeczy do zrobienia znajdują się długoterminowe projekty; to tylny palnik, domyślne zadania na wolniejsze czasy. Albo wykorzystasz ten czas, aby zastanowić się nad swoją rolą i tym, czy osiągasz swoje większe cele.”

Strong mówi, że to dość powszechne, że pracownicy wykorzystują wolniejsze dni, aby wrzucić „niski bieg” i wykonać takie zadania, jak sprzątanie biurka, dokończenie zadań osobistych lub spotkanie towarzyskie ze współpracownikami. „To świetnie” – mówi. „Ale część wolniejszych dni może i powinna być przeznaczona na mniej oczywiste zadania 'na wysokich obrotach’, co jest obszarem, który zasługuje na pewne oświetlenie.”

„Większość tego, co widzę i słyszę, to fakt, że w okresie spowolnienia wielu pracowników korzysta z Internetu”, mówi Cynthia Kyriazis, prezes Productivity Partners, Inc. „Niekoniecznie w celu uzyskania poczty elektronicznej lub przeprowadzenia badań związanych z pracą, ale aby grać w gry, poznawać nowe strony i koncepcje, a być może robić zakupy online.”

Inni będą robić dłuższe przerwy na lunch, wychodzić wcześniej z biura lub nadrabiać zaległości w osobistej korespondencji – i niekoniecznie są to złe wybory, w zależności od okoliczności, dodaje Taylor. „Biorąc trochę czasu, aby zrobić rzeczy niezwiązane z pracą może być konieczne dla zdrowia psychicznego,” mówi. „Badania przeprowadzone w miejscu pracy wykazały, że przerwy są konieczne, aby odświeżyć umysł i zwiększyć wydajność w pracy. Jeśli pracujesz tygodniami bez przerwy, poniesiesz konsekwencje.”

W dzisiejszych czasach to dar, aby móc pracować nad osobistymi i związanymi z pracą priorytetami bez presji i chaosu, które często niesie ze sobą pracowity dzień, mówi Kyriazis. Dlatego warto być przygotowanym z wyprzedzeniem, aby ten czas się liczył.

Oto 14 rzeczy, które powinieneś zrobić w wolny dzień w pracy:

Zorganizuj się. Jak mówi Kyriazis, spędzanie czasu na szukaniu zagubionych informacji osłabia koncentrację i energię oraz zwiększa stres. „Ponieważ bałagan jest objawem opóźnionego podejmowania decyzji, wolny dzień może być doskonałym czasem na podjęcie pewnych decyzji i opanowanie papierowego i informacyjnego potwora. To pomaga oczyścić twoje biurko i twój umysł.”

Teraz jest również twoja szansa, aby dostać się przed tymi e-mailami zalewającymi twoją skrzynkę odbiorczą, dodaje Hockett. „Wykorzystaj ten czas, aby oczyścić skrzynkę odbiorczą, stosując klasyczne podejście do zarządzania, znane jako 'Do it – Dump it – Delegate it’. Poczujesz się dobrze po upewnieniu się, że rzeczy są w należytym porządku, i prawdopodobnie wyróżnisz się w pozytywny sposób w swojej organizacji.”

Śledź osiągnięcia. Większość z nas nie ma czasu na inwentaryzację swoich osiągnięć – ale wolny dzień w pracy stanowi doskonałą okazję, aby to zrobić. „Jest to bardzo ważne z wielu powodów” – mówi Strong. „Oczywiście, sprawia, że śródroczne i roczne oceny wydajności są o wiele łatwiejsze do przygotowania. Ale co ważniejsze, ta lista jest nieoceniona, gdy w firmie otwiera się stanowisko, o które chcesz się ubiegać lub gdy dostępny jest awans. Zawsze bądź gotowy.”

Planuj. Pięć minut planowania oszczędza 30 minut robienia, mówi Kyriazis. „Spędzaj czas na planowaniu, jak będzie wyglądał twój następny dzień lub tydzień, a zwłaszcza na planowaniu, co zrobić z następnym wolnym dniem lub czasem, który się toczy. Najgorszą rzeczą do zrobienia jest uzyskanie czasu i brak pomysłów, jak go spędzić.”

Network. Networking z innymi w swojej dziedzinie utrzymuje cię na szczycie trendów branżowych i pomaga ci pozostać widocznym w swoim kręgu profesjonalistów branżowych, mówi Taylor. „Niezależnie od tego, czy planujesz pozostać w swojej obecnej pracy przez najbliższe lata, czy nie, posiadanie solidnej reputacji w swojej dziedzinie jest wzmocnione przez zwiększoną widoczność. Być może straciłeś kontakt z dawnymi kolegami i nadszedł czas, aby się do nich odezwać. Może uda Ci się zdobyć kilka sztuczek handlowych, nowych sprzedawców, a nawet wskazówki dotyczące nowych pracowników. To jest zawsze mądre, aby utrzymać swoje kontakty przy życiu.”

In Pictures: 14 Things To Do On A Slow Day At Work

.

Buduj rapport ze swoim zespołem. Skorzystaj z okazji, aby pójść na lunch ze współpracownikiem lub nawet z szefem, jeśli to możliwe, mówi Taylor. W normalnym, karkołomnym tempie pracy, trudno jest poświęcić czas w towarzyskim otoczeniu na omówienie szerszej perspektywy, misji firmy i działu lub po prostu na zbudowanie silniejszej więzi z członkami zespołu. „To dodaje poczucie wspólnoty budowania czegoś razem: jeden z największych powodów, dla których ludzie znajdują satysfakcję w pracy.”

Hockett zgadza się z tym. „Odbierz telefon, wiadomość błyskawiczną lub jeszcze lepiej, przejdź się i wejdź w interakcję ze współpracownikami. Zapytaj ich, jak się sprawy mają i postaraj się słuchać więcej niż mówić. To zapewni cenny wgląd z osobistego i biznesowego aspektu, zapewniając jednocześnie świetną ekspozycję dla Ciebie osobiście.”

Strong sugeruje również wykorzystanie czasu na uznanie innych. „Spędź trochę czasu doceniając tych, którzy są wokół ciebie. Napisz odręcznie kilka notatek dziękując ludziom za wspaniały 2013 rok lub podkreślając swój zapał do współpracy w 2014 roku.”

Oceń swoje cele i zamiary. Zarówno zawodowe, jak i osobiste intencje na nadchodzące miesiące lub rok są kluczowe dla wzrostu i dobrobytu, mówi Hockett. „Spraw, aby twoje intencje były widoczne dla ciebie, abyś mógł je zobaczyć każdego dnia i dzielić się nimi swobodnie z innymi”. Intencje różnią się od celów w tym, że pozwalają ci na elastyczność dla sukcesu, wyjaśnia. „Na przykład, celem byłoby 'Zwiększ moją sieć o 15%’, a intencją byłoby 'Zamierzam spędzać więcej czasu jakościowego na rozwijaniu i utrzymywaniu moich osobistych i zawodowych relacji'”. Oba są ważne, chociaż – więc poświęć trochę czasu na ocenę swoich obecnych celów i intencji, i rozważ ustawienie kilku nowych.

Marzenia. „Poświęć godzinę na zastanowienie się nad tym, jak chciałbyś, żeby było, nowe pomysły na produkty, jak mogłaby wyglądać praca bez barier” – radzi Strong. „Nikt z nas nie robi tego wystarczająco dużo, a wolne dni pozwalają na przestrzeń dla mózgu, aby zrobić to dobrze.”

Hockett mówi, że daydreaming może być skuteczny w wolnym dniu, „ponieważ pobudza umysł i zapewnia możliwości wizualizacji rzeczy, które chcesz osiągnąć w pracy”. Na przykład, jeśli marzysz o nowej roli lub stanowisku w swojej firmie, twój mózg pomoże ci opracować plan, jak najlepiej się tam dostać.

Oceń swoje wykorzystanie czasu. Spokojny dzień to świetna okazja, aby przeanalizować, jak spędzasz swój dzień i czy pracujesz mądrze. „Potraktuj siebie jako własnego konsultanta ds. zarządzania czasem i przeanalizuj spotkania i zadania z ostatniego miesiąca”, sugeruje Taylor. „Stwórz na dokumencie to, co uważasz za swój ogólny codzienny przepływ pracy, a następnie zacznij wprowadzać poprawki w celu zwiększenia efektywności. Może to być poważny sygnał alarmowy, jeśli zdasz sobie sprawę, że spędzasz zbyt wiele czasu na rozmowach telefonicznych z konkretnym klientem lub współpracownikiem, obsługujesz e-maile przez pierwsze dwie godziny dnia, nie nadajesz priorytetów swoim e-mailom, zbyt długo zajmujesz się raportami biznesowymi, nie używasz narzędzi technologicznych do czynności transakcyjnych lub na przykład nie delegujesz wystarczająco dużo zadań. Jeśli czasami masz wrażenie, że toniesz w obowiązkach, jest to idealny czas na wprowadzenie pewnych realnych zmian.

Ucz się. Wykorzystaj ten czas na poszerzenie własnej wiedzy zawodowej, mówi Hockett. „Nadrabiaj zaległości w artykułach z czasopism, książki zbierają kurz, lub działania cyfrowe, takie jak webinaria, blogi lub interakcje z rówieśnikami na forach.”

Jeśli czasami czujesz, że twoje oczy się szklą, gdy twoi koledzy mówią o najnowszym widżecie, lub szybko zmieniasz temat po usłyszeniu o tym najnowszym trendzie o jeden raz za dużo – może to być czas, aby założyć zakładki kilku kluczowych stron, które utrzymują cię na bieżąco, mówi Taylor. „Przeglądaj najlepsze internetowe publikacje biznesowe, branżowe i blogi z Twojej branży, ponieważ wiedza to potęga. Twój szef, współpracownicy i klienci zawsze docenią interesujące artykuły i linki, które wysyłasz, co przyniesie dalsze korzyści twojej karierze.”

Zrób sobie trochę ćwiczeń. Idź na spacer na zewnątrz lub poświęć dodatkowy czas na siłowni. „Zrób coś, co sprawi, że wstaniesz i będziesz się ruszać”, mówi Kyriazis. „Chwyć przyjaciela, jeśli musisz – ale oczyszczenie umysłu i danie mu odpoczynku jest tym, o co nam chodzi.”

Usprawnij proces. Kiedy biegniemy 100 mil na godzinę, trudno jest zobaczyć las przez drzewa, mówi Strong. „Wykorzystaj wolne chwile, aby ocenić konkretny proces lub system, z którego korzystasz dość często, i poszukaj możliwości stworzenia wydajności lub lepszego sposobu pracy.”

Wolontariat. Rozważ dobrowolne poświęcenie swojego czasu, aby pomóc innemu współpracownikowi lub działowi, mówi Hockett. „To może pomóc tym, którzy nie mają wolnego dnia, a także zapewnić możliwość zdobycia nowych umiejętności, albo strategicznie związanych z rozwojem własnej kariery, albo dla zabawy.”

Sprawdź się z szefem. „Po tym, jak miałeś szansę złapać oddech w wolnym dniu, zastanawiając się nad swoimi projektami i celami, masz doskonałą okazję, aby dotrzeć do swojego szefa” – mówi Taylor. „Twoje projekty i wielki obraz są na pierwszym planie; jaki jest lepszy czas, aby dać szefowi osobiście, ustnie lub pisemnie aktualizację na temat osiągnięć, których ostatnio dokonałeś (najwyraźniej masz kilka, ponieważ zasłużyłeś na przerwę) – i opisać swoje następne kroki?”. Pracownicy często zapominają o przekazaniu szefowi dobrych wiadomości i ich przyszłego kierunku; zbyt często czas ten poświęca się na gaszenie pożarów. Który menedżer nie lubi otrzymywać dobrych wiadomości i zapewnień? To wzmacnia Twoje zdolności do większych i lepszych rzeczy w przyszłości.

Dogonić lub wyprzedzić. „Obejmuje to pracę w terminie, segmenty większych projektów, które muszą posuwać się naprzód, oraz zadania osobiste” – mówi Kyriazis.

Jeśli odkładałeś na później zadania osobiste, które mogą być wykonane tylko w tygodniu roboczym, teraz jest najlepszy czas, aby się nimi zająć, pod warunkiem, że zabezpieczyłeś się sam, mówi Taylor.

„Jest to również czas, aby zająć się projektami, które zostawiłeś na deszczowy dzień” – dodaje. „Czy Twoja lista rzeczy do zrobienia potrzebuje przysłowiowego odkurzenia? Czy są nowe, bardziej krytyczne projekty? Czy musisz zmienić priorytety i przedstawić swoją poprawioną listę swojemu menedżerowi?”

Cichy czas pozwala na wgłębienie się w długoterminowe, zaległe projekty. Czasami te zadania o pozornie niższym priorytecie nagle wysuwają się na pierwszy plan. Będziesz zadowolony, że masz przewagę nad nimi później. „Najtrudniejsze jest zanurzenie się w pracy przez pierwsze 10 minut; potem prawdopodobnie będziesz się rozkręcać” – mówi. Z tego powodu ważne jest, aby jak najlepiej je wykorzystać i uznać te dni za szansę na skupienie się na własnych zainteresowaniach i bycie proaktywnym, a nie reaktywnym na potrzeby innych. „Wykorzystaj ten czas dobrze, a będziesz w stanie rozwinąć swoją karierę, zdobyć profesjonalną wiedzę i poczuć się bardziej na szczycie rzeczy.”

In Pictures: 14 Things To Do On A Slow Day At Work