Zatrudnienie pracownika i pierwsza lista płac to duży krok dla każdego małego biznesu – i jak każdy nowy etap w biznesie, wiąże się z wieloma nowymi obowiązkami i zawiłościami.

Nowi pracodawcy muszą dowiedzieć się, jakie są formularze płacowe i podatki od zatrudnienia, i jest zaskakująco mało dobrych źródeł, aby pomóc. Może wygooglowałeś kilka swoich pytań lub przewinąłeś stronę internetową Internal Revenue Service (IRS), ale nadal czujesz się zdezorientowany i niepewny.

Nie martw się! Jesteśmy tutaj, aby wyjaśnić świat płac, podatków i formularzy IRS, które pojawiają się wraz z zatrudnieniem pierwszego pracownika.

W tym przewodniku wyjaśniamy IRS Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, w tym:

• Czym jest Formularz 941
• Dlaczego IRS wymaga, aby pracodawcy go składali
• Jak dowiedzieć się, czy musisz złożyć Formularz 941
• Kiedy i jak wypełnić i złożyć Formularz 941

Co to jest Formularz 941?

Jeśli się spieszysz, oto sedno sprawy:

• Co jest zgłaszane na Formularzu 941: Dochód i potrącenie podatku FICA, plus udział pracodawcy
• Kiedy jest składany: Kwartalnie
• Kto musi złożyć: Większość pracodawców w USA

Formularz 941, w skrócie, jest dokumentem, który IRS wymaga, aby pracodawcy składali kwartalnie. Jest on zaprojektowany, aby pomóc IRS i pracodawcom, dowiedzieć się ile podatku dochodowego i Federal Insurance Contribution Act (FICA) mała firma jest winna rządowi federalnemu, na bazie kwartalnej.

Na formularzu 941, firmy zgłaszają podatek dochodowy, Social Security i Medicare, który został potrącony z wypłat pracowników w ciągu kwartału. Ponieważ podatki FICA są dzielone pomiędzy pracownika i pracodawcę, Formularz 941 zawiera również udział pracodawcy w tych podatkach Social Security i Medicare (więcej o podatkach dzielonych później).

Jak Formularz 941 różni się od Formularza 940?

Małe firmy i pracodawcy są zobowiązani do składania wielu formularzy podatkowych do IRS, więc łatwo je pomylić. Formularze 940 i 941 są podobne w tym sensie, że oba są używane do obliczania i raportowania podatków należnych rządowi federalnemu od pracodawcy. Formularz 941, jednakże, musi być składany co kwartał i raportuje on o potrąceniach i wspólnych podatkach.

Formularz 940 jest składany tylko raz w roku i zamiast tego, raportuje on podatek federalny pracodawcy od bezrobocia (FUTA). Oto inny sposób, aby na to spojrzeć: Formularz 940 raportuje podatki tylko od pracodawcy, podczas gdy Formularz 941 raportuje podatek dochodowy u źródła i podatki dzielone (te dzielone między pracodawcę i pracownika).

Jak Formularz 941 różni się od Formularza 944?

Formularze 941 i 944 są jeszcze bardziej podobne – oba są używane do raportowania FICA i podatku dochodowego u źródła do IRS. Kluczowa różnica polega na tym, ile podatku Twoja mała firma jest winna w danym roku.

Podczas gdy Formularz 941 jest składany kwartalnie przez większość pracodawców, małe firmy, których roczny podatek FICA i podatek u źródła jest mniejszy niż $1,000 składają zamiast tego Formularz 944, i robią to tylko raz w roku.

Dlaczego IRS wymaga od pracodawców składania Formularza 941

Formularz 941 jest jednym z formularzy IRS, który dotyczy podatków, z którymi większość ludzi w USA jest zaznajomiona. Czy to jako pracownik czy pracodawca, prawdopodobnie miałeś do czynienia z potrącaniem podatku dochodowego i widziałeś podatek Federalnego Ubezpieczenia (FICA) potrącany z wypłaty.

Podatek dochodowy jest płacony przez pracownika, pracodawcy są odpowiedzialni za potrącanie tego podatku i deponowanie go w rządzie federalnym. Pracodawcy są również odpowiedzialni za płacenie 50% podatku FICA i potrącanie pozostałych 50% z wypłat swoich pracowników.

Aby śledzić ile pracodawca pobiera podatku dochodowego i FICA, oraz ile jest winien za swoją część podatku FICA, IRS używa formularza 941 i wymaga od większości pracodawców składania go co kwartał. Formularz ten pomaga zarówno IRS jak i pracodawcy utrzymać się na szczycie podatków potrącanych, należnych i płaconych przez cały rok – upraszczając rozliczenie podatkowe na koniec roku.

Cześć – co to są potrącenia i podatki FICA?

Zróbmy krok wstecz naprawdę szybko. Podczas gdy wielu z nas słyszało o potrącaniu podatku dochodowego u źródła i FICA, możesz nie mieć super jasnego zrozumienia, z czym się one wiążą. W świecie płac i zatrudnienia, istnieją trzy główne rodzaje podatków:

• Podatki u źródła: Są to podatki, które Twój pracownik płaci od swojego dochodu – zarówno standardowy podatek dochodowy, jak i jego część podatku FICA. Jesteś odpowiedzialny za potrącanie tych podatków z wypłat pracowników i wpłacanie ich do właściwego urzędu skarbowego. Są one częścią tego, co jest raportowane na formularzu 941.
• Podatki pracodawcy: Jak sama nazwa wskazuje, ty, pracodawca, jesteś odpowiedzialny za płacenie całości tych podatków.
• Podatki dzielone: Te podatki są dzielone pomiędzy Ciebie i Twoich pracowników i zawierają podatki Social Security i Medicare (lub FICA). Są one również wykazywane na formularzu 941. Ponownie, Twoim obowiązkiem jest potrącenie części należnej pracownikowi i zdeponowanie pełnej kwoty (Twojej i jego części) w odpowiednim urzędzie podatkowym.

Podatki dochodowe stanowią większość podstawy opodatkowania IRS, podczas gdy podatki FICA płacą na programy socjalne, takie jak Social Security i Medicare. Ponieważ stawka podatku dochodowego każdego pracownika będzie się różnić w zależności od jego rocznego dochodu, wykwalifikowanych osób na utrzymaniu, osobistych preferencji i innych czynników, będziesz musiał zebrać formularz W-4 od każdego pracownika. Formularz ten powie Ci, ile podatku dochodowego należy odliczyć od ich wypłaty.

Standardowe podatki FICA na rok 2019 wynoszą łącznie 7.65% dla każdej ze stron, pracodawcy i pracownika. Podział wygląda następująco:

• 6,2% podatek Social Security (czasami nazywany OASDI)
• 1,45% podatek Medicare

Podatek Social Security dotyczy tylko pierwszych $132,900, które pracownik zarabia (na rok 2019). Po tym czasie ani pracownik, ani pracodawca nie ponoszą już żadnego podatku Social Security. Z drugiej strony, pracownicy zarabiający więcej niż ustalony roczny dochód ponoszą dodatkowy 0,9% podatek Medicare od wszelkich zarobków powyżej $200,000 dla osób składających wniosek jako single lub $250,000 dla osób składających wniosek wspólnie z małżonkiem. Ważne jest, aby zauważyć, że dodatkowy podatek Medicare jest płacony tylko przez pracownika, a nie przez pracodawcę.

Czy muszę złożyć Formularz 941?

A teraz odpowiedzmy na to najbardziej palące z pytań: Czy musisz złożyć formularz 941? Jeśli jesteś pracodawcą w Stanach Zjednoczonych, są szanse, że odpowiedź brzmi tak. Zdecydowana większość firm z jednym lub więcej pracownikami W-2 jest zobowiązana do składania Formularza 941 raz na kwartał.

Jeśli:

• Płacisz wynagrodzenie pracownikowi W-2 (Uwaga: nie wykonawcy) ORAZ
• Pobierasz więcej niż $1,000 w potrąceniach i podatkach FICA rocznie

Jesteś zobowiązany do złożenia Formularza 941.

Jest jednak kilka wyjątków, na które należy zwrócić uwagę. Jak podkreśla Fundera, „firmy, które zatrudniają tylko pracowników rolnych oraz osoby, które zatrudniają pracowników domowych, takich jak pokojówki czy nianie” nie muszą składać Formularza 941.

W dodatku, w przypadku firm sezonowych, jesteś zobowiązany do złożenia Formularza 941 tylko za kwartały, w których faktycznie wypłacałeś wynagrodzenia. Tak więc, na przykład, jeśli prowadzisz sklep internetowy z prezentami, który zatrudnia pracowników tylko w zimowym sezonie świątecznym, prawdopodobnie nie będziesz musiał składać Formularza 941 za kwartał 2 (od kwietnia do czerwca).

Jeżeli spodziewasz się, że Twoje zobowiązania podatkowe z tytułu potrąceń i podatku FICA za rok spadną poniżej $1,000, możesz skontaktować się z IRS aby uzyskać pozwolenie na złożenie Formularza 944 zamiast tego.

Jak wypełnić Formularz 941

Dla tych pracodawców, którzy muszą złożyć Formularz 941, przejdźmy do tego jak i kiedy. Zanim zaczniemy, powinieneś mieć pod ręką kilka informacji:

• Aktualne stawki podatku FICA: Od 2019 r. stawka podatku Social Security wynosi 6,2%, a stawka podatku Medicare wynosi 1,45% – co daje łączną stawkę podatku FICA w wysokości 7,65% od pracownika i 7,65% od pracodawcy. Mówiąc inaczej, podatek Social Security wynosi 12,4% łącznie, a podatek Medicare wynosi 2,9% łącznie.
• Maksymalny próg Social Security: W roku 2019 zarówno pracodawca, jak i pracownik płacą podatek Social Security tylko od pierwszych $132,900, które zarabia pracownik.
• Dodatkowa stawka i próg podatku Medicare: Dodatkowa stawka podatku Medicare wynosi 0,9% i ma zastosowanie jako podatek tylko dla pracowników dla pojedynczych filerów zarabiających więcej niż $200,000 rocznie lub wspólnych filerów zarabiających więcej niż $250,000 rocznie.
• Liczba pracowników zatrudnionych w danym kwartale
• Suma wynagrodzeń wypłaconych pracownikom
• Podlegające opodatkowaniu Social Security i Medicare wynagrodzenia za dany kwartał
• Suma potrącona z wynagrodzeń pracowników

Obliczenie ile podatku jesteś winien

Obliczenie Twojego zobowiązania podatkowego za dany kwartał jest w zasadzie całym sensem Formularza 941, Postępując zgodnie z instrukcją krok po kroku jak go wypełnić, będziesz w stanie dowiedzieć się, ile jesteś winien za dany kwartał.

Ponieważ Formularz 941 zawiera kilka różnych rodzajów podatków, wzór na określenie wysokości zobowiązania podatkowego jest nieco bardziej skomplikowany, więc podzielimy go na 4 części.

• Wzór na potrącenie podatku dochodowego wygląda następująco: x . Jeśli więc twój pracownik płaci podatki jako osoba samotna i zarabia $50,000 rocznie, mieści się on w 22% przedziale podatkowym i zarabia $12,500 brutto w każdym kwartale. Tak więc podatek dochodowy, który musisz odprowadzić do IRS wynosi 22% x $12,500 = $2,750.
• Formuła podatku Social Security wygląda następująco: x x . Dla przykładu, załóżmy, że zatrudniasz 5 osób z taką samą pensją jak w poprzednim przykładzie – $50,000 rocznie. Podatek Social Security, który jesteś winien wygląda następująco: 12.4% x 5 pracowników x $12,500 = $7,750.
• Formuła na podatek Medicare wygląda tak: x . Używając tego samego przykładu co poprzednio, twoje zobowiązanie podatkowe Medicare wygląda tak: 2.9% x $62,500 taxable wages paid = $1,812.50.
• Więc podsumowując, możesz znaleźć swój całkowity podatek FICA należny za kwartał dodając te dwie ostatnie liczby: $7,750 + $1,812.50 = $9,562.50.

Dobrą wiadomością jest to, że większość systemów płacowych (w tym Wave) wykona wszystkie te obliczenia za Ciebie, więc możesz szybko i łatwo wyciągnąć takie liczby jak: suma wypłaconych wynagrodzeń, potrącony podatek dochodowy, oraz podlegające opodatkowaniu wynagrodzenie Social Security i Medicare – bez całej matematyki.

Kiedy złożyć Formularz 941

Formularz 941 IRS jest kwartalnym wypełnieniem. Oznacza to, że IRS wymaga od pracodawców wypełnienia i złożenia go 4 razy w roku, wraz z dokonaniem kwartalnych płatności podatkowych, które się z nim wiążą. Dla większości małych firm, Formularz 941 jest wymagany w dniu:

• 31 stycznia (za 4 kwartał poprzedniego roku – od października do grudnia)
• 30 kwietnia (za kwartał 1 – od stycznia do marca)
• 31 lipca (za kwartał 2 – od kwietnia do czerwca)
• . 31 października (dla kwartału 3 – od lipca do września)

Jak złożyć Formularz 941 i dokonać płatności podatku FICA i podatku dochodowego u źródła

Jeśli chodzi o złożenie Formularza 941 i dokonanie kwartalnych płatności podatkowych, małe firmy mają kilka opcji do wyboru:

• E-file and pay online
• Mail in your form and payments
• Współpraca z kontem, które złoży za Ciebie
• Każda kombinacja powyższych

E-file and pay online

The IRS touts e-filing as the faster, more accurate, and more secure way to file and pay quarterly taxes.

Aby złożyć formularz 941 (lub jakikolwiek inny formularz IRS) online, musisz wybrać albo oprogramowanie podatkowe, albo współpracować z autoryzowanym specjalistą od e-file. Listę zatwierdzonych przez IRS programów znajdziesz tutaj, a autoryzowanych dostawców usług e-file tutaj.

Aby zapłacić kwartalne saldo podatkowe z Formularza 941 i dokonać miesięcznych lub półtygodniowych wpłat online, skorzystaj z Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Jeśli pracujesz z oprogramowaniem podatkowym lub profesjonalistą, IRS zaleca dokonywanie płatności poprzez Electronic Funds Withdrawal (lub EFW). Dzięki tej opcji, możesz złożyć e-file i autoryzować płatność w jednym kroku.

Wyślij pocztą swój formularz i płatność

Pomimo, że IRS preferuje i zaleca składanie formularzy online, małe firmy mają również możliwość wysłania pocztą Formularza 941 wraz z odpowiednimi płatnościami podatkowymi.

Aby wysłać pocztą swój formularz i płatność, wydrukuj zarówno Formularz 941 jak i Formularz 941-V, kupon płatniczy. Wyślij je wraz z płatnością na adres podany dla Twojego stanu. Poprawny adres korespondencyjny znajdziesz na stronie 6 Instrukcji do Formularza 941.

Współpraca z księgowym, który złoży formularz za Ciebie

Twoją ostatnią opcją na złożenie Formularza 941 oraz wszelkich zaległych płatności lub wpłat jest współpraca z księgowym lub innym specjalistą podatkowym, który może złożyć zarówno formularz jak i płatność za Ciebie. Zazwyczaj odbywa się to za pośrednictwem systemu Electronic Funds Withdrawal (EFW), o którym wspomnieliśmy powyżej.

Podsumowanie

Cześć, tego było dużo. Podsumowując, oto podstawowe wnioski, które przeciętny pracodawca powinien mieć na uwadze o IRS Form 941:

• Formularz 941 informuje o wysokości podatku dochodowego potrącanego u źródła oraz podatku Federal Insurance Contributions Act (FICA), za który pracodawca jest odpowiedzialny
• Większość pracodawców, którzy mieli jednego lub więcej pracowników W-2 w ciągu poprzedniego kwartału są zobowiązani do złożenia Formy 941

.