W każdej firmie, wiedza na temat codziennej działalności firmy jest tym, co utrzymuje firmę w ruchu.

Co ważniejsze – jest to zazwyczaj to, co sprawia, że wyróżniamy się na tle konkurencji.

Więc, upewnienie się, że ta wiedza i informacje są przechowywane w firmie jest bardzo ważne.

Może się to wydawać proste i normalne, ale chcesz mieć pewność, że nasza firma jest bezpieczna przed potencjalnym naruszeniem poufności.

Ten artykuł będzie mówił o poufności w miejscu pracy – dlaczego jest ważna i co możesz zrobić, aby ją zachować.

Dlaczego poufność jest ważna?

Poufność w miejscu pracy odnosi się do wszelkich poufnych informacji, z którymi stykasz się w trakcie prowadzenia działalności.

Istnieją trzy główne typy –

1. informacje osobiste klientów
2. informacje o pracownikach, które zbierają menedżerowie, oraz
3. „informacje zastrzeżone”

W niniejszym artykule skupimy się na trzeciej z nich – informacjach zastrzeżonych, które można inaczej nazwać po prostu „informacjami biznesowymi” lub „tajemnicami handlowymi”.

Informacje biznesowe mogą obejmować wszystko, od dokumentów biznesowych po tajniki procesów biznesowych, dane finansowe, listę klientów, kod oprogramowania twojego produktu i strategię marketingową.

Normalnie, ten rodzaj informacji nie jest dostępny publicznie, a już na pewno nie twoim konkurentom.

Dlaczego?

W dzisiejszym wysoce konkurencyjnym klimacie, te poufne informacje są tym, co może dać Ci przewagę nad konkurentami – więc chcesz zachować je w bezpiecznym miejscu!

Przykłady naruszenia poufności w miejscu pracy

Aby pomóc Ci zrozumieć znaczenie zachowania poufności w miejscu pracy, dobrze byłoby zbadać różne sposoby jej naruszenia.

Zacznijmy od kilku przykładów.

Jeśli Twój były pracownik odejdzie do pracy w firmie konkurencyjnej i podzieli się Twoją listą klientów, może to potencjalnie pozostawić Twoją firmę na lodzie.

Albo, wyobraź sobie, że wykonawca tworzy kod oprogramowania dla Twojego nowego produktu, ale następnie używa dokładnie tego samego kodu oprogramowania, gdy jest zakontraktowany w innej firmie.

Wtedy oznaczałoby to, że masz identyczny produkt do innej firmy.

Jest to ostatnia rzecz, którą chcesz, aby przydarzyła się Twojej firmie, a więc jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby tego uniknąć.

Utrzymywanie poufności w miejscu pracy

Istnieją prawne i pozaprawne kroki, które możesz podjąć, aby upewnić się, że poufne informacje są chronione w miejscu pracy i poza nim.

Do You Have It Down In Writing?

Klauzule poufności

Zawsze dobrze jest zacząć od wyjaśnienia swojego podejścia do informacji poufnych od samego początku, kiedy wprowadzasz nowych pracowników, wykonawców, usługodawców, dostawców lub klientów.

Jest to ważny pierwszy krok: zabezpiecz swoje informacje biznesowe przed kradzieżą przez każdego, kto ma kontakt z Twoją firmą.

Umowy o zachowaniu poufności

Informacje poufne mogą czasami wydostać się poza miejsce pracy – więc chcesz się upewnić, że jesteś chroniony również przed tym.

Nawet jeśli nie jesteś formalnie związany z kimś jako pracownik lub wykonawca, nadal możesz dzielić się informacjami biznesowymi podczas rozmów handlowych.

Na przykład, inwestor może być zainteresowany twoją firmą.

Może to obejmować serię rozmów, podczas których możesz ujawnić wiele poufnych informacji biznesowych, aby twoja firma wyglądała dobrze – od danych finansowych po klientelę i strategię sprzedaży.

Jeśli tak się stanie, zawsze warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności (Non Disclosure Agreement, NDA) lub umowę o poufności, aby upewnić się, że inwestor nie wykorzysta lub nie podzieli się tymi poufnymi informacjami gdziekolwiek indziej.

Nie jesteś pewien jak to działa? IP Australia daje Ci szybki run-down tutaj.

IP Assignment Deeds

Jest to rodzaj dokumentu prawnego, który całkowicie przenosi własność jakiejkolwiek własności intelektualnej (IP) stworzonej przez jedną osobę na inną osobę.

IP jest kluczem do sukcesu wielu firm – i upewniając się, że Twoja IP jest chroniona również upewnia się, że Twoja firma jest chroniona (pisaliśmy o IP tutaj!).

W biznesie, posiadanie tej umowy prawnej upewni się, że każdy pracownik, udziałowiec lub wykonawca, który ma dostęp lub przyczynia się do jakiejkolwiek własności intelektualnej wykonanej w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, przypisze to prawo własności intelektualnej z powrotem do Ciebie.

Na przykład, jeśli zatrudniasz wykonawcę, aby pomóc stworzyć logo firmy, chcesz mieć pewność, że logo firmy należy do Twojej firmy.

W przeciwnym razie, ten wykonawca będzie miał wszelkie prawa do odsprzedaży i dystrybucji tego logo do innych firm.

Pod Aktem Przeniesienia Własności Intelektualnej, ten wykonawca przeniesie wszystkie prawa do logo do Twojej firmy, tak, że tylko Ty i Twoja firma macie wyłączne prawo do korzystania z niego.

Jeśli nie jesteś pewien, co oznacza ochrona własności intelektualnej dla twojej firmy, możesz przeczytać nasz przewodnik.

Polityka Poufności

Na koniec, możesz również rozważyć Politykę Miejsca Pracy.

Gdy prowadzisz miejsce pracy, ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje role, odpowiedzialność i obowiązki.

Dobrze opracowana polityka miejsca pracy zapewnia, że twoje wytyczne są spójne i praktyczne.

Jest to dobra okazja, aby zawrzeć zasady dotyczące poufności w miejscu pracy, które będą stale przypominać pracownikom, że traktujesz je bardzo poważnie.

Czy masz praktyki biurowe chroniące informacje poufne?

Choć dobrze jest mieć zasady i umowy dotyczące poufności, istnieją również kroki pozaprawne, które możesz podjąć.

W dzisiejszym świecie technologia ułatwiła dostęp do wszelkiego rodzaju wrażliwych i poufnych informacji w firmie.

Chcesz się upewnić, że używasz bezpiecznej platformy przechowywania, która zabrania dostępu z zewnątrz lub potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa.

Co więcej, istnieje wiele nowych narzędzi, które umożliwiają ograniczenie dostępu i uprawnień do niektórych informacji i dokumentów w ramach Twojej firmy.

To pomaga zawęzić, kto może zobaczyć wrażliwe i poufne informacje, a także promuje kulturę poufności w miejscu pracy.

Na przykład, można ograniczyć wszystkie konta i dane finansowe firmy do konkretnych osób, które pracują z tymi informacjami bezpośrednio.

W ten sposób unikniesz przypadkowego (lub celowego) natknięcia się innych pracowników na te poufne informacje, co może prowadzić do uprzedzeń, dyskryminacji i krytyki.

Kolejne kroki

Pomówiliśmy już o tym, dlaczego zachowanie poufności w miejscu pracy jest ważne.

Co dalej?

Pierwszym krokiem jest zwrócenie się o pomoc do prawnika, aby upewnić się, że wszystkie Twoje umowy zawierają klauzule poufności.

Wtedy warto zacząć myśleć o aktach przeniesienia własności intelektualnej, umowach o zachowaniu poufności i zasadach zachowania poufności.

Chcesz się upewnić, że robisz to dobrze, ponieważ te klauzule poufności mogą być podchwytliwe, a czasami ich sformułowanie może pozostawić kilka luk.

Ponadto, mogą istnieć szczególne wymagania prawne dotyczące umów o zachowaniu poufności.

Każdy stan w Australii ma swoje własne prawa odnoszące się do prywatności w miejscu pracy i nadzoru (więcej szczegółów na dole tej strony).

Chcesz więc upewnić się, że skorzystasz z pomocy prawnika przy sporządzaniu swoich umów i zwrócisz szczególną uwagę na postanowienia dotyczące poufności, które dadzą Ci spokój.

Jeśli chciałbyś uzyskać pomoc w wyprostowaniu swoich umów, aby chronić swoje poufne informacje, lub chciałbyś skonsultować się w sprawie swoich opcji, jesteśmy tu, aby Ci pomóc!

Możesz się z nami skontaktować pod numerem telefonu 1800 730 617 lub pod adresem [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie jest prawnikiem w Sprintlaw, ukończyła prawo na UNSW. Regie ma wcześniejsze doświadczenie w pracy w kancelariach prawnych i startupach technologicznych i połączyła te pasje w swojej pracy w Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo jest współzałożycielem Sprintlaw i prawnikiem handlowym z szerokim doświadczeniem prawnym. Przed założeniem firmy Sprintlaw był prawnikiem M&A w renomowanej kancelarii prawnej, doradzając firmom każdej wielkości, od dużych korporacji po startupy.

.