Można śmiało powiedzieć, że przeciętny pracownik nie docenia tego, ile pracy kosztuje zorganizowanie spotkania firmowego.

Patrzmy prawdzie w oczy, większość pracowników postrzega spotkanie firmowe jako dzień wolny od pracy. Dla nich jest to tylko szansa na poznanie swoich współpracowników, wzięcie udziału w kilku zajęciach integracyjnych i może wypicie kieliszka różanego wina (lub pięciu).

Gdyby tylko wiedzieli.

Dla kierowników biurowych, asystentów wykonawczych, administratorów i pracowników działów kadr, których zadaniem jest organizowanie tych wydarzeń, jest to o wiele, wiele inne doświadczenie.

„To może być duża presja”, mówi Liza Goldberg, była SnackNation Vibe Manager, która zmieniła się w supergwiazdę Event Marketingu. „Niezależnie od tego, czy jest to sesja planistyczna dla kierownictwa, czy wesoły, uroczysty wypad dla firmy, możesz mieć wrażenie, że wszystko spoczywa na Twoich barkach.”

A żeby było jasne, to Kierownik Biura, Asystent Wykonawczy lub Administrator są najczęściej odpowiedzialni za planowanie tych spotkań.

Według danych z naszych ostatnich raportów State of the Office Manager i State of the Executive Assistant, 84% Office Managerów wymieniło planowanie wydarzeń jako jeden z ich głównych obowiązków, podczas gdy aż 90% Asystentek Wykonawczych powiedziało nam to samo.

Gdy wszystko idzie dobrze, rekolekcje firmowe mogą zapewnić mnóstwo wartości. Wyjście z biura w nowe miejsce może zainspirować świeże pomysły, a zebranie ludzi z różnych stron organizacji pomaga przełamać silosy i pobudza do nowej współpracy. Ponadto, rekolekcje zapewniają możliwości tworzenia i wzmacniania więzi społecznych między członkami zespołu, co jest istotnym składnikiem zaangażowania pracowników.

Ale kiedy zawodzą, mają tendencję do epickich porażek. I każdy da ci znać, jeśli będzie niezadowolony.

Aby upewnić się, że następna firmowa impreza poza firmą będzie strzałem w dziesiątkę dla twojego zespołu, skorzystaliśmy z pomocy naszych ekspertów od rekolekcji – to wspomniana wcześniej Liza i nasz obecny Vibe Manager, Alexis Norman.

Wspólnie zorganizowały ciąg niezapomnianych i produktywnych spotkań firmowych, a teraz są tutaj, aby podzielić się sekretami swojego sukcesu.

Określ cele od samego początku

Szkolenia firmowe wymagają dużo planowania i mogą być kosztowne, więc można się założyć, że większość firm nie robi ich tylko po to, aby je zrobić. Zazwyczaj mają one określony cel.

Powody, dla których warto je zorganizować, są liczne i zróżnicowane.

Może to być po prostu wyrzucenie z siebie pary lub świętowanie po osiągnięciu kamienia milowego. Może to być burza mózgów dla bardzo konkretnego projektu lub nadchodzącego wyzwania.

Może to być sprzyjanie budowaniu więzi w zespole lub zwiększenie komunikacji między działami. Może to być wzmocnienie wartości i kultury firmy.

Może to być kombinacja wszystkich tych rzeczy!

Im wcześniej ustalisz, jaki jest ten cel, tym lepiej. Jasne cele pomogą kierować wszystkimi decyzjami podejmowanymi podczas planowania i realizacji tego wydarzenia.

Chociaż może się to wydawać oczywiste, zdziwiłbyś się, jak często kierownictwo zakłada, że jesteście na tej samej stronie pod względem celów, bez faktycznego omawiania ich z tobą. Tymczasem, jesteś w lewo zgadywanie.

Jak w przypadku tak wielu innych problemów, rozwiązanie leży w komunikacji. Jak tylko twój szef poruszy pomysł firmowego spotkania, zadawaj pytania:

• Czy celem dla wszystkich jest po prostu dobra zabawa?
• Co chcemy z tego uzyskać? Garść nowych pomysłów na Q3?
• Czy chodzi o zorganizowane budowanie zespołu? Lub bardziej jak swobodne łączenie społeczne?

Jeśli istnieje wiele celów (bardzo możliwe), upewnij się, że ty i twój szef określacie priorytet. W ten sposób, jeśli będziesz musiał podjąć trudną decyzję dotyczącą budżetu lub czasu, będziesz mógł dokonać właściwego wyboru.

Liza omawia:

„W przypadku jednego z zaplanowanych przeze mnie spotkań wyjazdowych okazało się, że burza mózgów była o wiele ważniejszą częścią wydarzenia, niż początkowo przypuszczałam. Zapewniliśmy trochę papieru i długopisów, ale nie wystarczająco dużo, a nikt nie przyniósł swoich komputerów. Wiele notatek, które ludzie robili, zagubiło się.”

Można było tego uniknąć, gdyby Liza miała wyraźniejsze poczucie, że wyjście z tego odosobnienia z kilkoma solidnymi pomysłami z tej burzy mózgów było najwyższym priorytetem.

Zero w budżecie

Zróbmy to na chwilę. Jeśli chodzi o rekolekcje, szanse są takie, że twój szef poprosi o Rolexa, ale da ci budżet na Casio.

Budżetowanie będzie jednym z największych wyzwań, z jakimi przyjdzie ci się zmierzyć podczas organizowania kilku pierwszych firmowych rekolekcji. Ponownie, ustalanie priorytetów pomaga:

„Bez względu na wszystko, będziesz musiał pracować w ramach napiętego budżetu”, wyjaśnia Liza. „Znajomość priorytetów pomoże ci określić, czy musisz skąpić trochę na lunch, aby zarezerwować tę wystawną przestrzeń na imprezę, czy odwrotnie.”

Inna kluczowa część pracy w ramach napiętego budżetu – zarządzanie oczekiwaniami. Czasami może się wydawać, że twój szef wyszedł prosto z filmu „My Super Sweet 16”. Nie możesz mieć tortu Ferrari i diamentowej tiary. Bycie realistą w kwestii tego, co możesz wyciągnąć w ramach budżetu, zapobiegnie dużemu rozczarowaniu.

Kolejna wskazówka – czytaj drobny druk!

„Zdecydowanie upewnij się, że przejrzysz wszystkie pozycje w umowie – zwłaszcza jeśli chodzi o jedzenie i alkohol”, mówi Alexis. „Lokale są mistrzami w podkradaniu dodatkowych opłat, które w jakiś sposób rozsadzają twój budżet.”

Book a Venue ASAP

Zarezerwowanie miejsca powinno być jedną z pierwszych rzeczy, które robisz. Gdzie trzymasz swoje wydarzenie może być make or break decyzja w odniesieniu do tego, jak to jest odbierane. Z tego powodu bardzo ważne jest, abyś dokonał rezerwacji tak wcześnie, jak to możliwe, aby uniknąć utknięcia w miejscu, które po prostu nie działa. Plus, im wcześniej zarezerwujesz, tym lepszą ofertę dostaniesz.

Skąd wiesz, że masz odpowiednie miejsce? Rozmiar twojego zgromadzenia określi wiele, ale znowu, to naprawdę sprowadza się do celów.

Wybierz miejsce, które wspiera działalność, którą chcesz zachęcić. Jeśli chodzi o budowanie więzi, będziesz potrzebował miejsca z atrakcjami, miejscami do jedzenia i spotkań towarzyskich.

Pro-Tip: Jeśli twój zespół składa się z członków, którzy mieszkają w innych częściach kraju, pomyśl o sposobach, w jakie możesz promować angażujące wirtualne spotkanie dla zdalnych zespołów, które mogą nie być w stanie uczestniczyć w wydarzeniu osobiście.

Jeśli celem jest praca w skupieniu, taka jak burza mózgów, miejsce przy basenie, na przykład, może nie być najlepszym wyborem. Zamiast tego upewnij się, że Twoje miejsce ma jakąś cichą przestrzeń, która jest stosunkowo wolna od rozpraszania uwagi.

Liza zaleca również korzystanie z unikalnych rzeczy, które Twoje miasto lub region ma do zaoferowania.

„Mamy siedzibę w Los Angeles, a wiele osób z naszego zespołu pochodzi ze środkowego zachodu”, mówi Liza, „więc staramy się organizować nasze spotkania w miejscach, które pozwalają naszemu zespołowi doświadczyć wspaniałych rzeczy związanych z Kalifornią. Może to oznaczać wyjazd na plażę w Santa Monica, do domu w Malibu lub lokalnej winnicy, aby ludzie mogli doświadczyć wspaniałej pogody.”

Jeśli mieszkasz w pobliżu gór, rozważ wyjazd poza sezonem do lokalnego ośrodka narciarskiego. Jeśli znajdujesz się w pobliżu tętniącego życiem centrum miasta, przejmij restaurację lub przestrzeń artystyczną. Znajdź rzeczy, które czynią Twoją okolicę wyjątkową i podkreśl je.

Kolejny czynnik – miejsce, które ma doświadczenie w organizowaniu imprez firmowych.

„Nie potrafię powiedzieć, jak pomocna jest współpraca z miejscem, które już wcześniej organizowało rekolekcje, zwłaszcza jeśli planujesz je po raz pierwszy” – wyjaśnia Alexis. „Spójrz na ich stronę internetową i sprawdź, czy mają personel, który specjalizuje się w wydarzeniach firmowych. Poszukaj kontaktu 'Corporate Event Coordinator’ lub 'Corporate Services’. To są ludzie, którzy mogą użyczyć swojego doświadczenia, aby pomóc uczynić twoje wydarzenie hitem.”

Odwiedź miejsce wcześniej

Jeśli to w ogóle możliwe, przejdź się, aby uzyskać układ ziemi. Pomoże Ci to uniknąć litanii potencjalnych pułapek, których nawet nie brałeś pod uwagę.

Tutaj znowu Liza:

„Jeśli jest jedna rzecz, którą chciałabym zrobić przed zorganizowaniem mojego pierwszego offsite’u, byłaby to wizyta na miejscu z wyprzedzeniem, tylko po to, aby zorientować się w terenie”, wyjaśnia. „Zapobiegłoby to kilku problemom, na które natrafiliśmy, takim jak zgubienie się autobusów lub niewiedza, gdzie zaparkować.”

Połącz rekolekcje z celem firmy

Czasami podekscytowanie zespołu wyjazdem jest trudniejsze niż myślisz. Nawet jeśli te wydarzenia mają być zabawne i relaksujące, na pewno znajdzie się kilka osób w zespole, dla których będzie to odwrócenie uwagi od pracy, którą powinni wykonywać, lub które wolałyby po prostu mieć dzień wolny.

Zapewnij sobie wewnętrzne poparcie, nadając odosobnieniu cel.

„Na naszym ostatnim odosobnieniu połączyliśmy ludzi w zespoły i kazaliśmy im rywalizować o wybraną przez nich organizację charytatywną”, wyjaśnia Alexis. „Dając ludziom cel i sprawę, wokół której mogą się skupić, naprawdę pomogliśmy im się podekscytować i zaangażować – dla nikogo nie wydawało się to stratą czasu.”

Powołaj specjalistę ds. bezpieczeństwa

Wyjazd poza miejsce odosobnienia wiąże się z nieco większym ryzykiem niż zwykły dzień powszedni.

Dobrym pomysłem jest zaplanowanie najgorszego, aby być bezpiecznym. W tym miejscu pojawia się oficer bezpieczeństwa.

Twój oficer bezpieczeństwa powinien:

• Zgodzić się na zachowanie trzeźwości przez cały dzień, aby mógł prowadzić samochód w nagłych wypadkach.
• Znać lokalizację najbliższego szpitala.
• Przynieść biurową apteczkę pierwszej pomocy.
• Znać resuscytację krążeniowo-oddechową.

Organem ds. bezpieczeństwa nie powinieneś być ty. W ten sposób, jeśli Twój specjalista ds. bezpieczeństwa będzie musiał zawieźć kogoś do szpitala, nadal będziesz tam, aby pomóc w prowadzeniu imprezy.

Zadowolenie „influencerów”

Nieważne, co robisz, nie możesz zadowolić wszystkich – więc działaj strategicznie.

„Część tego po prostu sprowadza się do poznania swojego zespołu”, wyjaśnia Liza. „W każdej firmie jest garstka 'influencerów’, których opinia będzie ocierać się o innych”.

Podstawowo, jeśli oni nie są zadowoleni, nikt nie jest zadowolony. Zorientowanie się, kim są osoby wywierające wpływ i robienie małych rzeczy, aby utrzymać je w kupie jest niezbędne.

Zorganizuj transport

Pozwolenie wszystkim członkom zespołu na korzystanie z własnych samochodów zazwyczaj nie wchodzi w grę. Jest to zbyt chaotyczne, prawdopodobnie nie będziesz miał wystarczająco dużo miejsc parkingowych na miejscu, a każdy będzie przybywać w różnym czasie i wyrzuci twój harmonogram z głowy. (Jeśli mieszkasz w mieście z dobrym transportem publicznym, większość Twojego zespołu może nawet nie posiadać samochodów.)

Aplikacja Swoop jest jedną z doskonałych opcji, z których korzystaliśmy w przeszłości, aby bezpiecznie dowieźć ludzi do biura i z powrotem.

„Korzystaliśmy ze świetnej usługi o nazwie Swoop, aby dowieźć nasz zespół na miejsce”, wyjaśnia Alexis. „Najlepszą rzeczą w korzystaniu z nich jest to, że współpracują z wieloma miejscami wydarzeń w mieście i faktycznie mieli wiele porad na temat tego, jak sprawić, by wydarzenie zakończyło się sukcesem.”

Planuj dzień do T, ale buduj w buforowych czasach

Dostarcz swojemu zespołowi plan podróży. Pomoże to w sprawnym przebiegu imprezy, ale uwzględnij czasy buforowe, takie jak przerwy na wodę, godziny koktajli i spotkania towarzyskie. Zawsze będą nieprzewidziane opóźnienia, więc elastyczność pomoże utrzymać imprezę na torach.

Be Sensible About Alcohol

To drink, or not to drink?

To, czy twoje spotkanie poza firmą obejmuje picie, zależy od zarządu, a więc jest poza twoją kontrolą. Jeśli jednak twoja firma zapewnia alkohol na odosobnieniu, upewnij się, że masz do dyspozycji dużo wody. Dobrą zasadą jest, aby mieć tyle samo wody, co alkoholu. Więc jeśli masz 15 butelek wina, miej też pod ręką 90 butelek wody (zakładając sześć szklanek na butelkę).

Kolejny klucz – nie zapomnij podać jedzenia przed wypiciem alkoholu. Picie na pusty żołądek to przepis na katastrofę. (I dla jasności, galaretki nie liczą się jako jedzenie.)

I oczywiście, kiedy ludzie piją, nie wolno prowadzić. To nigdy nie jest tego warte. Bez wyjątków.

Sprawdź nasz post o piciu w pracy, aby uzyskać więcej wskazówek.

Baw się sobą

Na koniec, pamiętaj, że rekolekcje firmowe są dla dobra całego zespołu. A wiesz, kto jest bardzo ważną częścią zespołu? Ty!

Na pewno, łatwiej powiedzieć niż zrobić. Jako osoba prowadząca wydarzenie, nieuchronnie będziesz czuł się bardziej odpowiedzialny. Ale nadal powinieneś brać udział w zajęciach, spróbować niektórych potraw i nawiązać kontakt z kolegami z zespołu.

Liza wyjaśnia:

„Niezależnie od tego, czy oznacza to wynajęcie ekipy sprzątającej, abyś nie utknęła w miejscu imprezy do północy, sprzątając, czy też poświęcenie dwudziestu minut na oddech, skosztowanie jedzenia i wypicie kieliszka wina, musisz upewnić się, że Ty również wyniesiesz coś z tego wydarzenia. Pamiętaj, że te wydarzenia są dla całego zespołu – a to obejmuje również ciebie.”

Jakie są najważniejsze rzeczy, o których należy pamiętać, planując firmowy wyjazd integracyjny? Coś, co przeoczyliśmy?

Daj nam znać w komentarzach poniżej.

Zasoby biurowe How To’s:

25 Epickich pomysłów na imprezę biurową, które sprawią, że wszyscy będą się denerwować przez tygodnie

15 Kreatywnych pomysłów na aranżację biura, które sprawią, że ludzie będą super podekscytowani

Daliśmy zwierzakom biurowym wolną rękę w miejscu pracy – oto jak to sprawiło, że nasze biuro stało się lepsze

We Gave Office Pets Free Rein in the Workplace – Here’s How it Made Our Office Better

The Definitive Guide on How to Organize an Office Filing System

The Only Corporate Event Planning Checklist You’ll Ever Need

7 Creative Ways to Make Memorable New Employee Announcements

Your A-Z Cheat Sheet for Picking the Best Conference Call Service