IRS Forms 1099 match income and Social Security numbers. Większość ludzi zwraca uwagę na te formularze w czasie podatkowym, ale zarówno prawnicy, jak i klienci powinni zwracać na nie uwagę również przez resztę roku. Niezgłoszenie formularza 1099 gwarantuje, że otrzymasz wezwanie IRS do zapłaty podatku. Te małe formularze są głównym źródłem informacji dla IRS. Kopie trafiają do stanowych organów podatkowych, które są przydatne w zbieraniu przychodów z podatków stanowych.
Prawnicy otrzymują i wysyłają więcej Formularzy 1099 niż większość ludzi, częściowo z powodu przepisów podatkowych, które ich wyróżniają. Prawnicy stanowią dobry przedmiot audytu, ponieważ często zajmują się funduszami klientów. Mają również tendencję do osiągania znacznych dochodów. IRS jest bardzo zainteresowany podatkowym traktowaniem ugód sądowych, wyroków i honorariów adwokackich. Prawnicy są wyróżniani za dodatkowe Formularze 1099. Kodeks podatkowy wymaga od firm dokonujących płatności na rzecz adwokatów, aby zgłosić płatności do IRS na formularzu 1099.
Każda osoba zaangażowana w działalność gospodarczą i dokonująca płatności w wysokości $600 lub więcej za usługi musi zgłosić to na formularzu 1099. Zasada ta ma charakter kumulatywny, więc podczas gdy jedna płatność w wysokości 500 dolarów nie spowoduje zastosowania tej zasady, dwie płatności w wysokości 500 dolarów na rzecz jednego odbiorcy w ciągu roku wymagają Formularza 1099 na całą kwotę 1000 dolarów. Prawnicy muszą wystawiać Formularze 1099 dla biegłych sądowych, konsultantów ławy przysięgłych, śledczych, a nawet współdoradców, jeśli usługi są wykonywane, a płatność wynosi 600 dolarów lub więcej.
Godnym uwagi wyjątkiem od normalnej reguły 600 dolarów są płatności na rzecz korporacji. Płatności dokonywane na rzecz korporacji za usługi są generalnie zwolnione, jednak wyjątek dotyczy płatności za usługi prawne. Innymi słowy, zasada, że płatności na rzecz prawników muszą być przedmiotem formularza 1099, nie dotyczy płatności na rzecz korporacji. Tak więc, każda płatność za usługi 600 dolarów lub więcej do prawnika lub kancelarii musi być przedmiotem formularza 1099, i to nie ma znaczenia, czy firma prawnicza jest korporacją, LLC, LLP, lub spółki jawnej, ani nie ma znaczenia, jak duże lub małe firma prawnicza może być. Prawnik lub firma prawnicza płacąc opłaty do co-counsel lub opłaty za skierowanie do prawnika musi wydać formularz 1099 niezależnie od tego, jak prawnik lub firma prawnicza jest zorganizowana. Ponadto, każdy klient płacący kancelarii prawnej więcej niż 600 dolarów w roku w ramach działalności klienta musi wystawić Formularz 1099. Formularze 1099 są zazwyczaj wydawane w styczniu roku po dokonaniu płatności. Ogólnie rzecz biorąc, muszą one być wysłane do podatnika i IRS do ostatniego dnia stycznia.
Issuing Forms 1099 do klientów
Jednym z mylących kwestii sprawozdawczości podatkowej dla firm prawniczych jest to, czy wydać Formularze 1099 do klientów. Praktyka jest bardzo różna, a wiele firm wydaje formularze rutynowo, jednak większość płatności na rzecz klientów w rzeczywistości nie wymaga formularzy. Oczywiście, wielu prawników otrzymuje fundusze, które przekazują swoim klientom. Oznacza to, że kancelarie prawne często wycinają czeki dla klientów za udział w przychodach z rozliczeń. Mimo to, rzadko istnieje obowiązek wypełnienia Formularza 1099 dla takich płatności. Większość prawników otrzymujących wspólny czek ugodowy w celu rozwiązania sprawy sądowej klienta nie jest uznawana za płatników. W rzeczywistości za płatnika uważany jest pozwany, który zawarł ugodę, a nie kancelaria prawna. Tak więc, pozwany generalnie ma obowiązek wydania formularzy 1099, a nie prawnik.
Przykład 1: Prawnik Larry zarabia wynagrodzenie warunkowe, pomagając klientowi Cathy pozwać jej bank. Czek ugodowy jest płatny wspólnie na rzecz Larry’ego i Cathy. Jeśli bank nie zna podziału na Larry’ego i Cathy, musi wystawić dwa Formularze 1099 zarówno dla Larry’ego, jak i Cathy, każdy na pełną kwotę. Kiedy Larry wypisuje Cathy czek na jej udział, nie musi wystawiać formularza.
Przykład 2: Rozważmy te same fakty, co w Przykładzie 1, ale załóżmy, że Larry mówi bankowi, aby wystawił dwa czeki, jeden dla Larry’ego na 40 procent, a drugi dla Cathy na 60 procent. Również w tym przypadku Larry nie ma obowiązku wystawienia formularza, ponieważ Cathy otrzymuje zapłatę od banku. Bank wystawi Larry’emu formularz 1099 za jego 40 procent. Wyda Cathy formularz 1099 za 100 procent, w tym za płatność na rzecz Larry’ego, mimo że bank zapłacił Larry’emu bezpośrednio. Cathy musi znaleźć sposób na odliczenie opłaty prawnej.
Płatności za obrażenia fizyczne
Jeden ważny wyjątek od zasad dotyczących Formularzy 1099 dotyczy płatności za osobiste obrażenia fizyczne lub chorobę fizyczną. Pomyśl o rozliczeniach prawnych z tytułu wypadków samochodowych lub poślizgnięć i upadków. Biorąc pod uwagę, że takie płatności za odszkodowania są generalnie wolne od podatku dla osoby poszkodowanej, formularz 1099 nie jest wymagany.
Przykład 1: Hal Hurt ulega wypadkowi samochodowemu i otrzymuje odszkodowanie w wysokości 1 miliona dolarów. Strona pozwana Motors wystawia wspólny czek na rzecz Hala i jego prawnika Sue Suits. Strona pozwana nie jest zobowiązana do wystawienia formularza 1099 na rzecz Hala. Pozwany nadal musi wystawić formularz 1099 na rzecz Sue za cały 1 mln USD.
Przykład 2: Te same fakty, ale załóżmy, że Sue prosi o czek na 600 000 USD wystawiony na Hala (bez formularza 1099) i czek na 400 000 USD wystawiony na nią (z formularzem 1099 na rzecz Sue na 400 000 USD). Pozwany Motors może zgodzić się na to żądanie.
Inne płatności na rzecz klientów
Co ze zwrotem przez kancelarię prawną opłat prawnych na rzecz klientów? Czy te płatności muszą być zgłoszone do klienta na formularzu 1099 wydany do klienta? Jeśli zwrot jest z pieniędzy przechowywanych na rachunku powierniczym prawnika, nie jest wymagany formularz 1099, jednak jeśli kancelaria została wcześniej zapłacona i zwraca kwotę z własnego dochodu kancelarii, formularz 1099 jest wymagany.
Przykład: Big Law LLP reprezentuje Joe Inventor i trzyma 50.000 dolarów z funduszy Joe na swoim rachunku powierniczym. Ze względu na spór dotyczący jakości usług Big Law, zgadza się na zwrot 30 000 dolarów z depozytu Joe. Nie jest wymagany formularz 1099, ponieważ były to pieniądze Joe. Big Law zgadza się również zwrócić 60.000 dolarów z pieniędzy Joe zapłacił za opłaty w ciągu ostatnich trzech lat. Big Law jest zobowiązany do wydania formularza 1099 dla płatności $60,000.
Podstawowym obszarem, w którym prawnik musi wydać formularz 1099 do klienta jest to, gdzie prawnik wykonuje znaczące funkcje nadzoru i zarządzania. Przepisy podatkowe nie są zbyt jasne, czym dokładnie są te funkcje zarządzania i nadzoru w wielu przypadkach, ale samo bycie prawnikiem powoda i zajmowanie się pieniędzmi z ugody nie jest wystarczające.
Co, jeśli prawnik wykracza poza zwykłe otrzymywanie pieniędzy i dzielenie udziałów prawnika i klienta? Zgodnie z przepisami IRS, jeśli prawnicy przyjmują na siebie zbyt dużą rolę i sprawują zarządzanie i nadzór nad pieniędzmi klienta, stają się „płatnikami” i jako tacy są zobowiązani do wystawiania Formularzy 1099, gdy wypłacają fundusze.
Wspólne czeki
Przepisy IRS zawierają obszerne przepisy regulujące wspólne czeki i sposób wystawiania Formularzy 1099 w takich przypadkach. Większość z tych przepisów oznacza, że prawnicy będą otrzymywać Formularze 1099, gdy ich nazwiska znajdą się na czekach rozliczeniowych.
Przykład 1: Pozwany Dastardly rozstrzyga sprawę i wystawia wspólny czek dla klienta Clyde’a i adwokata Alice. Dastardly zazwyczaj musi wystawić jeden formularz 1099 dla Clyde’a na pełną kwotę i jeden formularz 1099 dla Alice również na pełną kwotę. Ta rzeczywistość może spowodować, że Alice będzie preferowała oddzielne czeki, jeden na fundusze klienta, a drugi na bezpośrednią zapłatę dla prawnika. W ten sposób Alicja może otrzymać Formularz 1099 tylko za swoje honorarium, a nie również za pieniądze klienta.
Przykład 2: Tym razem Pozwany Dastardly wystawia czek na 60 procent ugody klientowi Clyde’owi i 40 procent adwokatowi Alicji. Dastardly wystawia jeden formularz 1099 dla Clyde’a na 100 procent i jeden formularz 1099 dla Alice na 40 procent. Aby Clyde nie płacił podatków od opłat na rzecz Alice, za które otrzymał formularz 1099, będzie próbował odliczyć 40 procent na swoim zeznaniu podatkowym. Jednak począwszy od 2018 roku, odliczenia za opłaty prawne są teraz znacznie bardziej ograniczone niż w przeszłości. Nadal istnieje ponad-liniowe odliczenie dla opłat prawnych w zatrudnieniu, praw obywatelskich, i whistleblower przypadkach, ale poza tym, wiele opłat prawnych nie mogą już być odliczone.
Szukając pomóc swoim klientom uniknąć otrzymywania formularzy 1099, niektórzy prawnicy powoda poprosić pozwanego o jeden czek płatny do „Jones Law Firm Trust Account”. Wielu pozwanych są chętni do wydania jednego formularza 1099 tylko do Jones Law Firm w tej sytuacji. Technicznie jednak, przepisy skarbowe nakazują traktować ten czek Jones Law Firm Trust Account tak samo jak wspólny czek płatny na rzecz prawnika i klienta. Oznacza to, że wymagane są dwa Formularze 1099, każdy w pełnej kwocie.
Wezwania sądowe i kary
Wymogi dotyczące wystawiania Formularzy 1099 istnieją w kodeksie podatkowym i równoległym prawie stanowym od dziesięcioleci. Jednak w ostatnich latach wymagania te stały się bardziej rygorystyczne. Egzekwowanie kar również stało się surowsze. Coraz więcej raportowanie jest teraz wymagane, a prawnicy i firmy prawnicze twarz nie tylko podstawowe zasady, ale specjalne zasady kierowania opłat prawnych.
Prawnicy nie zawsze są zobowiązani do wydania Forms 1099, zwłaszcza do klientów. Niemniej jednak, IRS jest mało prawdopodobne, aby skrytykować nikogo do wydania więcej wszechobecnych małych formularzy. W rzeczywistości, w opinii IRS, im więcej formularzy 1099, tym lepiej. Być może z tego powodu, to staje się powszechne dla kancelarii prawnych do wydania formularzy 1099 do klientów, nawet jeśli nie są one ściśle niezbędne. Pozwani zazwyczaj mają tę reakcję odruchową, jak również – w razie wątpliwości wydać formularze. Czasami jednak zarówno prawnicy, jak i pozwani przesadzają i wydają formularze, gdy naprawdę nie powinni.
Większość kar za nieumyślne niedopełnienie formalności jest skromna – tak mała, jak 270 dolarów za formularz. Ta kara za niezłożenie formularza 1099 jest skierowana przede wszystkim do dużych niepowodzeń, takich jak w przypadku, gdy bank nie wyda tysiące formularzy do właścicieli kont, jednak firmy prawnicze powinny być ostrożne z tymi zasadami, too.
Dystrybucja wpływów z pozwu zbiorowego, na przykład, może spowodować dużą skalę emisji formularzy 1099. Oprócz kary w wysokości 270 dolarów za każde niepowodzenie, IRS może również próbować odmówić odliczenia za pozycję, która powinna być zgłoszona na formularzu 1099. Oznacza to, że jeśli nie wystawisz formularza za opłatę konsultingową w wysokości $100,000, IRS może stwierdzić, że nie podlega ona odliczeniu. Zazwyczaj możliwe jest pokonanie tego rodzaju drakońskiej kary, ale powaga zagrożenia nadal czyni ją potężną.
Często wymienianym zagrożeniem technicznym (ale generalnie nie jest to poważne ryzyko) jest kara za celowe naruszenia. Podatnik, który wie, że formularz 1099 musi być wydany, a mimo to ignoruje ten obowiązek, prosi się o kłopoty. IRS może nałożyć karę równą 10 procent kwoty płatności.
Przykład: Larry Prawnik dokonuje płatności w wysokości 400 000 USD na rzecz współdoradcy, ale Larry nie wystawia wymaganego Formularza 1099, mimo że jego CPA powiedział mu, że jest do tego zobowiązany. Oprócz innych środków zaradczych, IRS może nałożyć karę w wysokości 40 000 USD.
Ale chociaż kara w wysokości 10 procent jest wysoka, nigdy osobiście nie widziałem takiej kary nałożonej. W rzeczywistości, zastanawiam się, jak prawdopodobne jest, że jest to nawet zaproponowane, chyba że podatnik ma potępiającą notatkę w jego aktach, które wręcza IRS, co jasne, że wiedział o obowiązku Formy 1099 i zignorował go.
IRS Form W-9
Zważywszy, że Formy 1099 wymagają numerów identyfikacyjnych podatnika, adwokaci są powszechnie proszeni o dostarczenie płatnikom własnych numerów identyfikacyjnych podatnika i tych swoich klientów. Zazwyczaj takie prośby pojawiają się na formularzu IRS W-9. Jeśli adwokat jest proszony o podanie numeru identyfikacji podatkowej i nie dostarczy go do strony płacącej, on lub ona podlega karze 50 dolarów za każdy brak dostarczenia tej informacji.
Płatności, które mają być dokonane do pełnomocnika również może podlegać back-up potrącenia. W praktyce, niektórzy pozwani mogą odmówić wypłaty pieniędzy bez wymaganych numerów identyfikacji podatkowej, lub będą dążyć do zapłaty pieniędzy za pośrednictwem sądu. Zazwyczaj nie warto walczyć o Formularze W-9. Jeżeli wynegocjowałeś w ugodzie zapis, który jasno określa, jakie Formularze 1099 zostaną (lub nie) wydane, zazwyczaj nie powinno być powodu do walki o dostarczenie Formularzy W-9.
Wniosek
Otrzymanie Formularzy 1099 nie jest szczególnie przyjemne, ale przynajmniej przypomina o konieczności zgłoszenia płatności w zeznaniu podatkowym. Nawet wielu wystawców Formularzy 1099 może nieszczególnie lubić ten formularz. Prawnicy muszą zwracać szczególną uwagę na te zasady, i to nie tylko wtedy, gdy rozstrzygają sprawy lub zamykają transakcje dotyczące nieruchomości. Bardziej niż wiele innych firm i zawodów, prawnicy powszechnie wysyłają i otrzymują Formularze 1099. Klienci również bardzo dbają o te zasady, zwłaszcza jeśli otrzymują pocztą duży, gruby Formularz 1099, którego się nie spodziewali.
Robert W. Wood jest prawnikiem podatkowym w www.WoodLLP.com i autorem wielu książek podatkowych, w tym Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Niniejsza dyskusja nie ma na celu udzielenia porady prawnej.
.