Learning Outcomes:

• rozróżniać pomiędzy komunikacją techniczną i profesjonalną a pisaniem
• rozumieć rolę komunikatora technicznego
• wiedzieć, jak etyka, współpraca, świadomość kontekstu, badania, pisanie i projektowanie łączą się w tworzeniu dokumentacji
• Zidentyfikować trzy artefakty komunikacji technicznej w sali. Co mają wspólnego? Co je różni?
• Poszukaj pracy w popularnym serwisie (monster.com, lokalne gazety, stc.org, itp.) dla pisarzy technicznych. Zamień termin „techniczny” na „profesjonalny” i „pisarz” na „komunikator”. Zrób tabelę i wymień różnice pomiędzy każdym z tych czterech możliwych terminów. Następnie, w oparciu o kwalifikacje i zadania wymienione z miejsc pracy pod każdym tytułem, napisz definicję każdego z nich.

Profesjonalne i techniczne pisarze generalnie należą do dwóch kategorii: pisarze, których koncentracja jest w
„technicznych” obszarach i profesjonalistów, którzy piszą jako część ich pracy. Podczas gdy wielu specjalistów nie postrzegają siebie jako pisarzy, ich praca wymaga, że czytają i piszą dość często.

Co jest w nazwie?

Pojęcia „profesjonalny” i „techniczny”, jak również „pisanie” i „komunikacja” są używane dość wymiennie w tej dziedzinie. Chociaż istnieją pewne różnice podkreślone poniżej, ogólnie rzecz biorąc zrozumieć, że każda z tych kombinacji odnosi się do prezentowania informacji do odbiorców z ostatecznym celem uzyskania pracy zrobić. Jest to dość szeroka definicja, a w rzeczywistości, pole jest dość szeroki sam.

Techniczna komunikacja jest wokół. Nie jest ograniczona do instrukcji, do których czasami się odnosisz lub do broszur, które przychodzą z nową technologią. Jeśli uważasz, że technologia jest wszystkim, co stosuje odkrycia naukowe, wtedy zaczniesz widzieć ją wszędzie. Podczas gdy wysoka technologia, taka jak smartfony i wifi, staje się wszechobecna, niska technologia istnieje od czasu, gdy ludzie zaczęli wytwarzać przybory. Ponieważ technologie są tworzone w określonych kontekstach i często rozpowszechniane w znacznie szerszym zakresie, ważne jest, aby ich twórcy i zwolennicy informowali o przeznaczeniu produktu, aby zapobiec niewłaściwemu obchodzeniu się z nim, a także aby promować etyczną dystrybucję. Pismo techniczne może być receptą zapisaną na wewnętrznej stronie oprawki okularów, etykietą wewnątrz koszuli lub znakiem ostrzegawczym na zewnątrz placu budowy.

W międzyczasie, termin „komunikacja zawodowa” obejmuje wszystkie pisma w miejscu pracy, od wewnętrznych notatek i zasad do zewnętrznych informacji prasowych i marketingu dla odpowiednich odbiorców. Ten rodzaj komunikacji występuje stale w różnych instytucjach, w tym w sektorach rządowych, szpitalach, firmach, korporacjach, uniwersytetach itp. W przeciwieństwie do prac akademickich, w których celem jest rozwinięcie idei, przeprowadzenie teoretycznego wywodu lub zademonstrowanie kompetencji, teksty profesjonalne mają na celu przekonanie ludzi mających władzę do podjęcia konkretnego działania.

Jakie rodzaje tekstów są w „komunikacji zawodowej i technicznej”?

Podstawowo, każdy tekst, który ma na celu przekazanie informacji o tym, jak korzystać z technologii, jest uważany za „komunikację techniczną”. Tymczasem każdy tekst krążący w środowisku zawodowym w celu wykonania pracy jest uważany za komunikację zawodową. Teksty te mogą być pisemne, wizualne lub ustne i drukowane lub elektroniczne.

Teksty są często nazywane „dostarczonymi”, ponieważ dostarczają badań i informacji w namacalnych artefaktach (i zazwyczaj w powszechnych gatunkach), takich jak wewnętrzne notatki, raporty, propozycje, prezentacje, itp. Aby zrozumieć, który tekst jest najbardziej odpowiedni dla danego zadania, pisarze muszą rozważyć koncepcje retoryki, takie jak publiczność i analizy kontekstowej, jak również zasady projektowania.

Co to jest retoryka?

Jest to sporne pytanie w tej dziedzinie. Najbardziej podstawowa definicja retoryki może być zredukowana do badania perswazji, lub jak słowa robią rzeczy. W mediach termin „retoryka” często bywa źle kojarzony jako narzędzie polityków do manipulowania innymi za pomocą pustych słów, ale nie taka jest dokładnie rola retoryki. W rzeczywistości Platon potępiał sofistów za bycie podstępnymi retorami (Gorgiasz twierdził, że potrafi sprawić, by każdy pozornie niedorzeczny argument wydawał się rozsądny). Kwintylian jawnie bronił konieczności etyki w retoryce, mówiąc, że udana retoryka to „dobry człowiek mówiący dobrze”. Tak więc twierdzenie, że retoryka jest z natury podstępna, to mylenie sztuki z manipulacją, ignorowanie moralnej podstawy, która wspiera społeczeństwo obywatelskie.

Podczas gdy badanie argumentacji może wydawać się abstrakcyjną i często filozoficzną debatą, retoryczne posunięcia można zaobserwować w niemal każdej interakcji. Pomyśl o tym, jak przekonano cię do przeczytania tego tekstu, albo o różnych czynnikach, które wpłynęły na twoją decyzję o tym, co zjeść (lub czego nie zjeść) na śniadanie dziś rano. Perswazja obejmuje badania kulturowe, rozważania psychologiczne, język i wiele więcej, i jest w rdzeniu komunikacji.

Każde pismo, które ma na celu przekonanie kogoś do uwierzenia w coś, czy jest to najbardziej odpowiednia osoba, aby służyć jako prezydent lub najlepszy sposób na rozwiązanie błędu komputerowego, opiera się na retoryce. Sztuka ta uwzględnia również takie elementy, jak inwencja i przekaz, które dotyczą wszystkich aspektów procesu pisania. Od opracowania pomysłu na projekt do publikacji raportów, profesjonaliści używają retoryki zarówno świadomie, jak i nieświadomie. Cztery pojęcia, o których przeczytasz więcej w tej książce, to etos, patos, logos i kairos. Pierwsze trzy z nich to odwołania retoryczne, które wyróżnił Arystoteles, a kairos to idea odpowiedniego czasu i miejsca, która była kluczowa dla szkoły sofistycznej. Analizując, jak te odwołania funkcjonują w tekstach, możesz poprawić swoją zdolność do ich spójnego wykorzystania, aby osiągnąć swój cel dla zamierzonej publiczności.

Dowiedz się więcej o retoryce, oglądając film „W obronie retoryki”, stworzony przez studentów studiów magisterskich w programie komunikacji zawodowej na Uniwersytecie Clemson:

Czy teksty PTC nie dostarczają po prostu prostych informacji?

Tak i nie. Z jednej strony, wyróżnienie PTC jako pisma w miejscu pracy, w przeciwieństwie do innych gatunków komunikacji, pomaga zdefiniować tę dziedzinę. Jednak każda komunikacja jest z natury stronnicza i w jakiś sposób umiejscowiona. Możesz nie powiedzieć swoim rodzicom o nowym tatuażu w ten sam sposób, w jaki powiedziałbyś o nim swoim przyjaciołom. Podobnie, nie powiedzielibyśmy koledze lub profesorowi inżynierii biomedycznej o działaniu nowego rozrusznika serca w ten sam sposób, w jaki powiedzielibyśmy chirurgowi lub pacjentowi. Poza względami użyteczności i funkcjonalności, ważne jest, aby pamiętać o etyce, która leży u podstaw tekstów PTC. Podejmując decyzje o sposobie przekazywania informacji, autorzy muszą myśleć o tym, jak ich wybory wpływają na odbiorców. Kto jest odcięty od dostępu do informacji? W jaki sposób jeden wybór uprzywilejowuje określoną grupę demograficzną, sposób rozumienia lub kulturę w stosunku do innych? Czy publikacja lub rozpowszechnianie tekstów nieetycznie wyklucza pewne osoby, uniemożliwiając im otrzymanie informacji, które pomogłyby im rozwinąć karierę lub wykonać zadanie?

Inne, bardziej podstawowe pytania dotyczące funkcjonalności opierają się na wyborach retorycznych: Czy tekst przekazuje odpowiednią ilość informacji bez przytłaczania odbiorców? Czy jest on produkowany w sposób znaczący i użyteczny, czy też będzie siedział na półce i rzadko będzie czytany? Wszystkie te pytania mają wpływ na dziedzinę i są ważne dla osób zajmujących się zawodowo pisaniem tekstów.

Jak wygląda środowisko pracy w komunikacji technicznej?

Pisanie tekstów technicznych odbywa się w środowiskach współpracy. W środowisku organizacyjnym, dokumenty, szczególnie dla odbiorców zewnętrznych, są tworzone i/lub zatwierdzane przez zespół. Wiele ruchomych części oznacza, że nauka umiejętności w pracy w grupach i pobyt zorganizowany są ważne dla uzyskania i utrzymania kariery w organizacji. Niezależnie od tego, czy jesteś naukowcem akademickim, konsultantem biznesowym, inżynierem mechanikiem, czy pracownikiem opieki nad pacjentem, będziesz musiał zrozumieć dobre praktyki komunikacyjne. W tych środowiskach często spotykają się ludzie z różnych środowisk, kultur i o różnych poglądach na to, co jest właściwe. Unikaj niepotrzebnych i czasochłonnych konfliktów, podchodząc do projektów z otwartym umysłem i świadomością własnych uprzedzeń, które mogą różnić się nie tylko od uprzedzeń Twoich czytelników, ale także Twoich kolegów.

Taktyka współpracy, taka jak zarządzanie projektami, przyniesie Ci korzyści także w przypadku zadań indywidualnych. Obecnie, wiele technicznych pisanie dzieje się poprzez pracę zdalną, i jako takie, profesjonalni pisarze często pracują dla wielu klientów jednocześnie. W rzeczywistości, można zrobić całkiem dobre życie, pracując w domu na kilka zleconych lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, ale aby odnieść sukces oznacza stale równoważenia zadań poprzez rozwój systemu ich organizacji. Zdobycie umiejętności wielozadaniowości przeniesie się do każdej pracy, w której wymagane jest raportowanie do różnych interesariuszy na temat tego samego lub podobnego projektu.

Ze względu na charakter współpracy w tej pracy, jak również naturalny proces pisania, przegląd dokumentów i korekta są integralnymi częściami produkcji komunikacji pisemnej.

Do Professional and Technical Writers Just Write?

Choć dużą część tej dziedziny stanowi pisanie, istnieje wiele innych zadań związanych z tworzeniem i dystrybucją zadań. Ponieważ ich celem jest często tworzenie tekstów, które pomagają użytkownikom w realizacji zadań, specjaliści od pisania technicznego przeprowadzają testy użyteczności, aby określić, na ile ich tekst był udany i jak go poprawić przed publikacją. Inne elementy opracowywania tekstów to projektowanie graficzne, wizualizacja danych i remediacja (odtwarzanie tekstów na różnych nośnikach dla różnych odbiorców lub celów).

Rola technologii

Specjaliści PTC generalnie wyprzedzają krzywą, jeśli chodzi o nowe technologie. Ponieważ technologia stale się rozwija i codziennie pojawiają się nowe narzędzia, niemożliwe byłoby opanowanie każdego istotnego narzędzia. Zamiast tego, komunikatorzy techniczni opanowują umiejętności analityczne i podstawy systemów, aby dostosować się do zmieniającego się środowiska w tej dziedzinie. Specjaliści, którzy opanowali umiejętności w swoich własnych kontekstach, niezależnie od tego, czy jest to szpital, czy duża korporacja, zapoznają się z pewnymi procedurami; dla specjalistów od pisania oznacza to, że mają preferowane oprogramowanie do projektowania i edycji zarówno dla publikacji drukowanych, jak i elektronicznych, a ich dobra znajomość oznacza, że mogą dość łatwo podnieść preferowane przez klienta narzędzia.

Should I Start with Design or Writing First?

Both/And/Neither. Projekt i treść są wzajemnie uzupełniającymi się aspektami. Czasami ograniczenia przestrzeni oznaczają, że tekst musi być niezwykle zwięzły i pozbawiony wszelkich szczegółów. Z drugiej strony, czasami z powodów prawnych lub innych ważne jest, aby zawrzeć wiele informacji, bez względu na to, ile miejsca zajmują. W każdym przypadku, pisarze muszą przede wszystkim rozważyć swoje cele. Jeśli wiesz, że piszesz w drugiej sytuacji, w której przestrzeń nie jest problemem, długość może oznaczać umieszczenie najważniejszych informacji na pierwszej stronie, lub może to oznaczać włączenie do projektu wysuwanych elementów lub obrazów, aby utrzymać zainteresowanie czytelnika do ostatniej strony. I odwrotnie, ograniczenia przestrzeni mogą wymagać od pisarzy przemyślenia struktury zdania i głosu.

Przestrzeń nie jest jedynym ograniczeniem, które określa projekt i treść. Pisarze muszą wziąć pod uwagę wartości odbiorców, sytuację retoryczną, w której się znajdują, oraz ograniczenia instytucjonalne, takie jak koszty i formatowanie, a także dostępność. Różni odbiorcy będą mieli różne interpretacje tekstów w zależności od ich kultury, priorytetów i stosunku do tematu. Dlatego też, przed rozpoczęciem pisania, proces kompozycji wymaga od piszących, aby zastanowili się, dla kogo piszą. W miejscu pracy często mamy do czynienia z dwiema grupami odbiorców: wewnętrzną, czyli międzyorganizacyjną, i zewnętrzną, którą często jest społeczeństwo. Czasami dokumenty wewnętrzne trafiają do miejsc zewnętrznych (i vice-versa), szczególnie przy rozprzestrzenianiu się mediów społecznościowych, więc ważne jest, aby profesjonalni komunikatorzy wzięli pod uwagę potencjalnych odbiorców wtórnych.

Lista kluczowych definicji

• Dostępność – czytelność tekstu dla różnych użytkowników o różnych możliwościach, które mogą być fizyczne, poznawcze, finansowe, kulturowe, itp.
• Artefakt – w komunikacji technicznej, generalnie wszystko, co liczy się jako produkt końcowy, od dokumentu tekstowego do instruktażowego klipu audio do strony internetowej. W przeciwieństwie do dostarczenia, artefakt jest najczęściej definiowany z punktu widzenia czytelnika lub publiczności i niesie ze sobą element chronos, czyli czasu, jako coś, co jest ostateczne i konsumowane w czasie, gdy jest przywoływane.
• Analiza odbiorców – proces badania pierwotnych i wtórnych odbiorców w celu dostosowania dostarczanych produktów do ich potrzeb i wartości.
• Deliverable – produkt końcowy, który jest gotowy do publikacji, lub tekst, który pisarz planuje dostarczyć swojemu klientowi. Jest to zwykle termin używany w kontekście produkcji i finalizacji; po publikacji, deliverable może być uważane za artefakt, ale można znaleźć te terminy w pewnym stopniu wymienne.
• Repurposing- proces podejmowania oryginalnego tekstu i rozwijania nowych (czasami multimodalnych lub mieszanych mediów) deliverables dla różnych odbiorców lub celów.
• Sytuacja retoryczna- okazja, publiczność i ograniczenia, w których się pisze.
• Testy użyteczności- w komunikacji technicznej, akt wprowadzenia użytkowników do wypróbowania zadań nakreślonych w tekście w celu odkrycia problemów z tekstem przed opublikowaniem go do zamierzonej publiczności.

Ćwiczenia:

• Zidentyfikuj trzy artefakty komunikacji technicznej w pokoju. Co je łączy? Czym się różnią?
• Wyszukaj pracę w popularnym serwisie (monster.com, lokalne gazety, stc.org, itp.) dla pisarzy technicznych. Zamień termin „techniczny” na „profesjonalny” i „pisarz” na „komunikator”. Zrób tabelę i wymień różnice pomiędzy każdym z tych czterech możliwych terminów. Następnie, w oparciu o kwalifikacje i zadania wymienione z miejscami pracy pod każdym tytułem, napisz definicję każdego z nich.

.