Dobra notatka organizuje informacje, które mają być przekazane zarówno dla wygody czytelnika i łatwości zrozumienia, jak i osiągnięcia celu pisarza w najbardziej efektywny sposób.

Przejdź do:

Nagłówek

Otwarcie

Podsumowanie

Akapit(y) omówienia

Twoje zakończenie

Załączniki

Nagłówek

Nagłówek każdej notatki ma ten sam podstawowy format:

TO:

cc:

FROM:

DATE:

SUBJECT:

Twoja linia tematu powinna być krótka, nie więcej niż kilka słów, ale wyraźna, tak aby nie było szansy na nieporozumienie. Na przykład, temat „Zamawianie pizzy” może sprawić, że czytelnicy pomyślą, że notatka zawiera instrukcje dotyczące prawidłowej procedury zamawiania pizzy na wynos w późne noce w biurze, podczas gdy w rzeczywistości przekazujesz skargi od personelu sprzątającego na sos pomidorowy na dywanie i pudełka porozrzucane po całej podłodze. Coś w rodzaju „Posprzątaj swój bałagan przed wyjściem” zapowiada główny punkt notatki.

Otwarcie

Zdania lub akapity otwierające notatkę informują czytelników o kontekście problemu, sugerowanym zadaniu i celu notatki:

Kontekst

Kontekst, który opisujesz, to wydarzenie, sytuacja lub tło problemu lub kwestii, którą się zajmujesz. To, czy zajmie to jedno zdanie, czy cały akapit, zależy od złożoności sytuacji. Na przykład, kontekst może zaczynać się od:

Firma sprzątająca skarżyła się, że mycie naszych podłóg zajmuje zbyt dużo czasu…

Bądź jasny i bezpośredni, dostarczając tylko tyle informacji, ile potrzebują Twoi czytelnicy.

Zadanie

Twoje zadanie lub oświadczenie o zadaniu opisuje, co robisz, aby rozwiązać problem, zagadnienie lub sytuację. Jeśli czytelnik poprosił cię o działanie, możesz powiedzieć:

Prosiłeś mnie, abym przyjrzał się…

Jeśli chcesz przedstawić pracownikom alternatywne rozwiązania do rozważenia, możesz powiedzieć:

Musimy rozważyć alternatywne rozwiązania, które zadowolą firmę sprzątającą bez…

Cel

Twoje oświadczenie o celu wyjaśnia, dlaczego piszesz notatkę i prowadzi do jej dalszej części. Musisz być bezpośredni i unikać prób bagatelizowania informacji. Twoje oświadczenie może zaczynać się od słów:

Niniejsza notatka opisuje moje rozumienie skargi firmy sprzątającej, proponuje kilka sposobów zakwaterowania tych ludzi oraz moje własne zalecenia dotyczące rozwiązania problemu.

Jeśli notatka będzie na tyle długa, że dodanie nagłówków sekcji ułatwi śledzenie organizacji informacji, zrób to na wszelkie sposoby.

Gdy celem notatki jest przekonanie czytelników, że istnieje prawdziwy problem, unikaj wchodzenia w szczegóły bardziej niż wymaga tego sytuacja. Jeśli odkryjesz, że masz trudności z opisaniem zadania, być może będziesz potrzebował więcej przemyśleń przed napisaniem notatki. Jeśli zdecydujesz się podzielić swoją notatkę na segmenty, upewnij się, że zawierają one najważniejsze punkty.

Podsumowanie

Z napisaniem sekcji podsumowującej wstrzymaj się do czasu napisania głównej części notatki. Jeśli twoja notatka ma objętość jednej strony lub mniejszą, podsumowanie może nie być konieczne. Jeśli jednak poruszyłeś kilka ważnych kwestii lub wydarzeń, albo twoja analiza jest dość szczegółowa, akapit podsumowujący jest odpowiedni.

Jeśli notatka jest krótkim raportem z badań, które przeprowadziłeś na temat jakiegoś zagadnienia lub na potrzeby projektu, jest to dobre miejsce na podsumowanie metod i źródeł, z których korzystałeś do tej pory. Pamiętaj jednak, że jest to podsumowanie. Trzymaj się go krótko i nie powtarzaj niepotrzebnie szczegółowych informacji.

Akapit(y) dyskusyjny(e)

Po tym, jak odpowiednio przedstawiłeś podstawową prezentację swojego tematu, w tym miejscu przedstawiasz wszystkie szczegóły – fakty, statystyki, hipotezy – które wspierają idee, które omówiłeś. W tej części demonstrujesz swoją zdolność do kreatywnego i krytycznego myślenia, prezentując swoje pomysły.

Zacznij od najważniejszej lub najbardziej wymownej informacji, postępując od najmocniejszego faktu do najsłabszego (lub, jeśli przedstawiasz tło historyczne, od najstarszej do najnowszej informacji).

Te akapity są również miejscem, w którym przedstawiasz swoje zalecenia, uznajesz zalecenia innych i opisujesz przyszłe problemy, które mogą się pojawić, oraz sposób, w jaki twoje sugestie zapewnią, że takie problemy po prostu się nie pojawią.

Często pomaga umieszczenie ważnych faktów lub szczegółów na numerowanych lub wypunktowanych listach, ponownie idąc od najmocniejszego punktu do najsłabszego.

Twoje zakończenie

Po przekazaniu czytelnikom wszystkich informacji istotnych dla tematu notatki, użyj uprzejmego zakończenia, które opisuje działania, które chcesz, aby podjęli, i wskazuje, jak te działania przyniosą korzyści wszystkim. Takie jednozdaniowe zakończenie może zaczynać się od słów:

Możemy omówić moje zalecenia bardziej szczegółowo na naszym następnym spotkaniu…

lub

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, z przyjemnością….

Załączniki

Dostarcz wszelką dokumentację lub dodatkowe informacje, których Twoi czytelnicy będą potrzebować, aby zrozumieć opisane przez Ciebie wydarzenie, zagadnienie lub problem, i wymień takie załączniki na końcu.

Na przykład, jeśli nastąpiła wymiana listów dotyczących twojego tematu, załącz ich kopie (jeśli nie naruszy to poufności lub jeśli zawierają one informacje, które twoi czytelnicy muszą znać). Jeśli stworzyłeś wykresy faktów lub statystyk albo diagramy ilustrujące fizyczne zależności, dołącz je. Możesz również odnieść się do takich wykresów, diagramów lub ilustracji w odpowiednich miejscach notatki.

Nie dołączaj materiałów, które nie odnoszą się bezpośrednio do tematu notatki.