Jeśli Państwa firma nie posiada polityki kapitalizacji lub jeśli nie była ona aktualizowana w ostatnich latach, jest to krytyczny problem księgowy. Polityka kapitalizacji określa, dla celów księgowych, że zakup nieruchomości (1) powyżej minimalnego wydatku (np. 5.000 USD, 2.500 USD, 1.000 USD, itd. na jednostkę) i (2) o okresie użytkowania wynoszącym jeden rok lub więcej, powinien być kapitalizowany. Jeżeli wydatek spełnia zasady kapitalizacji, będzie on kapitalizowany dla celów księgowych. Jeśli wydatek nie spełnia zasad kapitalizacji, powinien być wydatkowany.

Istnieją korzyści z posiadania polityki kapitalizacji:

• Traktowanie przez firmę dodatków do nieruchomości oraz napraw i konserwacji stanie się bardziej spójne. Niezależnie od tego, kto rejestruje wpis lub kiedy wpis jest rejestrowany, polityka kapitalizacji zapewnia, że pozycja jest traktowana w ten sam sposób, za każdym razem.
• Biznes wyda znacznie mniej na prowadzenie ewidencji, jeśli polityka kapitalizacji jest przestrzegana, ponieważ firma będzie spędzać mniej czasu na prowadzenie rejestrów dla każdej pozycji niematerialnej. Skapitalizowany składnik aktywów będzie również rejestrowany na liście środków trwałych w roku, w którym został oddany do użytku, amortyzowany każdego roku przez okres użytkowania, a następnie ostatecznie usunięty. Ponadto, będziesz miał dłuższą listę środków trwałych do utrzymania każdego roku. Przez posiadanie wyższej polityki kapitalizacji, jest mniej ewidencji odnoszących się do poszczególnych aktywów, które mają mniejsze koszty historyczne.

Próg kapitalizacji

Poprzednio omówiliśmy przepisy dotyczące środków trwałych i zaktualizowane progi de minimis bezpiecznej przystani ogłoszone przez Internal Revenue Service. Zgodnie z ostatnimi przepisami IRS, podatnicy biznesowi mogą odliczać, a nie kapitalizować, pewne pozycje kapitałowe do określonej kwoty dolara w oparciu o to, czy podatnik posiada odpowiednie sprawozdanie finansowe (AFS), które jest zestawem sprawozdań finansowych, które jest (1) zbadanym sprawozdaniem finansowym wraz z raportem firmy CPA, (2) złożonym w Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, lub (3) złożonym w innej agencji rządowej. Jeżeli podatnik będący przedsiębiorcą posiada AFS, próg „bezpiecznej przystani” wynosi $5,000 dla każdej pozycji. Jeżeli podatnik biznesowy nie ma AFS, próg „bezpiecznej przystani” wynosi $2,500 za pozycję ($500 przed 1 stycznia 2016 r.).

Progi $5,000 i $2,500 są tylko tym, co jest przewidziane w ramach zasad „bezpiecznej przystani” de minimis. Firma może wdrożyć politykę kapitalizacji z progami, które są wyższe lub niższe niż te progi.

• Firma nie może wydatkować wyższej wartości dolarowej nabycia dla celów podatkowych niż wydatkowali dla celów księgowych. Tylko dlatego, że możesz ponosić wydatki do 5 000 lub 2 500 USD w ramach zasad de minimis bezpiecznej przystani, nie oznacza to, że powinieneś koniecznie maksymalizować swoją politykę kapitalizacji.
• Przyjmując wyższe progi kapitalizacji, Twoje wydatki wzrosną bardziej niż Twoje aktywa, co może mieć wpływ na wskaźniki finansowe Twojej firmy (mniej aktywów, wyższe wydatki), co z kolei może prowadzić do wpływu na kowenanty zadłużenia.

Progi 5 000 USD i 2 500 USD w ramach zasad de minimis „bezpiecznej przystani” mają zastosowanie tylko wtedy, gdy polityka kapitalizacji została podpisana i obowiązuje przed rozpoczęciem roku podatkowego.

Użyteczne okresy użytkowania

Podług amerykańskich standardów rachunkowości nie ma z góry określonego okresu użytkowania. Jednak najlepszą praktyką jest ustalenie wytycznych dotyczących tego, jak długo kierownictwo może racjonalnie oczekiwać, że dana klasa aktywów będzie w użyciu. Istnieją niezliczone organizacje, które mogą amortyzować dwa porównywalne elementy wyposażenia przez różne okresy użytkowania, nie zastanawiając się nad tym. Twoi księgowi z BlumShapiro mogą pomóc w opracowaniu wytycznych specyficznych dla Twojej organizacji.

Ogólne wytyczne, które są powszechnie stosowane obejmują:

• Ziemie – nie są aktywami podlegającymi amortyzacji
• Ulepszenia gruntów – 15 lat
• Budynki – 30-.40 lat
• Sprzęt komputerowy – 5 lat
• Meble i wyposażenie – 10 lat
• Oprogramowanie – 3 lata

Wytyczne te eliminują zgadywanie i dyskusje na temat tego, jak długo należy amortyzować dany składnik aktywów podczas generowania harmonogramów amortyzacji.

Dla celów podatkowych, Internal Revenue Service dyktuje, jaki powinien być okres amortyzacji każdego środka trwałego. Twoi specjaliści podatkowi w BlumShapiro pomogą w dokonaniu tych ustaleń.

Wartość użytkowa

Wartość użytkowa to szacunkowa wartość składnika aktywów na koniec jego okresu użytkowania, gdy składnik aktywów nie może być dłużej używany zgodnie z jego przeznaczeniem. Na przykład, jeśli organizacja posiada flotę pojazdów, organizacja może ustalić, że każdy pojazd może mieć wartość zbawczą, którą spodziewa się, że pojazd będzie wart w momencie jego zbycia (np. jeśli sprzeda pojazd innej organizacji). W stosownych przypadkach kierownictwo powinno dokonać najlepszego oszacowania, jaka może być wartość zbawcza składnika aktywów na koniec jego okresu użytkowania.

Na przykład, jeśli Organizacja kupuje samochód ciężarowy o wartości 100 000 USD, oczekuje, że jego okres użytkowania będzie wynosił 10 lat i spodziewa się, że samochód będzie wart 10 000 USD na koniec 10 lat, wówczas Organizacja dokona amortyzacji w wysokości 9 000 USD rocznie (koszt 100 000 USD – wartość zbawcza 10 000 USD = 90 000 USD / 10 lat = 9 000 USD).

Wpływ na wartość zbawienia może być odczuwalny na dochód netto (zmniejszenie amortyzacji i dochodu netto) oraz na wartość aktywów organizacji (zwiększenie wartości księgowej netto, ponieważ mniejsza amortyzacja jest podejmowana). Wartość odtworzeniowa może mieć również wpływ na wskaźniki finansowe, takie jak wskaźnik zadłużenia do kapitału własnego.