Clubforce publikuje serię artykułów na temat ról, jakie wolontariusze klubowi mogą pełnić w swoich lokalnych klubach sportowych, przyglądając się najpierw rolom oficerów klubowych, a następnie trenerom i innym rolom wolontariuszy. Jeśli jesteś nowy w roli wolontariusza w swoim klubie lub jeśli rozważasz pracę w klubie jako wolontariusz, ta seria może okazać się przydatna w ocenie, która rola będzie dla Ciebie najbardziej odpowiednia.

Prezes Klubu

Przewodniczący

Sekretarz

Skarbnik Klubu

Rejestrator Klubu

Czym jest Skarbnik Klubu?

Skarbnik Klubu jest odpowiedzialny za zarządzanie przepływem pieniędzy do klubu oraz za przydzielanie i rejestrowanie, jak te pieniądze są wydawane na prowadzenie klubu. Jest to istotna rola w klubie, ponieważ skarbnik pracuje nad zapewnieniem, że klub jest w stanie sprostać swoim codziennym wydatkom i wskazuje na potrzebę zwiększonego pozyskiwania funduszy przez klub, gdy istnieje deficyt w dochodach. Skarbnik współpracuje również z przewodniczącym przy planowaniu rozwoju klubu, np. przy tworzeniu rocznego budżetu, szacowaniu funduszy potrzebnych na projekt kapitałowy, taki jak nowe boisko lub dom klubowy, a także przy prognozowaniu członkostwa i dochodów na przyszłe lata, aby przyczynić się do rozważnego planowania przyszłości klubu.

Jakie są typowe cechy Skarbnika Klubu?

Jak w przypadku każdego stanowiska, które jest odpowiedzialne za obchodzenie się z pieniędzmi, od skarbnika oczekuje się przejrzystości i uczciwości w kontaktach z przedstawicielem klubu. Dobre prowadzenie dokumentacji jest niezbędne i podczas gdy tło w finansach lub rachunkowości nie jest konieczne do tej roli, to jest preferowane, aby mieć kogoś, kto jest doświadczony w zarządzaniu rachunkami. Ta rola jest często wypełniana przez właścicieli małych firm, księgowych i innych profesjonalistów, którzy zarządzają pieniędzmi w swoich rolach zawodowych (np. urzędnicy bankowi).

Jakie są obowiązki Skarbnika Klubu?

Skarbnik klubu zazwyczaj zarządza finansami klubu, raportuje wyniki finansowe klubu i przewodzi wysiłkom zbierania funduszy w celu zapewnienia, że klub ma niezbędne fundusze, aby odnieść sukces.

Skarbnik ponosi odpowiedzialność za następujące zadania:

• Tworzenie i utrzymywanie rocznego budżetu klubu

Przed dorocznym walnym zgromadzeniem klubu, skarbnik dokona przeglądu wyników finansowych z poprzedniego roku (lub wielu lat) i przygotuje budżet na następny rok. To może być czasochłonne zadanie bez skonsolidowanego zapisu dochodów i wydatków klubu – ale coraz więcej skarbników klubowych wchodzi w tę rolę wolontariatu z wieloletnim doświadczeniem w usługach finansowych i ma narzędzia i procesy do prowadzenia tej roli skutecznie.

• Współpraca z innymi urzędnikami klubowymi w celu generowania i zbierania funduszy

Zbieranie funduszy jest niekończącym się zajęciem dla klubów sportowych, a skarbnicy zawsze zachęcają do podejmowania nowych wysiłków w celu zwiększenia pozycji finansowej klubu. Może to przybierać różne formy, w tym współpracę z..:

• • Z rejestratorem w zakresie zbierania płatności składek członkowskich
  • Fundraisers, takie jak klubowe lotto i inne działania ad hoc
  • Oficerami ds. dzieci lub organizatorami obozów w zakresie opłat za obozy
  • Organizatorami imprez w zakresie sprzedaży biletów

• Zapewnienie dokładnej i aktualnej.i aktualnych zapisów wszystkich przychodów i wydatków klubu

Skarbnicy klubowi są odpowiedzialni za utrzymywanie dokładnego historycznego zapisu transakcji obejmujących przychody takie jak płatności członkowskie, dochód z fundraisingu, dochód ze sponsoringu i płatności na konta bankowe, konta NGB i osób trzecich.

• Płatności na rzecz osób trzecich

Kluby sportowe mają wiele różnych wydatków w ciągu roku i rachunki do zapłacenia. Zazwyczaj przeciętny klub sportowy przekazuje środki finansowe swojemu krajowemu organowi zarządzającemu za przynależność i członkostwo, a także może mieć znaczące wydatki na ubezpieczenie, media (np. elektryczność/gaz), dostawców barów i utrzymanie. Inne koszty mogą obejmować wydawanie zwrotów członkom klubu za nadpłaty, płacenie dostawcom zestawów, fizjoterapię i rachunki medyczne oraz czynsz.

• Przygotowywanie i wystawianie faktur

Kluby zbierają pieniądze z różnych źródeł, a skarbnik będzie wystawiał faktury i uzgadniał płatności za sponsoring, wynajem terenów klubowych innym grupom sportowym, wynajem obiektów z nawierzchnią sztuczną i/lub wynajem domu klubowego na imprezy towarzyskie. W zależności od klubu, mogą istnieć inne możliwości pozyskiwania przychodów – na przykład poprzez wystawianie faktur dla trenerów personalnych za korzystanie z obiektów klubowych / siłowni itp.

• Zarządza kontem bankowym klubu

Skarbnik klubu jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji bankowej klubu. Obejmuje to zbieranie funduszy napływających ze wszystkich działań klubu, w tym płatności członkowskich, sponsoringu i pozyskiwania funduszy, wnoszenie funduszy na konto bankowe klubu poprzez przelewy elektroniczne (lub osobiście) oraz uzgadnianie zapisów bankowych z tymi działaniami generującymi pieniądze.

• Wysyłanie przypomnień o płatnościach do trenerów

Treasurers mają nadzór finansowy w klubie i wiedzą, kiedy członkostwo nie zostało opłacone. Zazwyczaj jest to przekazywane członkowi za pośrednictwem trenera i może trwać kilka tygodni, zanim wszyscy członkowie otrzymają komunikat w ten doraźny sposób.

• Uzyskiwanie zgody komitetu klubu na większe wydatki

Różne kluby będą miały różne polityki, jeśli chodzi o wydawanie pieniędzy, ale skarbnik klubowy zazwyczaj będzie musiał uzyskać podpis Przewodniczącego lub Sekretarza lub obu, aby autoryzować płatności z konta bankowego klubu, a znaczące wydatki mogą wymagać ratyfikacji przez posiedzenie zarządu lub nawet AGM klubu.

• Przygotowanie sprawozdań finansowych przed Walnym Zgromadzeniem Członków

Nowoczesne kluby sportowe mają znaczną ilość operacji finansowych w ciągu roku, a działalność ta jest relacjonowana na Walnym Zgromadzeniu Członków klubu. Skarbnik musi sporządzić szczegółowy raport zawierający przychody i wydatki oraz aktywa/pasywa (lokale, maszyny, długi, pożyczki itp.) klubu, co wymaga szczegółowego przeglądu przychodów ze wszystkich źródeł oraz szczegółowego zapisu, jakie fundusze klubowe zostały wydane w ciągu roku i na co zostały wydane. Wielu skarbników używa arkuszy kalkulacyjnych Excel lub innego rodzaju oprogramowania księgowego do prowadzenia ewidencji finansów klubowych.

• Raportowanie o wynikach finansowych klubu podczas klubowego AGM

Po zakończeniu przygotowań, raport skarbnika będzie znajdował się w porządku obrad klubowego AGM, a budżety i zapisy finansowe będą przeglądane przez członków i nowy budżet zostanie uzgodniony na następny rok.

Ciągłość jest wyzwaniem dla wszystkich ról wolontariatu klubowego, ale jest szczególnie ważna w roli skarbnika. Gdy jeden skarbnik opuszcza komitet na AGM i zostaje zastąpiony przez nowego skarbnika, przekazanie wszystkich zapisów finansowych i kont bankowych jest ważne. Posiadanie scentralizowanego rejestru finansów ułatwia to przejście, a pełny rejestr może być łatwo przejęty przez nowego skarbnika.

Jak Clubforce może ułatwić rolę skarbnika klubowego…

Moduł Accounts w Clubforce ułatwia skarbnikom klubowym transfer funduszy na konto bankowe klubu lub NGB; raportowanie finansów i robienie wieloletnich porównań finansowych; wydawanie rabatów i/lub zwrotów członkom. System Clubforce prowadzi również pełny rejestr wszystkich transakcji finansowych i opłat za usługi oraz wydaje członkom automatyczne pokwitowania z unikalnymi identyfikatorami za każdy dokonany zakup. Członek ma również dostęp do swojego własnego konta członkowskiego – nie musi więc konsultować się ze skarbnikiem klubu, aby sprawdzić swój status płatności.

System Clubforce pozwala również sponsorom na reklamowanie się na klubowych paragonach, a skarbnicy mogą tworzyć, wystawiać i śledzić faktury za cokolwiek z panelu administracyjnego.

Clubforce zmniejsza również prawdopodobieństwo zagubienia się w komunikacji pomiędzy skarbnikami, rejestratorami i trenerami w odniesieniu do statusu płatności, ponieważ wszystkie te informacje są dostępne dla różnych ról po kliknięciu przycisku w aplikacji lub na pulpicie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak Clubforce może pomóc skarbnikowi klubowemu zadzwoń do nas już dziś pod numer +353-91+506048 lub wypełnij poniższy formularz, a jeden z naszych pracowników skontaktuje się z Tobą, aby zorganizować demo.