Przede wszystkim, nie chcemy, ani nie chcemy, abyś uważał informacje zawarte w tym blogu za porady prawne. Zamiast tego, ma to być tylko pomocna (ale ogólna) informacja. Zachęcamy do sprawdzenia z radcą prawnym, co do wszelkich praw wymienionych w tym blogu i wszelkich zobowiązań ty lub twoja firma może mieć.

Widziałeś z pierwszej ręki, jak zatrudnianie właściwych pracowników może zrobić lub złamać produktywność miejsca pracy. Świetny zespół pracowników jest tak wydajny, energiczny i dynamiczny, jak dobrze naoliwiona maszyna. Jednakże, przypadkowo zatrudniając pracownika poniżej standardu może rzucić poważny klucz w biegu i doprowadzić cały system do zgrzytu.

Dla właścicieli małych firm, takie awarie w komunikacji i wydajności przekładają się na utratę pieniędzy. Dlatego tak ważne jest, aby dokładnie sprawdzać kandydatów za pomocą dobrze zorganizowanego procesu zatrudniania, w tym kompleksowego prześwietlania. Chociaż prześwietlanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla pracodawców, wymaga ono również dbałości o szczegóły i z punktu widzenia prawa. Prześwietlenia pracowników są ogólnie uznawane za „raporty konsumenckie” zgodnie z federalną ustawą Fair Credit Reporting Act (FCRA), co oznacza, że podlegają one określonym parametrom dostępu i wykorzystania. Zachowanie zgodności z przepisami FCRA podczas całego procesu prześwietlania jest kluczowe. Jeśli zignorujesz prawa konsumenckie – nawet przypadkowo – możesz narazić się na kosztowne i czasochłonne procesy sądowe, które mogą wyeliminować Cię z biznesu.

Podczas wprowadzania nowych osób na pokład konieczne jest korzystanie z usługi prześwietlania pracowników zgodnej z FCRA, takiej jak ShareAble® for Hires. Wiedząc, że prześwietlanie pracowników odbywa się zgodnie z przepisami o raportowaniu konsumenckim, masz o jedną rzecz mniej na głowie przy wyborze najlepszego kandydata do pracy.

W tym artykule omówimy – na poziomie ogólnym (nie jest to porada prawna; w tej sprawie należy skonsultować się z radcą prawnym) – w jaki sposób przepisy FCRA wpływają na proces prześwietlania i przejdziemy przez kilka ważnych kroków.

Co to jest Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

FcRA to prawo federalne, które zostało uchwalone w 1970 roku. Pierwotnie zaprojektowany, aby pomóc konsumentom kwestionować i rozwiązywać nieścisłości w ich raportach kredytowych, ustawa ta została od tego czasu rozszerzona na wiele innych raportów konsumenckich.

Raport konsumencki zawiera informacje dostarczone przez agencję raportowania konsumentów. Informacje te mogą dotyczyć:

• Zdrowia kredytowego
• Charakteru
• Ogólnej reputacji
• Charakterystyki osobistej
• Sposobu życia

Powyższe informacje są zazwyczaj wykorzystywane do określenia kwalifikowalności do różnych celów, w tym zatrudnienia, kredytu lub ubezpieczenia.

Dzisiaj, standardy zgodności FCRA ogólnie regulują pracodawców, którzy korzystają z raportów o przeszłości, wraz z agencjami raportowania konsumentów (CRA), które dostarczają im te raporty. Przepisy FCRA mają zastosowanie w każdym przypadku, gdy pracodawca uzyskuje informacje o potencjalnym kandydacie do pracy ze źródła zewnętrznego.

Według innych przepisów i według FKH, FCRA zabezpiecza kandydatów do pracy przez zapewnienie:

• Mają prawo do uzyskania informacji o sprawdzeniu przeszłości
• Mają prawo do wyrażenia zgody na sprawdzenie przeszłości w zakresie zatrudnienia
• Mają prawo do przeglądania informacji dotyczących ich danych osobowych i informacji finansowych

.

• Mają prawo do poprawienia wszelkich nieścisłości, które może zawierać ich raport przeszłości
• Mają prawo do odwołania się od decyzji, jeśli wnioskodawca uważa, że decyzja została podjęta niesprawiedliwie

Co to jest zgodność z FCRA i co to oznacza dla pracodawców?

„Zgodność z FCRA” oznacza zazwyczaj przestrzeganie wymagań określonych przez Fair Credit Reporting Act. Wymagania te ogólnie wymagają od pracodawców przeprowadzania prześwietleń, które są dokładne, przejrzyste i uczciwe wobec konsumentów.

Aby pomóc zapewnić, że Twoja mała firma jest chroniona przed pozwem FCRA, ważne jest, aby zapoznać się z procesem żądania prześwietlenia zgodnego z FCRA.

Federalna Komisja Handlu (FTC) określa obowiązki pracodawcy w trzech różnych kategoriach::

• Przed żądaniem sprawdzenia przeszłości
• Przed podjęciem niekorzystnego działania
• Po podjęciu niekorzystnego działania

Każdy konkretny etap sprawdzania przeszłości ma swoje własne wymagania w procesie sprawdzania.

Obowiązki pracodawcy przed złożeniem wniosku o sprawdzenie przeszłości

Pracodawcy powinni rozważyć wykonanie następujących czynności przed złożeniem wniosku o sprawdzenie przeszłości:

• Przekazanie wnioskodawcy pisemnego zawiadomienia, wyjaśniającego, że informacje uzyskane w raporcie konsumenckim mogą być użyte do decyzji związanych z zatrudnieniem. Zawiadomienie musi być samodzielne i nie może być dołączone do podania o pracę.
• Uzyskaj pisemną zgodę wnioskodawcy na uzyskanie raportu konsumenckiego.

Obowiązki pracodawcy przed podjęciem niekorzystnych działań

Jeśli zdecydujesz, że wyniki raportu o pochodzeniu dyskwalifikują kandydata do pracy, musisz podjąć pewne kroki zanim odrzucisz jego podanie, odmówisz awansu lub podejmiesz inne niekorzystne działania związane z zatrudnieniem. Ogólnie rzecz biorąc, należy zapewnić kandydatowi lub pracownikowi:

• Powiadomienie z kopią raportu konsumenckiego, którego użyłeś do podjęcia decyzji o zatrudnieniu
• Kopię A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act
• Niezbędny czas na zapoznanie się z raportem i potwierdzenie lub zakwestionowanie jego ustaleń

Obowiązki pracodawcy po podjęciu niekorzystnych działań

Jeśli zdecydujesz się na podjęcie niekorzystnych działań, generalnie musisz dostarczyć powiadomienie o swoim zamiarze ustnie, elektronicznie lub pisemnie do wnioskodawcy.

Ogłoszenie o działaniach niepożądanych wyjaśnia prawa osoby do zapoznania się z informacjami podanymi podczas sprawdzania przeszłości. Daje im to możliwość poprawienia niedokładnych informacji. Zawiadomienie powinno generalnie zawierać:

• Informację o Agencji Sprawozdawczości Konsumenckiej, która dostarczyła raport
• Oświadczenie, że usługa prześwietlania nie zdecydowała o podjęciu negatywnego działania i nie może podać konkretnych powodów
• Informację o prawie osoby do. zakwestionowania dokładności lub kompletności jakiejkolwiek informacji
• Informuje osobę, że może ona otrzymać dodatkowy bezpłatny raport od firmy, jeżeli zażąda go w ciągu 60 dni

Według Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), musisz zachować tę dokumentację przez rok po wyciągnięciu raportu, lub po podjęciu działań, w zależności od tego, co nastąpi później. Po upływie tego okresu, należy prawidłowo pozbyć się raportu konsumenckiego. Ponownie, sprawdź z radcą prawnym, jeśli masz pytania.

Przestrzeganie przepisów EEOC dyskryminacji

Oprócz zgodności z FCRA, firmy zazwyczaj muszą również przestrzegać standardów określonych przez Equal Employment Opportunity Commission. Standardy te mogą obejmować następujące elementy:

• Nie można sprawdzić tła wnioskodawców i pracowników, gdy decyzja jest oparta na wieku, rasy, pochodzenia narodowego, koloru, płci, religii, niepełnosprawności lub informacji genetycznej. Na przykład, tylko pytanie aplikantów w określonym wieku lub starszych o ich historię finansową może być zakwalifikowane jako dyskryminacja.
• Musisz stosować te same standardy do wszystkich.
• Nie możesz opierać decyzji o zatrudnieniu na problemach związanych z przeszłością, które mogą być bardziej powszechne wśród pewnych grup.
• Możesz być zmuszony do zrobienia wyjątków dla problemów ujawnionych podczas sprawdzania przeszłości, które zostały spowodowane przez niepełnosprawność.

Większość właścicieli firm nie zignorowałaby celowo przepisów FCRA, ale nawet niezamierzona niezgodność z nimi może spowodować poważne konsekwencje, które mogą zniszczyć twoją firmę.

Niezwykle ważne jest, aby potwierdzić, że agencja Consumer Reporting Agency, która dostarcza ci raporty jest wiarygodna i rzetelna; błąd agencji, którą zatrudniasz do przeprowadzenia prześwietlenia może również zaszkodzić twojej firmie. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać renomowaną usługę prześwietlania pracodawców, która spełnia wszystkie przepisy dotyczące raportowania konsumenckiego od samego początku.

Jakie są konsekwencje niezgodności z FCRA?

Twoja firma może spotkać się z poważnymi karami finansowymi za naruszenie przepisów FCRA – nawet jeśli naruszenie jest przypadkowe. Rozstrzyganie pozwu o sprawdzenie tła FCRA może być niezwykle kosztowne.

Według Webrecon LLC, w samym lutym 2018 roku złożono 422 pozwy FCRA. Liczby te stale rosły każdego roku, wskazując, że potencjalni pracownicy są świadomi swoich praw i są przygotowani do podjęcia działań przeciwko pracodawcom niezgodnym z przepisami.

Takie kosztowne spory sądowe mogą zrujnować twoją małą firmę; pozwy sądowe pracodawców są niewiarygodnie drogie i mogą trwać miesiące lub nawet lata, aby rozwiązać. Pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby pozostać w zgodzie z FCRA.

Jak postępować zgodnie z FCRA podczas procesu zatrudniania?

Powinieneś omówić to pytanie ze swoim radcą prawnym. Jednym ze sposobów na zapewnienie, że Twój proces prześwietlania jest zgodny z FCRA, jest skorzystanie z renomowanego serwisu prześwietlającego. Zgodny z FCRA dostawca usług prześwietlania obejmuje zbieranie i przechowywanie indywidualnych raportów.

Uwaga: istnieją pewne prawa państwowe, które mogą ograniczyć możliwość uzyskania pewnych informacji osobistych podczas prześwietlania. Na przykład (nie jest to wyczerpująca lista), Kalifornia i Massachusetts mają przepisy, które częściowo określają, że pracodawcy nie mogą brać pod uwagę lub szukać informacji o aresztowaniach, które nie zakończyły się wyrokiem skazującym. Oprócz przestrzegania FCRA playbook zgodności, konieczne jest, aby być na bieżąco w każdym stanie prawa, w którym Twoja firma działa.

Run FCRA-Compliant Background Checks z ShareAble dla Hires

Bringing nowych pracowników do firmy jest delikatne zadanie; musisz przestrzegać obowiązujących przepisów sprawozdawczości konsumentów, a jednocześnie starają się określić, czy będą one aktywów lub zobowiązań do firmy. Wzmocnij swój zgodny proces z kompleksowym badaniem tła pracowników za pośrednictwem ShareAble for Hires.

Stworzony specjalnie, aby pomóc małym firmom, ShareAble® for Hires zapewnia kompleksowe, zgodne z FCRA raporty w ciągu kilku minut. Potwierdź dane osobowe kandydata i pomóż zapobiegać oszustwom, przeprowadzając przed zatrudnieniem kontrolę kredytową i sprawdzając tożsamość. Dzięki tym szczegółowym raportom możesz odkryć czerwone flagi związane z tożsamością i dowiedzieć się więcej o historii finansowej kandydata, w tym o zaległych długach. Wiedząc, że Twój potencjalny pracownik jest odpowiedzialny za pieniądze, możesz być spokojny – szczególnie, jeśli stanowisko wiąże się z nadzorem finansowym. Wspierany przez TransUnion, głównej agencji sprawozdawczości kredytowej, można czuć się pewnie, że wyniki są dokładne i wiarygodne.

Pomóż chronić swoją firmę, pracowników i klientów z potencjalnego klucza w biegu z wiodących w branży kontroli tła karnego. Każdy raport kryminalny jest zgodny z obowiązującymi przepisami FCRA podczas przeszukiwania krajowych i stanowych kryminalnych baz danych, w tym FBI’s Most Wanted, National Sex Offender Public Registry oraz Customs and Border Protection. Dzięki dogłębnemu sprawdzeniu rekordów aresztowań, nakazów i postępowań sądowych, możesz spać spokojnie wiedząc, że użyłeś zgodnego z przepisami prześwietlenia w celu zmniejszenia ryzyka niebezpiecznego zatrudnienia.

ShareAble for Hires zapewnia prostą, bezpośrednią wycenę, bez wymagań subskrypcji lub opłat za rejestrację. Jest to idealne rozwiązanie dla kierowników ds. rekrutacji, którzy nie muszą sprawdzać setek kandydatów rocznie. Płacisz tylko za prześwietlenia, których potrzebujesz, kiedy ich potrzebujesz.

Choć nie możesz ochronić swojej firmy przed każdym potencjalnym zagrożeniem, możesz pomóc zmniejszyć ryzyko pozwów sądowych o raporty konsumenckie dzięki prześwietleniom zgodnym z FCRA. Chroń swoją firmę i spraw, aby dobrze naoliwiona maszyna działała sprawnie dzięki ShareAble for Hires. Dowiedz się więcej i rozpocznij sprawdzanie już dziś.