Se você está olhando para crescer o seu negócio, você precisa começar do jeito certo.

Para obter o crescimento massivo que você espera nos próximos anos, você deve ter certeza de que o seu negócio está organizado.

Isto é mais fácil para uma grande empresa e um enorme orçamento – e centenas (ou milhares) de empregados – mais muito tempo para se dedicar a manter-se organizado.

Mas como pode ter a certeza de que o seu pequeno negócio está em ordem quando está atado a dinheiro e só tem alguns empregados?

Bem, já lá estive.

Eu conheço a dor de lutar desesperadamente contra a desorganização que afecta todas as pequenas empresas.

E sei que mesmo que esteja a usar as melhores ferramentas para fazer crescer o seu negócio, o sucesso pode ser retardado se não estiver a colocar as coisas certas no lugar para ter a certeza de que está a crescer.

Gerir o seu espaço de escritório e armazenamento

Para começar, você precisa ter certeza de que o seu ambiente físico está limpo e organizado.

Isso garante que você seja capaz de ter um desempenho ao seu mais alto nível. Em muitos aspectos, a organização de toda a sua empresa é determinada pela organização da sua mesa.

Para começar, certifique-se de que tudo tem um lugar específico, mesmo que esse lugar esteja numa pilha de papéis na sua mesa.

Para fazer o melhor uso desse espaço, Bellevue Business Journal recomenda o uso de oportunidades de armazenamento vertical para melhorar o seu fluxo de trabalho e eficiência.

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Desde que a papelada tende a consumir muito do tempo e dos recursos da maioria dos trabalhadores de escritório modernos, você deve considerar o armazenamento fora do local.

Isso significa que você vai gastar menos tempo gerenciando seus documentos, e você pode ter certeza de que eles estão seguros e protegidos melhor do que você mesmo poderia fazer.

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Se este não é exactamente o seu estilo de trabalho, no entanto, vou mostrar-lhe outro método que pode ajudar a reduzir a sua carga de papel num minuto.

Cuidado com o apoio ao cliente

Os seus clientes fiéis são o coração do seu negócio.

Embora eles ocupem muito do seu tempo e recursos, é tempo bem gasto para mantê-los felizes e satisfeitos com os serviços que você tem para oferecer.

Para ter certeza de que você está alcançando-os eficazmente, considere o uso de um programa como o Groove que lhe permite gerenciar seus ingressos de clientes de forma eficaz.

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Isto permite-lhe gastar menos tempo a gerir clientes e mais tempo a melhorar os seus produtos e sistemas empresariais.

É importante automatizar o seu sistema, mas é uma má ideia automatizar as suas relações com os clientes.

Utilize software como o Groove que permite aos seus funcionários fortalecer o seu relacionamento com os seus clientes, mas não tente automatizar o processo.

Isso só o deixará frustrado quando os clientes o deixarem para trás para os concorrentes que os tratam melhor.

Em vez disso, facilite o tratamento de seus clientes com um serviço de classe mundial e eles o recompensarão com negócios e referências contínuas.

Planeie suas campanhas de mídia social com antecedência

Se você está realizando uma campanha de marketing de mídia social com um orçamento, você precisa reduzir o tempo que você está gastando mantendo as coisas online.

Em vez de perder tempo a publicar posts a cada poucas horas, você deve agendar as coisas com antecedência.

Esta simples técnica de organização irá poupar inúmeras horas e ajudá-lo a melhorar sua eficiência e produtividade.

Há também outra técnica que pode levar as coisas para o próximo nível. Ao invés de apenas escrever posts em mídias sociais para os próximos dias, por que não deixar uma ferramenta publicá-los para você?

Meet Edgar é uma ótima maneira de gerenciar seu conteúdo de antemão, permitindo que você escreva atualizações em mídias sociais uma vez, e depois as envie várias vezes.

Esta é uma ótima maneira de manter as coisas organizadas sem se repetir, atualizando constantemente seus feeds sociais.

Gerencie seus recibos de despesas

Se você tem administrado seu pequeno negócio por algum tempo, você sabe como pode ser frustrante gerenciar todos os seus relatórios de despesas.

Eles são um incômodo para acompanhar e registrar, mas eles precisam ser gerenciados para que você possa ficar em dia com os impostos e garantir que suas finanças estejam em ordem.

Você não pode simplesmente adiá-los quando um trabalho mais importante surgir. Você deve acompanhar cada compra e transação semanalmente.

A solução?

Utilizar software como o Expensify que faz todo o trabalho, mantendo suas despesas organizadas e registradas para que você possa se concentrar nas coisas que realmente importam.

E por falar em deixar o software tratar da sua papelada, você pode estender isto a outras áreas do seu negócio para resultados estelares.

Vá sem papel

Se você quiser reduzir a desordem e a gestão que estão associadas a todos os papéis que você precisa para acompanhar, pode ser a hora de ir sem papel.

Isto significa que, em vez de manter o controle de dezenas de arquivos e pastas o tempo todo, você apenas reduz tudo para digitalizações digitais dos documentos mais importantes.

Se você vai tentar isso, você precisa de uma maneira de digitalizar documentos rapidamente para não ter dificuldades em acompanhar a carga de trabalho.

CamScanner é uma ótima aplicação para digitalizar suas contas e outros papéis de forma rápida e fácil.

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CamScanner permite manter os arquivos no aplicativo, mas você também pode transferi-los para o seu computador.

Se você precisar compartilhar esses arquivos com uma equipe de indivíduos, eu recomendo manter seus arquivos arquivados em um programa como o Dropbox.

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Isso garante que todos na sua pequena empresa estejam atualizados com os documentos mais recentes, mas você não precisa se preocupar com o gerenciamento extensivo de arquivos offline.

Organize suas senhas

Se você é como a maioria das pessoas, você tem um dos dois sistemas para gerenciar suas senhas.

Ou você usa a mesma senha o tempo todo para sites diferentes, ou você constantemente esquece as senhas que você definiu para cada site.

Em vez de qualquer um destes, recomendo um terceiro sistema: deixar um aplicativo gerenciar suas senhas para você.

Sim, você pode fazer isso automaticamente em um navegador como o Chrome. Mas infelizmente, isto não é completamente seguro, pois qualquer pessoa que tenha acesso ao seu computador pode usá-lo.

Em vez disso, eu recomendo usar 1Password para gerenciar suas senhas. Este é um programa que armazena suas senhas juntas no aplicativo móvel e desktop.

Até ao contrário do recurso de preenchimento automático do Chrome, no entanto, você deve inserir uma única senha para acessar as outras senhas.

Esta é uma série de algumas palavras, o que é fácil de lembrar, mas quase impossível de hackear.

Aqui está como ele funciona. Digamos que você precisa entrar na sua conta no Stripe. Você iria para a página de login da Stripe.

Você pode clicar no ícone 1Senha no Chrome, ou você pode digitar o comando de atalho do teclado + \.

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Esta opção abre o formulário 1Password, onde você vai digitar a senha baseada em palavras que lhe dá acesso a outras senhas.

1Password, em seguida, preencha automaticamente Stripe com suas informações de login e senhas salvas. Também o regista automaticamente, por isso é menos um clique para fazer.

1Password irá armazenar informação para uma variedade de contas.

A melhor parte é que cada site pode ter uma password complexa e única, mas pode aceder a todas elas com a sua única frase.

Na verdade, 1Password irá até gerar uma senha aleatória e de alta segurança se você quiser.

Isto significa que menos da sua memória é dedicada a senhas, e você pode fazer mais trabalhando eficientemente e mantendo seus logins organizados.

Implementar o seu espaço de trabalho para aumentar a produtividade

Se você vai progredir com o seu negócio, você precisa criar um ambiente que suporte essa visão.

Existem algumas técnicas comprovadas que podem ajudá-lo a obter mais do seu espaço de trabalho.

Believe it or not, adicionando algumas plantas ao seu escritório, você pode aumentar a produtividade em 15% através de uma melhor concentração.

Você também terá um impulso ao utilizar uma mesa de trabalho em pé e limpar seus cabos.

Estas técnicas ajudam-no a manter-se energizado e concentrado sem as distracções que vêm de um local de trabalho desorganizado.

Podem demorar apenas alguns minutos, mas mesmo pequenas mudanças que melhoram a sua produtividade podem fazer uma enorme diferença no quão organizado e produtivo é o seu pequeno negócio.

Calcule o rasto das notas na nuvem

Se você escreve notas, itens de afazeres, idéias e informações de contato em pedaços de papel ou o que estiver mais próximo, é hora de se organizar mais.

Embora provavelmente já saiba que o Evernote é uma óptima forma de o fazer, deve começar a implementá-lo imediatamente.

Para que o Evernote funcione melhor, precisa de decidir que filosofia vai aplicar.

Gravará tudo lá, e depois usará a função de pesquisa para encontrar as suas notas mais tarde?

Or irá colocar cuidadosamente as suas notas em pastas e usar etiquetas e cabeçalhos para ter a certeza que sabe o que está no programa?

A qualquer uma destas é uma opção válida. A chave é criar um sistema que funcione para você e depois continuar usando-o.

Calme o desktop do seu computador organizado

Apenas como o seu desktop físico deve estar limpo e para ajudá-lo a se manter organizado e fazer o trabalho, o seu desktop digital também deve estar limpo e organizado.

Uma boa regra geral é que se você não consegue ver o fundo da sua área de trabalho, você deve trabalhar para reduzir e remover os itens que congestionam seu computador.

Após ter limpo sua tela principal, considere eliminar seus arquivos baixados e remover quaisquer links ou outros arquivos que você não está usando.

Se quiser, pode até limpar o seu lixo e poupar algum espaço no disco rígido.

Esta é uma óptima forma de proporcionar uma visão refrescante dos seus processos de trabalho que o ajudará a manter-se organizado.

Aprimore seu sistema de agendamento

Se você tem reuniões freqüentes, bate-papos em vídeo ou janelas para outros agendarem horários para trabalhar com você, você precisa de uma maneira de gerenciar esses blocos de tempo de forma eficaz.

A maioria das pessoas tende a usar e-mails e convites para agendar eventos como este.

Mas o ajuste contínuo dos horários pode ser uma sobrecarga e uma perda de tempo. Ao invés disso, encontre um horário perfeito para se reunir usando um programa como Calendly.

Calendly permite que outros agendem um horário para trabalhar com você, de modo que você não precise de mensagens para frente e para trás.

É uma maneira simples de se manter em contato com os outros sem a confusão que normalmente acompanha os incômodos do agendamento.

Tracking your time effectively

Se você é um freelancer, você sabe a importância de rastrear suas horas faturáveis.

Mas mesmo que você não precise rastrear horas para garantir que você seja pago, é uma boa idéia começar a usar um programa como o Toggl.

Toggl é uma forma rápida e fácil de rastrear seu tempo, que pode ser útil para qualquer proprietário de pequena empresa.

Ao criar projetos e tarefas separadas no Toggl, você pode facilmente acompanhar as horas que você está colocando para atingir seus objetivos mais importantes.

Em vez de se perguntar por que você não cumpriu as referências que você definiu anteriormente, você pode usar o Toggl para se manter organizado e acompanhar como você está gastando seu recurso mais valioso – o seu tempo.

Certifique-se de acompanhar as faturas e pagamentos

Todos os pequenos negócios precisam gerenciar pagamentos, faturas e faturamento. Este é um conjunto crítico de tarefas que mantém o negócio vivo, mas pode ser uma luta para manter tudo organizado.

Em vez de trabalhar constantemente para garantir que isso seja eficaz para você, considere o uso de um programa como o FreshBooks para lidar com suas faturas.

Remmbrar, a grande maioria das informações de pagamento que você precisa para gerenciar não afeta diretamente a qualidade do seu trabalho ou apelar para as suas competências essenciais.

Para qualquer um destes tipos de tarefas administrativas, dirija-as para o software para poupar tempo para si.

Quanto menos tarefas você precisar completar em um dia, mais você pode se concentrar nas áreas que realmente o atraem e o ajudam a realizar o que você precisa.

Planje com antecedência para impostos trimestrais

Se o seu negócio é baseado nos Estados Unidos, você precisará ter certeza de pagar os impostos trimestrais que são devidos a cada poucos meses.

Even se você não estiver baseado nos Estados Unidos, no entanto, precisa de se manter actualizado sobre as políticas fiscais do seu país e região.

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Não se trata apenas de algo que deve pensar em organizar.

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Se não estiver em conformidade com os regulamentos fiscais onde vive, pode acabar por pagar multas ou mesmo ser encerrado.

Para ter certeza de que você está pagando os impostos e pagando os valores devidos em momentos diferentes, procure um serviço como inDinero.

>>Vai orientá-lo para garantir que você esteja em dia com os seus impostos sem gastar muito tempo ficando organizado com os requisitos para a sua localidade.

Domine a sua caixa de entrada de e-mail

Se a sua caixa de entrada está cheia de e-mails não lidos, pode ser frustrante e pode consumir muito do seu tempo.

Terá mais sucesso com o seu pequeno negócio se reduzir este a um baixo número de e-mails importantes e limpar regularmente a sua caixa de entrada.

Perito em produtividade Brian Tracy recomenda manter uma caixa de entrada de e-mails limpa, apagando os seus e-mails não solicitados e salvando apenas aqueles que vai precisar novamente.

Se tiver dificuldades em gerir eficazmente a sua caixa de entrada, pode tentar a Inbox pelo Gmail. Este aplicativo agrupa diferentes tipos de e-mails.

Isso significa que você pode ver rapidamente suas atualizações sociais, recibos de compra ou itinerários de viagem sem passar por e-mails pessoais e de trabalho importantes.

Ao folhear os e-mails menos importantes, você pode trabalhar na sua caixa de entrada ainda mais rapidamente.

Esta é uma de muitas ferramentas diferentes que podem ajudar a reduzir o tempo que você gasta enviando e recebendo e-mails, e irá economizar muitas horas enquanto mantém você mais organizado.

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Limpe sua lista de leitura

Se você é como muitos empresários, você está constantemente encontrando artigos que você sabe que o ajudarão a crescer seu negócio e aumentar suas receitas e conversões.

Se você não tem tempo para ler o artigo, no entanto, você provavelmente o armazena em outro lugar, como um marcador de página em seu navegador ou enviando-o por e-mail para você mesmo.

Se for esse o caso, você vai querer mudar esta lista de artigos de difícil manuseio para algo que você possa facilmente gerenciar.

Eu recomendo o Pocket, que o ajuda a manter o controle dos artigos e vídeos que você quer ler ou assistir mais tarde. É um sistema simples que mantém artigos interessantes que você salva.

> Para usá-lo, você vai querer primeiro encontrar um artigo que pareça interessante. Se você instalar a extensão Pocket Chrome, você precisará clicar nela na janela do navegador.

>No menu suspenso que aparece, você pode adicionar uma tag e ver os artigos relacionados que outros salvaram para ler mais tarde.

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Instantly, o novo artigo que você salvar aparecerá na sua lista principal de peças para ler no Pocket.

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Evenda melhor, os artigos que você salvar no Pocket estão disponíveis para ler em todos os seus dispositivos. Isto facilita a leitura no seu telefone quando você está viajando.

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Guardar uma lista de leitura de artigos no Pocket permite-lhe guardar rapidamente peças interessantes sem criar uma lista confusa algures no seu computador.

Se você faz muita leitura online, é uma óptima maneira de organizar o seu material de leitura e mantê-lo disponível para acesso em todos os seus dispositivos.

Reduza o seu armazenamento físico de papel

Mencionei anteriormente que a papelada é uma enorme frustração para muitos proprietários de pequenas empresas.

Você pode reduzir a quantidade de tempo que gasta a gerir a papelada criando primeiro um sistema de organização para o seu local de trabalho.

Se quiser, pode levar a sua gestão de papel de uma tarefa interna para algo que outra empresa faz por si.

Se nenhuma dessas opções lhe parecer atraente, toda a esperança não se perde. Comece organizando seus documentos armazenados em uma ordem lógica.

Certifique-se de manter seus papéis mais importantes por perto para facilitar o acesso.

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Para qualquer papel que você não precisa mais, você deve se livrar deles. Quanto mais papéis você se livrar, menos espaço você precisará se preocupar.

Esta é a maneira mais eficaz de manter seus papéis organizados sem sistemas de gerenciamento extensos. Simplesmente jogue fora o que não é necessário.

Se você mantém arquivos e documentos importantes que não podem ser jogados fora, considere usar um serviço como o Shred-It para destruir seus documentos.

Esta é uma ótima maneira de se manter seguro e reduzir a carga de trabalho e o incômodo associado com os papéis que você precisa gerenciar diariamente.

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Quanto menos peças você precisar se preocupar no sistema organizacional da sua pequena empresa, mais você será capaz de se concentrar no que é mais importante para o seu negócio.

Conclusão

Se pretende fazer crescer o seu negócio, precisa de ter a certeza que está organizado para lidar com o crescimento inevitável que deve esperar ver.

Para isso, precisa de ter a certeza que as suas finanças estão em ordem. Certifique-se de acompanhar as suas receitas de despesas e transacções.

Segure que está pronto para quaisquer impostos que precisem de ser pagos durante o ano.

Se as suas finanças estão organizadas, você precisa de se certificar de que o seu espaço de escritório também está organizado. Use alguns métodos comprovados para aumentar a produtividade organizando o seu espaço de armazenamento.

E embora possa não ser uma solução para todos, considerando ficar sem papel. Armazene todos os seus documentos na nuvem, e rasgue os papéis extras que congestionam o seu espaço de trabalho.

O seu tempo é um dos seus bens mais preciosos como proprietário de uma pequena empresa, por isso certifique-se de que está organizado com controle de tempo e agendamento.

Leve para reduzir as suas tarefas, melhorando o seu fluxo de trabalho de e-mail, gerenciando a sua lista de leitura e mantendo as suas notas, senhas e desktop organizados.

Finalmente, automatize suas campanhas de marketing e mantenha um processo para lidar com as relações com os clientes e o suporte.

Que estratégias você usará para manter seu pequeno negócio organizado?