Você já parou para pensar nos riscos dos seus projetos? Se você é como a maioria dos profissionais técnicos você só chega ao trabalho pela manhã, e começa seu projeto onde você parou no dia anterior. Você tenta pontilhar todos os i’s e cruzar todos os t’s, e depois cruzar os dedos para que coisas inesperadas não o ceguem.
Padrões de gerenciamento de projetos ditam que você planeje com antecedência os riscos para os fatores críticos de sucesso do seu projeto. Cada risco deve ser identificado e classificado em uma escala de Probabilidade e Gravidade (1-10 ou similar) em um log de risco.
Risco = Probabilidade x Gravidade
Principais formas de gerenciar os riscos do seu projeto:
- Anulação.
- Aceitação.
- Monitor e Preparação.
- Mitigação.
- Transferência.
Anulação
Embora muitas vezes não seja possível, esta é a maneira mais fácil de remover o risco de um projeto. Ela envolve a remoção das tarefas que contêm o risco do projeto.
Às vezes você pode remover uma pequena parte de um projeto que carrega um grande fator de risco. Neste caso, o planejamento proativo de gerenciamento de risco é um esforço muito válido.
Alterar o plano do projeto para remover um risco envolverá mudanças no escopo, recursos e/ou tempo do projeto, mas pode ser a resposta certa.
Aceitação
No outro extremo do espectro, a aceitação envolve o planejamento do risco no projeto. Se uma melhor estratégia de resposta não puder ser identificada, aceitar o risco pode ser suficiente para prosseguir com o projeto.
Relembrar, todos os projetos carregam risco de alguma forma. Não é imperativo que todos os riscos sejam eliminados. Mas eles devem ser discriminados e analisados na medida do necessário para que façam parte do plano do projeto e todas as partes apropriadas tenham assinado para aceitar o risco. A gerência deve ser notificada de que pode haver implicações no custo/tempo/etc. se o risco ocorrer.
Pode ser prudente permitir uma contingência – tempo, custo ou recursos – como parte da aceitação de um risco do projeto.
Monitor e Prepare
Simplesmente aceitando o risco, esta resposta pode ser usada para grandes riscos que carreguem uma probabilidade e/ou severidade elevada, mas deve ser aceita pelo projeto. Ela envolve as duas coisas seguintes:
- Criar planos para monitorar os gatilhos que ativam o risco.
- Criar planos de ação que podem ser mobilizados imediatamente após a ocorrência do risco.
Diz-se que a gestão impõe um prazo irrealista. A probabilidade de ultrapassagem do cronograma do projeto é alta. O plano do projeto poderia incluir “Monitoramento semanal do desvio do cronograma e uma notificação ao pessoal X assim que o desvio do cronograma for maior que Y”. Quando isso acontece, não é preciso pensar. Este é um exemplo de Monitorar e Preparar.
Mitigação
Desde que o risco é uma função de probabilidade e severidade, ambos os fatores podem ser examinados para reduzir o risco de falha do projeto.
- Probabilidade de ocorrência. Tomar medidas para reduzir a probabilidade de ocorrência de um risco. Esta é geralmente uma opção mais preferível do que reduzir a gravidade porque é melhor não experimentar o risco em primeiro lugar.
- Severidade. Reduzir o impacto do risco nos fatores críticos de sucesso do projeto.
Aqui estão algumas idéias para brainstorming:
- Reduzir complexidade nos procedimentos e/ou operações.
- Realizar testes adicionais.
- Adicionar mais recursos.
- Adicionar tempo ao cronograma (criar um buffer).
- Criar protótipos adicionais ou mais detalhados.
- Dar treinamento técnico adicional ao pessoal.
- Executar mais visitas ao local.
- Escrever especificações adicionais.
Transferência
Finalmente, você pode transferir o risco para outra parte. Naturalmente, isto normalmente exigirá alguma forma de compromisso (ou custo). Transferir a consequência de um risco para um terceiro nem sempre é fácil, mas é muitas vezes negligenciado. Aqui estão algumas idéias:
- Seguro de compra.
- Outsource trabalho difícil para uma empresa mais experiente.
- Utilizar um preço fixo em vez de um contrato de preço unitário (se você for o proprietário; vice versa se você for o fornecedor).
- Remover garantias e/ou garantias.
Sejam quais forem os métodos utilizados para gerir o risco do seu projecto, esperamos que você gaste o tempo necessário para o fazer. Crie um log de risco para cada item de risco e escreva uma estratégia para lidar com cada risco. Eu acho que você vai descobrir que o sucesso do projeto não será mais tão elusivo.