O Voice Mail foi introduzido no final da década de 1970. Gordon Mathews fundou uma empresa chamada VMX em 1979. VMX significava “correio de voz expresso”, e Mathews recebeu uma patente americana para sua invenção digital em 1982. A VMX foi o primeiro serviço de correio de voz, sendo seu primeiro cliente a 3M. O sistema gravou e gerenciou mensagens usando a tecnologia digital disponível durante o final dos anos 70 e 80. Algumas empresas ainda utilizam seus sistemas VMX.

Mails de voz são essencialmente gravações digitais de mensagens de voz enviadas e recebidas que são gerenciadas por um sistema on-site ou off-site. Alguns usuários adquirem sistemas que são operados e gerenciados por seus próprios funcionários ou em regime de contrato com outra empresa. Os usuários domiciliares, como usuários de telefone residencial e celular, freqüentemente utilizam um serviço externo, como o seu provedor de serviços telefônicos, para contas de correio de voz. Outros, entretanto, adquirem software que permite que seu PC se torne um sistema de mensagens eletrônicas.

Sistemas de correio de voz tornam os sistemas telefônicos mais poderosos e flexíveis, permitindo que conversas e informações passem entre as partes, mesmo quando ambas não estão presentes. Em um ambiente de trabalho, clientes e empresários dependem do correio de voz, tanto para deixar como para enviar mensagens. As mensagens enviadas, por exemplo, são as mensagens que as pessoas usam para cumprimentar aqueles que ligam para a sua linha. A mensagem de saída pode dizer a quem ligou para a linha a qual ligou, quando essa pessoa pode retornar e deixar uma mensagem. O chamador, armado com esta informação, pode deixar uma mensagem detalhada que é mais apropriada para as suas necessidades.

O correio de voz é normalmente integrado com o sistema telefónico local, permitindo que tanto os utilizadores internos como externos utilizem muitos recursos. Tais recursos incluem acesso off-site a mensagens, paging e entrega de mensagens urgentes, entre muitos outros.

Como nos sistemas telefônicos dos antigos, muitos sistemas de correio de voz hoje vêm com uma “operadora”. A diferença é que estas operadoras não são humanas, são auto-atendentes. Os atendentes automáticos guiam os usuários, tanto de dentro como de fora, através das muitas opções que um sistema de correio de voz tem a oferecer. Ele instrui os usuários como digitar comandos através dos teclados do telefone, como recuperar uma mensagem.

Na próxima página, falaremos sobre os diferentes tipos de correio de voz.