Galleri: Det finns en stor chans att du kommer att uppleva en långsam dag då och då. (Om du läser det här på jobbet kanske du har en sådan i dag.)
”Dessa lugna perioder kan vara avgörande om du använder dem för att kontrollera om du strategiskt uppfyller jobbmålen, eller, ännu viktigare, om du är på rätt väg mot dina mer långsiktiga karriärmål. Och det nya året är det perfekta tillfället att medvetet blockera denna tid”, säger Lynn Taylor, nationell expert på arbetsplatser och författare till Tame Your Terrible Office Tyrant (Tämja din hemska kontorstyrann): How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.
”Det råder ingen tvekan om att de anställda har mer att göra än någonsin tidigare”, tillägger Mark Strong, en livs-, karriär- och chefscoach baserad i New York. ”Vi har dock alla dagar då arbetsbelastningen avtar eller vår aptit att få verkligt arbete gjort avtar. Det är viktigt att använda de långsamma dagarna på ett mer strategiskt sätt eftersom de inte kommer så ofta.”
Teri Hockett, chef för What’s For Work?, en karriärsida för kvinnor, håller med. Hon säger att även om långsamma dagar är få på arbetsplatser idag – så är de absolut inte utrotade. ”De flesta branscher har perioder av naturlig stillestånd, vilket ger långsammare dagar än normalt. Det finns alltid en chans att hämta andan; tricket är att utnyttja tiden på ett bra sätt.”
Tyvärr vet de anställda vanligtvis inte hur de ska maximera sin tid under långsamma arbetsdagar ”eftersom dessa sällsynta intervaller är ungefär lika främmande som att din chef säger: ”Du har gjort ett så bra arbete på sistone att jag tycker att du ska sluta för dagen och gå hem”, säger Taylor. ”Om du är klok innehåller dock din att-göra-lista mer långsiktiga projekt, som är standarduppdrag för långsammare tider. Eller så använder du tiden till att reflektera över din övergripande roll och om du uppnår dina större mål.”
Strong säger att det är ganska vanligt att arbetstagare använder långsammare dagar för att lägga in en ”låg växel” och slutföra uppgifter som att städa sitt skrivbord, slutföra personliga uppgifter eller umgås med arbetskamrater. ”Det är bra”, säger han. ”Men en del av de långsammare dagarna kan och bör ägnas åt mindre uppenbara uppgifter i ”hög växel”, vilket är ett område som förtjänar lite belysning.”
”Det mesta jag ser och hör är att en avmattning får många anställda att gå in på Internet”, säger Cynthia Kyriazis, ordförande för Productivity Partners, Inc. ”Inte nödvändigtvis för att få e-post eller göra arbetsrelaterad forskning, utan för att spela spel, utforska nya webbplatser och koncept och kanske handla på nätet.”
Andra personer kommer att ta längre lunchraster, lämna kontoret tidigare eller hinna med sin personliga korrespondens – och detta är inte nödvändigtvis dåliga val, beroende på dina omständigheter, tillägger Taylor. ”Att ta lite tid för att göra saker som inte har med arbetet att göra kan vara nödvändigt för din mentala hälsa”, säger hon. ”Studier på arbetsplatsen har visat att pauser är nödvändiga för att fräscha upp sinnet och kommer att bidra till din produktivitet på jobbet. Om du arbetar i flera veckor i sträck utan paus kommer du att drabbas av konsekvenserna.”
I vår tid är det en gåva att kunna arbeta med personliga och arbetsrelaterade prioriteringar utan all den press och det kaos som en hektisk dag ofta medför, säger Kyriazis. Så du vill vara förberedd i förväg för att få den här tiden att räknas.
Här är 14 saker du bör göra på en långsam dag på jobbet:
Organisera dig. Att spendera tid på att leta efter felplacerad information tar bort fokus och energi och ökar stressen, säger Kyriazis. ”Eftersom rörighet är ett symptom på försenat beslutsfattande kan en långsam dag vara ett utmärkt tillfälle att fatta några beslut och få ordning på pappers- och informationsmonstret. Det hjälper dig att rensa ditt skrivbord och ditt sinne.”
Nu har du också chansen att ta itu med de e-postmeddelanden som översvämmar din inkorg, tillägger Hockett. ”Använd den här tiden för att rensa upp i din inkorg genom att följa en klassisk ledningsmetod som kallas ”Do it – Dump it – Delegate it” (gör det – dumpa det – delegera det). Du kommer att må bra när du har sett till att saker och ting är i ordning, och du kommer troligen att sticka ut på ett positivt sätt inom din organisation.”
Spåra vad du har åstadkommit. De flesta av oss har inte tid att inventera våra prestationer – men en långsam dag på jobbet ger det perfekta tillfället att göra detta. ”Detta är viktigt av så många skäl”, säger Strong. ”Det gör det förstås mycket lättare att förbereda sig för resultatbedömningar i mitten av året och i slutet av året. Men ännu viktigare är att den här listan är ovärderlig när det öppnas en tjänst på företaget som du vill ha eller när en befordran blir tillgänglig. Var alltid redo.”
Planera. Fem minuters planering sparar 30 minuters arbete, säger Kyriazis. ”Ägna tid åt att planera hur din nästa dag eller vecka kommer att se ut, och framför allt planera vad du ska göra med nästa långsamma dag eller tid som rullar runt. Det värsta man kan göra är att få tid och inte ha några idéer om hur man ska använda den.”
Nätverk. Genom att nätverka med andra inom ditt område håller du dig uppdaterad om industritrender och hjälper dig att förbli synlig i din krets av branschfolk, säger Taylor. ”Oavsett om du planerar att stanna kvar på ditt nuvarande jobb i flera år framöver eller inte, förbättras ditt goda rykte inom ditt område av din ökade synlighet. Kanske har du tappat kontakten med tidigare kollegor och det är dags att höra av dig. Du kanske får några knep, nya leverantörer eller till och med ledtrådar till nya anställningar. Det är alltid smart att hålla kontakterna vid liv.”
I bilder: 14 saker att göra på en långsam dag på jobbet
Bygg upp en relation med ditt team. Ta tillfället i akt att gå på lunch med en kollega eller till och med din chef, om det är möjligt, säger Taylor. I det normala halsbrytande tempot i affärsverksamheten är det svårt att ta sig tid i en social miljö för att diskutera helheten, företagets och avdelningens uppdrag eller bara för att bygga ett starkare band med lagmedlemmarna. ”Det ger en känsla av att bygga upp något tillsammans, vilket är en av de största anledningarna till att människor finner tillfredsställelse på jobbet.”
Hockett håller med. ”Ta upp telefonen, skicka direktmeddelanden eller ännu bättre, gå runt och interagera med kollegerna. Fråga dem hur det går, och gör en poäng av att lyssna mer än du talar. Detta kommer att ge värdefulla insikter ur personlig och affärsmässig synvinkel, samtidigt som det ger stor exponering för dig personligen.”
Strong föreslår också att man använder tiden till att bekräfta andra. ”Ägna lite tid åt att uppskatta dem som finns runt omkring dig. Skriv några lappar för hand där du tackar folk för ett bra 2013 eller lyfter fram din iver att samarbeta under 2014.”
Utvärdera dina mål och intentioner. Både professionella och personliga intentioner för de kommande månaderna eller året är avgörande för tillväxt och välstånd, menar Hockett. ”Gör dina intentioner synliga så att du kan se dem varje dag och dela dem fritt med andra.” Intentioner skiljer sig från mål genom att de ger dig flexibilitet för att lyckas, förklarar hon. ”Ett mål skulle till exempel vara ”Öka mitt nätverk med 15 procent” och en avsikt skulle vara ”Jag har för avsikt att tillbringa mer kvalitetstid för att odla och underhålla mina personliga och professionella relationer”.” Båda är dock viktiga – ta dig tid att utvärdera dina nuvarande mål och intentioner och fundera på att sätta upp några nya.
Dröm. ”Tillbringa en timme med att tänka på hur du önskar att saker och ting skulle vara, nya produktidéer, hur arbetet skulle kunna vara utan hinder”, säger Strong. ”Ingen av oss gör detta tillräckligt mycket och långsamma dagar ger hjärnan utrymme att göra det bra.”
Hockett säger att dagdrömmeri kan vara effektivt på en långsam dag ”eftersom det stimulerar hjärnan och ger möjligheter att visualisera de saker du vill åstadkomma på jobbet”. Om du till exempel dagdrömmer om en ny roll eller position inom ditt företag kommer din hjärna att hjälpa dig att utveckla en plan för hur du bäst tar dig dit.
Utvärdera din tidsanvändning. En lugn dag är ett utmärkt tillfälle att analysera hur du använder dina dagar och om du arbetar smart. ”Se dig själv som din egen tidshanteringskonsult och granska den senaste månadens möten och leveranser”, föreslår Taylor. ”Skapa vad du tror är ditt allmänna dagliga arbetsflöde på ett dokument och börja sedan göra justeringar för att öka effektiviteten. Det kan bli ett stort uppvaknande om du inser att du tillbringar alldeles för mycket tid i telefon med en viss klient eller kollega, hanterar e-post de första två timmarna på dagen, inte prioriterar din e-post, tar för lång tid på dig att hantera affärsrapportering, inte använder tekniska verktyg för transaktionsaktiviteter eller inte delegerar tillräckligt, till exempel.” Om du ibland känner att du drunknar i arbetsuppgifter är detta en idealisk tidpunkt för att göra några verkliga förändringar.
Lär dig. Använd den här tiden för att utöka dina egna yrkeskunskaper, säger Hockett. ”Ta igen tidningsartiklar som du har samlat på dig, böcker som samlar damm eller digitala aktiviteter som webbseminarier, bloggar eller interaktion med kollegor på forum.”
Om det ibland känns som om du får ögonen att skymma när dina kollegor pratar om den senaste widgeten eller om du snabbt byter ämne efter att ha hört talas om den senaste trenden en gång för mycket – kan det vara dags att bokmärka några viktiga webbplatser som håller dig uppdaterad, säger Taylor. ”Bläddra bland de bästa online-publikationerna och -webbplatserna för företag, handel och bloggar i din bransch, eftersom kunskap är makt. Din chef, dina medarbetare och dina kunder kommer alltid att uppskatta artiklar och länkar av intresse som du skickar, vilket ytterligare gynnar din karriär.”
Få lite motion. Ta en promenad utomhus eller ta extra tid på gymmet. ”Gör något som får dig att komma upp och röra på dig”, säger Kyriazis. ”Ta med en vän om du måste – men att rensa sinnet och ge det en paus är vad vi är ute efter.”
Förbättra en process. När vi springer i 160 kilometer i timmen är det svårt att se skogen genom träden, säger Strong. ”Använd de långsamma perioderna för att utvärdera en viss process eller ett system som du använder ganska ofta och leta efter möjligheter att skapa effektivitet eller ett bättre sätt att arbeta.”
Volontärarbete. Överväg att erbjuda din tid för att hjälpa en annan medarbetare eller avdelning, säger Hockett. ”Detta kan hjälpa dem som inte har en långsam dag och ger dig också en möjlighet att skaffa dig nya färdigheter, antingen strategiskt relaterade till din egen karriärutveckling eller för skojs skull.”
Toppa av med din chef. ”När du har haft en chans att hämta andan under en långsam dag och reflekterat över dina projekt och mål har du det perfekta tillfället att ta kontakt med din chef”, säger Taylor. ”Dina projekt och den stora bilden är högst upp på agendan. Finns det något bättre tillfälle att ge din chef en personlig, muntlig eller skriftlig uppdatering om vad du nyligen har åstadkommit (du har helt klart några eftersom du har förtjänat en paus) – och att beskriva dina nästa steg?” Anställda glömmer ofta bort att förmedla goda nyheter och sin framtida inriktning till chefen; alltför ofta går tiden åt till att släcka bränder. Vilken chef tycker inte om att få goda nyheter och lugnande besked? Detta stärker din förmåga att göra större och bättre saker i framtiden.
Hämta ikapp eller gå före. ”Det här omfattar arbete som kräver tidsfrister, delar av större projekt som måste fortsätta att gå framåt och personliga uppgifter”, säger Kyriazis.
Om du har skjutit upp personliga uppgifter som bara kan skötas under arbetsveckan är det nu som är det bästa tillfället att ta itu med dem, under förutsättning att du har täckt dig själv, säger Taylor.
”Det här är också rätt tidpunkt för att ta itu med de projekt som du har lämnat till en regnig dag”, tillägger hon. ”Behöver din lista med saker att göra en ordspråksmässig dammbindning? Finns det nya, mer verksamhetskritiska projekt? Behöver du omprioritera och gå igenom din reviderade lista med din chef?”
I lugn och ro kan du göra en insats i mer långsiktiga, bakåtsträvande projekt. Ibland kommer dessa till synes lägre prioriterade uppdrag plötsligt i förgrunden. Du kommer att vara glad att du fick ett försprång med dem senare. ”Det svåraste är att dyka in under de första tio minuterna; efter det kommer du troligen att vara på gång”, säger hon.
Slow-dagar i de flesta arbetsmiljöer är sällsynta, avslutar Hockett. Därför är det viktigt att göra det mesta av dem och se dessa dagar som en chans att fokusera på dina egna intressen och vara proaktiv, snarare än att reagera på andras behov. ”Använd den här tiden väl, så kommer du att kunna avancera i din karriär, skaffa dig yrkeskunskaper och känna dig mer på topp.”
I bilder: 14 saker att göra på en långsam dag på jobbet