Funderar du på hur du kan öka produktiviteten på arbetsplatsen?

En framgångsrik företagare förstår hur viktigt det är med produktivitet i en arbetsmiljö.

Medarbetarnas produktivitet kan hjälpa företag att utnyttja kapaciteten hos den tillgängliga arbetskraften på ett effektivt sätt. Och de flesta företag som fokuserar på produktivitet har vanligtvis friska och glada anställda, vilket bidrar till deras övergripande framgång.

Att försöka använda ett enda tillvägagångssätt för varje anställd kommer dock med största sannolikhet att misslyckas eftersom man kanske inte har lätt att förstå allt. Att veta vilken metod som ska användas för varje anställd skulle erbjuda en bättre lösning och kan skapa en glad och hälsosam miljö för både den anställde och företaget – vilket gör det lättare för de anställda att nå sina mål.

I den här artikeln tar vi en titt på 15 praktiska tips för att öka produktiviteten på arbetsplatsen.

Denna artikel innehåller:

(Klicka på länkarna för att hoppa till ett specifikt avsnitt)

• Hur man ökar produktiviteten på arbetsplatsen
  • Håller de anställda ansvariga
  • Motivera dina anställda
  • Gör regelbundna genomgångar
  • Undervik mikromanagement
  • Adela realistiska uppgifter
  • Var strikt med raster
  • Uppmuntra. Motion
  • Bryt arbetsrutiner
  • Sätt alltid ribban högt
  • Förmedla utbildning
  • Underlätta inte multitasking
  • Förhindra distraktioner
  • Låt de anställda dekorera sitt kontor
  • Belöna de anställda med bra förmåner
  • Använd programvara för produktivitet

Vi sätter igång.

Hur man ökar produktiviteten på arbetsplatsen

Här är 15 tips för att öka produktiviteten på arbetsplatsen:

Håll de anställda ansvariga

När du ger order till dina anställda ska du alltid vara exakt och undvika att ge allmänna order.

Du bör också utse uppgiften till varje tilldelad individ och se till att de fullt ut förstår att det är de som är ansvariga för sina uppgifter.

Håller du dina anställda ansvariga för sina uppgifter och mål innebär det att de kommer att anstränga sig extra och vara mer noggranna med sina uppgifter.

Hur?

Om de känner att de hålls ansvariga skulle det stärka deras känsla av ägarskap för den typ av arbete som de tilldelas. Så med denna typ av inställning tenderar de att utföra det så bra som möjligt.

Denna process är också ett annat sätt att se till att färre misstag görs.

Motivera dina anställda

Medarbetarnas motivation är en viktig faktor för att förbättra arbetskraftens produktivitet.

Varför?

Medarbetare som saknar motivation blir snabbt uttråkade, särskilt de anställda som utför rutinuppgifter varje enskild arbetsdag.

Ett annat problem är att omotiverade anställda inte har någon glädje av att slutföra de uppgifter de får.

Hur motiverar man då sina anställda?

Ett effektivt sätt att öka motivationen hos en anställd är genom gamification.

Som ordet gamification antyder, gör man något roligt av den uppgift som de får.

Som RPG:s (rollspel) använder sig av repetitiva element som boosts, belöningar, livskrafter och rankningar för att höja sig, behöver dina anställda något som motiverar dem att uppnå mer, till exempel:

• Att vara veckans bästa säljledare.
• Att ha den högsta närvaroprocenten.
• Avsluta flest arbetsuppgifter på en månad, osv.

Den här typen av ”spel”-miljö ökar också de anställdas moral och motivation.

Med den här typen av process motiveras de anställda att arbeta hårt och mer effektivt eftersom de kan tjäna något på det.

Många företag glömmer vanligtvis att erkänna ett väl utfört arbete eller ens tacka de anställda för att de arbetar hårt, vilket kan resultera i en negativ påverkan och omotiverade anställda.

Anställda kan tro att deras ansträngningar inte’ erkänns, så de håller sig till att göra ett medelmåttigt arbete, vilket leder till att de blir uttråkade.

Ett uppmuntrande ord, ett enkelt tack och små belöningar för hårt arbete visar hur mycket ledningen och företaget värdesätter deras arbete. Det kan också vara möjligt att omvandla belöningar, poäng och rankningar till monetära bonusar.

Men kom alltid ihåg att belöningar kan komma i många former, till exempel obligatorisk ledighet eller ledighet från arbetet.

Detta kommer att hålla dem motiverade och engagerade eftersom de både erkänns och värderas för att de gör sitt bästa för företaget.

Söker du fler sätt att öka medarbetarnas engagemang?

Här är de 12 bästa programvarorna för medarbetarengagemang för 2021.

Gör regelbundna genomgångar

Ett sätt att skapa en produktiv och engagerad anställd är att förklara vad som förväntas av dem.

Det här är den främsta anledningen till att företag introducerar de anställda till företagets visioner, kärnvärden och företagskultur under onboardingprocessen.

Hur som helst ska du alltid vara uppmärksam på hur du delegerar uppgifter, och glöm inte att följa upp med varje anställd om deras tilldelade uppgift.

Håll dig till att fråga efter statusen på den uppgift som de fått. På så sätt vet du att det görs framsteg och att dina anställda gör sitt arbete.

Det är också viktigt att ge feedback efter att de gett dig en uppdatering.

Varför?

Feedback är ett sätt att se till att de anställda inte sitter fast med vilka idéer de än har.

Också anställda gillar att höra feedback från sina arbetsgivare eftersom det låter dem veta vilka delar av uppgiften som behöver justeras, vad som saknas och allt annat som de behöver ändra.

Du bör också erkänna deras prestationer men också ta upp deras fel och brister samtidigt som du ger dem lösningar.

Nyckeln är att ge konstruktiv kritik av deras prestationer.

Undervik mikromanagement

Det kan vara svårt att avgöra skillnaden mellan mikromanaging och management.

Hur som helst ska du alltid ha i åtanke att med micromanaging lär du dina anställda att bli beroende av dig eller sina chefer.

Medarbetare behöver vägledning och bör ha initiativ när de utför sina jobb.

Men att ge dem varje detalj i sitt arbete kan hindra en anställds utveckling.

Projektledare är ansvariga för att tilldela uppgifter, definiera arbetsuppgifter och förse de anställda med de resurser de behöver för att slutföra sitt arbete. Det är dock den anställdes ansvar att ta reda på hur de ska gå till väga för att utföra sina uppgifter.

För att undvika mikromanagement bör du uppmuntra de anställda att arbeta på det sätt som de vill.

Bjud in dem för att de ska lära sig, arbeta och tänka självständigt, vilket kommer företaget till godo.

Och om de gör några misstag ska du alltid prata med dem först innan du drar några förhastade slutsatser. På så sätt kommer dina anställda att göra sitt bästa för att undvika att göra samma misstag i framtiden.

Ansätt realistiska uppgifter

Att pressa dina produktiva anställda till gränsen av deras förmåga är bra, men överdriv inte.

Medarbetare är människor och människor blir trötta.

En del anställda kan känna sig helt överbelastade av sin oändliga uppgiftslista.

Att vara överbelastad av massor av dagliga uppgifter kan vara orsaken till att anställda skjuter upp saker och ting. Detta kan leda till frekventa förseningar och improduktivitet.

Arbetsgivare måste tilldela uppnåeliga uppgifter och ge de anställda tillräckligt med tid för att utföra dessa uppgifter. På så sätt kommer de anställda att känna sig motiverade eftersom de utför alla uppgifter som du har gett dem.

Att bränna ut dem med ett vansinnigt jobb och ouppnåeliga tidsfrister är stora motivationsdödare.

Så vad kan du göra?

Sätt upp realistiska individuella mål och målsättningar för dina anställda. På så sätt kan du öka deras effektivitet, medvetenhet och inverkan på deras roll i ditt företag.

Var strikt med pauser

Motivera de anställda att ha pauser och andra fritidsaktiviteter.

Varför?

Stress från överansträngning kan leda till två saker:

• Det kan demotivera den anställde.
• Det kan också leda till uppskjutande av arbete, vilket är en stor produktivitetsdödare.

Att ta pauser från arbetet kan hjälpa till att återställa dina anställdas trötta hjärnor.

Vi föreslår en paus på 10 minuter efter 50 minuters arbete.

En kort paus kan hjälpa dig att känna dig uppfriskad när du behöver påbörja en ny uppgift eller arbeta med den aktuella uppgiften.

Du bör också be dem att ta en 30-minuters paus var tredje timme.

Och kom ihåg att uppmuntra dina anställda att ha ett miljöombyte under pausen.

De kan använda den här tiden till att gå ut på en promenad, ta en kaffe eller planera veckans inköpslista.

Uppmuntra till motion

Din anställdes hälsa bör vara din högsta prioritet. Ditt företag kan inte vara framgångsrikt om din personal ofta är sjuk eller frånvarande.

Att sitta ner framför en dator hela dagen kan innebära stora hälsorisker.

Några idéer som kan förhindra att anställda blir sjuka eller stressade är:

• Uppmuntra de anställda att stå upp i några minuter varje dag.
• Förse kontoret med ståbord.
• Gör det möjligt för de anställda att arbeta på distans för att slippa stressen av att pendla.
• Optera ett veckovis yogapass/ Zumba/ aerobicpass efter arbetstid.

Det viktigaste är att du bör uppmuntra de anställda att ha ett schema för fysisk kondition i sin dagliga verksamhet.

Det kan handla om stretching, lite träning eller kanske lite aerobicsövningar i hemmet eller till och med en atletisk teambuildingövning, vilket också förbättrar arbetstagarnas engagemang.

En annan fördel med detta är att teambuildingaktiviteter också kan leda till bättre lagarbete på din arbetsplats.

Den här typen av aktivitet kommer inte bara att hålla dem i form och friska utan ökar också medarbetarengagemanget och hjälper medarbetarna att ha ett klarare sinne, särskilt när de jobbar.

Det är bevisat att medarbetare som är fysiskt vältränade och mentalt aktiva kommer att prestera bättre på jobbet och ha en positiv attityd till arbetet och sin arbetsplats.

Bryt arbetsrutiner

Även om det är bra att låta en anställd fokusera på en viss kärnuppgift kan det bli utmattande att göra samma jobb i cirka 40 timmar.

För att bryta den här tråkiga arbetsrutinen kan du prova att rotera ansvarsområdena och introducera nya roller för olika anställda.

På så sätt kan du utöka deras förmågor och ge ditt team en överblick över vilken typ av roller som deras kollegor har. De får också en inblick i hur företaget fungerar.

Sätt alltid ribban högt

Olika organisationer har sina standarder, och det är viktigt att introducera medarbetarna till dessa förväntningar för långsiktig framgång.

Låt dina anställda veta vilka regler ditt företag inför och vad du förväntar dig av dem.

Dina anställda måste också veta att de kommer att få fler befordringsmöjligheter genom att utveckla nya färdigheter eller förvärva ny kunskap.

Varje arbetsdag bör vara en utmaning för varje anställd.

Dina anställda bör inte vara självbelåtna och bara hålla sig till hanterbara uppgifter. Detta skulle minska deras värde och följaktligen påverka arbetsproduktiviteten.

Du bör alltså låta dina anställda förstå att förtroende, möjligheter och respekt är något som alla bör förtjäna.

Gör utbildning

På samma sätt som vi uppdaterar vår teknik behöver dina anställda också en uppgradering – detta kommer att hjälpa dem att nå en högre nivå av produktivitet.

Lärande är en kontinuerlig process, och genom att erbjuda dina anställda seminarier och utbildningskurser kommer de att förbättra sina färdigheter.

Introducera dina anställda till innovativa lösningar kommer också att motivera dem att vara mer kreativa när de arbetar. Kom alltid ihåg att en motiverad anställd är en glad anställd.

Men det betyder inte att du behöver spendera en avsevärd summa pengar bara för att ge dem den nödvändiga utbildningen. Du kan alltid anlita en talare eller tränare som vill lära ut eller motivera dina anställda.

11. Undvik multitasking

Vi vet att det här låter konstigt.

I vanliga fall anses multitasking vara en färdighet och hjälper de anställda att nå målen snabbt.

Nuförtiden finns det massor av produktivitetsverktyg som kan effektivisera de dagliga arbetsuppgifterna åt dig.

Det finns alltså ingen anledning att uppmuntra dina anställda till multitasking när de faktiskt har tid att fokusera på en specifik uppgift.

Och även om multitasking kan leda till kortsiktiga prestationer kan arbete med många uppgifter varje dag också leda till utbrändhet.

När de anställda är utbrända kommer de att ha svårt att koncentrera sig, vilket kan leda till flera misstag i projekten.

Förhindra distraktioner

Att låta dina anställda ha tillgång till sina mobiltelefoner hela tiden kan vara lite av en tidsfördrivare.

Vi menar inte att du ska inleda ett förbud mot mobiltelefoner.

Hursomhelst kan skapandet av en mobiltelefonpolicy som uppmuntrar de anställda att stänga av sina telefoner när de arbetar leda till ökad produktivitet.

Det är också viktigt att ge dem tid att kontrollera om det finns några meddelanden, så att de inte blir distraherade av tanken på inkommande meddelanden, sina sociala medier eller telefonsamtal.

Men medan en distansarbetare har fördelen att kunna arbeta i ett lugnt hem kan en anställd på kontoret bli distraherad av tillfälliga samtal och bakgrundsljud.

Hur kan man då förebygga distraktioner på arbetsplatsen?

Här är några lösningar:

• Beordra de anställda att tala tyst när de tar emot telefonsamtal.
• Motivera de anställda att använda hörlurar för att lyssna på musik eller poddar och på så sätt stänga ute bullret.
• Minska antalet onödiga möten på arbetsplatsen.

Låt de anställda inreda sitt kontor

En studie utförd av Tim Harford visar att de anställda är 30 % mer produktiva när de tillåts inreda sitt kontor.

Detta innebär att ju mer bekväma dina anställda känner sig, desto mindre stressade och mer produktiva blir de. Det ökar också moralen och leder till en mer produktiv arbetsplats.

Och dessutom kommer dina anställda att se fram emot att se och arbeta i en väldekorerad kontorsmiljö.

Belöna anställda med bra förmåner

Det här handlar om nöjda anställda.

Vad menar vi?

Vad menar vi?

Vi kan ta en titt på Google.

Google är välkänt för att förse sina anställda med massagerum, sovkupéer och gratis hårklippning.

Punkten här är att erbjuda dina anställda vissa förmåner, så att de får en bättre medarbetarupplevelse och känner sig bekväma i sin arbetsmiljö.

Enligt Fellowes Workplace Wellness Trend Report skulle 87 % av de anställda vilja att deras nuvarande arbetsgivare erbjöd friskare förmåner på arbetsplatsen, som till exempel friskvårdsrum, företagsfitnessförmåner, hälsosamma lunchalternativ och ergonomiska sittplatser.

Här är några andra exempel på förmåner som du kan införa för att öka de anställdas arbetstillfredsställelse:

• Bokhandelskuponger.
• Spa-dagspass.
• Månadsbiljetter till film.
• Medlemskap i gym.

Använd produktivitetsprogram

Produktivitetsprogram hjälper människor att få mer gjort på jobbet med hjälp av funktioner som tidsregistrering, påminnelser, rapporter och checklistor.

Ovanpå detta erbjuder produktivitetsprogram också projektledare en visuell representation av organisationens arbetsflöde, vilket förbättrar delegering av uppgifter och samordning av teamet.

A. Känn till de nya programmen i butiken

Det finns en ny app som säljs på marknaden eller till och med laddas ner gratis varje dag.

Appar som språkhandledning, program för att göra-listor och till och med appar där du kan kontrollera och anteckna dina utgifter finns tillgängliga idag.

Med de olika typerna av iOS-, Android- och Windows-appar som finns på marknaden kan du göra lite efterforskningar och hitta en app som passar din verksamhet. Försök sedan att föreslå den till dina anställda.

Du kan också leta efter webbläsartillägg som är utformade för att öka de anställdas produktivitet.

B. Installera och använd en snabbmeddelare

Du bör installera en programvaruapp för snabbmeddelanden på dina anställdas stationer för effektiv kommunikation.

En gruppbudsapp som Slack där du snabbt kan ge instruktioner eller återkoppling kan vara ett utmärkt verktyg för att förbättra kommunikationen.

Det är otroligt användbart för stora företag och företag som fokuserar på distansarbete att dela information snabbt via en app för snabbmeddelanden.

C. Installera en tidsregistrering

Det är viktigt att vara medveten om hur dina anställda använder sin tid.

För att göra detta behöver du ett verktyg som kan spåra hur mycket tid dina anställda tar för att slutföra enskilda uppgifter och större projekt i realtid.

Den här typen av mått visar vilka anställda som är produktiva och vilka som behöver mer utbildning.

Det här verktyget för tidsuppföljning visar också vilka områden i ditt arbetsflöde som tar upp mest tid. Och genom att använda den här informationen kan du implementera en strategi för att hjälpa dina anställda att ta mindre tid på dessa uppgifter.

Ett väl avvägt tidsuppföljningsverktyg som Time Doctor spårar inte bara den tid som spenderas på uppgifter utan även en anställds tomgångstid.

Vad är Time Doctor?

Time Doctor är det ultimata verktyget för tidsuppföljning och produktivitetsstyrning.

Time Doctor används av otroligt produktiva företag som Verizon och småföretag som Thrive Market och passar alla företag som vill få mer gjort.

Med funktioner som sträcker sig från avancerad tidsuppföljning till utmärkta integrationer med ledande projekthanteringsverktyg som Jira är Time Doctor den bästa appen för att öka de anställdas produktivitet.

Här är en snabb översikt över hur Time Doctor kan hjälpa dig med tidshantering:

• Spåra hur lång tid det tar för team att slutföra uppgifter.
• Skapa projekt och tilldela uppgifter till teammedlemmar direkt i Time Doctor.
• Använd produktivitetsbetyg för att välja vilka webbplatser och appar du vill ska klassificeras som improduktiva.
• Access till omfattande rapporter om arbetsproduktivitet så att du kan mäta varje anställds produktivitetsnivå.
• Ta skärmdumpar av dina anställdas datorskärmar under arbetstid.
• Spåra tiden på språng med Android-appen.

Sluttliga tankar

Att öka produktiviteten på arbetsplatsen kan vara en utmanande uppgift.

Men oroa dig inte!

Det räcker med att implementera produktivitetstipsen som vi har behandlat ovan så kommer dina anställda att ha rätt resurser för att vara superproduktiva.
Och kom ihåg att en hälsosam och glad miljö är nyckeln till högre produktivitet på arbetsplatsen.

Om författaren

Susan Culp är en bloggare som specialiserar sig på affärsartiklar. Hon skriver på uppdrag av Moneybanker, ett företag som erbjuder de bästa alternativen när det gäller lån. Förutom att vara en bloggare och skribent med hjärtat älskar hon också att upptäcka innovativa sätt att förbättra sina ledarskaps- och managementkunskaper.