Du kan inte kalla dig professionell och ändå använda den gamla gratis e-postadressen. Du vet, den som slutar på @gmail.com, yahoo.com eller ännu längre tillbaka i tiden, hotmail.com. Visst kan du använda den, men det är ett säkert sätt att se oprofessionell ut för dina potentiella kunder. Oavsett om du vill upprätthålla en professionell image för att skicka ut CV:n, visa på din blogg eller för ditt företag och dess personal är en professionell e-postadress ett måste.
Pro tips: Att ha en egen e-postdomän är nyckeln till en e-postadress som ser professionell ut. Gör inte misstaget att betala för ett domännamn när du sannolikt kan få ett gratis genom en plan eller leverantör som du redan använder. Lär dig hur du får en gratis domän och konfigurerar din företagsmejl.
- Använd endast fullständiga namn
- Förnamn endast
- Enbart efternamn
- Förnamn & Efternamn
- Kombinera initialer med namn
- Förstavsinitial av förnamn & Efternamn
- Efternamn & Initial i förnamn: [email protected] eller [email protected]
- Förkortning av namn
- Första begynnelseord, Mellanbokstav & De fyra första bokstäverna i efternamnet
- Användning av nyckelord eller identifierare
- Namn & Avdelning
- Namn & Titel
- Namn &Diplom eller certifiering
- Namn & Plats
- Användning av generiska inkorgsnamn
- Generisk kontaktinkorg
- Generisk inkorg för kundsupport
- Generisk inkorg för returer: [email protected]
- Generisk inbox för försäljning
- Generisk inkorg för personalresurser: [email protected]
- Tips för att välja en professionell e-postadress
- Fler förekommande frågor (FAQ)
- Hur ställer jag in en e-postadress för företag?
- Är det möjligt att få en gratis e-postadress för företag?
- Vad är den bästa domännamnsregistreraren?
- Är domännamnsskydd värt det?
Använd endast fullständiga namn
Det vanligaste formatet för e-postadresser är att använda namnet på ägaren av e-postadressen. Detta kan vara endast förnamnet, endast efternamnet eller både för- och efternamn.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Lätt att komma ihåg
|
Inte idealisk för företag med större. personal
|
Förnamn endast
Exempel på e-postadress med förnamn endast
En e-postadress med förnamn endast är ett bra format för bloggare och ensamföretagare. Den framstår som mer vänlig än efternamn och är också mer minnesvärd. Det är dock inte ett bra val om du är ett växande företag eftersom du sannolikt kommer att få anställda med samma namn.
Enbart efternamn
Enbart efternamn e-post exempel
Enbart efternamn är ett bra val för småföretag som vill ge ett mer professionellt intryck. Det kan till exempel vara idealiskt för en liten advokatbyrå med bara en handfull anställda. Precis som formatet med enbart förnamn är det inte ett bra val för växande företag eftersom du sannolikt kommer att hamna i en situation där personalen har gemensamma efternamn.
Förnamn & Efternamn
Exempel på e-postadress med för- och efternamn
E-postadressen med för- och efternamn är mycket lätt att identifiera, även om den också kan bli lång. Om du till exempel heter Elizabeth Thompson kommer din e-postadress att vara ganska lång. Och ju längre den är, desto mer sannolikt är det att folk stavar den fel av misstag.
Kombinera initialer med namn
Ett av de bästa – och därför vanligaste – professionella e-postformaten för företag är att använda en kombination av namn och initialer. Till skillnad från att använda fullständiga namn bidrar kombinationen av initialer med antingen en användares för- eller efternamn till att minska sannolikheten för att flera personer har samma e-postadress inom ett företag.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Godt för företag med flera anställda
|
Mindre minnesvärt
|
|
Ökar användarnas användbarhet. integritet
|
|
Förstavsinitial av förnamn & Efternamn
Förstavsinitial och efternamn exempel på e-postadress
Det första sättet att formatera detta på är genom att sätta en användares första initial först. Huruvida man ska använda punkt mellan kommer att bero på personliga preferenser, även om det kan vara klokt att använda en eftersom vissa efternamn kan blandas med en initial för att skapa ett nytt ord, vilket kan se konstigt ut. Förresten behandlar de flesta e-posttjänster namnet, oavsett om det är med eller utan punkt, på samma sätt, vilket innebär att om någon glömmer bort det kommer du ändå att få deras e-post.
Efternamn & Initial i förnamn: [email protected] eller [email protected]
Exempel på e-post med efternamn och första initialen
Samma som i den tidigare idén om professionella e-postadresser kan du också använda efternamnet med första initialen efter. Detta är bättre för stora organisationer som hanterar användare efter deras efternamn, i motsats till förnamn.
Förkortning av namn
I vissa fall kan organisationer välja att förkorta namnen för att se till att e-postadresserna inte överskrider ett visst antal tecken. Detta är särskilt vanligt bland mycket stora organisationer, till exempel universitet. Det rekommenderas dock inte för små företag, eftersom de inte är lika minnesvärda och kan ge upphov till fler skrivfel när andra skriver din e-postadress.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Ökar säkerheten
|
Svårt att komma ihåg
|
|
Håller e-postadresser korta
|
Ökar risken för att någon stavar fel på din e-postadress
|
Första begynnelseord, Mellanbokstav & De fyra första bokstäverna i efternamnet
Exempel på förkortad e-postadress
Du kan använda valfri kombination eller antal tecken. I exemplet ovan använde vi för- och mellaninitialer följt av de fyra första bokstäverna i användarens efternamn. Du kan dock välja att använda vilken kombination av initialer och vilket antal tecken som helst.
Användning av nyckelord eller identifierare
En annan idé för professionella e-postadresser är att använda nyckelord eller identifierare i adressen. Du kan till exempel lägga till användarens examen (t.ex. md eller jd), position eller avdelning (t.ex, försäljning eller CPA), eller till och med plats för företag med flera platser.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Anbud. möjlighet att använda förnamn
|
Kan behöva uppdatera e-postadresser
|
|
Enklare Ordna efter avdelning eller plats
|
Namn & Avdelning
Exempel på e-postadress med namn och avdelning
Att kombinera användarens namn med arbetsnamnet är en annan idé för en professionell e-postadress. Även om det inte är ett vanligt förekommande e-postformat kan det vara ett unikt val för småföretag som har ett antal olika avdelningar i kundnära positioner. Till exempel kan en byrå för digital marknadsföring använda det här e-postformatet om deras kunder har kontakt med ett antal personer, till exempel en säljare, en webbdesigner och en SEO-strateg.
Namn & Titel
E-postexempel på namn och titel
I vissa fall kan du gå ännu längre och i stället för att inkludera en användares avdelning i deras e-postadress, kan du använda deras jobbtitel eller position. En bokföringsbyrå kan till exempel inkludera CPA, assistent och skattechef för att skilja mellan användarna så att kunderna enkelt kan identifiera vem de talar med utan att komma ihåg deras roll. Problemet med detta är förstås att om personalen flyttar in i olika roller måste du uppdatera deras e-postadress.
Namn &Diplom eller certifiering
Exempel på e-postadress med namn och examen
Samma som att inkludera yrkestiteln i en e-postadress, är det i många fall bättre att inkludera användarens examen eller certifiering. Att inkludera M.D. (doktor i medicin) eller J.D. (juristdoktor) indikerar till exempel en användares yrkestitel utan att direkt ange en specifik position, som kan förändras med tiden.
Namn & Plats
Namn och plats e-post exempel
Om ditt företag har flera platser, kan du överväga att identifiera en användares plats i deras e-postadress. Tänk på att detta inte är ett bra format för användarnamn om dina platser ligger nära varandra och personalen ofta arbetar på olika platser.
Användning av generiska inkorgsnamn
Om du skapar en professionell e-postadress som ska visas offentligt på din webbplats är det en bra idé att skapa en generisk e-postadress. Du kan till exempel använda [email protected] eller [email protected] för att visa den på din kontaktsida. Det bidrar till att minska skräppost till din personliga inkorg och underlättar även för företag med team som hanterar en inkorg, t.ex. kundtjänst.
|
Pros
|
Cons
|
|---|---|
|
Ideal for team inboxes
|
Must manage a separate inbox
|
|
Håller personliga e-postadresser privata
|
|
|
Reducerar skräppost
|
Pro tips: Om du har flera personer som hanterar en inkorg för ett team kan det bli en huvudvärk. För att hjälpa till att automatiskt delegera inkommande e-post kan du använda ett verktyg som Front. Dessutom kan du med många CRM-verktyg (Customer Relationship Management) ansluta en generisk e-postadress som sedan kan tilldelas olika försäljnings- eller supportrepresentanter, vilket gör det lättare för ditt team att komma åt den.
Generisk kontaktinkorg
Varje webbplats bör innehålla kontaktinformation. Du kanske dock inte vill att din personliga eller direkta e-postadress ska visas på din webbplats. För att skydda din e-post kan du använda en generisk kontaktmejladress.
Generisk inkorg för kundsupport
Det samma gäller för en inkorg för kundservice. Ge dina webbplatsbesökare direkt tillgång till din kundtjänst genom att tillhandahålla en supportspecifik inkorg.
Generisk inkorg för returer: [email protected]
De som säljer online bör också överväga att skapa en inkorg för returer. Även om många företag fortfarande använder en generisk inbox för kundtjänst för hantering av returer, kan du genom att separera de två hjälpa dig att ge bättre service till alla dina kunder.
Generisk inbox för försäljning
Försäljning är nyckeln för företag, och att styra dina potentiella kunder till en generisk kontaktinbox är ett snabbt sätt att få dem att känna att de inte får en bra kundupplevelse. Låt istället dina potentiella kunder veta att de kommer att få den hjälp de söker genom att tillhandahålla en säljspecifik inkorg.
Generisk inkorg för personalresurser: [email protected]
Företag med en personalavdelning eller företag som helt enkelt tar emot jobbansökningar online bör överväga att skapa en generisk inkorg för personalresurser, till exempel [email protected]. Det hjälper ditt företag att se mer professionellt och trovärdigt ut, vilket kan bidra till att skapa förtroende hos kvalificerade sökande.
Pro tips: Om du är intresserad av att skapa generiska e-postinboxar för att visa dem på din webbplats, men du har en mycket snäv budget, kan du använda en e-postförmedlare i stället. De flesta e-postleverantörer erbjuder gratis e-postvidarebefordran där du kan ställa in vad som ser ut som en vanlig e-postadress, som i själva verket automatiskt vidarebefordras till din personliga e-postinkorg.
Tips för att välja en professionell e-postadress
Oavsett om du är en bloggare, en professionell frilansare eller ett företag finns det några saker som du alltid måste ha med dig när du skapar en professionell e-postadress. Till exempel måste du absolut ha ett eget domännamn. Du bör också försöka hålla dina användarnamnsformat korta, minnesvärda och lätta att organisera.
- Använd alltid din egen domän
- Håll det kort
- Gör det lätt att organisera
- Tänk på storleken på ditt företag när du väljer användarnamnsformat
Se till att följa de här tre reglerna när du väljer en professionell e-postadress.
Fler förekommande frågor (FAQ)
Hur ställer jag in en e-postadress för företag?
För att ställa in en e-postadress för företag måste du först skaffa ett domännamn. Du kan skaffa detta från en domännamnsregistrerare, till exempel GoDaddy eller Hover. Om du planerar att använda WordPress för att bygga din webbplats kan du också få en gratis domän via en webbhotellleverantör, till exempel DreamHost. Välj sedan en e-postleverantör, anslut din domän och välj ditt användarnamn. Få steg-för-steg-instruktioner om hur du skapar en egen e-postadress.
Är det möjligt att få en gratis e-postadress för företag?
Ja, det finns några olika sätt att få en gratis e-postadress för företag. Om du till exempel redan har ett domännamn kan du få upp till fem kostnadsfria e-postadresser för företag via Zoho Mail. Om du inte har något domännamn ännu och planerar att bygga en webbplats med WordPress kan du få en gratis företagsmejladress med en webbhotellsplan, till exempel hos DreamHost. Lär dig hur du får en gratis e-postadress för företag.
Vad är den bästa domännamnsregistreraren?
Med så många domännamnsregistrerare kan det vara svårt att välja vilken som är den bästa att använda. De bästa registrarerna är de som inte bara är mest prisvärda, utan de som också erbjuder ett antal domännamnstillägg, ett användarvänligt gränssnitt och extrafunktioner som sekretess för domännamn. De bästa överlag är Namecheap, Hover, GoDaddy och 1&1 IONOS. Om du vill ha hjälp med att bestämma vilket som är rätt för dig kan du kolla in den fullständiga uppdelningen av de bästa domännamnsregistrerarna.
Är domännamnsskydd värt det?
För de flesta är domännamnsskydd väl investerade pengar. Anledningen är att utan domännamnssekretess kommer de kontaktuppgifter du använde för att registrera ditt domännamn att vara tillgängliga offentligt på internet. Det innebär att du kommer att vara mottaglig för en hel del skräppost, och potentiellt värre, säkerhetsproblem. För att avgöra om det är värt det för dig kan du läsa mer om sekretess för domännamn.