Förhandlingsprocessen genomsyrar nästan allas interaktioner i grupper och organisationer.
I dagens löst strukturerade organisationer, där medlemmarna arbetar med kollegor som de inte har någon direkt auktoritet över och som de kanske inte ens har en gemensam chef med, blir förhandlingsförmågan avgörande.
Kärnan i de fem stegen i förhandlingsprocessen är det faktiska givandet och tagandet i försöken att få fram ett avtal, en riktig affär som passar alla parter.
De fem stegen i förhandlingsprocessen är följande;
- Förberedelser och planering.
- Definition av grundregler.
- Förtydligande och motivering.
- Förhandling och problemlösning.
- Avslutning och genomförande.
I det här inlägget kommer vi att titta på förhandlingsprocessen som består av fem steg. Dessa steg beskrivs nedan;
Förberedelse och planering
För att påbörja förhandlingar måste man vara medveten om konflikten, historien som lett fram till förhandlingen om de inblandade personerna och deras uppfattning om konflikten, förväntningar på förhandlingarna osv.
För att påbörja förhandlingen måste man göra hemläxor.
- Vad är konfliktens karaktär?
- Vad är historien som leder fram till denna förhandling?
- Vem är inblandade och vilka uppfattningar har de om konflikten?
För övrigt måste man innan någon förhandling äger rum fatta ett beslut om när och var ett möte kommer att äga rum för att diskutera problemet och vem som kommer att närvara.
För att förhindra att meningsskiljaktigheterna fortsätter kan det också vara till hjälp att fastställa en begränsad tidsram. I detta skede måste man se till att alla relevanta fakta om situationen är kända för att klargöra den egna ståndpunkten.
Det måste också förberedas en bedömning av vad de andra parternas förhandlingsmål är. Vad är det troligt att de kommer att begära?
Definition av grundregler
När planeringen och strategin är utvecklad måste man börja definiera grundreglerna och förfarandena med den andra parten om själva förhandlingen som kommer att genomföra förhandlingen.
- Var kommer den att äga rum?
- Vilken tidsmässiga begränsningar, om några, kommer att gälla?
- Vilka frågor kommer förhandlingarna att begränsas till?
- Ska det finnas ett särskilt förfarande att följa om man hamnar i ett dödläge?
Under denna fas kommer parterna också att utbyta sina ursprungliga förslag eller krav.
Förtydligande och rättfärdigande
När de ursprungliga ståndpunkterna har utbytts kommer båda parterna att förklara, förstärka, förtydliga, förstärka och rättfärdiga sina ursprungliga krav. Detta behöver inte vara konfrontativt.
Snarare är det ett tillfälle att utbilda och informera varandra om frågorna, varför de är viktiga och hur var och en kom fram till sina ursprungliga krav.
Det är vid denna punkt som den ena parten kanske vill förse den andra parten med dokumentation som hjälper till att stödja dess ståndpunkt.
Förhandling och problemlösning
Kärnan i förhandlingsprocessen är det faktiska givandet och tagandet i försöken att komma fram till ett avtal, en riktig affär. Det är här som båda parter otvivelaktigt måste göra eftergifter.
Slut och genomförande
Det sista steget i förhandlingsprocessen är en formalisering av det avtal som har utarbetats och utveckling och förfaranden som är nödvändiga för genomförande och övervakning.
För större förhandlingar – detta kommer att kräva att detaljerna slås fast i ett formellt kontrakt.