Om ditt företag inte har någon aktiveringspolicy eller om den inte har uppdaterats under de senaste åren är detta en kritisk redovisningsfråga. En aktiveringspolicy fastställer, för bokföringsändamål, att ett fastighetsköp (1) över en minimiutgift (t.ex. 5 000 dollar, 2 500 dollar, 1 000 dollar etc. per enhet) och (2) som har en användbar livslängd på ett år eller mer ska aktiveras. Om en utgift uppfyller aktiveringspolicyn skulle den aktiveras för bokföringsändamål. Om en utgift inte uppfyller aktiveringspolicyn ska den kostnadsföras.

Det finns fördelar med att ha en aktiveringspolicy:

• Företagets behandling av fastighetstillägg och reparationer och underhåll blir mer konsekvent. Oavsett vem som bokför posten eller när posten bokförs säkerställer en aktiveringspolicy att en post behandlas på samma sätt, varje gång.
• Företaget kommer att spendera betydligt mindre på bokföring om aktiveringspolicyn följs eftersom företaget kommer att spendera mindre tid på att föra bokföring för varje immateriell post. En aktiverad tillgång kommer också att registreras i anläggningsregistret det år den tas i bruk, skrivs av varje år under sin nyttjandeperiod och sedan så småningom avyttras. Dessutom kommer du att ha en längre lista över anläggningstillgångar att underhålla varje år. Genom att ha en högre aktiveringspolicy blir det mindre bokföring avseende enskilda tillgångar som har mindre historiska kostnader.

Tröskel för aktivering

Förut har vi diskuterat bestämmelserna om materiell egendom och de uppdaterade tröskelvärdena för de minimis safe harbor som tillkännagivits av Internal Revenue Service. Enligt nya föreskrifter från IRS kan företagsskattebetalare dra av, i stället för att aktivera, vissa kapitalposter upp till ett visst dollarbelopp baserat på om skattebetalaren har ett tillämpligt bokslut (AFS), vilket är en uppsättning bokslut som är (1) reviderade bokslut som åtföljs av en rapport från en CPA-firma, (2) inlämnade till Securities and Exchange Commission, eller (3) inlämnade till ett annat statligt organ. Om den skattskyldiga företaget har en AFS är tröskelvärdet för safe harbor 5 000 US-dollar per post. Om företagsskattebetalaren inte har AFS är tröskelvärdet för safe harbor 2 500 dollar per post (500 dollar före den 1 januari 2016).

Tröskelvärdena 5 000 dollar och 2 500 dollar är just vad som föreskrivs i reglerna om safe harbor för de minimis. Ett företag kan införa en aktiveringspolicy med tröskelvärden som är högre eller lägre än dessa tröskelvärden.

• Ett företag kan inte kostnadsföra förvärv till ett högre dollarvärde för skatteändamål än vad de har kostnadsfört för bokföringsändamål. Bara för att du kan kostnadsföra upp till 5 000 dollar eller 2 500 dollar enligt de minimis safe harbor-reglerna betyder det inte att du nödvändigtvis ska maximera din kapitaliseringspolicy.
• Om du antar högre kapitaliseringströsklar kommer dina utgifter att öka mer än dina tillgångar, vilket kan påverka företagets finansiella nyckeltal (färre tillgångar, högre utgifter), vilket i sin tur kan leda till påverkande skuldkonventioner.

Tröskelvärdena på 5 000 dollar och 2 500 dollar enligt de minimis safe harbor-reglerna gäller endast om kapitaliseringspolicyn har undertecknats och trätt i kraft före räkenskapsårets början.

Utnyttjandeperioder

I enlighet med amerikanska redovisningsprinciper (U.S. GAAP) finns det ingen förutbestämd nyttjandeperiod. Bästa praxis är dock att fastställa riktlinjer för hur länge ledningen rimligen förväntar sig att en klass av tillgångar kommer att vara i bruk. Det finns otaliga organisationer där ute som kanske skriver av två jämförbara utrustningar över olika nyttjandeperioder utan att tänka på det. Dina redovisningsexperter på BlumShapiro kan hjälpa till att ta fram riktlinjer som är specifika för din organisation.

Allmänna riktlinjer som vanligtvis används är bland annat:

• Grund – inte en avskrivningsbar tillgång
• Grundförbättringar – 15 år
• Byggnader – 30-…40 år
• Datorutrustning – 5 år
• Möbler och utrustning – 10 år
• Mjukvara – 3 år

Dessa riktlinjer tar bort gissningar och diskussioner om hur länge en tillgång ska skrivas av när avskrivningsplanerna skapas.

För skatteändamål dikterar Internal Revenue Service vad den avskrivningsbara livslängden för varje tillgång ska vara. Dina skatteexperter på BlumShapiro hjälper dig att göra dessa avgöranden.

Skattevärde

Skattevärde är det uppskattade värdet av en tillgång i slutet av dess nyttjandeperiod när tillgången inte längre kan användas för det avsedda ändamålet. Om en organisation till exempel har en fordonsflotta kan organisationen bestämma att varje fordon kan ha ett återvinningsvärde som den förväntar sig att fordonet ska vara värt när fordonet avyttras (t.ex. om den säljer fordonet till en annan organisation). När det är lämpligt ska ledningen göra en bästa uppskattning av vad en tillgångs återvinningsvärde kan vara i slutet av dess nyttjandeperiod.

Till exempel, om organisationen köper en lastbil på 100 000 dollar, förväntar sig att lastbilen kommer att ha en nyttjandeperiod på 10 år och förväntar sig att lastbilen kommer att vara värd 10 000 dollar i slutet av 10 år, så skulle organisationen göra en avskrivning på 9 000 dollar per år (100 000 dollar i kostnad – 10 000 dollar i återvinningsvärde = 90 000 dollar / 10 år = 9 000 dollar).

Inverkan på återvinningsvärdet kan märkas på nettoresultatet (minskad avskrivning och nettoresultat) och på värdet av organisationens tillgångar (ökat bokfört nettovärde eftersom mindre avskrivningar görs). Återvinningsvärdet kan också ha en inverkan på finansiella nyckeltal, såsom förhållandet mellan skulder och eget kapital.