När du skriver det sista stycket i ett formellt brev kanske du känner att du är klar och kan gå vidare till korrekturläsning. Men precis som det finns regler för hur man tilltalar någon i ett formellt brev finns det också riktlinjer för hur man avslutar.
När man avslutar ett formellt brev är det viktigt att förmedla rätt mängd respekt till den person som tar emot brevet. Du skulle till exempel använda en annan, mer konservativ komplimenterande avslutning för en okänd mottagare än för en affärsbekant som du känner ganska väl. Din avslutning och signatur ska vara lika professionella som resten av ditt brev eller e-postmeddelande.
- Användning av en komplimentär avslutning
- Exempel på avslutningar av formella brev
- Så här väljer du den bästa komplimentära avslutningen
- Undvik att vara överdrivet avslappnad
- Så här formaterar du avslutningen och inkluderar din signatur
- Exempel på signaturer för brev och e-post
- Exempel på signatur för e-postmeddelande
- Tryckt brev signatur exempel
- Fler riktlinjer för att skriva ett formellt brev
- Nyckelresultat
Användning av en komplimentär avslutning
En komplimentär avslutning, även kallad komplimentär avslutning, är den term som infogas före din signatur i ett e-postmeddelande eller ett formellt brev.
Denna signeringsfras visar din respekt och uppskattning för den person som överväger begäran i ditt brev eller e-postmeddelande.
Och även om det kan tyckas något gammaldags, anses det fortfarande vara viktigt att använda en komplimenterande avslutning när man skriver formell affärskorrespondens. När du skriver eller mejlar ett följebrev för ett jobb eller någon annan typ av affärsbrev är det lämpligt att använda en komplimenterande avslutning. Se dock till att välja en som är professionell snarare än avslappnad.
Exempel på avslutningar av formella brev
De följande alternativen är alla bra sätt att avsluta ett formellt brev:
- Allt det bästa
- Med bästa hälsningar
- Bästa önskningar
- Bästa
- Mina bästa
- Hälsningar
- Respektfullt
- Respektfullt din
- Härligt
- Härligt din
- Tackar dig
- Din respektfullt
- Din uppriktigt
- Din verkligen
- Härligt
- Härligt vänligast
- Med uppskattning
- Med tacksamhet
- Med respekt
- Med uppriktig uppskattning
- Med uppriktigt tack
- Med uppriktigt tack
Så här väljer du den bästa komplimentära avslutningen
Alla de alternativ som listas ovan är lämpliga att använda i affärskorrespondens.
Välj vilket du ska använda utifrån hur väl du känner mottagaren och omständigheterna bakom ditt brevskrivande.
Begräns till exempel alternativ som är någon form av tack (som ”Med uppskattning” och ”Med tacksamhet”) till exempel till fall där du ber om en tjänst eller uttrycker uppskattning.
Du kan betrakta ”Med vänliga hälsningar”, ”Med vänliga hälsningar”, ”Hjärtligt” och varianter av dessa avslutningar som den lilla svarta klänningen av komplimentära avslutningar. Du kan inte göra fel när du väljer ett av dessa alternativ – de är alltid passande.
Tänk på att om du skriver till någon i de väpnade styrkorna är det vanligt inom militären att använda den komplimenterande avslutningen ”Very Respectfully” eller dess förkortning ”V/R.”
Undvik att vara överdrivet avslappnad
Du mejlar inte med en vän eller skickar ett tackbrev till en släkting. Använd inte avslappnade signoffs som ”Love”, ”Cheers”, ”Later”, ”Ciao” eller ”Always”. Dessa alternativ passar inte ihop med det formella innehållet i ditt brev. Håll den professionella tonen i din korrespondens konsekvent, från hälsningen via innehållet till signeringen.
Så här formaterar du avslutningen och inkluderar din signatur
Vänligen ska du alltid komma ihåg att följa upp avslutningen med ett kommatecken, som i exemplen nedan. Ditt maskinskrivna namn kommer efter den kostnadsfria avslutningen. Om du skickar ett pappersbrev ska du lämna fyra rader mellan avslutningen och ditt maskinskrivna namn. När du skriver ut brevet ger detta dig gott om utrymme för att skriva under med blått eller svart bläck mellan den kostnadsfria avslutningen och ditt maskinskrivna namn.
Om du skickar ett e-postmeddelande lämnar du ett mellanslag mellan den kostnadsfria avslutningen och din signatur.
Du kan skriva din titel under ditt namn, samt din telefon- och e-postadress. I e-postmeddelanden kan du inkludera en sektion för e-postsignatur med kontaktinformation.
Exempel på signaturer för brev och e-post
Exempel på signatur för e-postmeddelande
Med vänliga hälsningar,
Tanisha Johnson
Sales Manager, ABC Industries
[email protected]
555-123-1234
Expandera
Tryckt brev signatur exempel
Med vänliga hälsningar,
(skriftlig signatur)
Förnamn Efternamn
Expandera
Fler riktlinjer för att skriva ett formellt brev
Om du fortfarande är osäker på vad som ska ingå (eller inte) i ett formellt affärsbrev, kan du tänka på dessa viktiga tips:
- Formatera ditt affärsbrev så att det blir mer lättläst: Lämna en marginal på en tum och ett dubbelt mellanslag mellan styckena. Välj ett standardtypsnitt, till exempel Times New Roman eller Arial, och en teckenstorlek på 12.
- Var kortfattad: Undvik stora textblock och skriv i korta, enkla meningar och stycken.
- Läs igenom exempel på affärsbrev: Se på några exempel på affärsbrev innan du skriver ditt brev och se sedan till att anpassa ditt budskap.
- Korrekturläs ditt brev innan du skickar det: När du har skrivit ett brev ska du förstås alltid korrekturläsa det för att upptäcka stavnings-, grammatik- och interpunktionsfel. För att göra ett gott intryck måste ditt brev vara felfritt konstruerat.
Nyckelresultat
Var respektfull: ”Med vänliga hälsningar” eller ”uppriktigt” är generellt sett säkra val.
Håller din ton konsekvent: Var inte alltför familjär eller avslappnad i formell affärskorrespondens.
Följ upp avslutningen med ett kommatecken: Följ sedan kommatecknet med ditt maskinskrivna eller undertecknade namn.
Läs igenom innan du skickar ditt brev eller e-postmeddelande: Det är viktigt att se till att din kommunikation är perfekt innan du skickar den.