Om du någonsin har blivit ombedd att hålla en hemlighet förstår du redan det grundläggande konceptet bakom sekretessavtal.

Ett sekretessavtal skapar ett konfidentiellt förhållande mellan en person eller ett företag som har konfidentiell eller affärshemlig information och en person som har tillgång till denna information. NDA-avtalet skyddar dessa affärshemligheter genom att begränsa hur de kan användas eller avslöjas.

Uttrycket ”affärshemlighet” låter väldigt högteknologiskt, och faktum är att teknikföretag ofta har affärshemligheter. Men konfidentiell information kan vara vilken typ av information som helst som ett företag vill hålla hemlig så att det kan få en ekonomisk fördel gentemot sina konkurrenter. Det kan handla om kundlistor, expansionsplaner, information om nya produkter som håller på att utvecklas, information om pågående rättstvister eller uppgifter om ett företags klienter eller kunder.

I vissa fall undertecknar parterna ett ömsesidigt sekretessavtal där de förbinder sig att inte avslöja konfidentiell information om varandra. Ett ömsesidigt NDA är användbart om två företag behöver utbyta information, till exempel när de överväger en fusion eller ett gemensamt företag.

Vad ingår i ett sekretessavtal?

Ett standardiserat sekretessavtal eller tystnadspliktsavtal innehåller följande:

• En definition av den information som betraktas som konfidentiell.
• En beskrivning av all information som inte omfattas av sekretess. Till exempel kan konfidentiell information typiskt sett avslöjas om det krävs för juridiska eller bokföringsmässiga ändamål, och information betraktas vanligtvis inte som konfidentiell om den redan har offentliggjorts.
• En beskrivning av den mottagande partens skyldigheter. Förutom att hålla informationen konfidentiell kan den mottagande parten vara skyldig att förstöra eller återlämna konfidentiell information när han eller hon är färdig med den.
• Tidsperioder. Ett avtal om tystnadsplikt kan begränsa den tid som informationen betraktas som konfidentiell.
• Diverse villkor. Liksom de flesta avtal kan ett NDA innehålla standardavtalsvillkor i slutet, inklusive villkor som rör ändringar, val av lag, val av plats, skiljedom och advokatarvoden.

Ett sekretessavtal kan vara ett fristående dokument, eller så kan sekretessklausuler ingå i ett annat dokument, t.ex. ett anställningsavtal, ett avtal om oberoende uppdragstagare eller ett avtal som upprättar en affärsrelation.

Vilka användningsområden finns för sekretessavtal?

Sekretessavtal har blivit allt vanligare. Här är några av de vanligaste sätten att använda dem:

• Avtal om tystnadsplikt för anställda. Om ditt företag handlar med känslig information, uppfinningar, forskning eller produktutveckling vill du se till att dina anställda inte avslöjar företagsinformation till utomstående. Även om du bara har vanlig affärsinformation, t.ex. försäljningsuppgifter och kundlistor, kan ett sekretessavtal för anställda hjälpa till att hålla hemlig information borta från konkurrenter.
• Avtal för oberoende entreprenörer. Oavsett om det är din virtuella assistent, din bokhållare på deltid eller den person du anlitat för att hjälpa till med ett särskilt projekt, har oberoende entreprenörer ofta tillgång till information som du inte vill ska offentliggöras.
• Avtal med personer från vilka du söker finansiering. Om du vänder dig till riskkapitalister eller lokala investerare måste du lämna ut information om dina produkter, din ekonomi och dina planer. Ett NDA kan bidra till att se till att de inte delar dina idéer med ett konkurrerande startup.
• Avtal med de personer som du gör affärer med. Läkare och advokater är skyldiga att hålla sina patienters och klienters information konfidentiell, men det gäller inte för de flesta andra affärsmän. Om de personer som du gör affärer med får eller har tillgång till din konfidentiella information kan du vilja att de undertecknar ett NDA. Exempel är det företag du anlitar för att tillverka din nya produkt och den städtjänst vars anställda är ensamma på ditt kontor på natten.
• Avtal i tvistemål eller skiljeförfarande. När två parter har en tvist finns det en formell process för att utbyta information. Parterna kräver rutinmässigt att varandra skriver under sekretessavtal som förbjuder avslöjande eller användning av informationen utanför tvisten.

Vad ska du göra om du blir ombedd att skriva under ett NDA-formulär

Under din affärsverksamhet eller anställning är det troligt att du kommer att bli ombedd att skriva under någons sekretessavtal. Kom ihåg att sekretessavtal kan ingå i andra dokument, så du bör leta efter rubriker som ”Konfidentialitet”, ”Konfidentiell information” eller ”Sekretess”.

Du bör börja med att läsa avtalet. De flesta NDA-avtal är utarbetade utifrån någon form av NDA-mall eller formulär, och de kan vara långa och innehålla saker som inte verkar gälla för din situation. När du har läst det, fråga dig själv om det skapar några skyldigheter som du kommer att ha svårt att uppfylla. Om så är fallet, diskutera dessa med den person som bad dig skriva under NDA och se om ni kan omförhandla villkoren.

Om du har konfidentiell information ska du akta dig för en sekretessförklaring som kan se ut som ett NDA men som har precis motsatt effekt. Denna typ av klausul säger vanligtvis att avtalet inte skapar ett konfidentiellt förhållande eller att det inte skapar någon skyldighet till sekretess eller tystnadsplikt. Det innebär att den andra parten inte har någon skyldighet att hålla någon av dina konfidentiella uppgifter hemliga.

Oavsett om du utformar ett från grunden eller använder ett formulär för sekretessavtal är ett NDA ett utmärkt sätt att skydda känslig affärsinformation från att avslöjas för allmänheten innan du är redo. Om du rutinmässigt får konfidentiell information från andra kommer du förmodligen också att bli ombedd att underteckna deras NDA. Se bara till att du läser dem först och förstår dina skyldigheter.