Om du har fått ett brev från IRS som hänvisar till SS-8 determination att en arbetstagare är anställd, kan det betyda att du missat att klassificera arbetstagaren som en oberoende entreprenör. I brevet rekommenderar IRS att du ändrar dina skattedeklarationer. Vad detta innebär är att du är skyldig efterskatt för anställningsskatt med innehav som du borde ha gjort för den arbetstagaren och/eller gruppen av arbetstagare som är i liknande positioner. Du kan bli föremål för efterskatt och straffavgifter. 
Vad är en IRS SS-8-blankett?
Alla kan lämna in en SS-8-blankett. En arbetsgivare eller arbetstagare kan lämna in ett formulär SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal employment Taxes and Income Tax Withholding) för att få ett beslut från IRS om huruvida en arbetstagare är en oberoende entreprenör eller inte. IRS brev och blankett SS-8 är inte en revision. Det är en federal utredning av förhållandet mellan oberoende entreprenör eller anställd för den person som anges i brevet. De flesta företag är oroliga för att det rör sig om en revision som omfattar hela företaget. Det är det inte. Genom SS-8-programmet utfärdas skrivelser till arbetsgivare och arbetstagare om hur en arbetstagare klassificeras i fråga om federala anställningsskatter och källskatt på inkomst. En SS-8-tekniker tillämpar lagen på de fakta och omständigheter som lämnats in med formuläret SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, för att avgöra om arbetstagaren utför tjänster som anställd eller oberoende entreprenör. Beslutsbrev är bindande för skattemyndigheten på grundval av de fakta som lagts fram. När ett beslut om fastställande har utfärdats kan det ändras eller återkallas av olika skäl
Bästa praxis när ett företag får ett SS-8-formulär.
Den bästa praxisen är att undersöka företagets förhållande till den arbetstagare som identifieras av IRS i brevet och i SS-8-formuläret. Ett företag bör svara på SS-8-formuläret. Om ett företag inte svarar kommer IRS att fatta sitt beslut om status som anställd eller oberoende uppdragstagare endast på grundval av den information som arbetstagaren lämnat. Företag som ignorerar SS-8-processen riskerar att IRS ignorerar viktig information och viktiga dokument som kan påverka resultatet av dess beslut. Du kan trots allt inte förvänta dig att IRS ska känna till och förstå ditt förhållande till en arbetstagare om du inte berättar och visar dem dokument som kan påverka fastställandet av oberoende uppdragstagare.
Varför arbetsgivare bör vara uppmärksamma på processen för formulär SS-8
Arbetsgivare bör vara uppmärksamma på SS-8-processen och vara beredda att svara i tid. Detta är inte en enkel fråga om att fylla i ett formulär. Det finns arbetsrättsliga överväganden och dokumentationer som bör utvärderas av en arbetsrättsjurist. Om man inte svarar eller säger fel saker kan det leda till ett felaktigt skattebeslut från IRS.
Detta sker vanligtvis genom ett Letter 5367. I brevet står det:
”Dear Taxpayer,
Vi har mottagit en begäran från den ovan nämnda arbetstagaren om att fastställa den korrekta skattestatusen för tjänster som han eller hon utförde för dig under 2018 – 2018 .
I den här typen av ärenden brukar vi ge varje berörd part möjlighet att presentera en redogörelse för fakta, eftersom vårt beslut kommer att påverka anställningsskattestatusen för alla inblandade parter. Fyll i det bifogade formuläret SS-8, Determination o/Worker Status/or Purposes o/Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding. En blankett att fylla i finns också tillgänglig på www.irs.gov/formspubs. Om du vill skicka någon annan dokumentation ska du inte skicka originalet. Allt du skickar in blir en del av IRS ärendefil och kommer inte att returneras till dig.”
Detta innebär att det finns ett SS-8-ärende öppnat. Brevet kommer att hänvisa till ditt ärendenummer. Du har rätt och uppmuntras att svara på brevet. IRS kommer vanligtvis att behandla den information de får i SS-8-processen och sedan meddela arbetsgivaren genom ett fastställelsebrev.
IRS SS-8 Determination
Institutionen meddelar vanligtvis arbetsgivaren om sitt fastställande genom ett brev 4991-A. I brevet informeras arbetsgivaren om att de måste betala federal inkomstskatt och sin andel av Federal Insurance Contributions Act (FICA) skatt (socialförsäkringsskatt och Medicare-skatt). I IRS brev står det vanligtvis följande:
”This determination is binding on the Service, assuming there is no change in the facts or law that form the basis for the ruling. Om du intar en motsatt ståndpunkt eller inte tar hänsyn till avgörandet kan du bli föremål för revision. Om du inte har lämnat in arbetsskattedeklarationer kan du behöva göra det. Om du har lämnat in arbetsskattedeklarationer kan du behöva ändra dem.
Arbetsgivare måste i allmänhet hålla inne inkomstskatt och Federal Insurance Contributions Act (FICA)-skatt (det vill säga socialförsäkringsskatt och Medicare-skatt) från löner som betalas ut till deras anställda och betala dessa skatter till staten. Arbetsgivarna måste också betala arbetsgivarens andel av FICA-skatten och Federal Unemployment Tax Act (FUTA) skatt på lönen. För att göra eventuella nödvändiga justeringar för att betala dessa skatter på tidigare löner till dina anställda, inklusive användning av särskilda skattesatser, hänvisas till publikation 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide och publikation 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide. Du kan få dessa publikationer genom att ringa 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) eller genom att besöka oss online på www.irs.gov/formspubs .”
Fastställelsepaketet kan innehålla både Letter 4991, Letter 4991-A / Form 14430 och en SS-8 Determination Analysis som anger de specifika faktorer som använts för att fastställa att arbetstagaren var anställd.
Independent Contractor and the IRS 20 Factor Test
Independent Contractor and the IRS 20 Factor Test
Independent Contractor and the IRS 20 Factor Test
The IRS utvecklade 20-Factor Test som visas nedan för att hjälpa arbetsgivare att utvärdera om en arbetstagare är en anställd eller en oberoende entreprenör. Ingen faktor i testet är mer vägledande för arbetstagarstatus än någon annan. Om det finns ett stort antal ”ja”-markeringar kommer det med största sannolikhet att indikera förekomsten av ett anställningsförhållande, ett stort antal ”nej”-markeringar kan eller kan inte indikera ett entreprenörsförhållande. Därför är det bäst för arbetsgivare att vara försiktiga och att vid tveksamhet begära ett beslut från IRS.
I IRS använder vad som anses vara ”common law-regler” för att avgöra om en arbetstagare är en oberoende uppdragstagare. Även om du kanske tror att detta innebär att du kan använda sunt förnuft för att avgöra om en arbetstagare är en anställd eller en oberoende entreprenör, har du fel. Beslutet är en kombination av faktiska överväganden och rättsliga prejudikat. Du bör ta hjälp av en arbetsrättsjurist som är bekant med domstolsavgöranden i denna fråga. De common law-faktorer som IRS hänvisar till tar hänsyn till beteendekontroll, finansiell kontroll och parternas relationer.
IRS har utarbetat riktlinjer för att hjälpa arbetsgivaren att klassificera sina anställningsförhållanden korrekt. Det finns flera publikationer som behandlar vem som är anställd och vem som är oberoende uppdragstagare. IRS följer det sedvanerättsliga testet för att avgöra om en person är anställd för federal arbetslöshetsskatt. Enligt common law-testet föreligger ett arbetsgivar-arbetstagarförhållande om den person för vilken tjänsterna utförs har rätt att kontrollera och styra en arbetstagare i fråga om resultat, specifika detaljer och de medel som används för att uppnå resultaten.