Det är säkert att säga att den genomsnittlige medarbetaren inte riktigt uppskattar hur mycket arbete som krävs för att anordna en företagsutflykt.

De flesta anställda ser företagsutflykten som en ledig dag. För dem är det bara en chans att lära känna sina medarbetare, delta i några teambuildingaktiviteter och kanske dricka ett glas rosé (eller fem).

Om de bara visste.

För de kontorschefer, chefsassistenter, administratörer och HR-personal som har till uppgift att anordna dessa evenemang är det en mycket, mycket annorlunda upplevelse.

”Det kan vara mycket pressat”, säger Liza Goldberg, före detta SnackNation Vibe Manager som blivit en superstjärna inom eventmarknadsföring. ”Oavsett om det är ett planeringsmöte för företagsledningen eller en rolig festlig utflykt för företaget kan det kännas som om allt vilar på dina axlar.”

Och för att vara tydlig är det kontorschefen, chefsassistenten eller administratören som oftast har till uppgift att planera dessa utflykter.

Enligt uppgifter från våra senaste rapporter State of the Office Manager och State of the Executive Assistant, nämnde 84 % av kontorscheferna evenemangsplanering som ett av sina största ansvarsområden, medan hela 90 % av chefsassistenterna sa samma sak.

När det går bra kan företagsutflykter ge ett stort värde. Att komma ut ur kontoret och in i en ny miljö kan inspirera till nya idéer, och att föra samman människor från olika delar av företaget bidrar till att bryta silos och stimulera nya samarbeten. Dessutom ger retreater möjligheter att skapa och stärka de sociala banden mellan teammedlemmarna, vilket är en viktig del av medarbetarnas engagemang.

Men när de misslyckas brukar de misslyckas rejält. Och alla kommer att låta dig veta om de är missnöjda.

För att se till att din nästa företagsoffsite blir en succé för ditt team har vi tagit hjälp av våra experter på retreater – det är den tidigare nämnda Liza och vår nuvarande Vibe Manager, Alexis Norman.

De har tillsammans anordnat en rad minnesvärda och produktiva företagsutflykter, och de är här för att dela med sig av hemligheterna bakom deras framgångar.

Deklarera målen från början

Företagsutflykter kräver en hel del planering och kan bli kostsamma, så det är en god chans att de flesta företag inte gör dem bara för att göra dem. Det finns vanligtvis ett specifikt mål i åtanke.

Rsakerna till att samordna en sådan är många och varierande.

Det kanske bara är för att släppa loss ånga eller för att fira efter att ha nått en milstolpe. Det kan vara för att brainstorma inför ett mycket specifikt projekt eller en kommande utmaning.

Det kan vara för att främja sammanhållningen i teamet eller öka kommunikationen mellan avdelningarna. Det kan vara för att stärka företagets värderingar och kultur.

Det kan vara en kombination av alla dessa saker!

Jo tidigare du tar reda på vad målet är, desto bättre. Tydliga mål kommer att hjälpa dig att vägleda allt beslutsfattande när du planerar och genomför evenemanget.

Även om det kan verka självklart skulle du bli förvånad över hur ofta chefer antar att ni är på samma sida när det gäller mål utan att faktiskt diskutera dem med dig. Under tiden får du gissa.

Som med så många andra problem ligger lösningen i kommunikationen. Så snart din chef tar upp idén om en företagsretreat, ställ skarpa frågor:

• Är målet för alla bara att ha roligt?
• Vad är det vi vill få ut av det här? En massa nya idéer för Q3?
• Har detta att göra med strukturerad teambuilding? Eller mer som avslappnad social samvaro?

Om det finns flera mål (mycket möjligt) måste du och din chef fastställa vilka som ska prioriteras. På så sätt kan du göra rätt val om du måste ta ett svårt beslut om budget eller tid.

Liza utvecklar:

”För en av de offsideträffar jag planerade visade det sig att brainstorming var en mycket viktigare del av evenemanget än vad jag först hade insett. Vi tillhandahöll papper och pennor, men inte tillräckligt, och ingen tog med sig sina datorer. Många av de anteckningar som folk gjorde försvann.”

Detta kunde ha undvikits om Liza hade haft en tydligare känsla av att det var högsta prioritet att gå därifrån med några solida idéer från denna brainstorm.

Zero in on a Budget

Låt oss vara realistiska för en sekund. När det gäller retreater är det troligt att din chef kommer att be om en Rolex, men ge dig budgeten för en Casio.

Budgetering kommer att vara en av de största utmaningarna du kommer att möta när du anordnar dina första retreater på företaget. Återigen hjälper det att prioritera:

”Oavsett vad som händer måste du arbeta inom en snäv budget”, förklarar Liza. ”Om du känner till dina prioriteringar kan du avgöra om du måste snåla lite på lunchen för att kunna boka det där överdådiga evenemangslokalen, eller tvärtom.”

En annan viktig del av att arbeta inom en snäv budget är att hantera förväntningar. Ibland kan det kännas som om din chef har klivit direkt ur ”My Super Sweet 16”. Du kan inte få Ferrari-tårtan och diamantdiademet. Om du är realistisk när det gäller vad du kan åstadkomma inom din budget kan du undvika stora besvikelser.

Ett annat tips – läs det finstilta!

”Se definitivt till att du går igenom alla poster i kontraktet – särskilt när det gäller mat och alkohol”, säger Alexis. ”Lokaler är mästare på att smyga in extra avgifter som på något sätt spränger din budget.”

Boka en lokal så fort som möjligt

Boka en lokal bör vara en av de första sakerna du gör. Var du håller ditt evenemang kan vara ett avgörande beslut när det gäller hur det tas emot. Därför är det superviktigt att du bokar så tidigt som möjligt för att undvika att fastna i en miljö som helt enkelt inte fungerar. Dessutom, ju tidigare du bokar, desto bättre erbjudande får du.

Hur vet du att du har rätt plats? Storleken på din sammankomst kommer att avgöra en hel del, men återigen handlar det verkligen om mål.

Välj en plats som stöder den aktivitet du vill uppmuntra. Om det handlar om att knyta band behöver du en plats med aktiviteter och platser att äta och umgås.

Pro-tips: Om ditt team består av medlemmar som bor i andra delar av landet kan du fundera på hur du kan skapa en engagerande virtuell retreat för team på distans som kanske inte har möjlighet att närvara personligen vid evenemanget.

Om fokuserat arbete som brainstorming är viktigare är en plats vid poolen kanske inte det bästa valet. Se i stället till att det finns ett lugnt utrymme som är relativt fritt från distraktioner.

Liza förespråkar också att man ska dra nytta av de unika saker som din stad eller region har att erbjuda.

”Vi är baserade i Los Angeles och en stor del av vårt team kommer från Mellanvästern”, säger Liza, ”så vi gör allt vi kan för att hålla våra offsidelokaler på platser som låter vårt team uppleva de fantastiska sakerna i Kalifornien. Det kan innebära att vi åker till stranden i Santa Monica, ett hus i Malibu eller en lokal vingård så att folk kan uppleva det fina vädret.”

Om du bor i närheten av bergen kan du överväga en resa utanför säsongen till en lokal skidort. Om du råkar befinna dig nära en blomstrande stadskärna kan du ta över en hipp restaurang eller en konsthall. Hitta de saker som gör ditt område unikt och lyft fram dem.

En annan faktor – en plats som har erfarenhet av att vara värd för företagsevenemang.

”Jag kan inte beskriva hur bra det är att arbeta med en plats som har arrangerat ett retreat tidigare, särskilt om det är första gången du planerar ett sådant här”, förklarar Alexis. ”Titta på deras webbplats och se om de har personal som specialiserar sig på företagsevenemang. Leta efter en kontaktperson för ’koordinator för företagsevenemang’ eller ’företagstjänster’. Det är dessa personer som kan bidra med sin erfarenhet för att göra ditt evenemang till en succé.”

Besök platsen i förväg

Om det är möjligt, gör en rundvandring för att få en överblick över området. Det hjälper dig att undvika en mängd potentiella fallgropar som du inte ens har tänkt på.

Här är Liza igen:

”Om det finns en sak som jag önskar att jag hade gjort innan jag anordnade mitt första evenemang, så är det att jag hade besökt platsen på egen hand i förväg, bara för att få en överblick över området”, förklarar hon. ”Det skulle ha förhindrat några av de problem som vi råkade ut för, till exempel att bussarna gick vilse eller att vi inte visste var vi skulle parkera.”

Koppla din retreat till företagets syfte

Ibland är det svårare än du tror att få teamet att bli entusiastiskt över en offsite. Även om dessa evenemang är tänkta att vara roliga och avkopplande kommer det att finnas några personer i teamet som ser det som en distraktion från det arbete de borde göra, eller som hellre skulle vilja ha en ledig dag.

Driv upp intern uppslutning genom att göra din retreat ändamålsstyrd.

”Vid vår senaste retreat satte vi ihop folk i team och lät dem tävla om en välgörenhetsorganisation som de själva valde”, förklarar Alexis. ”Att ge folk ett syfte och en sak att samlas kring hjälpte verkligen till att göra folk glada och engagerade – det kändes inte som slöseri med tid för någon.”

Utnämna en säkerhetsansvarig

Att åka utanför platsen för en retreat innebär en lite större risk än din vanliga vardag.

Det är visserligen osannolikt att du kommer att utsätta ditt team för någon direkt fara, men du kommer att befinna dig i en ny miljö och risken för skador eller andra olyckor är större. (Särskilt om du lägger till alkohol i blandningen.)

Det är en bra idé att planera för det värsta, bara för att vara säker. Det är där en säkerhetsansvarig kommer in i bilden.

Din säkerhetsansvarige bör:

• Slå sig för att hålla sig nykter under hela dagen så att han eller hon kan köra i en nödsituation.
• Känna till var närmaste sjukhus finns.
• Medföra ett första hjälpen-kit till kontoret.
• Känna till hjärt- och lungräddning.

Säkerhetsansvarig bör inte vara du. På så sätt kan du hjälpa till med evenemanget om säkerhetsansvarig behöver köra någon till sjukhuset.

Billiga ”påverkare”

Oavsett vad du gör kan du inte göra alla nöjda – så var strategisk.

”En del av det handlar om att känna sitt team”, förklarar Liza. ”På varje företag finns det en handfull ”påverkare” vars åsikter smittar av sig på andra.”

Som de inte är nöjda är ingen nöjd. Det är viktigt att ta reda på vilka dina påverkare är och göra de små sakerna för att hålla dem engagerade.

Avtala transport

Att låta alla teammedlemmar ta med sig egen bil är oftast inte ett alternativ. Det är för kaotiskt, du kommer förmodligen inte att ha tillräckligt med parkeringsplatser på plats, och alla kommer att anlända vid olika tidpunkter, vilket gör att ditt schema blir helt omkullkastat. (Om du bor i en stad med bra kollektivtrafik kanske de flesta i teamet inte ens har en egen bil.)

Appen Swoop är ett bra alternativ som vi har använt tidigare för att få folk till kontoret och tillbaka på ett säkert sätt.

”Vi använde en fantastisk tjänst som heter Swoop för att få vårt team till platsen”, förklarar Alexis. ”Det bästa med att använda dem är att de samarbetar med många evenemangslokaler i staden, och de hade faktiskt många råd om hur vi skulle göra evenemanget till en succé.”

Planera dagen till punkt och pricka, men bygg in bufferttider

Förse ditt team med en resplan. Detta kommer att bidra till att evenemanget löper smidigt, men bygg in bufferttider som vattenpauser, cocktailtimmar och socialt umgänge. Det kommer alltid att uppstå oförutsedda förseningar, så genom att bygga in den flexibiliteten kan evenemanget hållas igång.

Var förnuftig när det gäller alkohol

Att dricka eller inte dricka?

Om det ingår dryck eller inte på din offsite är upp till ledningen, och ligger därför utanför din kontroll. Men om ditt företag tillhandahåller sprit vid din retreat, se till att det finns gott om vatten tillgängligt. En bra tumregel är att ha lika mycket vatten som alkohol. Så om du har 15 flaskor vin, ha 90 flaskor vatten till hands också (utgå från sex glas per flaska).

En annan nyckel – glöm inte att servera mat innan du tar fram alkoholen. Att dricka på tom mage är ett recept för katastrof. (Och för säkerhets skull räknas inte jello shots som mat.)

Och naturligtvis, när folk dricker, ingen bilkörning. Det är aldrig värt det. Inga undantag.

Kolla in vårt inlägg om att dricka på jobbet för fler tips.

Njut av dig själv

Till sist, kom ihåg att företagsretreaten är till för hela teamet. Och vet du vem som är en superviktig del av teamet? Du!

Visst är det lättare sagt än gjort. Som den person som leder evenemanget kommer du oundvikligen att känna ett större ansvar. Men du bör ändå se till att delta i aktiviteterna, smaka på lite av maten och få kontakt med dina lagkamrater.

Liza utvecklar:

”Oavsett om det innebär att anlita ett städteam så att du inte sitter fast på plats till midnatt och städar, eller om det bara handlar om att ta tjugo minuter för dig själv för att andas, njuta av lite av maten och ta ett glas vin, så måste du se till att du också får ut något av evenemanget. Kom ihåg att dessa evenemang är till för hela teamet – och det inkluderar dig.”

Vad är de viktigaste sakerna att tänka på när man planerar en företagsretreat? Något vi missat?

Låt oss veta i kommentarerna nedan.

Resurser för hur man gör på kontoret:

25 Epic Office Party Ideas That’ll Have Everyone Buzzing for Weeks

15 Creative Office Layout Ideas That Gets People Super Excited

We Gave Office Pets Free Rein in the Workplace – Here’s How it Made Our Office bättre

Den definitiva guiden för hur man organiserar ett arkivsystem på kontoret

Den enda checklistan för planering av företagsevenemang som du någonsin kommer att behöva

7 kreativa sätt att göra minnesvärda tillkännagivanden om nyanställda

Din A-Z Cheat Sheet for Picking the Best Conference Call Service