Om du blir ombedd att hålla en kort presentation måste du göra den snabbt så att publiken kommer ihåg den.

Det kan också hända att du får väldigt lite tid på dig att förbereda din presentation. Som tur är finns det några enkla steg som du kan ta för att få presentationen att gå snabbt och smidigt.

Du kanske tror att en kort presentation är lättare att skapa och ge än en lång. Medan en kort presentation kan vara lätt att göra om du vet vad du ska göra, är det inte utan utmaningar att skapa och presentera en femminuterspresentation.

Du måste förmedla ditt budskap, men du vill inte överskrida din tilldelade tid. Din publik och dina värdar kommer inte att uppskatta om du överskrider tiden.

Det är också viktigt att välja rätt ämnen för en 5-minuterspresentation. Om du väljer ett ämne som är för komplicerat och inte kan förklaras enkelt kan det vara förvirrande för din publik.

I den här handledningen presenterar vi ett antal snabba idéer och användbara tips för att göra korta presentationer. Vi fokuserar på femminuterspresentationer, men diskuterar även hur man hanterar andra presentationslängder också.

Lär dig hur du förbereder en bra kort presentation, väljer rätt ämne, fångar publikens uppmärksamhet och håller din timing på plats.

Behövs hjälp? Ladda ner vår e-bok om att göra bra presentationer (gratis)

Vi har också ett användbart komplement till den här handledningen. Ladda ner vår kostnadsfria e-bok: Den hjälper dig att skriva, utforma och leverera den perfekta presentationen. Hämta den snabbt innan du läser vidare.

Nu sätter vi igång med dagens handledning:

Steg 1. Känn din publik väl

Med bara fem minuter för din presentation vill du inte slösa tid på att ta upp information som din publik redan känner till. För att du ska kunna nå din publik med material som de kan förstå och relatera till måste du veta så mycket som möjligt om dem.

Om du inte förstår din publik är det osannolikt att du kommer att kunna behålla deras intresse. Undersök din publik för att ta reda på så mycket som möjligt om dem. Ett snabbt sätt att ta reda på mer om din publik är att be den organisation eller person som bjudit in dig att hålla presentationen och som du kommer att vända dig till om mer information om dem.

När du nu har lärt dig mer om din publik är det dags att välja ett ämne.

Steg 2. Välj rätt ämne

För korta presentationer är valet av ämne mycket viktigt. Vissa ämnen lämpar sig helt enkelt inte bra för presentationer eftersom de är för komplexa.

Här är några viktiga punkter att tänka på när du väljer ett presentationsämne för en femminuterspresentation:

• Välj ett ämne som du redan är bekant med.Detta kommer att minimera den tid som du spenderar på att undersöka ditt ämne.
• Håll det enkelt. Undvik komplexa ämnen som kräver många förklaringar. Om ett ämne är komplicerat, välj en enda, enkel aspekt av det att presentera, i stället för att försöka täcka in allt.
• Håll dig till en eller två huvudpunkter. Begränsa dig också till ett minimalt antal underpunkter. Eftersom din presentation är begränsad är det osannolikt att du hinner med mer än så.
• Kom ihåg din publiks bakgrund. Jag kan inte nog säga detta för att skapa en engagerande presentation måste du känna din publik.

Skriv nu ditt utkast:

• 
  Presentationer
  Hur man skriver en professionell PowerPoint-presentation (Upptäck skrivprocessen)
  Brad Smith

När utkastet är färdigt är det dags att börja fundera över hur presentationen ska se ut.

Steg 3. Använd en professionell presentationsmall

Även korta presentationer måste se snygga ut. Eftersom det här är en snabb presentation sparar du mycket tid genom att använda en mall.

Mallar ger din presentation ett professionellt utseende utan att du behöver spendera pengar på att anlita en professionell designer eller tid på att utforma din egen mall. För de flesta presentationsmallar är allt du behöver göra att infoga din egen information på lämpliga ställen och lägga till dina egna bilder. Ta sedan bort de bilder från mallen som du inte behöver.

Du kan hitta ett stort antal professionella mallar på Envatos GraphicRiver eller på EnvatoElements.

För att få en uppfattning om skillnaden som en professionell mall kan göra för din presentation, är här en titt på SimplicityPowerPoint-mallen i rött från GraphicRiver:

PowerPoint-mallen Simplicity har design för flera perspektivförhållanden. Välj mellan femton olika färgalternativ och många slidelayouter. Du kan också välja mellan en animerad mall eller en icke-animerad mall.

Detektera fler enkla PowerPoint-mallkonstruktioner med kraftfulla funktioner på Envato Elements eller GraphicRiver. Rätt premium PPT-mall hjälper dig att göra en bra presentation snabbt.

Du hittar ännu fler utmärkta professionella Microsoft PowerPointtemplate-alternativ i dessa kurerade artiklar:

• 
  Microsoft PowerPoint
  34 bästa PowerPoint PPT-mallar (för 2021 presentationer)
  Sean Hodge
• 
  Microsoft PowerPoint
  34 enkla PowerPoint (PPT)-mallar för att snabbt utforma grundläggande presentationer
  Andrew Childress

Steg 4. Börja med ett kraftfullt sätt att fånga uppmärksamheten

Då din presentation är så kort vill du ägna lite extra uppmärksamhet åt inledningen. Du har förmodligen inte tid att visa en video eller spela upp komplexa animationer. Du kanske inte ens har tid att spela upp ett soundtrack.

Det är okej. Det finns andra sätt att fånga publikens uppmärksamhet. Dessa snabba sätt att fånga uppmärksamheten är bra för korta presentationer:

• Storytelling
• Polka publiken
• Nämn en häpnadsväckande statistik
• Visa en fängslande bild

I en kort presentation är det också en bra idé att organisera ditt material så att den viktigaste punkten tas upp först. På så sätt kan du försäkra dig om att du har tagit upp den viktigaste punkten om något av följande händer:

1. Din tid tar slut
2. Publiken tappar intresset

Din presentation borde börja bli klar nu, men du är inte redo att hålla din presentation förrän du har genomfört nästa steg.

Steg 5. Övning ger färdighet

För ett kort tal är övning avgörande. Att tajma din presentation är också det enda sättet att veta säkert hur lång tid den kommer att ta. Ju kortare presentationen är, desto viktigare är det att du tar tid på ditt tal.

Övning ger dig en chans att verkligen finslipa din presentation. Fokusera på att låta bekväm och säker. Arbeta på att eliminera eller minska eventuella distraherande personliga vanor. Många talare har nytta av att låta en tredje part lyssna när de övar.

Det är viktigt att du kan presentera ditt material utan att läsa det ordagrant (vilket kan låta stillastående och onaturligt). Du kommer alltså att lära dig materialet när du övar.

När du känner dig säker på din presentation kan du ta tid på den.Be en kollega eller vän hjälpa dig att hålla reda på hur länge du talar. Eller använd en inspelningsapparat eller annan elektronisk timer.

Om du upptäcker att din presentation överskrider femminutersgränsen kan du ta bort några av dina mindre viktiga punkter från slutet. Var dock försiktig med att göra detta. Nervositet kan få många talare att tala snabbare under själva presentationen än de normalt skulle göra.

Om din presentation inte når upp till fem minuter, lägg till ytterligare en kort punkt eller sammanfatta vad du har diskuterat för att kompensera tidsskillnaden.

Du är i princip redo att hålla din femminuterspresentation. Men det finns ytterligare några saker du bör veta.

Planera din presentationslängd

När du skapar en tidsbestämd presentation är en vanlig fråga ”hur många PowerPoint-bilder behöver jag för en presentation som varar i X minuter?”

Svaret är … det beror på. Det finns många variabler som bestämmer antalet diabilder som krävs för att fylla en viss tidslista.

Inte alla bilder är lika. Du kommer att vilja diskutera informationen om vissa mer i detalj eftersom den är mer komplex. Andra bilder, t.ex. bilder, kanske inte kräver någon diskussion från din sida. Dessutom talar alla talare i olika takt. En person som talar snabbt kommer förmodligen att behöva fler bilder än en person som talar långsammare.

Dessa variabler är anledningen till att det är så viktigt att du tar tid på din presentation innan du ger den.

Håll dig dock i minnet att nervositet kan få dig att tala snabbare än du normalt skulle ha gjort. Försök därför att hålla ett normalt tempo. En kort paus mellan punkterna kan hjälpa dig att orientera dig.

Det vanligaste presentationsfelet är att ha för många bilder. Att ha för många bilder är ett problem på flera sätt:

• Det är svårare för dig som talare att hålla reda på allt material. Det är troligare att du måste läsa upp din presentation.
• Det är osannolikt att din publik kommer att komma ihåg allt material. Det är troligt att din huvudpoäng går förlorad.
• I en kortare presentation är det troligare att tiden tar slut.

Och även om jag inte kan säga exakt hur många PowerPoint-bilder som behövs för en femminuterspresentation, kan jag ge dig några övergripande riktlinjer som fungerar för många talare. Använd dessa riktlinjer för att planera din presentation och anpassa dem vid behov.

Riktlinjer för diabilder för olika presentationslängder

Även experterna är oense om hur mycket tid du bör lägga på en enskild bild. Och alla diabilder i din bildpresentation kräver inte lika mycket tid för att presenteras. Det finns ändå några steg som du kan använda för att räkna ut hur många diabilder du behöver.

Börja med att dela in din presentation i två typer av diabilder:

1. Enkel.En enkel diabilder kräver mycket lite förklaring från din sida. Exempel på denna typ av bild kan vara din titelbild eller en grafik som talar för sig själv. Med undantag för titelbilden är de flesta experter överens om att du bör försöka lägga mindre än 30 sekunder på en enkel bild.
2. Komplex: Denna bild kräver en del förklaringar från din sida. Detta är de bilder som du kommer att använda för att förmedla ditt budskap. De flesta experter är överens om att du bör ägna mellan en och högst tre minuter åt den här typen av bilder. Om du upptäcker att en bild tar mer än tre minuter att presentera, dela upp den i två bilder.

Under din övning bör du vara uppmärksam på hur lång tid det tar för varje typ av bild att presentera. Om du redan har hållit många presentationer vet du kanske redan det. Om det är nytt för dig att hålla presentationer måste du få fram denna siffra när du tidsbestämmer din presentation när du övar.

Här är hur dessa riktlinjer kan se ut när du planerar presentationer av olika längd:

• 1-MinutePresentation. Håll dig till en huvudidé. Håll det enkelt. En enda bild kan räcka, men använd högst två bilder – varav en är en titelbild med företagets namn och presentationens titel som inte kräver någon diskussion. Om du kan, ha titelfilmen på skärmen innan presentationen börjar. Låt den vara uppe när du inleder presentationen (cirka 15 sekunder). Den andra bilden innehåller en mycket enkel huvudpunkt (räkna med 45 sekunder för att diskutera den). Du får inte ha några underpunkter och ingen diskussion, eftersom detta är ett mycket kort föredrag.
• 3-MinutePresentation. Håll dig återigen till en eller två enkla huvudidéer. Du kan ha flera enkla underpunkter. Använd bildbladet med företagets namn för att inleda presentationen (15 sekunder).Om ditt ämne är komplicerat kan du tillbringa nästan hela tre minuter på ett enda bildblad. För enkla ämnen som kräver mindre än en minut per bild kan du behöva upp till sex bilder.
• 5 minuters presentation. I denna något längre presentation kan du behandla fyra mycket enkla punkter eller en komplex punkt med flera underpunkter. Planera för en titelbild (upp till 30 sekunder), och du kan infoga någon inledande humor eller något annat som fångar uppmärksamheten. Om du har en bild med ett komplext ämne kan det hända att du ägnar tre minuter åt den, vilket ger ungefär en och en halv minut för två underpunkter – alltså fyra bilder i det scenariot. Du kan behöva upp till tio diabilder om dina ämnen är mycket enkla.
• 15-minuters-presentation. Vid en längre presentation som denna bör du räkna med en paus på flera minuter efter cirka sju minuter. Du kan använda denna tid för frågor och svar eller bara låta publiken sträcka på sig. Efter pausen behöver du en annan uppmärksamhetskälla. Du har också tid att inkludera mer komplexa uppmärksamhetsfångare, t.ex. korta videor och animationer. Du kan behöva mellan fem och 20 bilder, beroende på hur komplicerat ditt material är.
• Presentationer på 30 minuter eller längre. Längre presentationer ger dig möjlighet att presentera mer material som är mer komplext. Det är också troligt att du behöver fler bilder. När du skapar en längre presentation får du inte glömma att ta hänsyn till publikens mänskliga behov. Du måste ta med fler planerade pauser. De flesta experter är också överens om att du bör planera in en toalettpaus minst en gång i timmen. Efter toalettpausen måste du fånga publikens uppmärksamhet igen. Vid mycket långa presentationer kan du behöva planera in ett mellanmål eller en måltid.

Note: Kom ihåg att detta är allmänna riktlinjer och att det finns undantag från varje regel. Det slutliga beslutet om hur lång tid du ska ägna åt varje bild bestäms av hur du behåller publikens uppmärksamhet och hur du håller dig till din tilldelade tid.

Du vet inte säkert hur noga du ska följa dessa riktlinjer om du inte tar tid på ditt tal. Efter att ha övat kanske du upptäcker att du behöver anpassa riktlinjerna genom att lägga till eller ta bort en bild. Eller om du ägnar för mycket tid åt en enda bild kan du behöva begränsa ditt material.

Exempel på presentation

Nedan har jag inkluderat bilder som jag skapat med hjälp av SimplicityPowerPoint-mallen från GraphicRiver. En enkel professionell PowerPoint-mall är en bra utgångspunkt att arbeta utifrån. De här bilderna är gjorda snabbt för en kort presentation.

Av erfarenhet vet jag att den här presentationen tar ungefär två minuter att hålla. Här är den första bilden, som är min titel:

För denna bild behöver presentatören bara säga sittnamn, titeln på presentationen och namnet på företaget. Observera att allt som presentatören säger finns med på bilden. Det tog mig 15 sekunder att presentera den här titeldiabilden. Dina resultat kan variera.

Här kommer nästa bild:

Denna bild presenterar i princip företaget. Återigen, inte allt jag kommer att säga finns med på bilden. Denna enkla bild tog mig 30 sekunder att presentera.

Här är ett andra exempel på en 30 sekunder lång bild:

Den sista bilden i denna mycket korta presentation är lite mer komplex, men tog ändå bara 45 sekunder att presentera:

Förmå din presentation att vara skalbar

Många yrkesverksamma blir ombedda att göra variationer av samma presentation om och om igen. Försäljare kan till exempel behöva ha långa och korta versioner av samma presentationsämne.

Om det är detta du behöver göra, tänk på punkterna ovan. Det är bäst att först skapa och spara den långa versionen av presentationen och sedan redigera materialet och spara det på nytt som en kortare, mer fokuserad version av presentationen. Var dock försiktig så att du inte skriver över din ursprungliga presentation.

När du har gjort detta flera gånger kommer det att bli lättare.

Ladda ner vår nya e-bok om att göra bra presentationer (gratis PDF)

Vi har det perfekta komplementet till denna handledning, som kommer att gå igenom hela presentationsprocessen. Lär dig hur du skriver din presentation, utformar den som ett proffs och förbereder den för att presentera kraftfullt.

Hämta vår nya e-bok: Den kompletta guiden för att göra bra presentationer. Den är tillgänglig gratis med en prenumeration på Tuts+ Business Newsletter.

Nu är du redo att göra en fantastisk 5-minuterspresentation

Du kan skapa en effektiv diapresentation på hur lång tid som helst, om du vet hur. Med rätt planering kan du snabbt skapa snygga 5-minuterspresentationer med precis rätt antal diabilder.

När du skapar en kort presentation ska du komma ihåg att det är viktigt att känna din publik väl. Det är också viktigt att du väljer ett enkelt ämne som passar dem.

Det viktigaste är att du kommer ihåg att öva och tajma din presentation. Timing är det enda sättet att veta säkert hur lång tid det kommer att ta att hålla en presentation. Tänk på att du kan påskynda ditt framförande under själva presentationen, så försök att ta hänsyn till det.

Glöm inte heller hur viktig din bilddesign är för att göra en effektiv presentation.

Bläddra igenom de förstklassiga designmallarna för PowerPoint-presentationer på Envato Elements. Eller kolla in Envato Market för att upptäcka att du kan arbeta med snabbt. top great PPT designs

Nu när du vet vad du ska göra är du redo att skapa din egen 5-minuterspresentation. Lycka till!