IRS Forms 1099 matchar inkomst och socialförsäkringsnummer. De flesta människor uppmärksammar dessa formulär vid beskattningstillfället, men både advokater och klienter bör vara uppmärksamma på dem även resten av året. Om du misslyckas med att rapportera ett formulär 1099 får du garanterat en skatteuppmaning från IRS om att betala. Dessa små blanketter är en viktig informationskälla för skatteverket. Kopior går till de statliga skattemyndigheterna, som är användbara för att samla in statliga skatteintäkter.
Avokater får och skickar fler formulär 1099 än de flesta människor, delvis på grund av skattelagar som särbehandlar dem. Advokater är bra revisionsobjekt eftersom de ofta hanterar klientmedel. De tenderar också att ha betydande inkomster. IRS har ett stort intresse av den skattemässiga behandlingen av förlikningar, domar och advokatarvoden i samband med tvister. Advokater är utpekade för extra blanketter 1099. Skattelagen kräver att företag som gör betalningar till advokater rapporterar betalningarna till IRS på ett formulär 1099.
Varje person som bedriver näringsverksamhet och gör en betalning på 600 dollar eller mer för tjänster måste rapportera den på ett formulär 1099. Regeln är kumulativ, så medan en betalning på 500 dollar inte skulle utlösa regeln, kräver två betalningar på 500 dollar till en enda betalningsmottagare under året en blankett 1099 för hela 1 000 dollar. Advokater måste utfärda formulär 1099 till expertvittnen, jurykonsulter, utredare och till och med biträdande jurister när tjänster utförs och betalningen är 600 dollar eller mer.
Ett anmärkningsvärt undantag från den normala regeln om 600 dollar är betalningar till företag. Betalningar som görs till ett företag för tjänster är i allmänhet undantagna, men ett undantag gäller för betalningar för juridiska tjänster. Med andra ord trumfar regeln om att betalningar till advokater måste vara föremål för ett formulär 1099 regeln om att betalningar till företag inte behöver vara det. Alla betalningar för tjänster på 600 dollar eller mer till en advokat eller advokatbyrå måste således omfattas av ett formulär 1099, och det spelar ingen roll om advokatbyrån är ett bolag, LLC, LLP eller ett öppet bolag, och det spelar inte heller någon roll hur stor eller liten advokatbyrån kan vara. En advokat eller advokatbyrå som betalar arvode till biträdande jurister eller en remissavgift till en advokat måste utfärda ett formulär 1099 oavsett hur advokaten eller advokatbyrån är organiserad. Dessutom måste varje klient som betalar en advokatbyrå mer än 600 dollar under ett år som en del av klientens verksamhet utfärda ett formulär 1099. Formulär 1099 utfärdas i allmänhet i januari året efter betalningen. I allmänhet måste de skickas till skattebetalaren och IRS senast den sista dagen i januari.
Utfärdande av formulär 1099 till klienter
En förvirrande skatterapportering för advokatbyråer är huruvida de ska utfärda formulär 1099 till klienter. Praxis varierar avsevärt och många företag utfärdar blanketterna rutinmässigt, men de flesta betalningar till klienter kräver egentligen inte blanketterna. Många advokater får naturligtvis pengar som de skickar vidare till sina klienter. Det innebär att advokatbyråer ofta utfärdar checkar till klienterna för en del av intäkterna från förlikningar. Trots detta finns det sällan en skyldighet att fylla i formulär 1099 för sådana betalningar. De flesta advokater som får en gemensam förlikningsscheck för att lösa en klientstämning betraktas inte som betalare. Faktum är att det är den svarande som förlikas som betraktas som betalare, inte advokatbyrån. Därför är det i allmänhet svaranden som är skyldig att utfärda formulär 1099, inte advokaten.
Exempel 1: Larry Lawyer tjänar ett villkorligt arvode genom att hjälpa Cathy Client att stämma sin bank. Förlikningschecken är utställd gemensamt till Larry och Cathy. Om banken inte känner till uppdelningen mellan Larry och Cathy måste den utfärda två formulär 1099 till både Larry och Cathy, var och en för hela beloppet. När Larry ger Cathy en check för hennes andel behöver han inte utfärda något formulär.
Exempel 2: Betrakta samma fakta som i exempel 1, men anta att Larry säger åt banken att utfärda två checkar, en till Larry för 40 procent och en till Cathy för 60 procent. Även här har Larry ingen skyldighet att utfärda ett formulär eftersom Cathy får betalt av banken. Banken kommer att utfärda en blankett 1099 till Larry för hans 40 procent. Den kommer att utfärda en blankett 1099 till Cathy för 100 procent, inklusive betalningen till Larry, även om banken betalade Larry direkt. Cathy måste hitta ett sätt att dra av den juridiska arvodet.
Påläggningar för fysiska skador
Ett viktigt undantag från reglerna för formulär 1099 gäller för betalningar för personliga fysiska skador eller fysisk sjukdom. Tänk på rättsliga ersättningar för bilolyckor och halk- och fallskador. Med tanke på att sådana betalningar för skadestånd i allmänhet är skattefria för den skadade personen krävs ingen blankett 1099.
Exempel 1: Hal Hurt är inblandad i en bilolycka och får en ersättning på 1 miljon dollar. Svaranden Motors utfärdar en gemensam check till Hal och hans advokat Sue Suits. Svaranden behöver inte utfärda ett formulär 1099 till Hal. Svaranden måste ändå utfärda en blankett 1099 till Sue för hela 1 miljon dollar.
Exempel 2: Samma fakta, men anta att Sue begär en check på 600 000 dollar utfärdad till Hal (utan blankett 1099) och en check på 400 000 dollar utfärdad till henne (med en blankett 1099 till Sue på 400 000 dollar). Svaranden Motors kan gå med på denna begäran.
Andra betalningar till klienter
Hur är det med en advokatbyrås återbetalning av advokatarvoden till klienter? Måste dessa betalningar rapporteras till klienten på formulär 1099 som utfärdas till klienten? Om återbetalningen avser pengar som finns på advokatens förtroendekonto behövs ingen blankett 1099. Om advokatbyrån däremot tidigare har fått betalt och återbetalar ett belopp från advokatbyråns egen inkomst behövs en blankett 1099.
Exempel: Big Law LLP företräder Joe Inventor och har 50 000 dollar av Joes pengar på sitt förvaltarkonto. På grund av en tvist om kvaliteten på Big Laws tjänster går företaget med på att återbetala 30 000 dollar av Joes insättning. Ingen blankett 1099 krävs eftersom detta var Joes pengar. Big Law går också med på att återbetala 60 000 dollar av de pengar som Joe betalat för avgifter under de senaste tre åren. Big Law måste utfärda ett formulär 1099 för betalningen på 60 000 dollar.
Det primära området där en advokat måste utfärda ett formulär 1099 till en klient är när advokaten utför betydande tillsyns- och ledningsfunktioner. Skattebestämmelserna är inte särskilt tydliga exakt vad dessa lednings- och tillsynsfunktioner är i många fall, men det räcker inte med att bara vara målsägandebiträde och hantera förlikningspengarna.
Vad händer om advokaten gör mer än att bara ta emot pengarna och dela upp advokatens och klientens andelar? Om advokater tar på sig en alltför stor roll och utövar förvaltning och övervakning av klientpengar, blir de enligt skattemyndighetens föreskrifter ”betalare” och måste därför utfärda formulär 1099 när de betalar ut pengar.
Gemensamma checkar
Skattemyndighetens föreskrifter innehåller omfattande bestämmelser om gemensamma checkar och om hur formulär 1099 ska utfärdas i sådana fall. De flesta av dessa regler innebär att advokater kommer att få formulär 1099 när deras namn står på checkarna för förlikning.
Exempel 1: Den usla svaranden reglerar ett fall och utfärdar en gemensam check till Clyde Client och Alice Attorney. Dastardly måste normalt utfärda ett formulär 1099 till Clyde för hela beloppet och ett formulär 1099 till Alice också för hela beloppet. Denna verklighet kan få Alice att föredra separata checkar, en för klientmedel och en för att betala advokaten direkt. På så sätt kan Alice endast få en blankett 1099 för sina arvoden, inte också för klientens pengar.
Exempel 2: Den här gången utfärdar den usla svaranden en check på 60 procent av förlikningen till Clyde Client och 40 procent till Alice Attorney. Dastardly utfärdar ett formulär 1099 till Clyde för 100 procent och ett formulär 1099 till Alice för 40 procent. För att Clyde inte ska betala skatt på de arvoden som betalats till Alice och för vilka han fått ett formulär 1099, kommer han att försöka dra av de 40 procenten på sin skattedeklaration. Från och med 2018 är dock avdragen för juridiska arvoden nu mycket mer begränsade än tidigare. Det finns fortfarande ett avdrag ovanför gränsen för juridiska arvoden i anställnings-, medborgarrätts- och visselblåsarfall, men utöver det kan många juridiska arvoden inte längre dras av.
För att hjälpa sina klienter att undvika att ta emot formulär 1099 ber vissa målsägandebiträden den svarande om en check som ska betalas ut till ”Jones Law Firm Trust Account”. Många svarande är villiga att utfärda ett enda formulär 1099 endast till Jones Law Firm i denna situation. Tekniskt sett föreskriver dock skattelagstiftningen att du ska behandla denna check från Jones Law Firm Trust Account precis som en gemensam check som betalas ut till advokat och klient. Det innebär att det krävs två formulär 1099, vart och ett på hela beloppet.
Judgment Calls and Penalties
Krav på att utfärda formulär 1099 har funnits i skattelagstiftningen och parallell delstatslagstiftning i årtionden. Ändå har dessa krav blivit strängare under de senaste åren. Även verkställandet av påföljder har blivit hårdare. Allt mer rapportering krävs nu, och advokater och advokatbyråer möter inte bara de grundläggande reglerna, utan även de särskilda regler som är inriktade på juridiska arvoden.
Avokater är inte alltid skyldiga att utfärda formulär 1099, särskilt inte till klienter. Det är dock osannolikt att IRS kritiserar någon för att utfärda fler av de allestädes närvarande små blanketterna. Enligt IRS är det faktiskt så att ju fler formulär 1099 desto bättre. Kanske av den anledningen blir det allt vanligare att advokatbyråer utfärdar formulär 1099 till klienter även om det inte är absolut nödvändigt. Svaranden brukar också reagera på samma sätt – när de är osäkra utfärdar de blanketterna. Ibland går dock både advokater och svarande över gränsen och utfärdar blanketterna när de egentligen inte borde göra det.
De flesta påföljder för oavsiktlig underlåtenhet att lämna in uppgifter är blygsamma – så små som 270 dollar per blankett. Detta straff för underlåtenhet att lämna in blanketter 1099 är främst avsett för storskaliga misslyckanden, t.ex. när en bank underlåter att utfärda tusentals blanketter till kontoinnehavare, men advokatbyråer bör också vara försiktiga med dessa regler.
Distributionen av intäkterna från en grupptalan kan t.ex. utlösa storskaliga utfärdanden av blanketter 1099. Förutom bötesbeloppet på 270 dollar per försummelse kan IRS också försöka neka ett avdrag för den post som borde ha rapporterats på ett formulär 1099. Det innebär att om du underlåter att utfärda ett formulär för en konsultarvode på 100 000 dollar kan IRS hävda att det inte är avdragsgillt. Det är vanligtvis möjligt att besegra denna typ av drakoniska straff, men hotets allvar gör det ändå till ett potent hot.
En ofta angiven teknisk fara (men i allmänhet inte en allvarlig risk) är straffet för avsiktliga överträdelser. En skattebetalare som vet att ett formulär 1099 måste utfärdas och ändå ignorerar denna skyldighet ber om problem. IRS kan utdöma en straffavgift som motsvarar 10 procent av betalningsbeloppet.
Exempel: Larry Lawyer gör en betalning på 400 000 dollar till en medadvokat, men Larry underlåter att utfärda ett obligatoriskt formulär 1099 trots att hans revisor sa till honom att han var skyldig att göra det. Förutom andra åtgärder kan IRS utdöma en straffavgift på 40 000 dollar.
Och även om en straffavgift på 10 procent är hög har jag aldrig personligen sett en sådan straffavgift utdömas. Jag undrar faktiskt hur troligt det är att det ens föreslås, såvida inte skattebetalaren har ett fördömande PM i sin akt som han överlämnar till IRS och som klargör att han kände till kravet på formulär 1099 och ignorerade det.
IRS formulär W-9
Med tanke på att formulär 1099 kräver skattebetalarnas identifikationsnummer, ombeds advokater ofta att förse betalarna med sina egna och klienternas identifikationsnummer. Vanligtvis kommer sådana förfrågningar på IRS Form W-9. Om en advokat ombeds att tillhandahålla ett skattebetalaridentifikationsnummer och underlåter att tillhandahålla det till en betalande part, är han eller hon föremål för en straffavgift på 50 dollar för varje underlåtenhet att tillhandahålla denna information.
De betalningar som ska göras till advokaten kan också bli föremål för extra källsortering. I praktiken kan vissa svarande vägra att betala över pengar utan de nödvändiga skattebetalaridentifikationsnumren, eller försöka betala pengarna genom en domstol. Det är vanligtvis inte värt att slåss om formulär W-9. Om du har förhandlat fram ett språk i förlikningsavtalet som klargör vilka formulär 1099 som kommer (eller inte) att utfärdas, finns det vanligtvis ingen anledning att slåss om att tillhandahålla formulär W-9.
Slutsats
Det är inte särskilt roligt att ta emot formulär 1099, men det är åtminstone en påminnelse om att du ska rapportera betalningen i din skattedeklaration. Även många utfärdare av formulär 1099 kanske inte är särskilt förtjusta i formuläret. Advokater måste vara särskilt uppmärksamma på dessa regler, och inte bara när de löser fall eller avslutar fastighetsaffärer. Mer än många andra företag och yrkesutövare är det vanligt att advokater skickar och tar emot formulär 1099. Klienterna bryr sig också mycket om dessa regler, särskilt om de får ett stort, tjockt formulär 1099 på posten som de inte väntat sig.
Robert W. Wood är skattejurist på www.WoodLLP.com och författare till ett flertal skatteböcker, bland annat Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Denna diskussion är inte avsedd som juridisk rådgivning.