Ett bra memo organiserar den information som ska förmedlas både för att göra det lättare för läsaren att förstå och för att uppnå skribentens syfte på det mest effektiva sättet.

Hoppa till:

Överskrift

Öppning

Resumé

Diskussionsavsnitt(er)

Din avslutning

Bilagor

Överskrift

Överskriften för varje memo följer samma grundformat:

Till:

cc:

FROM:

DATUM:

SUBJECT:

Din ämnesrad bör vara kortfattad, inte mer än några få ord, men tydlig, så att det inte finns någon risk för missförstånd. ”Beställning av pizza” som ämnesrad kan till exempel få dina läsare att tro att ditt meddelande innehåller instruktioner om det korrekta tillvägagångssättet för att beställa take away på sena kvällar på kontoret, när du i själva verket vidarebefordrar klagomål från städpersonalen om tomatsåsen på mattan och kartongerna som ligger utspridda över hela golvet. Något som ”Städa upp din röra innan du går” tillkännager huvudpoängen i memot.

Öppning

De inledande meningarna eller styckena i ett memo berättar för läsaren om problemets sammanhang, den föreslagna uppgiften eller uppgiften och syftet med memot:

Sammanhang

Sammanhanget som du beskriver är händelsen, situationen eller bakgrunden till det problem eller den fråga som du tar upp. Om det tar en mening eller ett stycke beror på situationens komplexitet. Kontexten kan till exempel börja med:

Städfirman har klagat på att det tar för lång tid att städa våra golv…

Var tydlig och direkt och ge bara så mycket information som dina läsare behöver.

Avgift

Din uppgift eller uppdragsbeskrivning beskriver vad du gör för att lösa problemet, frågan eller situationen. Om din läsare bad dig agera kan du säga:

Du bad mig titta på…

Om du vill presentera alternativ som de anställda ska överväga kan du säga:

Vi måste överväga alternativ som tillfredsställer städfirman utan att…

Syfte

Din syftesbeskrivning förklarar varför du skriver PM:et och leder in på resten av det. Du måste vara direkt och undvika att försöka tona ner informationen. Ditt uttalande kan börja med:

Detta memo beskriver min förståelse av städföretagets klagomål, föreslår flera sätt att ta emot dessa personer och mina egna rekommendationer för att lösa problemet.

Om memot kommer att bli så långt att det blir lättare att följa informationen genom att lägga till avsnittsrubriker, gör det för all del.

Om syftet med ett memo är att övertyga dina läsare om att det finns ett verkligt problem, undvik att gå in på mer detaljer än vad situationen kräver. Om du upptäcker att du har svårt att beskriva uppgiften kan du behöva tänka mer innan du skriver memot. Om du bestämmer dig för att dela upp ditt memo i segment, se till att de de viktigaste punkterna.

Sammanfattning

Vänta med att skriva ett sammanfattande avsnitt tills du har skrivit huvuddelen av ditt memo. Om ditt memo är på en sida eller mindre kanske en sammanfattning inte är nödvändig. Om du däremot har behandlat flera viktiga frågor eller händelser, eller om din analys är ganska detaljerad, är det lämpligt med ett sammanfattande stycke.

Om memot är en kort rapport om forskning som du har gjort i en fråga eller för ett projekt, är detta ett bra ställe att sammanfatta de metoder och källor som du har använt hittills. Kom dock ihåg att detta är en sammanfattning. Håll den kort och upprepa inte detaljerad information i onödan.

Diskussionsavsnitt

När du har täckt den grundläggande presentationen av ditt ämne på ett adekvat sätt är det här du lägger fram alla detaljer – fakta, statistik, hypoteser – som stödjer de idéer som du har diskuterat. I det här avsnittet visar du din förmåga att tänka kreativt och kritiskt genom att presentera dina idéer.

Begynna med den viktigaste eller mest talande informationen och fortsätt från din starkaste fakta till den svagaste (eller, om du ger en historisk bakgrund, från den äldsta till den nyaste informationen).

Det är också i dessa stycken som du ger dina rekommendationer, bekräftar andras rekommendationer och beskriver framtida problem som kan uppstå och hur dina förslag kommer att se till att sådana problem helt enkelt inte uppstår.

Det hjälper ofta att placera viktiga fakta eller detaljer i numrerade eller punktformade listor, återigen från den starkaste punkten till den svagaste.

Din avslutning

När du har gett dina läsare all information som är relevant för ämnet för ditt memo använder du en hövlig avslutning som beskriver de åtgärder som du vill att de ska vidta och påpekar hur dessa åtgärder kommer att gynna alla. Denna avslutning i ett stycke kan börja med:

Vi kan diskutera mina rekommendationer mer ingående vid vårt nästa möte…

eller

Om du behöver mer information kan jag gärna….

Bilagor

Förse dina läsare med all den dokumentation eller ytterligare information som de behöver för att själva kunna förstå den händelse, den fråga eller det problem som du beskrivit, och förteckna sådana bilagor i slutet.

Om det till exempel har förekommit en brevväxling om ditt ämne, bifoga kopior av dem (om det inte bryter mot sekretessen eller om de innehåller information som dina läsare behöver veta). Om du har skapat grafer över fakta eller statistik eller diagram som illustrerar fysiska förhållanden, bifoga dessa. Du kan också hänvisa till sådana grafer, diagram eller illustrationer på lämpliga ställen i ditt memo.

Bifoga inte material som inte direkt berör ämnet för memot.