Lärandemål:

• Underkänna skillnaden mellan teknisk och professionell kommunikation och skrivande
• Förstå den tekniska kommunikatörens roll
• Veta hur etik, samarbete, medvetenhet om sammanhanget, forskning, skrivande och design hänger samman vid skapandet av dokumentation
• Utmärk tre artefakter av teknisk kommunikation i rummet. Vad har de gemensamt? Vad skiljer dem åt?
• Gör en jobbsökning på ett populärt ställe (monster.com, lokala tidningssajter, stc.org osv.) efter tekniska skribenter. Byt ut termen ”teknisk” mot ”professionell” och ”författare” mot ”kommunikatör”. Gör ett diagram och förteckna skillnaderna mellan var och en av dessa fyra möjliga termer. Skriv sedan en definition av var och en av dem utifrån de kvalifikationer och uppgifter som anges med jobb under varje titel.

Professionella och tekniska skribenter kan i allmänhet delas in i två kategorier: skribenter som fokuserar på
”tekniska” områden och professionella skribenter som skriver som en del av sitt arbete. Även om många yrkesverksamma inte ser sig själva som skribenter kräver deras arbete att de läser och skriver ganska ofta.

Vad är ett namn?

Tecknen ”professionell” och ”teknisk” samt ”skrivande” och ”kommunikation” används ganska omväxlande inom området. Även om det finns vissa skillnader som lyfts fram nedan, förstår man i allmänhet att någon av dessa kombinationer hänvisar till att presentera information för målgrupper med det yttersta syftet att få arbete utfört. Detta är en ganska bred definition, och faktum är att området i sig är ganska brett.

Teknisk kommunikation finns överallt. Den är inte begränsad till instruktioner som du ibland hänvisar till eller till broschyrer som följer med ny teknik. Om man betraktar teknik som allt som tillämpar vetenskapliga rön, kommer man att börja se det överallt. Medan högteknologi som smarta telefoner och wifi håller på att bli allestädes närvarande har lågteknologi funnits sedan människan började tillverka redskap. Eftersom teknik skapas i vissa sammanhang och ofta distribueras till mycket större sammanhang är det viktigt för deras skapare och förespråkare att kommunicera en produkts avsedda användning för att förhindra felaktig hantering och även för att främja etisk distribution. Teknisk skrift kan vara det recept som står på insidan av glasögonbågarna, etiketten på insidan av din skjorta eller varningsskylten utanför en byggarbetsplats.

Under tiden omfattar paraplybegreppet ”professionell kommunikation” allt skrivande på arbetsplatsen, från interna memos och policyer till externa pressmeddelanden och marknadsföring för relevanta målgrupper. Denna typ av kommunikation förekommer ständigt inom olika institutioner, inklusive statliga sektorer, sjukhus, företag, bolag, universitet osv. Till skillnad från akademiska uppsatser där målet i allmänhet är att utveckla en idé, framföra ett teoretiskt argument eller visa på kompetens, syftar professionella texter till att övertyga människor med makt att vidta en specifik åtgärd.

Vilka typer av texter finns det inom ”professionell och teknisk kommunikation”?

I grund och botten betraktas alla texter som är avsedda att förmedla information om hur man använder teknik som ”teknisk kommunikation”. Samtidigt betraktas all text som cirkulerar i en professionell miljö i syfte att få arbetet utfört som professionell kommunikation. Dessa texter kan vara skriftliga, visuella eller muntliga och tryckta eller elektroniska.

Texter kallas ofta för ”leveranser” eftersom de levererar forskning och information i konkreta artefakter (och vanligtvis i vanliga genrer) som interna memos, rapporter, förslag, presentationer osv. För att förstå vilken text som är lämpligast för en viss uppgift måste skribenterna ta hänsyn till retorikbegrepp som målgrupps- och kontextanalys samt designprinciper.

Vad är retorik?

Detta är en omtvistad fråga inom området. Den mest grundläggande definitionen av retorik skulle kunna reduceras till studiet av övertalning, eller hur ord gör saker. I media får termen ”retorik” ofta dåligt rykte som ett verktyg för politiker att manipulera andra med tomma ord, men detta är inte precis retorikens roll. Platon fördömde faktiskt sofisterna för att vara bedrägliga retoriker (Gorgias hävdade att han kunde få alla till synes löjliga argument att verka sunda). Quintilian försvarade öppet behovet av etik i retoriken när han sade att framgångsrik retorik är ”den gode mannen som talar väl”. Så att hävda att retorik är till sin natur bedräglig är att förväxla konsten med manipulation och ignorera den moraliska grund som stöder ett civilt samhälle.

Men även om studiet av argumentation kan tyckas vara en abstrakt och ofta filosofisk debatt, kan retoriska drag observeras i nästan varje interaktion. Tänk på hur du övertalades att läsa den här texten, eller på de olika faktorer som ingick i ditt beslut om vad du skulle äta (eller inte äta) till frukost i morse. Övertalning inbegriper kulturstudier, psykologiska överväganden, språk och mycket mer, och det är kärnan i kommunikationen.

Alla skrifter som syftar till att övertyga en person att tro på något, oavsett om det handlar om vilken person som är bäst lämpad att tjänstgöra som president eller vilket sätt som är bäst för att lösa ett datorfel, förlitar sig på retorik. Konsten tar också hänsyn till element som uppfinningsrikedom och leverans, som erkänner alla aspekter av skrivprocessen. Från att utveckla idén till ett projekt till att publicera rapporter använder yrkesverksamma personer retorik både medvetet och omedvetet. Fyra termer som du kommer att läsa mer om i den här boken är ethos, pathos, logos och kairos. De tre första är retoriska vädjanden som Aristoteles särskiljer, och kairos är en idé om lämplig tid och plats som var central för den sofistiska skolan. Genom att analysera hur dessa vädjanden fungerar i texter kan du förbättra din förmåga att använda dem på ett sammanhängande sätt för att uppnå ditt syfte för din avsedda målgrupp.

Lär dig mer om retorik genom att titta på videon ”In Defense of Rhetoric”, som skapats av doktorander i programmet MA in Professional Communication vid Clemson University:

Lämnar inte PTC-texter bara enkel information?

Ja och nej. Å ena sidan bidrar distinktionen av PTC som skrivande på arbetsplatsen till skillnad från andra kommunikationsgenrer till att definiera området. All kommunikation är dock till sin natur partisk och situerad på något sätt. Du kanske inte berättar för dina föräldrar om en ny tatuering på samma sätt som du skulle berätta för dina vänner. På samma sätt skulle du inte berätta för en kollega eller professor i biomedicinsk teknik hur en ny pacemaker fungerar på samma sätt som du skulle berätta för en kirurg eller en patient. Förutom överväganden om användbarhet och funktionalitet är det viktigt att komma ihåg den etik som ligger till grund för PTC-texter. När författare fattar beslut om hur de ska förmedla information måste de tänka på hur deras val påverkar deras publik. Vem är avstängd från tillgång till information? Hur privilegierar ett val en viss befolkningsgrupp, ett sätt att förstå eller en kultur framför en annan? Utesluter publiceringen eller spridningen av texter på ett oetiskt sätt vissa människor och hindrar dem från att få information som skulle kunna hjälpa dem att avancera i sin karriär eller slutföra en uppgift?

Andra, mer grundläggande frågor om funktionalitet bygger på retoriska val: Kommunicerar texten tillräckliga mängder information utan att överväldiga publiken? Produceras den på ett meningsfullt och användbart sätt eller kommer den att ligga på en hylla och sällan bli läst? Alla dessa frågor påverkar området och är viktiga för personer som skriver i yrkesroller.

Hur ser en arbetsmiljö för teknisk kommunikation ut?

Tekniskt skrivande sker i samarbetsmiljöer. I organisatoriska miljöer produceras och/eller godkänns dokument, särskilt för externa målgrupper, av ett team. Flera rörliga delar innebär att det är viktigt att lära sig färdigheter i att arbeta i grupper och hålla sig organiserad för att få och behålla en karriär inom en organisation. Oavsett om du är akademisk forskare, företagskonsult, maskiningenjör eller patientvårdare behöver du förstå goda kommunikationsmetoder. I dessa miljöer finns ofta människor med alla möjliga olika bakgrunder, kulturer och idéer om vad som är rätt. Undvik onödiga och tidskrävande konflikter genom att närma dig projekt med ett öppet sinne och med en medvetenhet om dina egna fördomar, som kan skilja sig från inte bara dina läsares utan även dina kollegers fördomar.

Samarbetstaktik som projektledning kommer också att gynna dig i enskilda uppgifter. För närvarande sker mycket tekniskt skrivande genom distansarbete, och därför arbetar professionella skribenter ofta för flera kunder samtidigt. Man kan faktiskt försörja sig ganska bra genom att arbeta hemifrån på ett antal kontrakts- eller deltidsjobb, men för att lyckas måste man ständigt balansera uppgifterna genom att utveckla ett system för att organisera dem. Att skaffa sig förmåga till multitasking kommer att överföras till alla arbeten där man måste rapportera till olika intressenter om samma eller liknande projekt.

På grund av det här arbetets samarbetskaraktär samt skrivandets naturliga process är dokumentgranskning och revidering integrerade delar av att producera skriftlig kommunikation.

Do Professional and Technical Writers Just Write?

Och även om en stor del av fältet består av skrivande, så finns det ett stort antal andra uppgifter som är förknippade med att skapa och distribuera uppgifter. Eftersom deras mål ofta är att skapa texter som hjälper användarna att utföra uppgifter, utför yrkesverksamma inom teknisk skrivning användbarhetstester för att avgöra hur framgångsrik deras text var och hur den kan förbättras före publicering. Andra delar av utvecklingen av texter är grafisk design, datavisualisering och remediering (återskapande av texter i olika medier för olika målgrupper eller syften).

Teknikens roll

PTC-proffs håller sig generellt sett i framkant när det gäller ny teknik. Eftersom tekniken ständigt utvecklas och nya verktyg dyker upp dagligen skulle det vara omöjligt att behärska alla relevanta verktyg. I stället behärskar tekniska kommunikatörer de analytiska färdigheterna och systemens grunder för att kunna anpassa sig till den föränderliga miljön inom området. Yrkesverksamma som behärskar färdigheter i sina egna sammanhang, oavsett om det är en sjukhusmiljö eller ett stort företag, kommer att bli bekanta med vissa förfaranden; för skrivande yrkesverksamma innebär detta att de har föredragna design- och redigeringsprogram för både tryckt och elektronisk publicering, och om de känner till dem väl innebär det att de ganska lätt kan ta till sig de verktyg som kunderna föredrar.

Skall jag börja med design eller skrivande först?

Både/And/Neither. Design och innehåll är kompletterande överväganden. Ibland innebär utrymmesbegränsningar att skrivandet måste vara extremt kortfattat och avskalat från alla detaljer. Å andra sidan är det ibland viktigt att av juridiska eller andra skäl inkludera mycket information, oavsett hur mycket utrymme den tar upp. I båda fallen måste skribenterna först och främst tänka på sina mål. Om du vet att du skriver i den andra situationen, där utrymmet inte är ett bekymmer, kan längden innebära att du lägger den viktigaste informationen på första sidan, eller att du införlivar utdrag eller bilder i utformningen för att behålla läsarens intresse till sista sidan. Omvänt kan utrymmesbegränsningar kräva att skribenterna omprövar meningsstruktur och röst.

Utrymmet är inte den enda begränsningen som avgör design och innehåll. Författare måste ta hänsyn till publikens värderingar, den retoriska situation de befinner sig i och institutionella begränsningar som kostnad och formatering samt tillgänglighet. Olika målgrupper kommer att ha olika tolkningar av texter utifrån sin kultur, sina prioriteringar och sitt förhållande till ämnet. Därför kräver kompositionsprocessen att författarna, innan de börjar skriva, funderar på vem de skriver för. På arbetsplatsen finns det ofta två målgrupper: interna, eller interorganisatoriska, och externa, som ofta är allmänheten. Ibland hamnar interna dokument på externa ställen (och vice versa), särskilt i och med spridningen av sociala medier, så det är viktigt för professionella kommunikatörer att tänka på potentiella sekundära målgrupper.

Lista över nyckeldefinitioner

• Accessibility- läsbarheten hos en text för olika användare med olika förmågor som kan vara fysiska, kognitiva, monetära, kulturella etc.
• Artifact- inom teknisk kommunikation, generellt sett allt som räknas som en slutprodukt, från ett textdokument till ett instruktionsljudklipp till en webbplats. I motsats till en leveransprodukt definieras en artefakt oftast utifrån en läsares eller allmänhetens synvinkel, och den bär med sig elementet kronos, eller tid, som något som är slutgiltigt och konsumeras vid den tidpunkt då det refereras.
• Publikanalys – processen att undersöka de primära och sekundära målgrupperna för att skräddarsy leveranser till deras behov och värderingar.
• Deliverable – den slutprodukt som är redo att publiceras, eller den text som en författare planerar att leverera till sin uppdragsgivare. Detta är vanligtvis en term som används i samband med produktion och färdigställande; efter publicering kan en deliverable betraktas som en artefakt, men du kan tycka att dessa termer är något utbytbara.
• Repurposing- processen där man tar en ursprunglig text och utvecklar nya (ibland multimodala eller blandade medier) deliverables för olika målgrupper eller syften.
• Retorisk situation – det tillfälle, den publik och de begränsningar som man skriver under.
• Användbarhetstestning – inom teknisk kommunikation, den handling där man tar in användare för att pröva uppgifter som beskrivs i en text i syfte att upptäcka problem med texten innan den publiceras till den avsedda publiken.

Övningar:

• Identifiera tre artefakter av teknisk kommunikation i rummet. Vad har de gemensamt? Vad skiljer dem åt?
• Du kan göra en jobbsökning på ett populärt ställe (monster.com, lokala tidningssajter, stc.org osv.) efter tekniska skribenter. Byt ut termen ”teknisk” mot ”professionell” och ”författare” mot ”kommunikatör”. Gör ett diagram och förteckna skillnaderna mellan var och en av dessa fyra möjliga termer. Skriv sedan en definition av varje begrepp på grundval av de kvalifikationer och arbetsuppgifter som anges med jobb under varje benämning.