Att anställa en anställd och göra sin första lönekörning är ett stort steg för alla småföretag – och precis som i varje nytt skede av verksamheten kommer det med en mängd nya ansvarsområden och komplexiteter.

Nyanställda arbetsgivare måste ta reda på hur löneformulären och anställningsskatterna fungerar, och det finns förvånansvärt få bra resurser som kan hjälpa till. Kanske har du googlat några av dina frågor eller bläddrat igenom Internal Revenue Service’s (IRS) webbplats, men du känner dig fortfarande förvirrad och osäker.

Du behöver inte oroa dig! Vi är här för att avmystifiera den värld av löner, skatter och skatteformulär som följer med när du anställer din första medarbetare.

I den här guiden förklarar vi IRS Form 941, arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration, inklusive:

• Vad blankett 941 är
• Varför IRS kräver att arbetsgivare ska lämna in den
• Hur du tar reda på om du behöver lämna in blankett 941
• När och hur du ska fylla i och lämna in blankett 941

Vad är blankett 941?

Om du har bråttom kan du läsa det här:

• Vad som rapporteras på blankett 941: Inkomst- och FICA-skatt samt arbetsgivarens andel
• När det lämnas in: Kvartalsvis
• Vem behöver lämna in den: De flesta arbetsgivare i USA

Formulär 941 är i korthet ett dokument som IRS kräver att arbetsgivare lämnar in kvartalsvis. Den är utformad för att hjälpa IRS och arbetsgivarna själva att räkna ut hur mycket inkomstskatt och FICA-skatt (Federal Insurance Contribution Act) som ett litet företag är skyldigt den federala regeringen på kvartalsbasis.

På blankett 941 rapporterar företagen de inkomst-, socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatter som de har hållit inne från de anställdas lönecheckar under kvartalet. Eftersom FICA-skatterna delas mellan den anställde och arbetsgivaren, innehåller formulär 941 även arbetsgivarens egen andel av dessa socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatter (mer om delade skatter senare).

Hur skiljer sig formulär 941 från formulär 940?

Små företag och arbetsgivare måste lämna in ett antal formulär för lönebeskattning till skattemyndigheten IRS, så det är lätt att förväxla dem. Formulären 940 och 941 liknar varandra i det avseendet att de båda används för att beräkna och rapportera skatter som en arbetsgivare ska betala till den federala regeringen. Formulär 941 måste dock lämnas in varje kvartal och rapporterar om källskatt och delad skatt.

Formulär 940 lämnas endast in en gång per år och rapporterar i stället en arbetsgivares federala arbetslöshetsskatt (FUTA). Här är ett annat sätt att se på det: Formulär 940 rapporterar endast skatter som betalas av arbetsgivaren, medan formulär 941 rapporterar inkomstskatter och delade skatter (skatter som delas mellan arbetsgivaren och den anställde).

Hur skiljer sig formulär 941 från formulär 944?

Formulären 941 och 944 är ännu mer lika – båda används för att rapportera FICA- och inkomstskatter till skattemyndigheten (IRS). Den viktigaste skillnaden här beror på hur mycket skatt ditt lilla företag är skyldigt för året.

Om formulär 941 lämnas in kvartalsvis av de flesta arbetsgivare, lämnar småföretag vars årliga FICA- och källskatt är mindre än 1 000 dollar i stället in formulär 944, och de gör det bara en gång per år.

Varför IRS kräver att arbetsgivare lämnar in blankett 941

Blankett 941 är en IRS-blankett som handlar om skatter som de flesta människor i USA känner till. Oavsett om du är anställd eller arbetsgivare har du troligen haft att göra med källsortering av inkomstskatt och sett att Federal Insurance (FICA) skatter har innehållits från lönechecken.

Men medan inkomstskatterna betalas av den anställde är det arbetsgivarna som är ansvariga för att hålla inne denna skatt och deponera den hos den federala regeringen. Arbetsgivarna är också ansvariga för att betala 50 % av FICA-skatten och hålla inne de andra 50 % från de anställdas löner.

För att hålla reda på hur mycket inkomst- och FICA-skatt arbetsgivarna håller inne och hur mycket de är skyldiga för sin del av FICA-skatten använder IRS formulär 941 och kräver att de flesta arbetsgivare lämnar in det varje kvartal. Formuläret hjälper både skattemyndigheten och arbetsgivaren att hålla reda på vilka skatter som innehålls, ska betalas och betalas ut under året, vilket förenklar skattedeklarationen i slutet av året.

Vänta – vad är källskatt och FICA-skatt egentligen?

Vi ska ta ett steg tillbaka snabbt. Även om många av oss har hört talas om källskatt och FICA-skatt har du kanske inte en superklar förståelse för vad de innebär. I löne- och anställningsvärlden finns det tre huvudtyper av skatter:

• Källskatter: Detta är skatter som dina anställda betalar på sin inkomst – både den vanliga inkomstskatten och deras del av FICA-skatterna. Du ansvarar för att hålla inne dessa skatter från de anställdas lönecheckar och deponera dem till rätt skattemyndighet. Dessa är en del av det som rapporteras på blankett 941.
• Arbetsgivarskatter: Som namnet antyder är du som arbetsgivare ansvarig för att betala alla dessa skatter.
• Delade skatter: Dessa skatter delas mellan dig och dina anställda och omfattar socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatter (eller FICA). Dessa rapporteras också på formulär 941. Återigen är det ditt ansvar att hålla inne de anställdas andel och deponera hela beloppet (din andel och deras) till lämplig skattemyndighet.

Inkomstskatterna utgör huvuddelen av IRS skattebas medan FICA-skatterna betalar in till sociala skyddsnätsprogram som Social Security och Medicare. Eftersom varje anställds inkomstskattesats kommer att variera beroende på årsinkomst, kvalificerade anhöriga, personliga preferenser och andra faktorer måste du samla in ett W-4-formulär årligen från varje anställd. På detta formulär får du veta hur mycket inkomstskatt du ska dra av från deras lön.

Standard FICA-skatter för 2019 uppgår till 7,65 % för varje part, arbetsgivaren och den anställde. Fördelningen ser ut så här:

• 6,2 % socialförsäkringsskatt (ibland kallad OASDI)
• 1,45 % sjukförsäkringsskatt

Socialförsäkringsskatten gäller endast för de första 132 900 dollar som en anställd tjänar (för 2019). Därefter utgår ingen mer socialförsäkringsskatt för vare sig den anställde eller arbetsgivaren. Å andra sidan drabbas anställda som tjänar mer än en fastställd årsinkomst av ytterligare 0,9 % Medicare-skatt på alla inkomster över 200 000 dollar för dem som deklarerar som ensamstående eller 250 000 dollar för dem som deklarerar tillsammans med en make/maka. Det är viktigt att notera att den extra Medicare-skatten endast betalas av den anställde och inte av arbetsgivaren.

Behövs det att jag skickar in formulär 941?

Nu ska vi besvara den mest brännande av frågor: Måste du lämna in blankett 941? Om du är arbetsgivare i USA är det troligt att svaret är ja. De allra flesta företag med en eller flera W-2 anställda måste lämna in blankett 941 kvartalsvis.

Om du:

• betalade lön till en W-2 anställd (Obs: inte en entreprenör) OCH
• skulle betala mer än 1 000 dollar i källskatt och FICA-skatt årligen

Du är skyldig att lämna in formulär 941.

Det finns dock några få undantag som du bör notera. Som Fundera lyfter fram behöver ”företag som endast anställer lantarbetare och personer som anställer hushållsanställda, t.ex. städerskor eller barnflickor” inte lämna in blankett 941.

För säsongsföretag behöver du dessutom bara lämna in blankett 941 för de kvartal då du faktiskt betalade ut löner. Så om du till exempel driver en presentbutik för e-handel som endast anställer anställda under vintersemestern behöver du troligen inte lämna in blankett 941 för kvartal 2 (april till juni).

Om du förväntar dig att din källskatt och FICA-skatteskyldighet för året kommer att understiga 1 000 dollar kan du kontakta IRS för att få tillstånd att lämna in blankett 944 årligen i stället.

Hur man fyller i blankett 941

För de arbetsgivare som måste lämna in blankett 941, låt oss gå in på hur och när. Innan vi börjar bör du ha några uppgifter till hands:

• De aktuella FICA-skattesatserna: Från och med 2019 är skattesatsen för socialförsäkringen 6,2 % och skattesatsen för sjukförsäkringen 1,45 %, vilket ger en kombinerad FICA-skattesats på 7,65 % för arbetstagaren och 7,65 % för arbetsgivaren. Med andra ord är socialförsäkringsskatten 12,4 % totalt och sjukförsäkringsskatten 2,9 % totalt.
• Maximalt tröskelvärde för socialförsäkringen: För 2019 betalar både arbetsgivaren och arbetstagaren endast socialförsäkringsskatt på de första 132 900 dollar som arbetstagaren tjänar.
• Den extra Medicare-skattesatsen och tröskeln: Den extra Medicare-skattesatsen är 0,9 % och gäller som en skatt enbart för anställda för singelfilers som tjänar mer än 200 000 dollar per år eller joint filers som tjänar mer än 250 000 dollar per år.
• Antalet anställda du hade under kvartalet
• Totala löner som betalades ut till de anställda
• Skattepliktiga socialförsäkrings- och Medicare-löner för kvartalet
• Det totala beloppet som innehållits från de anställdas löner

Beräkning av hur mycket skatt du är skyldig

Beräkning av din skatteskyldighet för ett visst kvartal är i princip hela poängen med formulär 941, och genom att följa instruktionerna steg för steg för att fylla i det kan du räkna ut vad du är skyldig för kvartalet.

Med tanke på att formulär 941 innehåller några olika typer av skatt är formeln för att hitta din skattskyldighet lite mer komplex – så vi delar upp den i fyra delar.

• Formeln för inkomstskatteavdrag ser ut så här: x . Om din anställde deklarerar sin skatt som ensamstående och tjänar 50 000 dollar per år, hamnar han eller hon i skatteklassen 22 % och tjänar 12 500 dollar i bruttolön varje kvartal. Så den inkomstskatt som du håller inne och måste vidarebefordra till skattemyndigheten är 22 % x 12 500 dollar = 2 750 dollar.
• Formeln för socialförsäkringsskatt ser ut så här: x x x . Låt oss till exempel anta att du anställer fem personer med samma lön som i vårt tidigare exempel – 50 000 dollar per år. Den sociala skatt du är skyldig ser ut så här: 12,4 % x 5 anställda x 12 500 dollar = 7 750 dollar.
• Formeln för Medicare-skatt ser ut så här: x . Med samma exempel som tidigare ser din Medicare-skatt ut så här: 2,9 % x 62 500 dollar i beskattningsbar lön = 1 812,50 dollar.
• Så för att summera kan du hitta din totala FICA-skatt för kvartalet genom att addera de två sista siffrorna: 7 750 dollar + 1 812,50 dollar = 9 562,50 dollar.

Den goda nyheten är att de flesta lönesystem (inklusive Wave) gör alla dessa beräkningar åt dig, så att du snabbt och enkelt kan få fram siffror som totala utbetalda löner, innehållen inkomstskatt och beskattningsbara löner för social trygghet och Medicare – utan att behöva räkna.

När du ska skicka in formulär 941

IRS formulär 941 är en kvartalsvis inlämning. Det innebär att IRS kräver att arbetsgivare fyller i och lämnar in det fyra gånger per år, tillsammans med de kvartalsvisa skattebetalningar som följer med det. För de allra flesta småföretag ska blankett 941 lämnas in den:

• Den 31 januari (för kvartal 4 av föregående år – oktober till december)
• Den 30 april (för kvartal 1 – januari till mars)
• Den 31 juli (för kvartal 2 – april till juni)
• 31 oktober (för kvartal 3 – juli till september)

Hur du skickar in blankett 941 och gör dina FICA- och inkomstskattebetalningar

När det gäller att skicka in blankett 941 och göra dina kvartalsvisa skattebetalningar, har småföretag några alternativ att välja mellan:

• E-filing and pay online
• Posta in formuläret och betalningarna
• Samarbeta med ett konto som gör deklarationen åt dig
• En kombination av ovanstående

E-filing and pay online

Inderstationsmyndigheten IRS framhåller e-filing som ett snabbare, mer exakt och säkrare sätt att lämna in och betala kvartalsskatt.

För att lämna in blankett 941 (eller någon annan blankett från IRS för den delen) online måste du välja antingen skatteprogram eller samarbeta med ett auktoriserat e-file-skatteföretag. Du hittar en lista över IRS-godkända programvaror här och auktoriserade e-file-leverantörer här.

För att betala ditt kvartalsvisa skattesaldo på blankett 941 och göra dina månads- eller halvdagsinbetalningar online använder du Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Om du arbetar med en skatteprogramvara eller ett skatteproffs rekommenderar IRS att du gör dina betalningar via Electronic Funds Withdrawal (eller EFW). Med detta alternativ kan du e-fila och godkänna betalningen i ett enda steg.

Posta in din blankett och betalning

Som IRS föredrar och rekommenderar onlinefiling har småföretag också möjlighet att posta in blankett 941 tillsammans med motsvarande skattebetalningar.

För att posta in din blankett och betalning skriver du ut både blankett 941 och blankett 941-V, betalningskvittot. Skicka dessa tillsammans med din betalning till den adress som anges för din delstat. Du hittar den korrekta postadressen på sidan 6 i instruktionerna för blankett 941.

Arbeta med en revisor för att lämna in blanketten åt dig

Ditt sista alternativ för att lämna in blankett 941 och eventuella utestående betalningar eller insättningar är att arbeta med en revisor eller annan skatteexpert som kan lämna in både blanketten och betalningen åt dig. Typiskt sett görs detta via det elektroniska systemet EFW (Electronic Funds Withdrawal) som vi nämnde ovan.

Vidare

Phew, det var mycket. För att sammanfatta, här är de grundläggande saker som en genomsnittlig arbetsgivare måste tänka på när det gäller IRS Form 941:

• Form 941 rapporterar hur mycket inkomstskatt och FICA-skatt (Federal Insurance Contributions Act) som en arbetsgivare är ansvarig för att betala
• Den stora majoriteten av arbetsgivare som har haft en eller flera W-2 anställda under det föregående kvartalet är skyldiga att lämna in Form 941

.