I alla företag är det kunskapen om den dagliga verksamheten som håller företaget igång.

Mer viktigt – det är vanligtvis det som gör att du sticker ut från dina konkurrenter.

Det är därför mycket viktigt att se till att denna expertis och information hålls inom ditt företag.

Det kan tyckas vara enkelt och normal affärsetikett, men du vill försäkra dig om att vårt företag är säkert från eventuella brott mot sekretessen.

Denna artikel kommer att handla om sekretess på arbetsplatsen – varför den är viktig och vad du kan göra för att upprätthålla den.

Varför är sekretess viktig?

Sekretess på arbetsplatsen hänvisar till all konfidentiell information som du stöter på i din affärsverksamhet.

Det finns tre huvudtyper –

1. kundernas personliga information
2. medarbetarinformation som cheferna samlar in, och
3. ”företagshemligheter”

Den här artikeln kommer att fokusera på den tredje av dessa – företagshemligheter, som du annars helt enkelt kan kalla för ”affärsinformation” eller ”affärshemligheter”.

Företagsinformation kan innefatta allt från affärsdokument till detaljer om affärsprocesser, finansiella uppgifter, kundförteckning, programkod för din produkt och marknadsföringsstrategi.

Normalt sett är denna typ av information inte tillgänglig för allmänheten, och definitivt inte för dina konkurrenter.

Varför?

I dagens starkt konkurrensutsatta klimat är det denna konfidentiella information som kan ge dig ett försprång gentemot dina konkurrenter – så du vill hålla den säker!

Exempel på brott mot sekretessen på arbetsplatsen

För att du ska förstå hur viktigt det är att upprätthålla sekretessen på arbetsplatsen är det bra att utforska de olika sätt på vilka den kan brytas.

Låt oss börja med några exempel.

Om din före detta anställde lämnar företaget för att arbeta för en konkurrent och delar med sig av din kundlista kan detta potentiellt lämna ditt företag torrt.

Och föreställ dig att en entreprenör skapar en programkod för din nya produkt, men sedan använder exakt samma programkod när han eller hon har ett kontrakt med ett annat företag.

Det skulle innebära att du har en identisk produkt med ett annat företag.

Detta är det sista du vill ska hända med ditt företag, och därför finns det några saker du kan göra för att undvika det.

Hållande av sekretess på arbetsplatsen

Det finns juridiska och icke-juridiska åtgärder som du kan vidta för att se till att konfidentiell information skyddas på och utanför din arbetsplats.

Har du det skriftligt?

Klausuler om konfidentialitet

Det är alltid en bra början att klargöra din inställning till konfidentiell information redan från början när du tar in nya anställda, entreprenörer, tjänsteleverantörer, leverantörer eller kunder.

Du skulle börja med ett juridiskt bindande kontrakt, men det är alltid en bra idé att inkludera en ”konfidentialitetsklausul”.

Detta är ett viktigt första steg: skydda din företagsinformation från att stjälas av alla som kommer i kontakt med ditt företag.

Non-Disclosure Agreements/ Confidentiality Agreements

Konfidentiell information kan ibland ta sig ut utanför arbetsplatsen – så du vill försäkra dig om att du är skyddad från det också.

Även om du kanske inte formellt har kontakt med någon som anställd eller uppdragstagare, kan det ändå hända att du delar med dig av affärsinformation genom affärsdiskussioner.

En investerare kan till exempel vara intresserad av ditt företag.

Detta kan innebära en rad diskussioner där du kan lämna ut en hel del konfidentiell affärsinformation för att få ditt företag att se bra ut – från dina ekonomiska uppgifter till kundkrets och försäljningsstrategi.

Om detta är fallet är det alltid en bra idé att ha ett avtal om tystnadsplikt (Non Disclosure Agreement, NDA) eller ett sekretessavtal för att se till att investeraren inte använder eller delar den konfidentiella informationen någon annanstans.

Är du inte säker på hur dessa fungerar? IP Australia ger dig en snabb genomgång här.

IP Assignment Deeds

Detta är en typ av juridiskt dokument som helt och hållet överför äganderätten till immateriell egendom (IP) som skapats av en person till en annan person.

IP är nyckeln till framgång för många företag – och om du ser till att din IP är skyddad ser du också till att ditt företag är skyddat (vi skrev om IP här!).

I affärsverksamheten kommer ett juridiskt avtal att se till att anställda, aktieägare eller entreprenörer som får tillgång till eller bidrar till immateriella rättigheter som skapats inom ramen för din verksamhet därför överlåter den immateriella rättigheten tillbaka till dig.

Om du till exempel anlitar en entreprenör för att hjälpa dig att skapa din företagslogotyp vill du försäkra dig om att företagslogotypen tillhör ditt företag.

I annat fall kommer entreprenören att ha all rätt att sälja vidare och distribuera logotypen till andra företag.

I enlighet med ett IP Assignment Deed kommer entreprenören att överlåta alla rättigheter till logotypen till ditt företag, så att endast du och ditt företag har en exklusiv rätt att använda den.

Om du är osäker på vad skyddet av immateriella rättigheter innebär för ditt företag kan du läsa vår guide.

Policy för sekretess

Sist kan du också överväga en arbetsplatspolicy.

När du driver en arbetsplats är det viktigt att se till att alla anställda förstår sina roller, ansvar och skyldigheter.

Välformulerade arbetsplatspolicyer säkerställer att dina riktlinjer är konsekventa och praktiska.

Detta är ett bra tillfälle att inkludera regler kring sekretess på arbetsplatsen, vilket ständigt kommer att påminna dina anställda om att du tar det på största allvar.

Har du kontorsrutiner för att skydda din konfidentiella information?

Samtidigt som det är bra att ha sekretesspolicyer och kontrakt finns det icke-juridiska åtgärder som du också kan vidta.

I dagens värld har tekniken gjort det lättare att få tillgång till alla typer av känslig och konfidentiell information inom ett företag.

Du vill se till att du använder en säker lagringsplattform som förbjuder åtkomst utifrån eller potentiella säkerhetshot.

Det finns dessutom många nya verktyg som gör det möjligt för dig att begränsa åtkomst och behörigheter till viss information och vissa dokument inom ditt företag.

Detta hjälper till att begränsa vem som kan se känslig och konfidentiell information och främjar också en kultur av konfidentialitet på arbetsplatsen.

Till exempel kan du begränsa alla konton och ekonomiska uppgifter i ditt företag till de specifika personer som arbetar direkt med denna information.

Detta undviker att andra arbetstagare oavsiktligt (eller avsiktligt) snubblar över denna känsliga information, vilket kan inbjuda till fördomar, diskriminering och kritik.

Nästa steg

Så, vi har talat om varför det är viktigt att upprätthålla sekretess på arbetsplatsen.

Vart ska vi ta vägen härifrån?

Som ett första steg är det en bra idé att ta hjälp av en jurist för att se till att alla dina kontrakt innehåller sekretessklausuler.

Därefter är det bra att börja tänka på IP Assignment Deeds, NDAs och Confidentiality Policies.

Du vill försäkra dig om att du gör det på rätt sätt, eftersom dessa sekretessklausuler kan vara knepiga, och ibland kan dess formulering lämna några luckor.

Det kan dessutom finnas särskilda rättsliga krav på sekretessavtal.

Varje delstat i Australien har sina egna lagar om sekretess och övervakning på arbetsplatsen (mer information längst ner på denna sida).

Så du vill försäkra dig om att du tar hjälp av en advokat för att utforma dina avtal och ägna särskild uppmärksamhet åt de sekretessbestämmelser som skulle ge dig sinnesfrid.

Om du vill ha hjälp med att få ordning på dina avtal för att skydda din konfidentiella information, eller om du vill ha en konsultation om dina alternativ framöver, finns vi här för att hjälpa dig!

Du kan nå oss på 1800 730 617 eller [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie är jurist på Sprintlaw och har en juristexamen från UNSW. Regie har tidigare erfarenhet av att arbeta på olika advokatbyråer och i nystartade teknikföretag, och har sammanfört dessa passioner i sitt arbete på Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo är medgrundare av Sprintlaw och affärsjurist med en bred juridisk erfarenhet. Innan han startade Sprintlaw var han M&A-advokat på en förstklassig advokatbyrå som gav råd till företag av alla storlekar, från stora företag till nystartade företag.