Learning Outcomes:

• megkülönböztetni a műszaki és szakmai kommunikáció és az írás közötti különbséget
• megérteni a műszaki kommunikátor szerepét
• ismerni, hogyan kapcsolódik össze az etika, az együttműködés, a kontextustudatosság, a kutatás, az írás és a tervezés a dokumentáció létrehozásában
• meghatározni a műszaki kommunikáció három műtárgyát a teremben. Mi a közös bennük? Miben különböznek?
• Végezzen álláskeresést egy népszerű csatornán (monster.com, helyi újságoldalak, stc.org stb.) műszaki írók számára. Cserélje ki a “műszaki” kifejezést a “szakmai” kifejezésre és az “író” kifejezést a “kommunikátor” kifejezésre. Készítsen egy táblázatot, és sorolja fel a különbségeket a négy lehetséges kifejezés között. Ezután az egyes elnevezések alatti állásoknál felsorolt képesítések és feladatok alapján írja meg mindegyiknek a definícióját.

A hivatásos és műszaki írók általában két kategóriába sorolhatók: olyan írók, akik a
“műszaki” területekre összpontosítanak, és olyan szakemberek, akik munkájuk részeként írnak. Bár sok szakember nem tekinti magát írónak, munkájuk megköveteli, hogy gyakran olvassanak és írjanak.

Mit jelent a név?

A “szakmai” és a “műszaki”, valamint az “írás” és a “kommunikáció” kifejezéseket meglehetősen felcserélhetően használják a területen. Bár van néhány különbség, amelyet az alábbiakban kiemelünk, általában úgy kell érteni, hogy e kombinációk bármelyike az információk közönségnek való bemutatására utal, amelynek végső célja a munka elvégzése. Ez egy elég tág definíció, és valójában maga a terület is elég tág.

A műszaki kommunikáció mindenütt jelen van. Nem korlátozódik a használati utasításokra, amelyekre időnként hivatkozik, vagy az új technológiával együtt érkező brosúrákra. Ha a technológiát úgy tekintjük, mint bármit, ami tudományos eredményeket alkalmaz, akkor mindenhol ezzel kezdünk találkozni. Míg a csúcstechnológia, mint az okostelefonok és a wifi kezd mindenütt jelen lenni, az alacsony technológia azóta létezik, hogy az emberek elkezdtek használati tárgyakat készíteni. Mivel a technológiákat bizonyos kontextusokban hozzák létre, és gyakran sokkal szélesebb körben terjesztik, fontos, hogy alkotóik és támogatóik közöljék a termék rendeltetését, hogy megelőzzék a helytelen kezelést, és elősegítsék az etikus terjesztést. A műszaki írás lehet a szemüvegkeret belső keretére írt recept, az ing belsejében lévő címke vagy az építkezésen kívül elhelyezett figyelmeztető tábla.

Mindeközben a “szakmai kommunikáció” gyűjtőfogalom minden munkahelyi írást magába foglal, a belső feljegyzésektől és irányelvektől a külső sajtóközleményekig és a releváns közönségnek szóló marketingig. Ez a fajta kommunikáció folyamatosan előfordul az intézményekben, beleértve a kormányzati szektorokat, kórházakat, vállalkozásokat, vállalatokat, egyetemeket stb. A tudományos dolgozatokkal ellentétben, amelyekben a cél általában egy ötlet kidolgozása, egy elméleti érvelés vagy a kompetencia bizonyítása, a szakmai szövegek célja, hogy meggyőzzék a hatalommal rendelkező embereket egy konkrét cselekvés megtételéről.

Milyen típusú szövegek tartoznak a “szakmai és technikai kommunikáció” körébe?

Alapvetően minden olyan szöveg, amelynek célja a technológia használatára vonatkozó információk közlése, “technikai kommunikációnak” számít. Eközben minden olyan szöveg, amely szakmai környezetben kering a munka elvégzése céljából, szakmai kommunikációnak minősül. Ezek a szövegek lehetnek írásbeli, vizuális vagy szóbeli, nyomtatott vagy elektronikus szövegek.

A szövegeket gyakran nevezik “eredményeknek”, mert a kutatás és az információ kézzelfogható műtárgyak formájában (és általában közös műfajokban), például belső feljegyzésekben, jelentésekben, javaslatokban, prezentációkban stb. adják át a kutatást és az információt. Ahhoz, hogy megértsék, melyik szöveg a legmegfelelőbb egy adott feladathoz, az íróknak figyelembe kell venniük a retorika olyan fogalmait, mint a közönség és a kontextuális elemzés, valamint a tervezési elveket.

Mi a retorika?

Ez egy vitatott kérdés a területen. A retorika legalapvetőbb meghatározása a meggyőzés tanulmányozására redukálható, vagyis arra, hogy a szavak hogyan hatnak. A médiában a “retorika” kifejezés gyakran kap rossz hírnevet, mint a politikusok eszköze, hogy üres szavakkal manipuláljanak másokat, de a retorikának nem egészen ez a szerepe. Valójában Platón elítélte a szofistákat, amiért csalárd retorikusok voltak (Gorgiasz azt állította, hogy bármilyen nevetségesnek tűnő érvet képes megalapozottnak tűntetni). Quintilianus nyíltan védelmébe vette az etika szükségességét a retorikában, amikor azt mondta, hogy a sikeres retorika “a jó ember, aki jól beszél”. Ha tehát azt állítjuk, hogy a retorika eredendően csalóka, azzal összetévesztjük a művészetet a manipulációval, és figyelmen kívül hagyjuk a civil társadalmat támogató erkölcsi alapot.

Míg az érvelés tanulmányozása elvont és gyakran filozófiai vitának tűnhet, a retorikai lépések szinte bármilyen interakcióban megfigyelhetők. Gondoljon arra, hogyan győzték meg, hogy elolvassa ezt a szöveget, vagy milyen különböző tényezők játszottak szerepet abban a döntésében, hogy mit egyen (vagy ne egyen) ma reggelire. A meggyőzés magában foglalja a kulturális tanulmányokat, a pszichológiai megfontolásokat, a nyelvet és még sok mást, és a kommunikáció középpontjában áll.

Minden olyan írás, amelynek célja, hogy meggyőzzön valakit valamiről, legyen szó az elnöki tisztségre legalkalmasabb személyről vagy egy számítógépes hiba megoldásának legjobb módjáról, a retorikára támaszkodik. A művészet olyan elemeket is figyelembe vesz, mint a kitalálás és az átadás, amelyek az írás folyamatának minden aspektusát elismerik. Egy projekt ötletének kidolgozásától a jelentések közzétételéig a szakemberek tudatosan és öntudatlanul is használják a retorikát. Négy fogalom, amelyekről ebben a könyvben többet fogsz olvasni: ethos, pathos, logos és kairos. Az első három retorikai felhívást Arisztotelész különböztette meg, a kairosz pedig az alkalmas idő és hely eszméje, amely a szofista gondolkodás központi eleme volt. Ha elemezzük, hogyan működnek ezek az apellációk a szövegekben, javíthatjuk azon képességünket, hogy koherens módon használjuk őket, hogy elérjük a célunkat a célközönség számára.

Tudjon meg többet a retorikáról a “A retorika védelmében” című videó megtekintésével, amelyet a Clemson Egyetem szakmai kommunikáció MA programjának végzős hallgatói készítettek:

A PTC-szövegek nem csak egyszerű információkat közölnek?

Igen és nem. Egyrészt a PTC mint munkahelyi írás megkülönböztetése a kommunikáció más műfajaitól segít meghatározni a területet. Ugyanakkor minden kommunikáció eleve elfogult és valamilyen módon helyhez kötött. Lehet, hogy a szüleidnek nem ugyanúgy mesélsz az új tetoválásodról, mint a barátaidnak. Hasonlóképpen nem ugyanúgy mondaná el egy orvosbiológiai mérnök kollégájának vagy professzorának, hogyan működik egy új pacemaker, mint egy sebésznek vagy egy betegnek. A használhatósági és funkcionalitási megfontolások mellett fontos, hogy ne feledkezzünk meg a PTC-szövegek alapjául szolgáló etikai szempontokról sem. Az információközlés módjára vonatkozó döntések meghozatalakor az íróknak át kell gondolniuk, hogy döntéseik hogyan hatnak a közönségre. Ki van elzárva az információhoz való hozzáféréstől? Hogyan privilegizál egy választás egy bizonyos demográfiai csoportot, egy megértési módot vagy egy kultúrát egy másikkal szemben? A szövegek közzététele vagy terjesztése etikátlanul kizár bizonyos embereket, megakadályozva őket abban, hogy olyan információkhoz jussanak, amelyek segítenék őket a karrierjük előrehaladásában vagy egy feladat elvégzésében?

A funkcionalitással kapcsolatos más, alapvetőbb kérdések a retorikai döntéseken alapulnak: Megfelelő mennyiségű információt közöl-e a szöveg anélkül, hogy túlterhelné a hallgatóságot? Értelemszerűen és hasznosan készült-e, vagy csak a polcon fog állni, és ritkán fogják elolvasni? Ezek mind olyan kérdések, amelyek befolyásolják a szakterületet, és fontosak a szakmai szerepkörben író emberek számára.

Milyen a műszaki kommunikációs munkakörnyezet?

A műszaki írás együttműködő környezetben zajlik. Szervezeti környezetben a dokumentumokat, különösen a külső közönségnek szánt dokumentumokat egy csapat készíti és/vagy hagyja jóvá. A sok mozgó rész azt jelenti, hogy a csoportokban való munkavégzés és a szervezettség megtanulása fontos a szervezeten belüli karrier megszerzéséhez és fenntartásához. Akár akadémiai tudós, akár üzleti tanácsadó, gépészmérnök vagy betegellátó, meg kell értenie a helyes kommunikációs gyakorlatokat. Ezekben a környezetekben gyakran mindenféle háttérrel, kultúrával és a helyesről alkotott elképzelésekkel rendelkező emberek vannak jelen. Kerülje el a felesleges és időigényes konfliktusokat azzal, hogy nyitottan közelít a projektekhez, és tudatában van saját elfogultságainak, amelyek nemcsak az olvasók, hanem a kollégáiétól is eltérhetnek.

A projektmenedzsmenthez hasonló együttműködési taktikák az egyes feladatokban is hasznára válnak. Jelenleg a műszaki írás nagy része távmunkában történik, és mint ilyen, a hivatásos írók gyakran több ügyfélnek dolgoznak egyidejűleg. Valójában elég jól meg lehet élni abból, hogy az ember otthonról dolgozik több szerződéses vagy részmunkaidős munkával, de a sikerhez az kell, hogy folyamatosan egyensúlyban tartsa a feladatokat azáltal, hogy rendszert alakít ki a szervezésükre. A multitasking képességek elsajátítása minden olyan munkára átvihető, ahol különböző érdekelteknek kell beszámolnia ugyanazokról vagy hasonló projektekről.

A munka együttműködő jellege, valamint az írás természetes folyamata miatt a dokumentumok felülvizsgálata és átdolgozása az írásbeli kommunikáció előállításának szerves részét képezi.

A szakmai és műszaki írók csak írnak?

Míg a terület nagy része az írás, számos más feladat is kapcsolódik a feladatok létrehozásához és elosztásához. Mivel céljuk gyakran az, hogy olyan szövegeket hozzanak létre, amelyek segítik a felhasználókat a feladatok elvégzésében, a műszaki írással foglalkozó szakemberek használhatósági teszteket végeznek, hogy megállapítsák, mennyire volt sikeres a szövegük, és hogyan javíthatják azt a közzététel előtt. A szövegek fejlesztésének további elemei a grafikai tervezés, az adatvizualizáció és a javítás (a szövegek újrateremtése különböző médiumokban különböző közönségeknek vagy célokra).

A technológia szerepe

A PTC szakemberek általában az új technológiák terén mindig az élen járnak. Mivel a technológia folyamatosan fejlődik, és naponta jelennek meg új eszközök, lehetetlen lenne minden releváns eszközt elsajátítani. Ehelyett a műszaki kommunikátorok elsajátítják az elemzési készségeket és a rendszerek alapjait, hogy alkalmazkodni tudjanak a szakterület változó környezetéhez. Azok a szakemberek, akik a saját környezetükben sajátítják el a készségeket, legyen szó akár egy kórházi környezetről vagy egy nagyvállalatról, megismerkednek bizonyos eljárásokkal; az írással foglalkozó szakemberek esetében ez azt jelenti, hogy mind a nyomtatott, mind az elektronikus kiadványok esetében előnyben részesítik a tervezési és szerkesztési szoftvereket, és ezek jó ismerete azt jelenti, hogy az ügyfél által preferált eszközöket elég könnyen felvehetik.”

“Először a tervezéssel vagy az írással kezdjem?

Mindkettő/és/egyik sem. A tervezés és a tartalom egymást kiegészítő szempontok. Néha a helyszűke miatt az írásnak rendkívül tömörnek és minden részletet nélkülözőnek kell lennie. Másrészt néha jogi vagy egyéb okokból fontos, hogy sok információt tartalmazzon, függetlenül attól, hogy mennyi helyet foglal el. Mindkét esetben az íróknak elsősorban a céljaikat kell figyelembe venniük. Ha tudja, hogy a második helyzetben ír, ahol a hely nem szempont, akkor a terjedelem azt jelentheti, hogy a legfontosabb információkat az első oldalra helyezi, vagy azt, hogy kihúzható részeket vagy képeket épít be a tervezésbe, hogy az olvasó érdeklődését az utolsó oldalig fenntartsa. Ezzel szemben a helyszűke miatt az íróknak át kell gondolniuk a mondatszerkezetet és a hangnemet.

A hely nem az egyetlen korlát, amely meghatározza a designt és a tartalmat. Az íróknak figyelembe kell venniük a közönség értékeit, a retorikai helyzetet, amelyben vannak, és az olyan intézményi korlátokat, mint a költségek és a formázás, valamint a hozzáférhetőség. A különböző közönségek különbözőképpen értelmezik a szövegeket a kultúrájuk, prioritásaik és a témához való viszonyuk alapján. Ezért a fogalmazási folyamat az írás megkezdése előtt megköveteli az íróktól, hogy mérlegeljék, kinek írnak. A munkahelyen gyakran két közönség van: a belső, vagyis a szervezeten belüli, és a külső, ami gyakran a nyilvánosságot jelenti. Néha a belső dokumentumok külső helyszíneken kötnek ki (és fordítva), különösen a közösségi média elterjedésével, ezért fontos, hogy a szakmai kommunikátorok figyelembe vegyék a lehetséges másodlagos célközönséget.

Főbb fogalmak listája

• Megközelíthetőség- a szöveg olvashatósága a különböző fizikai, kognitív, monetáris, kulturális stb. képességekkel rendelkező felhasználók számára.
• Artifaktum- a műszaki kommunikációban általában minden, ami végterméknek számít, a szöveges dokumentumtól az oktató hangklipeken át a weboldalig. Szemben az átadandóval, az artefaktumot leggyakrabban az olvasó vagy a közönség szemszögéből határozzák meg, és magában hordozza a kronosz, vagyis az idő elemét, mint valami olyasmit, ami a hivatkozott időpontban végleges és elfogyasztott.
• Közönségelemzés – az elsődleges és másodlagos célközönség kutatásának folyamata annak érdekében, hogy a produktumokat az ő igényeikhez és értékeikhez igazítsák.
• Deliverable – a publikálásra kész végtermék, vagy az a szöveg, amelyet egy író a megrendelőjének tervez átadni. Ezt a kifejezést általában a gyártás és a véglegesítés kontextusában használják; a publikálás után a szállíthatót műtárgynak tekinthetjük, de ezeket a kifejezéseket némileg felcserélhetőnek találhatjuk.
• Repurposing- egy eredeti szövegből új (néha multimodális vagy vegyes médiájú) szállíthatót fejlesztünk különböző közönségeknek vagy céloknak.
• Retorikai szituáció- az alkalom, a közönség és a korlátok, amelyek között írunk.
• Használhatósági tesztelés- a technikai kommunikációban a felhasználók bevonása a szövegben felvázolt feladatok kipróbálására azzal a céllal, hogy felfedezzék a szöveggel kapcsolatos problémákat, mielőtt közzéteszik a célközönségnek.

Gyakorlatok:

• A műszaki kommunikáció három műtárgyának azonosítása a teremben. Mi a közös bennük? Miben különböznek?
• Végezzen álláskeresést egy népszerű felületen (monster.com, helyi újságoldalak, stc.org stb.) műszaki írók számára. Cserélje ki a “műszaki” kifejezést a “szakmai” kifejezésre és az “író” kifejezést a “kommunikátor” kifejezésre. Készítsen egy táblázatot, és sorolja fel a különbségeket a négy lehetséges kifejezés között. Ezután az egyes elnevezések alatti állásoknál felsorolt képesítések és feladatok alapján írja meg mindegyiknek a definícióját.