Ha szeretnéd növelni a vállalkozásodat, akkor a megfelelő módon kell elindulnod.

Az elkövetkező években remélt hatalmas növekedéshez meg kell győződnöd arról, hogy a vállalkozásod szervezett.

Ez könnyebb egy nagyvállalat és egy hatalmas költségvetés – és több száz (vagy ezer) alkalmazott -, valamint rengeteg idő esetén, amit a szervezettség fenntartására fordíthat.

De hogyan gondoskodhat arról, hogy kisvállalkozása rendben legyen, ha szűkös a készpénze, és csak néhány alkalmazottja van?

Nos, én már jártam így.

Ismerem a fájdalmat, amikor kétségbeesetten küzdesz a szervezetlenség ellen, amely minden kisvállalkozást érint.

És tudom, hogy még ha a legjobb eszközöket használod is a vállalkozásod növekedéséhez, a siker elmaradhat, ha nem teszed meg a megfelelő dolgokat, hogy biztosítsd a növekedést.

Gazdálkodj az irodahelyiségekkel és a raktározással

Az induláshoz gondoskodnod kell arról, hogy a fizikai környezeted rendezett és szervezett legyen.

Ez biztosítja, hogy a legmagasabb szinten tudj teljesíteni. Sok tekintetben az egész céged szervezettségét az határozza meg, hogy mennyire rendezett az íróasztalod.

Kezdésként győződj meg arról, hogy mindennek megvan a maga helye, még akkor is, ha ez a hely egy halom papír az íróasztalodon.

Azért, hogy a lehető legjobban kihasználd ezt a helyet, a Bellevue Business Journal azt javasolja, hogy használd ki a függőleges tárolási lehetőségeket a munkafolyamatok és a hatékonyság javítása érdekében.

Mivel a papírmunka általában a legtöbb modern irodai dolgozó idejének és erőforrásainak nagy részét felemészti, érdemes megfontolni ezek külső helyszínen történő tárolását.

Ez azt jelenti, hogy kevesebb időt tölt a dokumentumok kezelésével, és biztos lehet benne, hogy azok nagyobb biztonságban és védelemben vannak, mint amit saját maga megtehetne.

Ha azonban ez nem éppen az Ön munkastílusa, akkor egy perc múlva mutatok egy másik módszert, amellyel csökkentheti a papírmunkát.

Kövesse nyomon az ügyfélszolgálatot

A hűséges ügyfelei jelentik vállalkozása szívét.

Míg ők sok időt és erőforrást vesznek igénybe, jól eltöltött idő, ha elégedettek és elégedettek az Ön által kínált szolgáltatásokkal.

Azért, hogy hatékonyan érje el őket, fontolja meg egy olyan program használatát, mint a Groove, amely lehetővé teszi, hogy hatékonyan kezelje az ügyfélszolgálati jegyeket.

Ez lehetővé teszi, hogy kevesebb időt töltsön az ügyfelek kezelésével, és több időt fordítson terméke és üzleti rendszereinek fejlesztésére.

A rendszer automatizálása fontos, de nem jó ötlet automatizálni az ügyfelekkel való kapcsolatokat.

Használjon olyan szoftvereket, mint a Groove, amelyek lehetővé teszik alkalmazottai számára, hogy erősítsék az ügyfelekkel való kapcsolatát, de ne próbálja meg automatizálni a folyamatot.

Ez csak frusztrációt fog okozni Önnek, amikor az ügyfelek elhagyják Önt a velük jobban bánó versenytársak miatt.

Ehelyett könnyítse meg, hogy ügyfeleivel világszínvonalú szolgáltatással bánjon, és ők folyamatos üzletekkel és ajánlásokkal fogják meghálálni.

Tervezze meg előre a közösségi média kampányait

Ha a közösségi média marketingkampányát költségvetésből végzi, csökkentenie kell az online tartással töltött időt.

Ahelyett, hogy néhány óránként posztok közzétételére pazarolja az idejét, érdemes előre megterveznie a dolgokat.

Ezzel az egyszerű szervezési technikával számtalan órát spórolhat meg, és javíthatja hatékonyságát és termelékenységét.

Van egy másik technika is, amely a következő szintre emelheti a dolgokat. Ahelyett, hogy csak a következő napok közösségi média posztjait írja meg, miért nem hagyja, hogy egy eszköz tegye közzé azokat Ön helyett?

A Meet Edgar egy nagyszerű módszer a tartalom előzetes kezelésére, amely lehetővé teszi, hogy egyszer megírja a közösségi médiafrissítéseket, majd utána többször is elküldje őket.

Ez egy nagyszerű módja annak, hogy a dolgok szervezettek maradjanak anélkül, hogy a közösségi feedek folyamatos frissítésével ismételné magát.

Vezesd a költségbizonylatokat

Ha bármilyen hosszú ideje vezeted kisvállalkozásodat, tudod, milyen frusztráló lehet az összes költségbizonylatodat kezelni.

Megterhelő nyomon követni és rögzíteni őket, de kezelni kell őket, hogy naprakész maradj az adókkal és biztosítsd, hogy a pénzügyeid rendben legyenek.

Azért nem halogathatod őket, amikor fontosabb munkák jönnek. Minden egyes vásárlást és tranzakciót hetente nyomon kell követnie.

A megoldás?

Használjon olyan szoftvert, mint az Expensify, amely elvégzi az összes munkát, rendszerezve és nyilvántartva tartja a kiadásait, így az igazán fontos dolgokra koncentrálhat.

És ha már szóba került, hogy a szoftverre bízza a papírmunkát, ezt kiterjesztheti vállalkozása más területeire is, és így csillagászati eredményeket érhet el.

Kerüljön papírmentesen

Ha szeretné csökkenteni a rendetlenséget és az adminisztrációt, ami a sok papírral jár, amivel lépést kell tartania, itt lehet az ideje, hogy papírmentessé váljon.

Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy állandóan több tucatnyi fájlt és mappát tartana számon, egyszerűen mindent a legfontosabb dokumentumok digitális szkennelésére redukál.

Ha ezt ki akarja próbálni, szüksége van egy olyan módszerre, amellyel gyorsan, menet közben beolvashatja a dokumentumokat, hogy ne kelljen küszködnie a munkával.

A CamScanner egy remek alkalmazás a számlák és egyéb papírok gyors és egyszerű szkennelésére.

A CamScanner lehetővé teszi, hogy a fájlokat az alkalmazásban tartsa, de át is viheti őket a számítógépére.

Ha meg kell osztania ezeket a fájlokat egy csapatnyi emberrel, javaslom, hogy az archivált fájlokat egy olyan programban tartsa, mint a Dropbox.

Ez biztosítja, hogy kisvállalkozásában mindenki naprakész legyen a legfrissebb dokumentumokkal, de nem kell aggódnia az offline kiterjedt fájlkezelés miatt.

Rendszerezze jelszavait

Ha olyan, mint a legtöbb ember, akkor kétféle rendszer közül az egyiket alkalmazza jelszavainak kezelésére.

Egyik esetben vagy mindig ugyanazt a jelszót használja a különböző webhelyekhez, vagy folyamatosan elfelejti az egyes webhelyekhez beállított jelszavakat.

Egyik helyett egy harmadik rendszert ajánlok: hagyja, hogy egy alkalmazás kezelje Ön helyett a jelszavait.

Igen, ezt automatikusan megteheti egy böngészőben, például a Chrome-ban. De sajnos ez sem teljesen biztonságos, hiszen bárki, akinek hozzáférése van a számítógépéhez, használhatja őket.

Ehelyett a 1Password használatát ajánlom a jelszavak kezelésére. Ez egy olyan program, amely a jelszavakat együtt tárolja a mobil és az asztali alkalmazásban.

A Chrome automatikus kitöltési funkciójával ellentétben azonban a többi jelszóhoz való hozzáféréshez egyetlen jelszót kell megadnia.

Ez egy néhány szóból álló sorozat, amelyet könnyű megjegyezni, de szinte lehetetlen feltörni.

Íme, hogyan működik. Tegyük fel, hogy be kell jelentkezned a fiókodba a Stripe-on. Elmegy a Stripe bejelentkezési oldalára.

A Chrome-ban vagy rákattint az 1Password ikonra, vagy beírja a billentyűzet parancs + \ billentyűkombinációt.

Ez megnyitja az 1Password űrlapot, ahol megadja azt a szóalapú jelszót, amely hozzáférést biztosít a többi jelszóhoz.

Ezután az 1Password automatikusan kitölti a Stripe-ot a bejelentkezési adatokkal és a mentett jelszavakkal. Emellett automatikusan bejelentkezik, így egy kattintással kevesebbet kell tennie.

1Password számos fiók adatait tárolja.

A legjobb az egészben, hogy minden webhelyen lehet összetett, egyedi jelszó, de az összeshez hozzáférhet az egyetlen kifejezéssel.

Sőt, a 1Password még véletlenszerű, nagy biztonságú jelszót is generál, ha szeretné.

Ez azt jelenti, hogy kevesebbet kell a memóriájából a jelszavakra fordítania, és a hatékony munka és a bejelentkezések rendszerezése révén többet tud elvégezni.

Munkaterületének javítása a nagyobb termelékenység érdekében

Ha előre akar lépni a vállalkozásával, olyan környezetet kell teremtenie, amely támogatja ezt az elképzelést.

Van néhány bevált technika, amelyek segítségével többet hozhat ki a munkaterületéből.

Hiszed vagy sem, de ha néhány növényt helyezel el az irodád körül, a jobb koncentráció révén 15%-kal növelheted a termelékenységet.

Az állóasztal használatával és a kábelek rendbetételével is lendületet kapsz.

Ezek a technikák segítenek abban, hogy energikus és koncentrált maradjon a rendetlen munkahelyből adódó zavaró tényezők nélkül.

Ezek talán csak néhány percet vesznek igénybe, de a termelékenységet javító apró változtatások is hatalmas különbséget jelenthetnek a kisvállalkozása szervezettségében és termelékenységében.

Nyomon követheti a jegyzeteket a felhőben

Ha jegyzeteket, tennivalókat, ötleteket és elérhetőségeket ír fel papírfecnikre vagy bármi másra, ami a legközelebb van, itt az ideje, hogy szervezettebbé váljon.

Bár valószínűleg már tudja, hogy az Evernote nagyszerű módszer erre, érdemes azonnal elkezdenie a bevezetését.

Hogy az Evernote a legjobban működjön, el kell döntenie, milyen filozófiát fog alkalmazni.

Mindent ott fog rögzíteni, majd a keresési funkciót használja, hogy később megtalálja a jegyzeteit?

Vagy gondosan mappákba rendezi a jegyzeteit, és címkéket és címsorokat használ, hogy biztosan tudja, mi van a programban?

Egyik lehetőség is érvényes. A lényeg az, hogy olyan rendszert hozzon létre, amely működik az Ön számára, majd folyamatosan használja azt.

Tartsa rendben a számítógép asztala

Mint ahogyan a fizikai íróasztalának is tisztának kell lennie, és annak érdekében, hogy segítse a szervezettséget és a munka elvégzését, a digitális íróasztalának is tisztának és rendezettnek kell lennie.

Egy jó ökölszabály szerint, ha nem látja az asztali hátteret, akkor azon kell dolgoznia, hogy csökkentse és eltávolítsa a számítógépét zsúfoló elemeket.

Ha már megtisztította a fő képernyőjét, fontolja meg a letöltött fájlok eltávolítását, valamint a nem használt linkek és egyéb fájlok eltávolítását.

Ha szeretné, még a szemetesét is kitakaríthatja, és némi helyet takaríthat meg a merevlemezen.

Ez egy nagyszerű módja annak, hogy felfrissítse a munkafolyamatokat, ami segít a szervezettség megőrzésében.

Javítsa az időbeosztási rendszerét

Ha gyakran tart megbeszéléseket, videóbeszélgetéseket vagy ablakokat, amelyekbe másoknak is be kell ütemezniük az önnel való munkavégzés idejét, akkor szüksége van egy olyan módszerre, amellyel hatékonyan tudja kezelni ezeket az időblokkokat.

A legtöbb ember hajlamos az ilyen események ütemezésére az oda-vissza e-mailezést és naptármeghívókat használni.

Az ütemtervek folyamatos kiigazítása azonban megterhelő és időpocsékolás lehet. Ehelyett találjon egy tökéletes időpontot a találkozásra egy olyan program segítségével, mint a Calendly.

A Calendly segítségével mások is beütemezhetnek egy időpontot, így egyáltalán nem kell oda-vissza üzengetni.

Ez egy egyszerű módja annak, hogy másokkal kapcsolatban maradjon anélkül a zűrzavar nélkül, ami általában az időbeosztási gondokkal jár.

Effektív időkövetés

Ha szabadúszó vagy, akkor tudod, hogy mennyire fontos a számlázható órák követése.

De még ha nincs is szükséged az órák követésére ahhoz, hogy biztosan megkapd a fizetésed, akkor is jó ötlet elkezdeni egy olyan program használatát, mint a Toggl.

A Toggl egy gyors és egyszerű módja az időkövetésnek, ami minden kisvállalkozó számára hasznos lehet.

A Togglban különálló projektek és feladatok létrehozásával könnyedén nyomon követheti a legfontosabb célok elérése érdekében befektetett órákat.

Ahelyett, hogy azon tűnődne, miért nem érte el a korábban kitűzött célokat, a Toggl segítségével szervezett maradhat, és nyomon követheti, hogyan költi legértékesebb erőforrását – az idejét.

Nyomon követheti a számlákat és a kifizetéseket

Minden kisvállalkozásnak szüksége van a kifizetések, a számlázás és a számlázás kezelésére. Ez egy kritikusan fontos feladatsor, amely életben tartja a vállalkozást, de küzdelmes lehet mindent szervezetten tartani.

Ahelyett, hogy folyamatosan azon dolgozna, hogy ez hatékony legyen az Ön számára, fontolja meg egy olyan program használatát, mint a FreshBooks a számlák kezelésére.

Ne feledje, a kezelendő fizetési információk nagy többsége nem befolyásolja közvetlenül a munkája minőségét vagy nem szól az alapvető kompetenciáihoz.

Az ilyen típusú adminisztratív feladatok bármelyikét irányítsa szoftverre, hogy időt takarítson meg magának.

Minél kevesebb feladatot kell elvégeznie egy nap, annál inkább tud azokra a területekre összpontosítani, amelyek valóban vonzzák Önt, és segítenek abban, hogy elérje, amire szüksége van.

Tervezze előre a negyedéves adókat

Ha vállalkozása székhelye az Egyesült Államokban van, gondoskodnia kell a néhány havonta esedékes negyedéves adók befizetéséről.

Még akkor is, ha nem az Egyesült Államokban van a székhelye, azonban naprakésznek kell maradnia az országa és régiója adópolitikájával kapcsolatban.

Ez nem csak olyasmi, aminek a megszervezésére gondolnia kell.

Ha nem felel meg a lakóhelye szerinti adószabályoknak, akkor a végén bírságot kell fizetnie, vagy akár be is zárhatják.

Hogy biztosan lépést tartson az adókkal és befizesse a különböző időpontokban esedékes összegeket, nézzen utána egy olyan szolgáltatásnak, mint az inDinero.

Ez útmutatást nyújt Önnek, hogy biztosítsa, hogy lépést tartson az adókkal anélkül, hogy túl sok időt töltene azzal, hogy a településére vonatkozó követelményekkel kapcsolatban szervezett maradjon.

Szelídítse meg az e-mail postaládáját

Ha a postaládája túlárad az olvasatlan e-mailektől, az frusztráló lehet, és túl sok idejét felemésztheti.

Sikeresebb lesz a kisvállalkozása, ha ezt a fontos e-mailek alacsony számára csökkenti, és rendszeresen kitakarítja a postaládáját.

A termelékenységi szakértő, Brian Tracy azt javasolja, hogy tartsa tisztán az e-mail postaládáját, törölje a kéretlen e-maileket, és csak azokat mentse el, amelyekre még szüksége lesz.

Ha nehezen tudja hatékonyan kezelni a postaládáját, próbálja ki az Inbox by Gmail-t. Ez az alkalmazás különböző típusú e-maileket csoportosít.

Ez azt jelenti, hogy gyorsan láthatja a közösségi frissítéseket, a vásárlási bizonylatokat vagy az útvonaltervet anélkül, hogy a fontos személyes és munkahelyi e-mailek között kellene szitálnia.

A kevésbé fontos e-mailek átfutásával még gyorsabban dolgozhatja át a bejövő leveleket.

Ez egy a sok különböző eszköz közül, amelyekkel csökkentheti az e-mailek küldésével és fogadásával töltött időt, és rengeteg órát takaríthat meg, miközben szervezettebbé válik.

Tisztítsd meg az olvasási listádat

Ha sok vállalkozóhoz hasonlóan te is folyamatosan találsz olyan cikkeket, amelyekről tudod, hogy segítenek a vállalkozásod fejlesztésében, a bevételek és a konverziók növelésében.

Ha azonban nincs időd elolvasni a cikket, valószínűleg máshol tárolod, például könyvjelzőként a böngésződben vagy e-mailben elküldöd magadnak.

Ha ez a helyzet, akkor ezt a nehézkes cikklistát olyanná kell változtatnia, amit könnyen kezelhet.

Az általam ajánlott Pocket, amely segít nyomon követni azokat a cikkeket és videókat, amelyeket később szeretne elolvasni vagy megnézni. Ez egy egyszerű rendszer, amely elmenti az érdekes cikkeket.

A használatához először is meg kell találnod egy érdekesnek tűnő cikket. Ha telepítette a Pocket Chrome bővítményt, akkor a böngészőablakban rá kell kattintania.

A megjelenő legördülő menüben hozzáadhat egy címkét, és láthatja a kapcsolódó cikkeket, amelyeket mások mentettek el, hogy később elolvashassa.

Az elmentett új cikk azonnal megjelenik a Pocket-en olvasható darabok fő listájában.

Még jobb, hogy a Pocket-en elmentett cikkek minden eszközön olvashatók. Így utazás közben is könnyedén folytathatja az olvasást a telefonján.

Azzal, hogy a Pocket-en van egy olvasási listája a cikkeknek, gyorsan elmentheti az érdekes darabokat anélkül, hogy egy rendetlen listát hozna létre valahol a számítógépén.

Ha sokat olvas online, ez egy nagyszerű módja annak, hogy rendszerezze az olvasnivalóit, és minden eszközén elérhetővé tegye azokat.

Fizikai papírtárolás csökkentése

Már korábban említettem, hogy a papírmunka sok kisvállalkozó számára hatalmas frusztrációt jelent.

A papírmunka kezelésével töltött időt csökkentheti, ha először is létrehoz egy szervezési rendszert a munkahelyén.

Ha úgy tetszik, a papírkezelését házon belüli feladatból átveheti egy másik cégnek.

Ha egyik sem hangzik vonzó lehetőségnek , nincs minden remény veszve. Kezdje azzal, hogy a tárolt iratait logikus sorrendbe rendezi.

Figyeljen arra, hogy a legfontosabb iratait a közelben tartsa, hogy könnyen hozzáférhessen.

Amelyik papírra már nincs szüksége, meg kell szabadulnia tőlük. Minél több papírtól szabadul meg, annál kevesebb hely miatt kell aggódnia.

Ez az egyetlen leghatékonyabb módja annak, hogy rendben tartsa papírjait kiterjedt kezelőrendszerek nélkül. Egyszerűen dobja ki, amire nincs szüksége.

Ha olyan fontos fájlokat és dokumentumokat tart, amelyeket nem lehet kidobni, fontolja meg egy olyan szolgáltatás igénybevételét, mint a Shred-It a dokumentumok megsemmisítésére.

Ez egy nagyszerű módja annak, hogy biztonságban maradjon, és csökkentse a napi szinten kezelendő papírokkal járó munkaterhet és gondot.

Minél kevesebb darabbal kell foglalkoznia kisvállalkozása szervezeti rendszerében, annál inkább tud arra összpontosítani, ami a legfontosabb a vállalkozása számára.

Következtetés

Ha vállalkozásának növekedését tervezi, gondoskodnia kell arról, hogy szervezett legyen, hogy kezelni tudja az elkerülhetetlen növekedést, amire számítania kell.

Hogy ezt megtehesse, gondoskodnia kell arról, hogy pénzügyei rendben legyenek. Ügyeljen arra, hogy nyomon kövesse a kiadási bizonylatokat és tranzakciókat.

Gondoskodjon arról, hogy készen álljon az év során fizetendő adókra.

Ha a pénzügyei rendezettek, akkor gondoskodnia kell arról is, hogy az irodahelyisége is rendezett legyen. Használjon néhány bevált módszert a termelékenység fokozására a raktárhelyiségek megszervezésével.

És bár lehet, hogy nem mindenki számára jelent megoldást, fontolja meg a papírmentességet. Tárolja az összes dokumentumát a felhőben, és aprítsa fel a munkaterületét zsúfoló felesleges papírokat.

Kisvállalkozóként az ideje az egyik legdrágább kincs, ezért gondoskodjon arról, hogy időnyilvántartással és időbeosztással rendszerezze azt.

A feladatok csökkentését az e-mail munkafolyamatok javításával, az olvasási lista kezelésével, valamint a jegyzetek, jelszavak és az asztal rendben tartásával érje el.

Végül automatizálja marketingkampányait, és tartson fenn egy folyamatot az ügyfélkapcsolatok és az ügyfélszolgálat kezelésére.

Milyen stratégiákat fog alkalmazni kisvállalkozása szervezettségének fenntartására?