Megállt már valaha, hogy ötleteljen a projektjeit érintő kockázatokról? Ha olyan vagy, mint a legtöbb műszaki szakember, akkor reggel egyszerűen csak megérkezel a munkahelyedre, és ott kezded el a projektedet, ahol előző nap abbahagytad. Igyekszik minden i-re pontot tenni, minden t-re keresztet vetni, majd szorít, hogy váratlan dolgok ne érjék váratlanul.

A projektmenedzsment-szabványok előírják, hogy előre meg kell tervezni a projekt kritikus sikertényezőit érintő kockázatokat. Minden egyes kockázatot azonosítani kell, és egy kockázati naplóban a valószínűség és a súlyosság skáláján (1-10 vagy hasonló) kell rangsorolni.

Kockázat = Valószínűség x Súlyosság

A rangsorolás után 5 elsődleges módja van a projekt kockázatainak kezelésének:

1. Kerülés.
2. Akceptance.
3. Monitoring and Prepare.
4. Mitigation.
5. Transference.

Avoidance

Bár gyakran nem lehetséges, ez a legegyszerűbb módja a kockázat eltávolításának a projektből. Ez a kockázatot tartalmazó feladatok eltávolítását jelenti a projektből.

Néha a projekt egy kis részét lehet eltávolítani, amely nagy kockázati tényezőt hordoz. Ebben az esetben a proaktív kockázatkezelési tervezés nagyon is kifizetődő vállalkozás.

A projektterv módosítása egy kockázat eltávolítása érdekében a projekt hatókörének, erőforrásainak és/vagy idejének módosításával jár, de ez lehet a helyes válasz.

Akceptálás

A spektrum másik végén az elfogadás a kockázatnak a projektbe való betervezését jelenti. Ha nem lehet jobb válaszstratégiát azonosítani, a kockázat elfogadása elegendő lehet a projekt folytatásához.

Ne feledjük, hogy minden projekt valamilyen formában kockázatot hordoz. Nem feltétlenül szükséges minden kockázatot kiküszöbölni. De a szükséges mértékben tételesen fel kell sorolni és elemezni kell őket, hogy a projektterv részét képezzék, és minden megfelelő fél aláírta, hogy elfogadja a kockázatot. A vezetőséget tájékoztatni kell arról, hogy a kockázat bekövetkezése következményekkel járhat a költségekre/időre/stb. nézve.

Egy projektkockázat elfogadásának részeként bölcs dolog lehet, ha a projektkockázatra tartalékot – időt, költséget vagy erőforrást – biztosítanak.

Monitorozás és felkészülés

A kockázat elfogadásához hasonlóan ez a válasz olyan jelentős kockázatok esetében alkalmazható, amelyek nagy valószínűséggel és/vagy súlyossággal járnak, de amelyeket a projektnek el kell fogadnia. A következő két dolgot foglalja magában:

• Tervek készítése a kockázatot aktiváló kiváltó tényezők nyomon követésére.
• A kockázati tényező bekövetkezésekor azonnal mozgósítható cselekvési tervek készítése.

Tegyük fel, hogy a vezetés irreális határidőt szab meg. Nagy a valószínűsége a projekt ütemtervének túllépésének. A projektterv tartalmazhatná a következőket: “Az ütemterv-eltérés heti nyomon követése és az X munkatársak értesítése, amint az ütemterv-eltérés nagyobb, mint Y”. Amikor ez megtörténik, nem kell gondolkodni. Ez a Monitor and Prepare példája.

Mitigation

Mivel a kockázat a valószínűség és a súlyosság függvénye, mindkét tényezőt alaposan megvizsgálhatjuk, hogy csökkentsük a projekt kudarcának kockázatát.

• A bekövetkezés valószínűsége. Tegyen intézkedéseket a kockázat bekövetkezésének valószínűségének csökkentésére. Ez általában előnyösebb lehetőség, mint a súlyosság csökkentése, mert jobb, ha eleve nem tapasztaljuk a kockázat bekövetkezését.
• Súlyosság. Csökkentse a kockázat hatását a projekt kritikus sikertényezőire.

Itt van néhány ötlet az ötleteléshez:

1. Az eljárások és/vagy műveletek összetettségének csökkentése.
2. Kiegészítő tesztelés elvégzése.
3. Több erőforrás hozzáadása.
4. Idő hozzáadása az ütemtervhez (puffer létrehozása).
5. Készítsen további vagy részletesebb prototípusokat.
6. Tartson további műszaki képzést a személyzetnek.
7. Végezzen több helyszíni látogatást.
8. Írjon további specifikációkat.

Átvitel

Végül a kockázatot átruházhatja egy másik félre. Természetesen ez általában valamilyen kompromisszumot (vagy költséget) igényel. A kockázat következményének áthárítása egy harmadik félre nem mindig egyszerű, de gyakran figyelmen kívül hagyják. Íme néhány ötlet:

1. Vásároljon biztosítást.
2. A nehéz munkát bízza egy tapasztaltabb cégre.
3. Meghatározott árat használjon egységáras szerződés helyett (ha Ön a tulajdonos; fordítva, ha Ön az eladó).
4. Vonja meg a szavatosságokat és/vagy garanciákat.

Bármilyen módszert is alkalmazzon a projektkockázat kezelésére, reméljük, hogy időt szán rá. Készítsen kockázati naplót minden egyes kockázati elemhez, és írjon ki egy stratégiát az egyes kockázatok kezelésére. Azt hiszem, meg fogja tapasztalni, hogy a projektsiker többé nem lesz olyan megfoghatatlan.