Pokud chcete rozvíjet své podnikání, musíte začít správným způsobem.

Chcete-li dosáhnout masivního růstu, ve který doufáte v nadcházejících letech, měli byste se ujistit, že je vaše firma organizovaná.

To je snazší pro velkou firmu a obrovský rozpočet – a stovky (nebo tisíce) zaměstnanců – plus spoustu času, který můžete věnovat tomu, abyste zůstali organizovaní.

Ale jak se můžete ujistit, že vaše malá firma má pořádek, když nemáte dostatek peněz a máte jen pár zaměstnanců?

No, už jsem to zažil.

Znám tu bolest, když zoufale bojujete s dezorganizací, která postihuje každou malou firmu.

A vím, že i když používáte ty nejlepší nástroje pro rozvoj svého podnikání, úspěch může zaostávat, pokud nezavedete ty správné věci, které zajistí váš růst.

Spravujte své kancelářské prostory a skladovací prostory

Na začátku se musíte ujistit, že vaše fyzické okolí je čisté a uspořádané.

To vám zajistí, že budete schopni pracovat na nejvyšší úrovni. V mnoha ohledech je organizace celé vaší firmy dána tím, jak uspořádaný je váš pracovní stůl.

Pro začátek se ujistěte, že vše má své konkrétní místo, i kdyby toto místo mělo být v hromadě papírů na vašem stole.

Abyste tento prostor využili co nejlépe, doporučuje Bellevue Business Journal využít možnosti vertikálního ukládání, které zlepší váš pracovní postup a efektivitu.

Protože papírování většině moderních kancelářských pracovníků obvykle zabírá hodně času a prostředků, měli byste zvážit jeho uložení mimo pracoviště.

Správou dokumentů tak strávíte méně času a budete mít jistotu, že jsou v bezpečí a chráněné lépe, než byste to dokázali sami.

Pokud to však není zrovna váš styl práce, ukážu vám za chvíli jinou metodu, která vám pomůže snížit papírovou zátěž.

Sledujte zákaznickou podporu

Vaši věrní zákazníci jsou srdcem vašeho podnikání.

Přestože vám zabírají spoustu času a zdrojů, je dobře stráveným časem udržet je spokojené a spokojené se službami, které nabízíte.

Abyste se ujistili, že je oslovujete efektivně, zvažte použití programu, jako je Groove, který vám umožní efektivně spravovat zákaznické tikety.

To vám umožní věnovat méně času správě zákazníků a více času zlepšování vašich produktů a obchodních systémů.

Je důležité automatizovat systém, ale není dobré automatizovat vztahy se zákazníky.

Používejte software, jako je Groove, který umožňuje vašim zaměstnancům posilovat vztahy se zákazníky, ale nesnažte se tento proces automatizovat.

To ve vás zanechá pouze pocit frustrace, až vás zákazníci opustí kvůli konkurenci, která s nimi jedná lépe.

Naopak, usnadněte svým zákazníkům zacházení se službami na světové úrovni a oni se vám odmění stálým obchodem a doporučeními.

Plánujte své kampaně v sociálních médiích předem

Pokud provozujete marketingovou kampaň v sociálních médiích s omezeným rozpočtem, musíte zkrátit čas, který trávíte udržováním věcí online.

Místo toho, abyste ztráceli čas zveřejňováním příspěvků každých několik hodin, měli byste si věci předem naplánovat.

Tato jednoduchá organizační technika vám ušetří nespočet hodin a pomůže vám zvýšit efektivitu a produktivitu.

Existuje také další technika, která může věci posunout na další úroveň. Místo toho, abyste jen psali příspěvky na sociální média na několik následujících dní, proč je nenechat publikovat za vás nějaký nástroj?

Met Edgar je skvělý způsob, jak spravovat obsah předem, což vám umožní napsat aktualizace sociálních médií jednou a poté je nechat odeslat vícekrát.

Jedná se o skvělý způsob, jak si udržet pořádek, aniž byste se opakovali neustálou aktualizací svých sociálních kanálů.

Správa výdajových dokladů

Pokud už nějakou dobu provozujete malou firmu, víte, jak frustrující může být správa všech výdajových dokladů.

Je to sice otrava sledovat a evidovat je, ale je třeba je spravovat, abyste měli přehled o daních a zajistili si pořádek ve financích.

Nemůžete je však jen tak odkládat, když se objeví důležitější práce. Každý nákup a transakci byste měli sledovat každý týden.

Řešení?

Používejte software, jako je Expensify, který udělá všechnu práci a zajistí, že vaše výdaje budou uspořádané a zaznamenané, takže se budete moci soustředit na věci, které jsou opravdu důležité.

A když už mluvíme o přenechání papírování softwaru, můžete tento postup rozšířit i na další oblasti svého podnikání a dosáhnout tak hvězdných výsledků.

Přejděte na bezpapírový systém

Pokud chcete omezit nepořádek a správu, které jsou spojeny se všemi papíry, které musíte udržovat, možná nastal čas přejít na bezpapírový systém.

To znamená, že místo neustálého sledování desítek souborů a složek vše zredukujete pouze na digitální skeny nejdůležitějších dokumentů.

Pokud se o to hodláte pokusit, potřebujete způsob, jak rychle skenovat dokumenty za běhu, abyste se nemuseli snažit udržet krok s množstvím práce.

CamScanner je skvělá aplikace pro rychlé a snadné skenování účtů a dalších dokumentů.

CamScanner umožňuje uchovávat soubory v aplikaci, ale můžete je také přenést do počítače.

Pokud potřebujete tyto soubory sdílet s týmem osob, doporučuji uchovávat archivované soubory v programu, jako je Dropbox.

Tím zajistíte, že všichni ve vaší malé firmě budou mít k dispozici nejnovější dokumenty, ale nemusíte se starat o rozsáhlou správu souborů v režimu offline.

Uspořádání hesel

Jestliže jste jako většina lidí, máte jeden ze dvou systémů správy hesel.

Buď používáte stále stejné heslo pro různé webové stránky, nebo neustále zapomínáte hesla, která jste nastavili pro jednotlivé stránky.

Místo obou těchto systémů doporučuji třetí systém: nechat za sebe hesla spravovat aplikaci.

Ano, můžete to dělat automaticky v prohlížeči, jako je Chrome. Ale bohužel to není úplně bezpečné, protože je může použít kdokoli, kdo má přístup k vašemu počítači.

Na místo toho doporučuji ke správě hesel používat aplikaci 1Password. Jedná se o program, který ukládá vaše hesla společně v mobilní i počítačové aplikaci.

Na rozdíl od funkce automatického vyplňování v prohlížeči Chrome však musíte pro přístup k ostatním heslům zadat jediné heslo.

Jedná se o sérii několika slov, která se snadno pamatují, ale je téměř nemožné je prolomit.

Podívejte se, jak to funguje. Řekněme, že se potřebujete přihlásit ke svému účtu ve službě Stripe. Přejdete na přihlašovací stránku Stripe.

Můžete buď kliknout na ikonu 1Password v prohlížeči Chrome, nebo zadat klávesovou zkratku Command + \.

Tím se zobrazí formulář 1Password, kde zadáte slovní heslo, které vám umožní přístup k dalším heslům.

1Password pak automaticky vyplní Stripe vašimi přihlašovacími údaji a uloženými hesly. Automaticky vás také přihlásí, takže máte o jedno kliknutí méně.

1Password uloží informace pro různé účty.

Nejlepší na tom je, že každý web může mít složité, jedinečné heslo, ale ke všem máte přístup pomocí jediné fráze.

Ve skutečnosti 1Password dokonce vygeneruje náhodné heslo s vysokým stupněm zabezpečení, pokud si to budete přát.

To znamená, že méně paměti věnujete heslům a můžete toho udělat více díky efektivní práci a přehlednosti přihlašovacích údajů.

Zlepšete svůj pracovní prostor pro zvýšení produktivity

Chcete-li dosáhnout pokroku ve svém podnikání, musíte si vytvořit prostředí, které tuto vizi podporuje.

Existuje několik osvědčených technik, které vám pomohou získat z pracovního prostoru více.

Věřte tomu nebo ne, ale přidáním několika rostlin kolem kanceláře můžete zvýšit produktivitu o 15 % díky lepšímu soustředění.

Podporu získáte také používáním stojícího stolu a úklidem kabelů.

Tyto techniky vám pomohou zůstat plní energie a soustředění bez rušivých vlivů, které přináší nepořádek na pracovišti.

Musí vám zabrat jen pár minut, ale i malé změny, které zlepší vaši produktivitu, mohou mít obrovský vliv na to, jak organizovaná a produktivní je vaše malá firma.

Sledujte poznámky v cloudu

Píšete-li si poznámky, úkoly, nápady a kontaktní informace na útržky papíru nebo na cokoli, co je nejblíže, je čas na větší organizaci.

Ačkoli už pravděpodobně víte, že Evernote je skvělý způsob, jak to udělat, měli byste jej začít okamžitě implementovat.

Aby Evernote fungoval co nejlépe, musíte se rozhodnout, jakou filozofii budete uplatňovat.

Zaznamenáte si tam všechno a později budete používat funkci vyhledávání, abyste své poznámky našli?

Nebo budete své poznámky pečlivě ukládat do složek a používat značky a nadpisy, abyste měli jistotu, že víte, co se v programu nachází?

Oba tyto možnosti jsou správné. Klíčem k úspěchu je vytvořit si systém, který vám bude vyhovovat, a ten pak dále používat.

Dbejte na pořádek na pracovní ploše počítače

Stejně jako by měl být váš fyzický stůl čistý a aby vám pomáhal udržovat pořádek a pracovat, měla by být čistá a uspořádaná i vaše digitální pracovní plocha.

Dobrým pravidlem je, že pokud nevidíte pozadí pracovní plochy, měli byste se snažit zmenšit a odstranit položky, které váš počítač zahlcují.

Po vyčištění hlavní obrazovky zvažte odstranění stažených souborů a odstranění všech odkazů nebo jiných souborů, které nepoužíváte.

Pokud chcete, můžete vyčistit i koš a ušetřit tak místo na pevném disku.

Je to skvělý způsob, jak poskytnout osvěžující pohled na vaše pracovní procesy, který vám pomůže udržet si pořádek.

Zlepšete svůj systém plánování

Pokud máte časté schůzky, videochaty nebo okna pro ostatní, aby si naplánovali čas pro práci s vámi, potřebujete způsob, jak tyto časové bloky efektivně spravovat.

Většina lidí má tendenci používat k plánování takových událostí zpětné zasílání e-mailů a pozvánek do kalendáře.

Neustálé upravování rozvrhů však může být namáhavé a plýtvání časem. Místo toho najděte ideální čas schůzky pomocí programu, jako je Calendly.

Calendly umožňuje ostatním naplánovat si čas, kdy s vámi budou pracovat, takže vůbec nemusíte posílat zprávy sem a tam.

Je to jednoduchý způsob, jak zůstat v kontaktu s ostatními bez zmatků, které obvykle provázejí potíže s plánováním.

Sledujte efektivně svůj čas

Jestliže pracujete na volné noze, víte, jak důležité je sledovat své zúčtovatelné hodiny.

Ale i když nepotřebujete sledovat hodiny, abyste si zajistili výplatu, je dobré začít používat program, jako je Toggl.

Toggl je rychlý a snadný způsob sledování času, který může být užitečný pro každého majitele malé firmy.

Vytvořením samostatných projektů a úkolů v programu Toggl můžete snadno sledovat hodiny, které věnujete dosažení svých nejdůležitějších cílů.

Místo toho, abyste se divili, proč jste nesplnili dříve stanovené cíle, můžete pomocí aplikace Toggl udržovat pořádek a sledovat, jak trávíte svůj nejcennější zdroj – svůj čas.

Sledujte faktury a platby

Každá malá firma potřebuje spravovat platby, fakturace a vyúčtování. Jedná se o kritický soubor úkolů, které udržují firmu při životě, ale může být problém udržet ve všem pořádek.

Namísto neustálé práce na tom, aby to pro vás bylo efektivní, zvažte použití programu, jako je FreshBooks, který bude vaše faktury zpracovávat.

Pamatujte, že naprostá většina informací o platbách, které musíte spravovat, nemá přímý vliv na kvalitu vaší práce nebo se nevztahuje k vašim hlavním kompetencím.

Každý z těchto typů administrativních úkolů nasměrujte na software, abyste si ušetřili čas.

Čím méně úkolů musíte za den vyřídit, tím více se můžete soustředit na oblasti, které vás skutečně oslovují a pomáhají vám dosáhnout toho, co potřebujete.

Plánujte si dopředu čtvrtletní daně

Pokud vaše firma sídlí ve Spojených státech, musíte se ujistit, že zaplatíte čtvrtletní daně, které se platí každých několik měsíců.

I když nesídlíte ve Spojených státech, musíte však mít přehled o daňových předpisech své země a regionu.

Není to jen něco, na co byste měli myslet při organizaci.

Pokud nebudete dodržovat daňové předpisy v místě, kde žijete, můžete skončit s placením pokut nebo dokonce s ukončením činnosti.

Abyste se ujistili, že držíte krok s daněmi a platíte částky, které jsou splatné v různých obdobích, podívejte se na službu, jako je inDinero.

Povede vás k tomu, abyste zajistili, že budete držet krok s daněmi, aniž byste strávili příliš mnoho času organizováním požadavků pro vaši lokalitu.

Zkroťte svou e-mailovou schránku

Pokud je vaše schránka přeplněná nepřečtenými e-maily, může to být frustrující a může vám to zabírat příliš mnoho času.

Budete ve svém malém podnikání úspěšnější, pokud ji omezíte na nízký počet důležitých e-mailů a budete pravidelně čistit schránku.

Expert na produktivitu Brian Tracy doporučuje udržovat si čistou e-mailovou schránku, mazat nevyžádané e-maily a ukládat si jen ty, které budete znovu potřebovat.

Pokud se vám nedaří efektivně spravovat doručenou poštu, můžete vyzkoušet službu Inbox by Gmail. Tato aplikace sdružuje různé typy e-mailů dohromady.

To znamená, že si můžete rychle prohlédnout aktualizace ze sociálních sítí, účtenky z nákupů nebo itineráře výletů, aniž byste se museli probírat důležitými osobními a pracovními e-maily.

Prohlížením méně důležitých e-mailů se můžete ještě rychleji propracovat došlou poštou.

Jedná se o jeden z mnoha různých nástrojů, které vám pomohou zkrátit čas strávený odesíláním a přijímáním e-mailů, ušetří vám spoustu hodin a zároveň vám zajistí lepší organizaci.

Vyčistěte si seznam četby

Pokud jste jako mnoho podnikatelů, neustále nacházíte články, o kterých víte, že vám pomohou rozvíjet podnikání a zvýšit příjmy a konverze.

Pokud však nemáte čas si článek přečíst, pravděpodobně si ho uložíte jinam, například jako záložku v prohlížeči nebo si ho pošlete e-mailem.

V takovém případě budete chtít tento nepřehledný seznam článků změnit na něco, co můžete snadno spravovat.

Doporučuji aplikaci Pocket, která vám pomůže sledovat články a videa, které si chcete přečíst nebo shlédnout později. Je to jednoduchý systém, který uchovává zajímavé články, které si uložíte.

Chcete-li jej používat, musíte nejprve najít článek, který vypadá zajímavě. Pokud si nainstalujete rozšíření Pocket Chrome, musíte na něj v okně prohlížeče kliknout.

V rozbalovací nabídce, která se zobrazí, můžete přidat značku a zobrazit související články, které si ostatní uložili k pozdějšímu přečtení.

Nový uložený článek se okamžitě objeví v hlavním seznamu kousků ke čtení v aplikaci Pocket.

Ještě lepší je, že články uložené v aplikaci Pocket si můžete přečíst na všech svých zařízeních. Díky tomu můžete snadno pokračovat ve čtení v telefonu, když jste na cestách.

Mít seznam článků ke čtení v aplikaci Pocket vám umožní rychle uložit zajímavé kousky, aniž byste museli vytvářet nepřehledný seznam někde v počítači.

Pokud hodně čtete online, je to skvělý způsob, jak si uspořádat čtení a mít ho k dispozici na všech zařízeních.

Snížení fyzického ukládání papírů

Již dříve jsem se zmínil, že papírování je pro mnoho majitelů malých firem velkou frustrací.

Snížit množství času, který strávíte správou papírů, můžete tak, že si nejprve vytvoříte systém organizace svého pracoviště.

Pokud chcete, můžete správu papírů převést z vlastního úkolu na něco, co za vás udělá jiná společnost.

Pokud vám ani jedna z těchto možností nezní jako lákavá , není všechna naděje ztracena. Začněte tím, že si uložené dokumenty uspořádáte v logickém pořadí.

Ujistěte se, že máte nejdůležitější dokumenty blízko sebe, abyste k nim měli snadný přístup.

Všech dokumentů, které již nepotřebujete, byste se měli zbavit. Čím více papírů se zbavíte, tím méně místa budete mít na starosti.

Jedná se o jediný a nejefektivnější způsob, jak udržet pořádek v dokumentech bez rozsáhlých systémů správy. Jednoduše vyhoďte to, co nepotřebujete.

Pokud uchováváte důležité soubory a dokumenty, které nelze vyhodit, zvažte využití služby, jako je Shred-It, která vaše dokumenty zničí.

Je to skvělý způsob, jak zůstat v bezpečí a snížit pracovní zátěž a starosti spojené s dokumenty, které musíte denně spravovat.

Čím méně součástí organizačního systému vaší malé firmy budete muset řešit, tím více se budete moci soustředit na to, co je pro vaše podnikání nejdůležitější.

Závěr

Pokud chcete své podnikání rozvíjet, musíte se ujistit, že jste organizováni tak, abyste zvládli nevyhnutelný růst, který byste měli očekávat.

Abyste toho mohli dosáhnout, musíte se ujistit, že máte v pořádku své finance. Nezapomeňte sledovat účtenky a transakce.

Ujistěte se, že jste připraveni na všechny daně, které je třeba v průběhu roku zaplatit.

Pokud máte uspořádané finance, musíte se ujistit, že jsou uspořádané i vaše kancelářské prostory. Použijte některé osvědčené metody pro zvýšení produktivity tím, že uspořádáte své úložné prostory.

A i když to nemusí být řešení pro každého, zvažte přechod na bezpapírový systém. Všechny dokumenty ukládejte do cloudu a přebytečné papíry, které zahlcují váš pracovní prostor, skartujte.

Váš čas je jako majitele malé firmy jednou z nejcennějších komodit, proto se ujistěte, že je organizovaný pomocí sledování času a plánování.

Snažte se omezit počet úkolů tím, že zlepšíte práci s e-maily, budete spravovat seznam četby a udržovat pořádek v poznámkách, heslech a pracovní ploše.

Nakonec zautomatizujte své marketingové kampaně a udržujte proces, který se stará o vztahy se zákazníky a podporu.

Jaké strategie použijete k udržení organizace svého malého podniku?

.