Přestali jste někdy přemýšlet o rizicích svých projektů? Pokud jste jako většina technických profesionálů, prostě ráno přijdete do práce a začnete svůj projekt tam, kde jste předchozí den skončili. Snažíte se udělat tečku za všemi „i“ a přeškrtnout všechna „t“ a pak si držíte palce, aby vás nezaslepily neočekávané věci.
Standardy projektového řízení nařizují, abyste předem naplánovali rizika pro kritické faktory úspěchu vašeho projektu. Každé riziko by mělo být identifikováno a seřazeno na stupnici pravděpodobnosti a závažnosti (1-10 nebo podobně) v deníku rizik.
Riziko = pravděpodobnost x závažnost
Po stanovení priorit existuje 5 základních způsobů řízení rizik projektu:
- Vyhýbání se.
- Přijetí.
- Monitorování a příprava.
- Mitigace.
- Přechod.
Vyhýbání
Ačkoli to často není možné, jedná se o nejjednodušší způsob odstranění rizika z projektu. Spočívá v odstranění úkolů, které obsahují riziko, z projektu.
Někdy lze odstranit malou část projektu, která nese velký rizikový faktor. V takovém případě se proaktivní plánování řízení rizik velmi vyplatí.
Změna plánu projektu za účelem odstranění rizika bude znamenat změnu rozsahu projektu, zdrojů a/nebo času, ale může to být správná reakce.
Přijetí
Na druhém konci spektra je přijetí, které zahrnuje plánování rizika do projektu. Pokud nelze určit lepší strategii reakce, může být akceptování rizika dostatečným důvodem k pokračování projektu.
Pamatujte, že všechny projekty nesou v nějaké formě riziko. Není bezpodmínečně nutné všechna rizika eliminovat. Měla by však být rozepsána a analyzována v nezbytném rozsahu, aby byla součástí plánu projektu a aby všechny příslušné strany podepsaly, že riziko akceptují. Vedení by mělo být upozorněno, že pokud riziko nastane, může to mít důsledky pro náklady/čas atd.
Může být rozumné v rámci akceptace rizika projektu počítat s nepředvídatelnou událostí – časem, náklady nebo zdroji.
Monitorovat a připravit
Podobně jako u akceptace rizika lze tuto reakci použít u velkých rizik, která nesou vysokou pravděpodobnost a/nebo závažnost, ale musí být projektem akceptována. Zahrnuje následující dvě věci:
- Vytvoření plánů pro monitorování spouštěčů, které aktivují riziko.
- Vytvoření akčních plánů, které lze okamžitě mobilizovat při výskytu rizika.
Řekněme, že vedení uloží nereálný termín. Pravděpodobnost překročení harmonogramu projektu je vysoká. Plán projektu by mohl obsahovat „Týdenní sledování odchylky harmonogramu a oznámení pracovníkům X, jakmile je odchylka harmonogramu větší než Y“. Když se to stane, nemusíte přemýšlet. To je příklad monitorování a přípravy.
Mitigace
Protože riziko je funkcí pravděpodobnosti a závažnosti, lze oba tyto faktory pečlivě kontrolovat, aby se snížilo riziko selhání projektu.
- Pravděpodobnost výskytu. Přijměte opatření ke snížení pravděpodobnosti výskytu rizika. Tato možnost je obvykle výhodnější než snížení závažnosti, protože je lepší, když k výskytu rizika vůbec nedojde.
- Závažnost. Snižte dopad rizika na kritické faktory úspěchu projektu.
Nabízíme několik nápadů pro brainstorming:
- Snížit složitost postupů a/nebo operací.
- Provádět dodatečné testování.
- Přidat více zdrojů.
- Přidat čas do plánu (vytvořit rezervu).
- Vytvořit další nebo podrobnější prototypy.
- Provádět další technické školení personálu.
- Provádět další návštěvy na místě.
- Napsat další specifikace.
Přenos
Nakonec můžete přenést riziko na jinou stranu. To samozřejmě obvykle vyžaduje určitou formu kompromisu (nebo nákladů). Přesunutí důsledků rizika na třetí stranu není vždy snadné, ale často se přehlíží. Zde je několik nápadů:
- Zakoupit pojištění.
- Zadat obtížnou práci zkušenější firmě.
- Použít smlouvu s pevnou cenou místo smlouvy s jednotkovou cenou (pokud jste vlastník; naopak, pokud jste dodavatel).
- Zrušte záruky a/nebo garance.
Ať už použijete jakoukoli metodu řízení rizik projektu, doufáme, že tomu věnujete čas. Vytvořte si pro každou rizikovou položku záznam o riziku a sepište strategii, jak se s každým rizikem vypořádat. Myslím, že zjistíte, že úspěch projektu už nebude tak nepolapitelný.
.