Was ist die Deadline für das Formular W-2 – Das Formular W-2 ist ein jährlicher Gehaltsbericht, der die Höhe der von den Gehaltsschecks der Angestellten einbehaltenen Steuern für das Jahr angibt und für die Einreichung von Bundes- und Staatssteuern verwendet wird.
Da sich das Jahr 2020 dem Ende zuneigt, ist es wichtig, dass alle Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern unverzüglich das Formular W-2 ausstellen, damit diese mit der Erstellung ihrer jährlichen Steuererklärung beginnen können. Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber Kopien der W-2-Formulare zusammen mit dem Formular W-3 (einer Zusammenfassung der W-2-Formulare) an die Sozialversicherungsanstalt (SSA) und an die staatlichen Behörden übermitteln, damit diese die Steuererklärungen auf ihre Richtigkeit überprüfen können.
W-2 Deadline for 2020
Die folgende Tabelle hilft Ihnen, sich an alle W-2-Fristen für den Versand der W-2-Formulare an die Arbeitnehmer und für die Papiereinreichung oder die elektronische Einreichung bei der SSA zu erinnern.
| Formular W-2 | Fristen |
| Ausgabe von W-2-Formularen an die Arbeitnehmer | 1. Februar 2021 |
| Einreichung bei der SSA per Post | 1. Februar 2021 |
| Elektronische Einreichung bei der SSA | 1. Februar 2021 |
Die Frist für die Aushändigung von Kopien an die Arbeitnehmer, die Einreichung auf Papier oder die elektronische Einreichung bei der SSA ist die gleiche, d. h.e. February 1st, 2021.
- Sie müssen Ihren Mitarbeitern bis zum 1. Februar 2021 die Kopien B, C und 2 des Formulars W-2 aushändigen.
- Der Stichtag für die Einreichung der Formulare W-2 und W-3 bei der SSA ist jetzt der 1. Februar 2021, unabhängig davon, ob Sie die Formulare in Papierform oder elektronisch einreichen.
W-2 Strafen für verspätete Einreichung für kleine Unternehmen
Es ist wichtig, dass die Arbeitgeber die W-2-Formulare an ihre Mitarbeiter senden und sie vor der W-2-Frist bei der SSA einreichen, andernfalls werden hohe Strafen für verspätete Einreichungen oder falsche Angaben verhängt.
Die Strafen liegen zwischen 50 und 530 Dollar pro fehlendem W-2-Steuerformular, je nachdem, wie spät die Formulare eingereicht wurden.
| W-2 Strafen | Dauer der Verspätung |
| $50 pro Erklärung/$187.500 maximal | Wenn Sie das richtige Formular innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum einreichen |
| $110 pro Erklärung/$536,000 maximal | Wenn Sie zwischen 31 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum und dem 1. August einreichen |
| $270 pro Erklärung/$1,072.500 maximal | Bereitstellung am oder nach dem 1. August |
| $550 pro Erklärung/keine Begrenzung | Absichtlich nicht eingereicht |
In diesem Fall betrachtet die IRS Sie als Kleinunternehmen, wenn Sie in den letzten drei Steuerjahren durchschnittlich 5 Millionen Dollar oder weniger an Jahreseinnahmen erzielt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der IRS.
W-2-Verlängerung
Sie können bei der IRS eine Verlängerung um 30 Tage beantragen, indem Sie das Formular 8809, Application for Extension of Time to File Information Returns, einreichen, wenn Sie glauben, dass Sie die Frist versäumen werden. Die Fristverlängerung wird jedoch nicht automatisch gewährt, sondern nur bei „außergewöhnlichen Umständen oder Katastrophen“. Wenn Sie von einer Naturkatastrophe wie einem Wirbelsturm, einer Überschwemmung oder einem Tornado betroffen sind oder Ihre Bücher und Unterlagen durch einen Brand zerstört wurden, wird Ihr Antrag auf Fristverlängerung positiv beschieden.
Der Grund für die Fristverlängerung sollte auf dem Formular 8809 klar erläutert werden und muss unter Androhung von Meineid unterzeichnet werden.
Am besten reichen Sie das Formular 8809 zwischen dem 1. und 31. Januar oder so früh wie möglich ein, wenn Sie eine Verlängerung benötigen.
Hinweis: Sie können keine zweite Verlängerung beantragen.
Weitere Informationen finden Sie im IRS-Leitfaden für allgemeine Anweisungen zu den Formularen W-2 und W-3.
Wir hoffen, dass Sie sich gut vorbereitet und informiert fühlen und bereit sind, Ihren Mitarbeitern und der SSA vor Ablauf der W-2-Fristen W-2s zuzusenden. Neben allen Funktionen, die für eine effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen erforderlich sind, können Sie mit CheckMark Payroll W-2s & W-3s ohne zusätzliche Kosten ausdrucken oder elektronisch an die SSA und die meisten Staaten übermitteln. Sie können auch die ausgefüllten Formulare 941, 940, 944, 943, W-2 und W-3 auf leeren oder vorgedruckten Formularen ausdrucken.
Wenn Sie 250 oder mehr Formulare für das Kalenderjahr einreichen, ist E-Filing ein Muss. Andernfalls können Sie die Formulare auf Papier ausfüllen und per Post an die IRS senden, wenn Sie weniger als 250 Formulare einreichen.
Wenn Sie Fragen zur W-2-Einreichung haben, können Sie uns jederzeit erreichen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.