Qué es la fecha límite del Formulario W-2 – El Formulario W-2 es un informe anual de nómina que muestra la cantidad de impuestos retenidos del cheque de pago de los empleados para el año y se utiliza para presentar los impuestos federales y estatales.

A medida que el año 2020 se acerca a su fin, es importante que todos los empleadores emitan el Formulario W-2 a sus empleados sin ninguna demora para que puedan comenzar a preparar sus declaraciones de impuestos anuales. Y, como empleador, también debe presentar copias de los W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA), junto con el Formulario W-3 (un resumen de los W-2); y el gobierno estatal para que los gobiernos puedan comprobar la exactitud de las declaraciones de impuestos.

Fecha límite del W-2 para 2020

La siguiente tabla le ayudará a recordar todas las fechas límite del W-2 para enviar los formularios W-2 a los empleados y para presentarlos en papel o electrónicamente a la SSA.

La fecha límite para la entrega de copias a los empleados, la presentación en papel o la presentación electrónica ante la SSA es la misma, es decir, el 1 de febrero de 2021.es decir, el 1 de febrero de 2021.

• Debe entregar las copias B, C y 2 del Formulario W-2 a sus empleados antes del 1 de febrero de 2021.
• La fecha límite para presentar los Formularios W-2 y W-3 a la SSA es ahora el 1 de febrero de 2021, ya sea que presente los formularios en papel o electrónicamente.

Sanciones del W-2 por presentación tardía para pequeñas empresas

Es importante que los empleadores envíen los W-2 a sus empleados y los presenten a la SSA antes de la fecha límite del W-2, de lo contrario se impondrán fuertes sanciones por presentación tardía o información incorrecta.

Las sanciones oscilan entre 50 y 530 dólares por formulario de impuestos W-2 no presentado, dependiendo de la demora en la presentación de los formularios.

En el caso anterior, el IRS considera que usted es una pequeña empresa si ha obtenido una media de 5 millones de dólares o menos en ingresos anuales durante los últimos tres años fiscales. Para más información, consulte la página web del IRS.

Prórroga del W-2

Puede solicitar una prórroga de 30 días al IRS presentando el formulario 8809, Application for Extension of Time to File Information Returns (Solicitud de prórroga para la presentación de declaraciones informativas) si cree que se le va a pasar el plazo. Sin embargo, la prórroga no es automática y sólo se concederá en «circunstancias extraordinarias o catástrofe». Si sufre una catástrofe natural como un huracán, una inundación, un tornado o sus libros y registros son destruidos por un incendio, entonces obtendrá una respuesta favorable a su solicitud de prórroga.

El motivo de la prórroga debe explicarse claramente en el formulario 8809 y debe firmarse bajo pena de perjurio.

Lo mejor es que presente el Formulario 8809 entre el 1 y el 31 de enero o lo antes posible cuando necesite una prórroga.

Nota: No puede solicitar una segunda prórroga.

Para más información, consulte la Guía del IRS para las instrucciones generales de los Formularios W-2 y W-3.

Esperamos que se sienta preparado, informado y listo para enviar los W-2 a sus empleados y a la SSA antes de las fechas límite del W-2. Junto con todas las características necesarias para procesar la nómina de manera eficiente para su pequeña empresa, CheckMark Payroll le permite Imprimir o E-file W-2s & W-3s a la SSA y la mayoría de los estados sin costo adicional. También puede imprimir los formularios 941,940, 944, 943, W-2 y W-3 completos en blanco o preimpresos.

En función de sus necesidades, si presenta 250 o más formularios para el año natural, entonces la presentación electrónica es imprescindible. De lo contrario, puede presentar en papel y enviar por correo al IRS para menos de 250 formularios.

Si tiene alguna pregunta sobre la presentación del W-2, puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento. Estaremos encantados de ayudarle.