Jos haluat kasvattaa yritystäsi, sinun on aloitettava oikealla tavalla.

Voidaksesi saavuttaa toivomasi massiivisen kasvun tulevina vuosina, sinun on varmistettava, että yrityksesi on organisoitu.

Tämä on helpompaa suurelle yritykselle, jolla on valtava budjetti – ja satoja (tai tuhansia) työntekijöitä – sekä runsaasti aikaa, jonka voit käyttää järjestyksessä pysymiseen.

Mutta miten voit varmistaa, että pienyrityssi on järjestyksessä, kun sinulla on niukasti käteistä ja sinulla on vain muutama työntekijä?

Noh, olen ollut tässä tilanteessa ennenkin.

Minä tiedän, miten tuskallista on taistella epätoivoisesti epäjärjestystä vastaan, joka vaikuttaa jokaiseen pienyritykseen.

Ja tiedän, että vaikka käyttäisitkin parhaita työkaluja liiketoimintasi kasvattamiseen, menestys voi laahata jäljessä, jos et laita oikeanlaisia asioita paikoilleen varmistaaksesi, että yrityksesi kasvaa.

Hallitse toimistotilasi ja varastosi

Aloittaaksesi sinun on varmistettava, että fyysinen ympäristösi on siisti ja järjestetty.

Siten varmistat, että pystyt suoriutumaan parhaalla mahdollisella tasolla. Monella tapaa koko yrityksesi järjestäytyneisyys määräytyy sen mukaan, kuinka järjestyksessä työpöytäsi on.

Varmista aluksi, että kaikella on oma paikkansa, vaikka se paikka olisikin paperikasassa työpöydälläsi.

Tilan hyödyntämiseksi parhaalla mahdollisella tavalla Bellevue Business Journal suosittelee pystysuuntaisten säilytysmahdollisuuksien käyttämistä työnkulun ja tehokkuuden parantamiseksi.

Koska paperityöt vievät yleensä paljon aikaa ja resursseja useimmilta nykyaikaisilta toimistotyöntekijöiltä, kannattaa harkita niiden varastoimista muualla kuin toimistolla.

Siten käytät vähemmän aikaa asiakirjojen hallintaan, ja voit olla varma, että ne ovat turvassa ja suojattu paremmin kuin mitä voisit tehdä itse.

Jos tämä ei kuitenkaan ole aivan sinun tyylisi työskennellä, esittelen sinulle hetken kuluttua toisen menetelmän, joka voi auttaa vähentämään paperityötäsi.

Seuraa asiakaspalvelua

Kannattavat asiakkaasi ovat yrityksesi sydän.

Hän vievät paljon aikaasi ja resurssejasi, mutta on hyvin käytettyä aikaa pitää heidät tyytyväisinä ja tyytyväisinä tarjoamiisi palveluihin.

Voidaksesi varmistaa, että tavoitat heidät tehokkaasti, harkitse Grooven kaltaisen ohjelman käyttämistä, jonka avulla voit hallita asiakastukipyyntöjäsi tehokkaasti.

Siten voit käyttää vähemmän aikaa asiakkaiden hallintaan ja enemmän aikaa tuote- ja liiketoimintajärjestelmiesi parantamiseen.

On tärkeää automatisoida järjestelmäsi, mutta on huono ajatus automatisoida asiakassuhteesi.

Käytä Grooven kaltaisia ohjelmistoja, joiden avulla työntekijäsi voivat vahvistaa suhdettasi asiakkaisiisi, mutta älä yritä automatisoida prosessia.

Tällöin tunnet olosi vain turhautuneeksi, kun asiakkaat jättävät sinut heitä paremmin kohtelevien kilpailijoiden vuoksi.

Tee sen sijaan helpoksi kohdella asiakkaitasi maailmanluokan palvelulla, ja he palkitsevat sinut jatkuvalla liiketoiminnalla ja suosituksilla.

Suunnittele sosiaalisen median kampanjasi etukäteen

Jos toteutat sosiaalisen median markkinointikampanjaa pienellä budjetilla, sinun on vähennettävä aikaa, jonka käytät asioiden pitämiseen verkossa.

Sen sijaan, että tuhlaat aikaa julkaisemalla postauksia muutaman tunnin välein, kannattaa suunnitella asiat etukäteen.

Tämä yksinkertainen organisointitekniikka säästää lukemattomia tunteja ja auttaa sinua parantamaan tehokkuutta ja tuottavuutta.

On myös toinen tekniikka, joka voi viedä asiat seuraavalle tasolle. Sen sijaan, että kirjoittaisit vain sosiaalisen median viestejä seuraaviksi päiviksi, miksi et antaisi jonkin työkalun julkaista niitä puolestasi?

Meet Edgar on loistava tapa hallita sisältöäsi etukäteen, jolloin voit kirjoittaa sosiaalisen median päivitykset kerran ja lähettää ne sen jälkeen useaan kertaan.

Tämä on loistava tapa pitää asiat järjestyksessä ilman, että joudut toistamaan itseäsi päivittämällä sosiaalisia syötteitäsi jatkuvasti.

Hallitse kulukuittejasi

Jos olet pyörittänyt pienyritystäsi jonkin aikaa, tiedät, kuinka turhauttavaa kaikkien kulukuittien hallinnointi voi olla.

Kulukuittien seuraaminen ja kirjaaminen on hankalaa, mutta niitä on hallinnoitava, jotta pysyt ajan tasalla verojen kanssa ja varmistat, että taloutesi on kunnossa.

Et voi kuitenkaan lykätä kulukuittien käsittelyä silloin, kun tärkeämpiä töitä tulee eteen. Sinun pitäisi seurata jokaista ostoa ja tapahtumaa viikoittain.

Ratkaisu?

Käytä Expensify:n kaltaista ohjelmistoa, joka tekee kaiken työn ja pitää kulusi järjestyksessä ja kirjattuna, jotta voit keskittyä asioihin, joilla on todella merkitystä.

Ja kun puhutaan siitä, että annat ohjelmiston hoitaa paperityöt, voit laajentaa tämän myös muille liiketoimintasi osa-alueille ja saada aikaan loistavia tuloksia.

Vaihda paperittomaksi

Jos haluat vähentää sotkua ja hallinnointia, joka liittyy kaikkiin niihin papereihin, joista sinun on pidettävä huolta, saattaa olla aika siirtyä paperittomaksi.

Tämä tarkoittaa sitä, että sen sijaan, että pitäisit koko ajan kirjaa kymmenistä tiedostoista ja kansioista, vähennät kaiken vain tärkeimpien asiakirjojen digitaalisiin skannauksiin.

Jos aiot kokeilla tätä, tarvitset keinon, jolla voit skannata asiakirjoja nopeasti lennossa, jotta et joudu kamppailemaan työtaakan kanssa.

CamScanner on loistava sovellus, jolla voit skannata laskuja ja muita papereita nopeasti ja helposti.

CamScannerin avulla voit säilyttää tiedostot sovelluksessa, mutta voit myös siirtää ne tietokoneellesi.

Jos sinun on jaettava näitä tiedostoja tiimin kanssa, suosittelen säilyttämään arkistoidut tiedostot Dropboxin kaltaisessa ohjelmassa.

Siten varmistetaan, että kaikki pienyrityksessäsi ovat ajan tasalla uusimmista asiakirjoista, mutta sinun ei tarvitse huolehtia laajasta tiedostojen hallinnasta offline-tilassa.

Organisoi salasanasi

Jos olet kuten useimmat ihmiset, sinulla on jompikumpi kahdesta järjestelmästä salasanojesi hallintaan.

Joko käytät samaa salasanaa koko ajan eri verkkosivustoille tai unohdat jatkuvasti kullekin sivustolle asettamasi salasanat.

Kummankin sijasta suosittelen kolmatta järjestelmää: annat sovelluksen hoitaa salasanasi puolestasi.

Kyllä, voit tehdä tämän automaattisesti selaimessa, kuten Chromessa. Mutta valitettavasti tämä ei ole täysin turvallista, sillä kuka tahansa, jolla on pääsy tietokoneeseesi, voi käyttää niitä.

Suositan sen sijaan käyttämään 1Passwordia salasanojesi hallintaan. Tämä on ohjelma, joka tallentaa salasanasi yhteen mobiili- ja työpöytäsovellukseen.

Toisin kuin Chromen automaattinen täyttötoiminto, sinun on kuitenkin syötettävä yksi salasana päästääksesi käsiksi muihin salasanoihin.

Tämä on muutamasta sanasta koostuva sarja, joka on helppo muistaa, mutta lähes mahdoton hakkeroitavaksi.

Näin se toimii. Oletetaan, että sinun täytyy kirjautua tilillesi Stripeen. Menisit Stripen kirjautumissivulle.

Voit joko napsauttaa 1Password-kuvaketta Chromessa tai kirjoittaa näppäimistön pikanäppäimen Command + \.

Tällöin avautuu 1Password-lomake, johon syötät sanapohjaisen salasanan, jonka avulla pääset käsiksi muihin salasanoihin.

1Password täyttää sen jälkeen automaattisesti Stripen kirjautumistietosi ja tallennetut salasanasi. Se myös kirjautuu sisään automaattisesti, joten sinun tarvitsee tehdä yksi klikkaus vähemmän.

1Password tallentaa tiedot useille eri tileille.

Parasta on se, että jokaisella sivustolla voi olla monimutkainen, yksilöllinen salasana, mutta pääset kaikkiin niihin käsiksi yhdellä lauseella.

Itse asiassa 1Password jopa luo satunnaisen, erittäin turvallisen salasanan, jos niin haluat.

Tämä tarkoittaa, että vähemmän muististasi kuluu salasanoihin ja saat enemmän aikaan työskentelemällä tehokkaasti ja pitämällä kirjautumistunnuksesi järjestyksessä.

Paranna työtilaasi tuottavuuden lisäämiseksi

Jos aiot edetä yrityksessäsi, sinun on luotava ympäristö, joka tukee tätä visiota.

On olemassa muutama hyväksi todettu tekniikka, joiden avulla voit saada enemmän irti työtilastasi.

Usko tai älä, mutta lisäämällä muutamia kasveja toimistosi ympärille voit lisätä tuottavuutta 15 prosenttia paremman keskittymiskyvyn ansiosta.

Osaat lisäpotkua myös käyttämällä seisomapöytää ja siivoamalla kaapelit.

Nämä tekniikat auttavat sinua pysymään virkeänä ja keskittyneenä ilman häiriötekijöitä, jotka johtuvat sotkuisesta työpisteestä.

Näihin saattaa kulua vain muutama minuutti, mutta pienilläkin tuottavuuttasi parantavilla muutoksilla voi olla valtava vaikutus siihen, miten järjestäytynyt ja tuottava pienyrityksesi on.

Seuraa muistiinpanoja pilvessä

Jos kirjoitat muistiinpanoja, tehtäviä, ideoita ja yhteystietoja paperinpalasille tai mihin tahansa lähimpänä olevaan, on aika järjestäytyä paremmin.

Vaikka luultavasti jo tiedätkin, että Evernote on loistava tapa tehdä tämä, sinun kannattaa aloittaa sen käyttöönotto välittömästi.

Voidaksesi käyttää Evernotea parhaalla mahdollisella tavalla, sinun on päätettävä, mitä filosofiaa aiot soveltaa.

Tallennatko sinne kaiken ja käytät sitten hakutoimintoa löytääkseen muistiinpanosi myöhemmin?

Vai sijoitatko muistiinpanosi huolellisesti kansioihin ja käytät tunnisteita ja otsikoita varmistaaksesi, että tiedät, mitä ohjelmassa on?

Kumpikin näistä on pätevä vaihtoehto. Tärkeintä on luoda järjestelmä, joka toimii sinulle, ja käyttää sitä sitten jatkuvasti.

Pitäkää tietokoneen työpöytä järjestyksessä

Aivan kuten fyysisen työpöytäsi pitäisi olla siisti ja auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja saamaan työt tehtyä, myös digitaalisen työpöytäsi pitäisi olla siisti ja järjestyksessä.

Hyvä nyrkkisääntö on, että jos et näe työpöytäsi taustaa, sinun kannattaa pyrkiä vähentämään ja poistamaan tietokonettasi sotkevia kohteita.

Kun olet siivonnut päänäytön, harkitse ladattujen tiedostojen poistamista ja linkkien tai muiden tiedostojen poistamista, joita et käytä.

Voit halutessasi jopa siivota roskakorisi ja säästää kiintolevytilaa.

Tämä on loistava tapa tarjota virkistävä katsaus työprosesseihisi, joka auttaa sinua pysymään järjestyksessä.

Paranna aikataulutusjärjestelmääsi

Jos sinulla on usein kokouksia, videokeskusteluja tai ikkunoita, joihin muut voivat varata aikoja työskentelyyn kanssasi, tarvitset keinon hallita näitä aikalohkoja tehokkaasti.

Useimmilla ihmisillä on tapana käyttää edestakaista sähköpostiviestittelyä ja kalenterikutsuja tällaisten tapahtumien aikatauluttamiseen.

Mutta aikataulujen jatkuva muokkaaminen voi olla rasittavaa ja ajanhukkaa. Etsi sen sijaan täydellinen tapaamisaika käyttämällä Calendlyn kaltaista ohjelmaa.

Calendlyn avulla muut voivat varata ajan kanssasi, joten sinun ei tarvitse lähettää viestejä edestakaisin lainkaan.

Se on yksinkertainen tapa pitää yhteyttä toisiin ihmisiin ilman sekaannusta, joka tavallisesti liittyy aikatauluongelmiin.

Seuraa aikaasi tehokkaasti

Jos olet freelancer, tiedät, miten tärkeää on seurata laskutettavia työtunteja.

Mutta vaikka sinun ei tarvitsisi seurata työtunteja varmistaaksesi, että saat palkkaa, on hyvä aloittaa Togglin kaltaisen ohjelman käyttö.

Toggl on nopea ja helppo tapa seurata työaikaa, mikä voi olla hyödyllistä kenelle tahansa pienyrittäjälle.

Luomalla Togglissa erillisiä projekteja ja tehtäviä voit helposti seurata, kuinka paljon tunteja käytät tärkeimpien tavoitteidesi saavuttamiseen.

Sen sijaan, että ihmettelet, miksi et ole saavuttanut aiemmin asettamiasi vertailuarvoja, voit käyttää Togglia pysyä järjestyksessä ja seurata, miten käytät arvokkaimman resurssisi – aikasi.

Laskujen ja maksujen seuranta

Jokainen pienyritys joutuu hallitsemaan maksuja, laskutusta ja laskutusta. Tämä on kriittinen tehtäväkokonaisuus, joka pitää yrityksen hengissä, mutta voi olla vaikeaa pitää kaikki järjestyksessä.

Sen sijaan, että työskentelet jatkuvasti varmistaaksesi, että tämä on sinulle tehokasta, harkitse FreshBooksin kaltaisen ohjelman käyttämistä laskujen käsittelyyn.

Muista, että suurin osa maksuaineistosta, jota joudut hallitsemaan, ei suoranaisesti vaikuta työsi laatuun tai vetoa ydinosaamiseesi.

Ohjaa kaikki tämäntyyppiset hallinnolliset tehtävät ohjelmistoon, jotta säästät aikaa itsellesi.

Mitä vähemmän tehtäviä sinun on suoritettava päivässä, sitä enemmän voit keskittyä niihin alueisiin, jotka todella kiinnostavat sinua ja auttavat sinua saavuttamaan sen, mitä tarvitset.

Suunnittele neljännesvuosittaiset verot etukäteen

Jos yrityksesi sijaitsee Yhdysvalloissa, sinun on huolehdittava siitä, että maksat neljännesvuosittaiset verot, jotka on maksettava muutaman kuukauden välein.

Sitäkin huolimatta, että toimipaikkasi ei ole Yhdysvalloissa, sinun on kuitenkin pysyttävä ajan tasalla maasi ja alueesi verokäytännöistä.

Tämä ei ole vain asia, jota sinun pitäisi ajatella järjestämällä.

Jos et noudata asuinpaikkasi verosäännöksiä, voit joutua maksamaan sakkoja tai jopa lopettamaan toimintasi.

Voidaksesi varmistaa, että pysyt verojen kanssa ajan tasalla ja maksat eri aikoina erääntyvät summat, tutustu inDineron kaltaiseen palveluun.

Se opastaa sinua varmistamaan, että pysyt verojen kanssa ajan tasalla kuluttamatta liikaa aikaa pysyäksesi organisoidusti paikkakuntasi vaatimusten kanssa.

Sähköpostilaatikkosi kesyttäminen

Jos postilaatikkosi pursuaa lukemattomia sähköposteja, se voi olla turhauttavaa, ja se saattaa viedä aivan liikaa aikaasi.

Er menestyt paremmin pienyrityksessäsi, jos vähennät tärkeiden sähköpostien määrän ja siivoat postilaatikkosi säännöllisesti.

Tuottavuusasiantuntija Brian Tracy suosittelee pitämään sähköpostilaatikon puhtaana, poistamaan roskapostit ja tallentamaan vain ne, joita tarvitset uudelleen.

Jos sinulla on vaikeuksia hallita postilaatikkoasi tehokkaasti, voit kokeilla Gmailin Inboxia. Tämä sovellus niputtaa erityyppiset sähköpostit yhteen.

Siten näet nopeasti sosiaaliset päivitykset, ostokuitit tai matkareitit seulomatta tärkeitä henkilökohtaisia ja työsähköposteja.

Huomioimalla vähemmän tärkeät sähköpostiviestit voit käydä läpi postilaatikkosi vieläkin nopeammin.

Tämä on yksi monista erilaisista työkaluista, jotka voivat auttaa vähentämään sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen käyttämääsi aikaa, ja se säästää runsaasti työtunteja pitäen sinut samalla järjestäytyneempänä.

Puhdista lukulistasi

Jos olet kuten monet yrittäjät, löydät jatkuvasti artikkeleita, joiden tiedät auttavan sinua kasvattamaan liiketoimintaasi ja lisäämään tulojasi ja konversioita.

Jos sinulla ei kuitenkaan ole aikaa lukea artikkelia, tallennat sen luultavasti jonnekin muualle, kuten selaimesi kirjanmerkkiin tai lähetät sen sähköpostitse itsellesi.

Jos näin on, haluat muuttaa tämän hankalan artikkeliluettelon joksikin, jota voit helposti hallita.

Suosittelen Pocketia, joka auttaa sinua pitämään kirjaa artikkeleista ja videoista, jotka haluat lukea tai katsoa myöhemmin. Se on yksinkertainen järjestelmä, joka säilyttää tallentamasi kiinnostavat artikkelit.

Käyttääksesi sitä sinun on ensin löydettävä artikkeli, joka näyttää kiinnostavalta. Jos asennat Pocket Chrome -laajennuksen, sinun on napsautettava sitä selainikkunassa.

Esiintyvässä avattavassa pudotusvalikossa voit lisätä tunnisteen ja nähdä aiheeseen liittyviä artikkeleita, jotka muut ovat tallentaneet luettavaksi myöhemmin.

Tallentamasi uusi artikkeli ilmestyy välittömästi Pocketissa lukemiesi kappaleiden pääluetteloon.

Mutta vielä parempaa on, että Pocketiin tallentamasi artikkelit ovat luettavissa kaikilla laitteillasi. Näin voit helposti jatkaa lukemista puhelimellasi, kun olet matkoilla.

Pocketissa olevan artikkelien lukulistan avulla voit nopeasti tallentaa kiinnostavia kappaleita luomatta sotkuista listaa jonnekin tietokoneellesi.

Jos luet paljon verkossa, Pocket on loistava tapa järjestää lukemasi aineisto ja pitää se saatavilla kaikilla laitteillasi.

Vähennä fyysisen paperin varastointia

Mainitsin aiemmin, että paperityö on valtava turhautuminen monille pienyrittäjille.

Voit vähentää paperityön hallintaan käyttämääsi aikaa luomalla ensin työpaikallesi organisointijärjestelmän.

Voit halutessasi siirtää paperinhallinnan sisäisestä tehtävästä johonkin, jonka toinen yritys tekee puolestasi.

Jos kumpikaan näistä ei kuulosta houkuttelevalta vaihtoehdolta , kaikki toivo ei ole menetetty. Aloita järjestämällä tallennetut asiakirjat loogiseen järjestykseen.

Seuraa, että tärkeimmät paperit ovat lähellä, jotta niihin pääsee helposti käsiksi.

Papereista, joita et enää tarvitse, kannattaa hankkiutua eroon. Mitä useammasta paperista pääset eroon, sitä vähemmän tilaa sinun tarvitsee huolehtia.

Tämä on tehokkain yksittäinen tapa pitää paperit järjestyksessä ilman laajoja hallintajärjestelmiä. Heitä yksinkertaisesti pois se, mitä et tarvitse.

Jos säilytät tärkeitä tiedostoja ja asiakirjoja, joita ei voi heittää pois, harkitse Shred-It:n kaltaisen palvelun käyttämistä asiakirjojen tuhoamiseen.

Tämä on loistava tapa pysyä turvassa ja vähentää työtaakkaa ja vaivaa, joka liittyy papereihin, joita joudut hallinnoimaan päivittäin.

Mitä vähemmän palasia sinun tarvitsee murehtia pienyrityksesi organisaatiojärjestelmässä, sitä enemmän voit keskittyä siihen, mikä on yrityksellesi tärkeintä.

Johtopäätös

Jos haluat kasvattaa yritystäsi, sinun on varmistettava, että olet järjestäytynyt niin, että pystyt selviytymään väistämättömästä kasvusta, jota sinun on syytä odottaa.

Tehdäksesi sen sinun on varmistettava, että taloutesi on kunnossa. Muista seurata kulukuitteja ja tapahtumia.

Varmista, että olet valmis kaikkiin veroihin, jotka on maksettava vuoden aikana.

Jos taloutesi on järjestyksessä, sinun on varmistettava, että myös toimistotilasi on järjestyksessä. Käytä joitakin hyväksi havaittuja menetelmiä tuottavuuden lisäämiseksi järjestämällä säilytystilasi.

Ja vaikka se ei ehkä olekaan ratkaisu kaikille, harkitse paperittomuutta. Tallenna kaikki asiakirjasi pilvipalveluun ja silppua ylimääräiset paperit, jotka sotkevat työtilasi.

Aikasi on yksi arvokkaimmista hyödykkeistäsi pienyrittäjänä, joten varmista, että se on järjestetty ajanseurannan ja aikataulutuksen avulla.

Katso, että voit vähentää työtehtäviäsi parantamalla sähköpostin työnkulkua, hallitsemalla lukulistaa ja pitämällä muistiinpanosi, salasanasi ja työpöytäsi järjestyksessä.

Viimeiseksi automatisoi markkinointikampanjasi ja pidä käytössäsi prosessi asiakassuhteiden ja asiakastuen hoitamiseksi.

Mitä strategioita aiot käyttää pitämään pienyrityksesi järjestyksessä?