Oletko koskaan pysähtynyt ideoimaan projekteihisi liittyviä riskejä? Jos olet kuten useimmat teknisen alan ammattilaiset, tulet vain aamulla töihin ja aloitat projektin siitä, mihin edellisenä päivänä jäit. Yrität laittaa pisteen i:n päälle ja laittaa t:n poikki, ja sitten ristit sormesi, etteivät odottamattomat asiat yllätä sinua.

Projektinhallintastandardit määräävät, että projektin kriittisiin menestystekijöihin kohdistuvat riskit on suunniteltava etukäteen. Jokainen riski on tunnistettava ja luokiteltava riskipäiväkirjaan todennäköisyys- ja vakavuusasteikolla (1-10 tai vastaava).

Riski = Todennäköisyys x Vakavuus

Kun riskit on priorisoitu, projektin riskien hallintaan on viisi pääasiallista tapaa:

1. Vältäminen.
2. Acceptance.
3. Monitor and Prepare.
4. Mitigation.
5. Transference.

Avoidance

Vaikka tämä ei useinkaan ole mahdollista, tämä on helpoin tapa poistaa riski projektista. Siinä poistetaan projektista ne tehtävät, jotka sisältävät riskin.

Joskus projektista voidaan poistaa pieni osa, johon liittyy suuri riskitekijä. Tällöin ennakoiva riskienhallinnan suunnittelu on erittäin kannattavaa.

Projektisuunnitelman muuttaminen riskin poistamiseksi edellyttää muutoksia projektin laajuuteen, resursseihin ja/tai aikaan, mutta se voi olla oikea reaktio.

Hyväksyminen

Hyväksymisessä on kyse siitä, että riski suunnitellaan osaksi projektia. Jos parempaa reagointistrategiaa ei löydy, riskin hyväksyminen saattaa riittää, jotta projektia voidaan jatkaa.

Muista, että kaikki projektit sisältävät riskin jossain muodossa. Kaikkia riskejä ei ole välttämätöntä poistaa. Ne on kuitenkin eriteltävä ja analysoitava siinä määrin, että ne ovat osa projektisuunnitelmaa ja että kaikki asianmukaiset osapuolet ovat allekirjoittaneet riskin hyväksymisen. Johdolle olisi ilmoitettava, että riskin toteutumisella voi olla vaikutuksia kustannuksiin/aikaan jne.

Voi olla järkevää varautua ennakoimattomiin menoihin – aikaan, kustannuksiin tai resursseihin – osana projektin riskin hyväksymistä.

Valvonta ja valmistautuminen

Tämä reaktio on samankaltainen kuin riskin hyväksyminen, ja sitä voidaan käyttää suurten riskien kohdalla, joihin liittyy suuri todennäköisyys ja/tai vakavuus, mutta jotka projektin on hyväksyttävä. Siihen kuuluu seuraavat kaksi asiaa:

• Luo suunnitelmat riskin aktivoivien laukaisevien tekijöiden seurantaa varten.
• Rakennetaan toimintasuunnitelmat, jotka voidaan ottaa välittömästi käyttöön riskin toteutuessa.

Esitettäköön, että johto asettaa epärealistisen määräajan. Hankkeen aikataulun ylittymisen todennäköisyys on suuri. Projektisuunnitelmaan voisi sisältyä ”Aikataulupoikkeaman viikoittainen seuranta ja ilmoitus X:n henkilöstölle heti, kun aikataulupoikkeama on suurempi kuin Y”. Kun näin käy, sinun ei tarvitse miettiä. Tämä on esimerkki Monitor and Prepare (Seuraa ja valmistaudu) -menetelmästä.

Mitigation

Koska riski on todennäköisyyden ja vakavuuden funktio, näitä molempia tekijöitä voidaan tarkastella tarkkaan projektin epäonnistumisen riskin pienentämiseksi.

• Toteutumisen todennäköisyys. Ryhdytään toimenpiteisiin riskin esiintymistodennäköisyyden vähentämiseksi. Tämä on yleensä suositeltavampi vaihtoehto kuin vakavuuden vähentäminen, koska on parempi olla kokematta riskin esiintymistä ylipäätään.
• Vakavuus. Vähennä riskin vaikutusta projektin kriittisiin menestystekijöihin.

Tässä on muutamia ideoita ideointia varten:

1. Vähennä menettelyjen ja/tai toimintojen monimutkaisuutta.
2. Toteuta lisää testausta.
3. Lisää resursseja.
4. Lisää aikaa aikatauluun (luo puskuri).
5. Luo lisää tai yksityiskohtaisempia prototyyppejä.
6. Tarjoa lisää teknistä lisäkoulutusta henkilöstölle.
7. Toteuta lisää vierailuja paikan päällä.
8. Kirjoita lisää spesifikaatioita.

SIIRTYMINEN

Viimeiseksi voit siirtää riskin jollekin toiselle. Luonnollisesti tämä edellyttää yleensä jonkinlaista vaihtokauppaa (tai kustannuksia). Riskin seurauksen siirtäminen kolmannelle osapuolelle ei ole aina helppoa, mutta se jätetään usein huomiotta. Seuraavassa on muutamia ideoita:

1. Ostakaa vakuutus.
2. Osallistakaa vaikea työ kokeneemmalle yritykselle.
3. Käyttäkää yksikköhintaisen sopimuksen sijasta kiinteähintaista sopimusta (jos olette omistaja; päinvastoin, jos olette myyjä).
4. Poistakaa takuut ja/tai takuut.

Mitä tahansa menetelmää käytätte hankeriskien hallintaan, toivomme, että käytätte siihen aikaa. Luo riskiloki jokaisesta riskikohteesta ja kirjoita strategia kunkin riskin käsittelemiseksi. Uskon, että huomaat, ettei projektin onnistuminen ole enää niin vaikeasti saavutettavissa.

>