Puheposti otettiin käyttöön 1970-luvun lopulla. Gordon Mathews perusti VMX-nimisen yrityksen vuonna 1979. VMX oli lyhenne sanoista ”voice mail express”, ja Mathews sai Yhdysvaltain patentin digitaaliselle keksinnölleen vuonna 1982. VMX oli ensimmäinen puhepostipalvelu, ja sen ensimmäinen asiakas oli 3M. Järjestelmä nauhoitti ja hallinnoi viestejä 1970-luvun lopulla ja 1980-luvulla saatavilla olleen digitaalitekniikan avulla. Jotkin yritykset käyttävät edelleen VMX-järjestelmiään.

Puhepostiviestit ovat pohjimmiltaan digitaalisia tallenteita lähtevistä ja saapuvista ääniviesteistä, joita hallinnoidaan joko paikan päällä tai muualla sijaitsevassa järjestelmässä. Jotkut käyttäjät hankkivat järjestelmiä, joita käyttävät ja hallinnoivat joko yrityksen omat työntekijät tai sopimusperusteisesti jokin toinen yritys. Kotikäyttäjät, kuten kotipuhelimen ja matkapuhelimen käyttäjät, käyttävät usein puhepostitilejä ulkopuolisen palvelun, kuten puhelinpalvelun tarjoajan, kautta. Toiset taas ostavat ohjelmiston, jonka avulla heidän tietokoneestaan voi tulla sähköinen viestijärjestelmä.

Puhepostijärjestelmät tekevät puhelinjärjestelmistä tehokkaampia ja joustavampia, koska ne mahdollistavat keskustelujen ja tietojen siirtymisen osapuolten välillä silloinkin, kun kumpikaan ei ole paikalla. Työympäristössä asiakkaat ja liikemiehet luottavat puhepostiin sekä viestien jättämisessä että lähettämisessä. Lähtevät viestit ovat esimerkiksi viestejä, joilla ihmiset tervehtivät soittajia. Lähtevässä viestissä voidaan kertoa soittajalle, kenen linjalle hän on soittanut, milloin kyseinen henkilö saattaa palata ja jättää viesti. Näillä tiedoilla varustettu soittaja voi jättää yksityiskohtaisen viestin, joka vastaa parhaiten hänen tarpeitaan.

Puhelinvastaaja on yleensä integroitu toimipaikan puhelinjärjestelmään, jolloin sekä sisä- että ulkokäyttäjät voivat hyödyntää monia ominaisuuksia. Tällaisia ominaisuuksia ovat muun muassa viestien saatavuus toimipisteen ulkopuolella, henkilöhaku ja kiireellisten viestien toimittaminen.

Kuten vanhoissa puhelinjärjestelmissä, monissa puhepostijärjestelmissä on nykyään ”operaattori”. Erona on se, että nämä operaattorit eivät ole ihmisiä, vaan automaattisia puhelinvastaajia. Automaattivastaavat opastavat käyttäjiä, sekä sisä- että ulkopuolisia, puhepostijärjestelmän tarjoamien monien vaihtoehtojen läpi. Se opastaa käyttäjiä siinä, miten komentoja syötetään puhelimen näppäimistön kautta, esimerkiksi miten viesti haetaan.

Seuraavalla sivulla puhutaan puhepostin eri tyypeistä.