Si vous cherchez à développer votre entreprise, vous devez commencer de la bonne façon.

Pour obtenir la croissance massive que vous espérez dans les années à venir, vous devez vous assurer que votre entreprise est organisée.

C’est plus facile pour une grande entreprise et un budget énorme – et des centaines (ou des milliers) d’employés – plus beaucoup de temps à consacrer pour rester organisé.

Mais comment pouvez-vous vous assurer que votre petite entreprise est en ordre lorsque vous êtes à court d’argent et que vous n’avez que quelques employés ?

Eh bien, je suis déjà passé par là.

Je connais la douleur de lutter désespérément contre la désorganisation qui affecte chaque petite entreprise.

Et je sais que même si vous utilisez les meilleurs outils pour développer votre entreprise, le succès peut s’étioler si vous ne mettez pas les bonnes choses en place pour vous assurer de votre croissance.

Gérer votre espace de bureau et votre stockage

Pour commencer, vous devez vous assurer que votre environnement physique est ordonné et organisé.

Cela garantit que vous êtes en mesure de performer à votre plus haut niveau. À bien des égards, l’organisation de toute votre entreprise est déterminée par l’organisation de votre bureau.

Pour commencer, assurez-vous que tout a une place spécifique, même si cette place est dans une pile de papiers sur votre bureau.

Pour utiliser au mieux cet espace, le Bellevue Business Journal recommande d’utiliser les possibilités de stockage vertical pour améliorer votre flux de travail et votre efficacité.

Puisque la paperasse a tendance à consommer beaucoup de temps et de ressources de la plupart des travailleurs de bureau modernes, vous devriez envisager de stocker cela hors site.

Cela signifie que vous passerez moins de temps à gérer vos documents, et vous pouvez être sûr qu’ils sont en sécurité et protégés mieux que vous ne pourriez le faire vous-même.

Si ce n’est pas exactement votre style de travail, cependant, je vous montrerai une autre méthode qui peut aider à réduire votre charge de travail papier dans une minute.

Suivre le support client

Vos clients fidèles sont le cœur de votre entreprise.

Bien qu’ils prennent beaucoup de votre temps et de vos ressources, c’est du temps bien dépensé pour les garder heureux et satisfaits des services que vous avez à offrir.

Pour vous assurer que vous les atteignez efficacement, envisagez d’utiliser un programme comme Groove qui vous permet de gérer efficacement vos tickets clients.

Cela vous permet de passer moins de temps à gérer les clients et plus de temps à améliorer votre produit et vos systèmes commerciaux.

Il est important d’automatiser votre système, mais c’est une mauvaise idée d’automatiser vos relations avec les clients.

Utilisez un logiciel comme Groove qui permet à vos employés de renforcer votre relation avec vos clients, mais n’essayez pas d’automatiser le processus.

Cela ne vous laissera qu’un sentiment de frustration lorsque les clients vous abandonneront pour des concurrents qui les traitent mieux.

Au lieu de cela, faites en sorte qu’il soit facile de traiter vos clients avec un service de classe mondiale et ils vous récompenseront avec des affaires continues et des références.

Planifiez vos campagnes de médias sociaux à l’avance

Si vous exécutez une campagne de marketing de médias sociaux avec un budget, vous devez réduire le temps que vous passez à garder les choses en ligne.

Au lieu de perdre du temps à publier des posts toutes les quelques heures, vous devriez programmer les choses à l’avance.

Cette simple technique d’organisation vous fera gagner d’innombrables heures et vous aidera à améliorer votre efficacité et votre productivité.

Il existe également une autre technique qui peut faire passer les choses au niveau supérieur. Au lieu de simplement écrire des messages sur les médias sociaux pour les prochains jours, pourquoi ne pas laisser un outil les publier pour vous.

Meet Edgar est un excellent moyen de gérer votre contenu à l’avance, ce qui vous permet d’écrire des mises à jour sur les médias sociaux une fois, puis de les faire envoyer plusieurs fois par la suite.

C’est un excellent moyen de garder les choses organisées sans se répéter en mettant constamment à jour vos flux sociaux.

Gérer vos reçus de dépenses

Si vous dirigez votre petite entreprise depuis un certain temps, vous savez à quel point il peut être frustrant de gérer tous vos rapports de dépenses.

C’est un tracas de les suivre et de les enregistrer, mais ils doivent être gérés afin que vous puissiez rester à jour avec les impôts et vous assurer que vos finances sont en ordre.

Vous ne pouvez pas simplement les remettre à plus tard lorsque des travaux plus importants se présentent, cependant. Vous devriez suivre chaque achat et chaque transaction chaque semaine.

La solution ?

Utiliser un logiciel comme Expensify qui fait tout le travail, en gardant vos dépenses organisées et enregistrées afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

Et en parlant de laisser un logiciel gérer votre paperasse, vous pouvez étendre cela à d’autres domaines de votre entreprise pour des résultats stellaires.

Voir sans papier

Si vous voulez réduire le désordre et la gestion qui sont associés à tous les papiers que vous devez garder à jour, il est peut-être temps de passer au sans papier.

Cela signifie qu’au lieu de garder la trace de dizaines de fichiers et de dossiers en permanence, vous réduisez simplement tout à des scans numériques des documents les plus importants.

Si vous allez essayer cela, vous avez besoin d’un moyen de numériser rapidement les documents à la volée afin de ne pas avoir à lutter pour suivre la charge de travail.

CamScanner est une excellente application pour numériser vos factures et autres papiers rapidement et facilement.

CamScanner vous permet de conserver les fichiers dans l’appli, mais vous pouvez aussi les transférer sur votre ordinateur.

Si vous devez partager ces fichiers avec une équipe d’individus, je vous recommande de conserver vos fichiers archivés dans un programme comme Dropbox.

Cela garantit que tout le monde dans votre petite entreprise est à jour avec les documents les plus récents, mais vous n’avez pas à vous soucier de la gestion extensive des fichiers hors ligne.

Organisez vos mots de passe

Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez l’un des deux systèmes de gestion de vos mots de passe.

Soit vous utilisez le même mot de passe tout le temps pour différents sites Web, soit vous oubliez constamment les mots de passe que vous avez définis pour chaque site.

A la place de l’un ou l’autre, je vous recommande un troisième système : laisser une application gérer vos mots de passe pour vous.

Oui, vous pouvez le faire automatiquement dans un navigateur comme Chrome. Mais malheureusement, ce n’est pas complètement sûr, car toute personne ayant accès à votre ordinateur peut les utiliser.

A la place, je recommande d’utiliser 1Password pour gérer vos mots de passe. C’est un programme qui stocke vos mots de passe ensemble dans l’application mobile et de bureau.

À la différence de la fonction de remplissage automatique de Chrome, cependant, vous devez entrer un seul mot de passe pour accéder aux autres mots de passe.

C’est une série de quelques mots, qui est facile à retenir, mais presque impossible à pirater.

Voici comment cela fonctionne. Disons que vous avez besoin de vous connecter à votre compte sur Stripe. Vous iriez sur la page de connexion de Stripe.

Vous pouvez soit cliquer sur l’icône 1Password dans Chrome, soit saisir le raccourci clavier Commande + \.

Cela fait apparaître le formulaire 1Password, où vous saisirez le mot de passe basé sur des mots qui vous donne accès à d’autres mots de passe.

1Password remplit ensuite automatiquement Stripe avec vos informations de connexion et vos mots de passe enregistrés. Il vous connecte également automatiquement, c’est donc un clic de moins que vous devez faire.

1Password stockera des informations pour une variété de comptes.

La meilleure partie est que chaque site peut avoir un mot de passe complexe et unique, mais vous pouvez y accéder à tous avec votre seule phrase.

En fait, 1Password va même générer un mot de passe aléatoire de haute sécurité si vous le souhaitez.

Cela signifie que moins de votre mémoire est dédiée aux mots de passe, et vous pouvez faire plus en travaillant efficacement et en gardant vos logins organisés.

Améliorer votre espace de travail pour une productivité accrue

Si vous voulez progresser dans votre entreprise, vous devez créer un environnement qui soutient cette vision.

Il existe quelques techniques éprouvées qui peuvent vous aider à tirer davantage de votre espace de travail.

Croyez-le ou non, en ajoutant quelques plantes autour de votre bureau, vous pouvez augmenter votre productivité de 15% grâce à une meilleure concentration.

Vous obtiendrez également un coup de pouce en utilisant un bureau debout et en nettoyant vos câbles.

Ces techniques vous aident à rester énergique et concentré sans les distractions qui viennent d’un lieu de travail encombré.

Elles peuvent ne prendre que quelques minutes, mais même de petits changements qui améliorent votre productivité peuvent faire une énorme différence dans l’organisation et la productivité de votre petite entreprise.

Gardez une trace des notes dans le cloud

Si vous écrivez des notes, des tâches à faire, des idées et des informations de contact sur des bouts de papier ou ce qui est le plus proche, il est temps d’être plus organisé.

Bien que vous sachiez probablement déjà qu’Evernote est un excellent moyen de le faire, vous devriez commencer à le mettre en œuvre immédiatement.

Pour qu’Evernote fonctionne au mieux, vous devez décider de la philosophie que vous allez appliquer.

Vous y enregistrerez tout, puis utiliserez la fonction de recherche pour retrouver vos notes plus tard ?

Ou vous placerez soigneusement vos notes dans des dossiers et utiliserez des balises et des titres pour être sûr de savoir ce que contient le programme ?

L’une ou l’autre de ces options est valable. La clé est de créer un système qui fonctionne pour vous et de continuer à l’utiliser.

Gardez le bureau de votre ordinateur organisé

De même que votre bureau physique doit être propre et afin de vous aider à rester organisé et à travailler, votre bureau numérique devrait être propre et organisé, aussi.

Une bonne règle de base est que si vous ne pouvez pas voir votre fond d’écran, vous devriez travailler à réduire et à supprimer les éléments qui encombrent votre ordinateur.

Une fois que vous avez nettoyé votre écran principal, pensez à éliminer vos fichiers téléchargés et à supprimer tous les liens ou autres fichiers que vous n’utilisez pas.

Si vous le souhaitez, vous pouvez même nettoyer votre poubelle et économiser un peu d’espace sur le disque dur.

C’est une excellente façon de fournir un regard rafraîchissant sur vos processus de travail qui vous aidera à rester organisé.

Améliorer votre système de planification

Si vous avez des réunions fréquentes, des chats vidéo ou des fenêtres pour que les autres planifient des moments pour travailler avec vous, vous avez besoin d’un moyen de gérer ces blocs de temps efficacement.

La plupart des gens ont tendance à utiliser des courriels aller-retour et des invitations de calendrier pour planifier des événements comme celui-ci.

Mais l’ajustement continu des horaires peut être taxant et une perte de temps. Au lieu de cela, trouver un moment parfait pour se rencontrer en utilisant un programme comme Calendly.

Calendly permet aux autres de planifier un moment pour travailler avec vous, de sorte que vous n’avez pas besoin de messages aller et retour du tout.

C’est un moyen simple de rester en contact avec les autres sans la confusion qui accompagne généralement les tracas de calendrier.

Suivez votre temps efficacement

Si vous êtes un pigiste, vous connaissez l’importance de suivre vos heures facturables.

Mais même si vous n’avez pas besoin de suivre les heures pour vous assurer d’être payé, c’est une bonne idée de commencer à utiliser un programme comme Toggl.

Toggl est un moyen rapide et facile de suivre votre temps, ce qui peut être utile pour tout propriétaire de petite entreprise.

En créant des projets et des tâches séparés dans Toggl, vous pouvez facilement suivre les heures que vous mettez pour atteindre vos objectifs les plus importants.

Au lieu de vous demander pourquoi vous n’avez pas atteint les repères que vous avez fixés plus tôt, vous pouvez utiliser Toggl pour rester organisé et suivre la façon dont vous dépensez votre ressource la plus précieuse – votre temps.

Suivre les factures et les paiements

Toute petite entreprise doit gérer les paiements, la facturation et la facturation. Il s’agit d’un ensemble de tâches essentielles qui maintiennent l’entreprise en vie, mais il peut être difficile de tout garder organisé.

Au lieu de travailler constamment pour vous assurer que cela est efficace pour vous, envisagez d’utiliser un programme comme FreshBooks pour gérer vos factures.

N’oubliez pas que la grande majorité des informations de paiement que vous devez gérer n’affectent pas directement la qualité de votre travail ou ne font pas appel à vos compétences de base.

Pour tous ces types de tâches administratives, dirigez-les vers un logiciel pour vous faire gagner du temps.

Moins vous avez de tâches à accomplir dans une journée, plus vous pouvez vous concentrer sur les domaines qui vous attirent vraiment et vous aident à accomplir ce dont vous avez besoin.

Planifiez à l’avance les impôts trimestriels

Si votre entreprise est basée aux États-Unis, vous devrez vous assurer de payer les impôts trimestriels qui sont dus tous les quelques mois.

Même si vous n’êtes pas basé aux États-Unis, cependant, vous devez rester à jour sur les politiques fiscales de votre pays et de votre région.

Ce n’est pas seulement quelque chose que vous devriez penser à organiser.

Si vous n’êtes pas en conformité avec les règlements fiscaux où vous vivez, vous pourriez finir par payer des amendes ou même être fermé.

Pour vous assurer que vous restez à jour avec les impôts et que vous payez les montants qui sont dus à différents moments, regardez un service comme inDinero.

Il vous guidera pour vous assurer que vous restez à jour avec vos impôts sans passer trop de temps à rester organisé avec les exigences de votre localité.

Dompter votre boîte de réception de courriels

Si votre boîte de réception déborde de courriels non lus, cela peut être frustrant et cela pourrait consommer beaucoup trop de votre temps.

Vous aurez plus de succès avec votre petite entreprise si vous réduisez cela à un faible nombre de courriels importants et nettoyez votre boîte de réception régulièrement.

L’expert en productivité Brian Tracy recommande de garder une boîte de réception d’emails propre, de supprimer vos emails indésirables et de ne conserver que ceux dont vous aurez à nouveau besoin.

Si vous avez du mal à gérer efficacement votre boîte de réception, vous pouvez essayer Inbox by Gmail. Cette application regroupe différents types d’e-mails.

Cela signifie que vous pouvez voir rapidement vos mises à jour sociales, vos reçus d’achat ou vos itinéraires de voyage sans passer au crible les e-mails personnels et professionnels importants.

En écumant les courriels moins importants, vous pouvez travailler dans votre boîte de réception encore plus rapidement.

C’est l’un des nombreux outils différents qui peuvent aider à réduire le temps que vous passez à envoyer et à recevoir des courriels, et il vous fera gagner beaucoup d’heures tout en vous gardant plus organisé.

Nettoyer votre liste de lecture

Si vous êtes comme beaucoup d’entrepreneurs, vous trouvez constamment des articles dont vous savez qu’ils vous aideront à développer votre entreprise et à augmenter vos revenus et vos conversions.

Si vous n’avez pas le temps de lire l’article, cependant, vous le stockez probablement ailleurs, comme un signet dans votre navigateur ou en vous l’envoyant par courriel.

Si c’est le cas, vous voudrez changer cette liste d’articles peu maniable en quelque chose que vous pouvez facilement gérer.

Je recommande Pocket, qui vous aide à garder la trace des articles et des vidéos que vous voulez lire ou regarder plus tard. C’est un système simple qui conserve les articles intéressants que vous enregistrez.

Pour l’utiliser, vous devrez d’abord trouver un article qui semble intéressant. Si vous installez l’extension Pocket Chrome, vous devrez cliquer dessus dans la fenêtre du navigateur.

Dans le menu déroulant qui apparaît, vous pouvez ajouter une balise et voir les articles connexes que d’autres ont enregistrés pour les lire plus tard.

Instantanément, le nouvel article que vous enregistrez apparaît dans votre liste principale de pièces à lire sur Pocket.

Mieux encore, les articles que vous enregistrez sur Pocket sont disponibles pour être lus sur tous vos appareils. Il est donc facile de continuer à lire sur votre téléphone lorsque vous voyagez.

Avoir une liste de lecture d’articles sur Pocket vous permet de sauvegarder rapidement les pièces intéressantes sans créer une liste désordonnée quelque part sur votre ordinateur.

Si vous faites beaucoup de lecture en ligne, c’est un excellent moyen d’organiser votre matériel de lecture et de le garder accessible sur tous vos appareils.

Réduire votre stockage physique de papier

J’ai mentionné plus tôt que la paperasse est une énorme frustration pour de nombreux propriétaires de petites entreprises.

Vous pouvez réduire le temps que vous passez à gérer la paperasse en créant d’abord un système d’organisation pour votre lieu de travail.

Si vous le souhaitez, vous pouvez faire passer votre gestion du papier d’une tâche interne à quelque chose qu’une autre entreprise fait pour vous.

Si aucune de ces deux options ne vous semble attrayante , tout espoir n’est pas perdu. Commencez par organiser vos documents stockés dans un ordre logique.

Veuillez garder vos papiers les plus importants à proximité pour un accès facile.

Pour tous les papiers dont vous n’avez plus besoin, vous devriez vous en débarrasser. Plus vous vous débarrassez de papiers, moins vous aurez à vous soucier de l’espace.

C’est le seul moyen le plus efficace de garder vos papiers organisés sans système de gestion étendu. Il suffit de jeter ce qui n’est pas nécessaire.

Si vous conservez des fichiers et des documents importants qui ne peuvent pas être jetés, envisagez d’utiliser un service comme Shred-It pour détruire vos documents.

C’est un excellent moyen de rester en sécurité et de réduire la charge de travail et les tracas associés aux papiers que vous devez gérer au quotidien.

Moins il y a de pièces dont vous devez vous préoccuper dans le système organisationnel de votre petite entreprise, plus vous serez en mesure de vous concentrer sur ce qui compte le plus pour votre entreprise.

Conclusion

Si vous cherchez à développer votre entreprise, vous devez vous assurer que vous êtes organisé pour gérer la croissance inévitable à laquelle vous devriez vous attendre.

Pour ce faire, vous devez vous assurer que vos finances sont en ordre. Assurez-vous de suivre vos reçus de dépenses et vos transactions.

Assurez-vous d’être prêt pour toutes les taxes qui doivent être payées au cours de l’année.

Si vos finances sont organisées, vous devez vous assurer que votre espace de bureau l’est aussi. Utilisez certaines méthodes éprouvées pour stimuler la productivité en organisant votre espace de stockage.

Et bien que ce ne soit peut-être pas une solution pour tout le monde, envisagez de passer au zéro papier. Stockez tous vos documents dans le cloud et déchiquetez les papiers supplémentaires qui encombrent votre espace de travail.

Votre temps est l’une de vos denrées les plus précieuses en tant que propriétaire de petite entreprise, alors assurez-vous qu’il est organisé avec le suivi du temps et la planification.

Regardez à réduire vos tâches en améliorant votre flux de travail de messagerie, en gérant votre liste de lecture et en gardant vos notes, vos mots de passe et votre bureau organisés.

Enfin, automatisez vos campagnes de marketing et gardez un processus en place pour gérer les relations avec les clients et le soutien.

Quelles stratégies utiliserez-vous pour garder votre petite entreprise organisée ?

.