La messagerie vocale a été introduite à la fin des années 1970. Gordon Mathews a fondé une société appelée VMX en 1979. VMX signifiait « voice mail express », et Mathews a reçu un brevet américain pour son invention numérique en 1982. VMX était le premier service de fournisseur de messagerie vocale, son premier client étant 3M. Le système enregistrait et gérait les messages en utilisant la technologie numérique disponible à la fin des années 70 et dans les années 80. Certaines entreprises utilisent encore leurs systèmes VMX.

Les messageries vocales sont essentiellement des enregistrements numériques de messages vocaux sortants et entrants qui sont gérés soit par un système sur site, soit par un système hors site. Certains utilisateurs achètent des systèmes qui sont exploités et gérés soit par ses propres employés, soit sur la base d’un contrat avec une autre entreprise. Les utilisateurs à domicile, comme les utilisateurs de téléphone fixe et de téléphone cellulaire, utilisent souvent un service hors site, comme leur fournisseur de services téléphoniques, pour les comptes de messagerie vocale. D’autres, cependant, achètent un logiciel qui permet à leur PC de devenir un système de messagerie électronique.

Les systèmes de messagerie vocale rendent les systèmes téléphoniques plus puissants et plus flexibles en permettant aux conversations et aux informations de passer entre les parties, même lorsque les deux ne sont pas présentes. Dans un contexte professionnel, les clients et les gens d’affaires comptent sur la messagerie vocale, tant pour laisser que pour envoyer des messages. Les messages sortants, par exemple, sont les messages que les gens utilisent pour accueillir ceux qui appellent leur ligne. L’annonce peut indiquer à l’appelant sur quelle ligne il est tombé, quand cette personne pourrait revenir et l’inviter à laisser un message. L’appelant, armé de ces informations, peut laisser un message détaillé qui convient le mieux à ses besoins.

La messagerie vocale est généralement intégrée au système téléphonique sur site, permettant aux utilisateurs internes et externes d’utiliser de nombreuses fonctionnalités. Ces fonctions comprennent l’accès hors site aux messages, la radiomessagerie et la livraison de messages urgents, parmi beaucoup d’autres.

Comme dans les systèmes téléphoniques d’autrefois, de nombreux systèmes de messagerie vocale d’aujourd’hui sont accompagnés d’un « opérateur ». La différence est que ces opérateurs ne sont pas humains, ce sont des répondeurs automatiques. Les standardistes automatiques guident les utilisateurs, qu’ils soient de l’intérieur ou de l’extérieur, à travers les nombreuses options qu’un système de messagerie vocale a à offrir. Il indique aux utilisateurs comment entrer des commandes par le biais des claviers du téléphone, par exemple comment récupérer un message.

À la page suivante, nous parlerons des différents types de messagerie vocale.