Si vous avez reçu une lettre de l’IRS qui fait référence à la détermination SS-8 qu’un travailleur est un employé, cela pourrait signifier que vous avez mal classé ce travailleur comme un entrepreneur indépendant. La lettre de l’IRS vous recommandera de modifier vos déclarations fiscales. Cela signifie que vous devez des arriérés d’impôts pour l’emploi avec des retenues que vous auriez dû faire pour ce travailleur et/ou le groupe de travailleurs qui occupent des postes similaires. Vous pouvez être soumis à des arriérés d’impôts et à des pénalités. 
C’est quoi un formulaire SS-8 de l’IRS?
Tout le monde peut déposer un formulaire SS-8. Un employeur ou un travailleur peut déposer un formulaire SS-8 (détermination du statut de travailleur aux fins de l’impôt fédéral sur le travail et de la retenue de l’impôt sur le revenu) pour obtenir une détermination de l’IRS quant à savoir si un travailleur est un entrepreneur indépendant ou non. La lettre de l’IRS et le formulaire SS-8 ne constituent pas un audit. Il s’agit d’une enquête fédérale sur la relation entrepreneur indépendant ou employé de la personne identifiée dans la lettre. La plupart des entreprises craignent qu’il s’agisse d’un audit à l’échelle de l’entreprise. Ce n’est pas le cas. Le programme SS-8 émet des lettres de détermination aux employeurs et aux travailleurs sur la classification correcte d’un travailleur aux fins de l’impôt fédéral sur l’emploi et de la retenue de l’impôt sur le revenu. Un technicien SS-8 applique la loi aux faits et circonstances soumis avec le formulaire SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, afin de déterminer si le travailleur effectue des services en tant qu’employé ou entrepreneur indépendant. Les lettres de détermination sont contraignantes pour l’IRS sur la base des faits présentés. Une fois qu’une lettre de détermination est émise, elle peut être modifiée ou révoquée pour diverses raisons
Bonnes pratiques lorsqu’une entreprise reçoit un formulaire SS-8.
La meilleure pratique consiste à examiner la relation de l’entreprise avec le travailleur identifié par l’IRS dans la lettre et le formulaire SS-8. Une entreprise doit répondre au formulaire SS-8. Si elle ne répond pas, l’IRS déterminera le statut d’employé ou d’entrepreneur indépendant sur la base des seules informations fournies par le travailleur. Les entreprises qui ignorent le processus SS-8 risquent de voir l’IRS ignorer des informations et des documents importants qui pourraient affecter le résultat de sa détermination. Après tout, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que l’IRS connaisse et comprenne votre relation avec un travailleur si vous ne lui dites pas et ne lui montrez pas les documents qui peuvent affecter la détermination du statut d’entrepreneur indépendant.
Pourquoi les employeurs doivent prêter attention au processus du formulaire SS-8
Les employeurs doivent prêter attention au processus SS-8 et être prêts à répondre en temps opportun. Il ne s’agit pas d’une simple question de remplissage d’un formulaire. Il y a des considérations de droit du travail et des documentations qui devraient être évaluées par un avocat du travail. Ne pas répondre ou dire les mauvaises choses peut entraîner une détermination erronée de l’IRS.
Cela se fait généralement par une lettre 5367. La lettre indiquera :
« Cher contribuable,
Nous avons reçu une demande du travailleur susnommé afin de déterminer le statut fiscal correct pour les services qu’il a rendus pour vous en 2018 – 2018 .
Dans ce type de cas, nous donnons généralement à chaque partie intéressée la possibilité de présenter un exposé des faits, car notre décision affectera le statut fiscal de l’emploi de toutes les parties concernées. Remplissez le formulaire SS-8 ci-joint, Determination o/Worker Status/or Purposes o/Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding. Un formulaire à remplir est également disponible en ligne à l’adresse www.irs.gov/formspubs. Si vous souhaitez envoyer d’autres documents, n’envoyez pas la copie originale. Tout ce que vous fournissez devient une partie du dossier de l’IRS et ne vous sera pas renvoyé. »
Cela signifie qu’il y a un dossier SS-8 ouvert. La lettre fera référence à votre numéro de dossier. Vous avez le droit et êtes encouragé à répondre à la lettre. L’IRS traitera généralement les informations qu’il reçoit dans le cadre du processus SS-8 et en informera ensuite l’employeur par une lettre de détermination.
Détermination du SS-8 par l’IRS
L’IRS notifie généralement l’employeur de sa détermination par une lettre 4991-A. Cette lettre informe l’employeur qu’il doit payer l’impôt fédéral sur le revenu et sa part de l’impôt FICA (Federal Insurance Contributions Act) (impôt sur la sécurité sociale et Medicare). La lettre de l’IRS indique généralement ce qui suit :
« Cette détermination est contraignante pour le service, en supposant qu’il n’y a pas de changement dans les faits ou la loi qui constituent la base de la décision. Si vous adoptez une position contraire ou ne tenez pas compte de la décision, vous pouvez être renvoyé pour vérification. Si vous n’avez pas déposé de déclaration d’impôt sur le travail, vous devrez peut-être le faire. Si vous avez déposé des déclarations d’impôt sur le travail, vous devrez peut-être les modifier.
Les employeurs doivent généralement retenir l’impôt sur le revenu et la taxe FICA (Federal Insurance Contributions Act) (c’est-à-dire la sécurité sociale et la taxe Medicare) sur les salaires versés à leurs employés et payer ces taxes au gouvernement. Les employeurs doivent également payer la part patronale de l’impôt FICA et de l’impôt FUTA (Federal Unemployment Tax Act) sur les salaires. Pour effectuer les ajustements nécessaires au paiement de ces taxes sur les salaires passés de vos employés, y compris l’utilisation de taux spéciaux, veuillez vous reporter à la publication 15, (Circulaire E) Guide fiscal de l’employeur et à la publication 15-A, Guide fiscal supplémentaire de l’employeur. Vous pouvez obtenir ces publications en appelant le 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) ou en nous visitant en ligne à l’adresse www.irs.gov/formspubs . »
Le dossier de détermination peut contenir à la fois une lettre 4991, une lettre 4991-A / un formulaire 14430 et une analyse de détermination SS-8 exposant les facteurs spécifiques utilisés pour déterminer que le travailleur était un employé.
Entrepreneur indépendant et le test des 20 facteurs de l’IRS
L’IRS a développé le test des 20 facteurs présenté ci-dessous pour aider les employeurs à évaluer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant. Aucun facteur du test n’est plus indicatif du statut de salarié qu’un autre. Si le nombre de « oui » est élevé, cela indique très probablement la présence d’une relation d’emploi, tandis qu’un nombre élevé de « non » peut indiquer ou non une relation d’entrepreneur. Par conséquent, il est préférable pour les employeurs de pécher par excès de prudence et de poursuivre une décision de l’IRS en cas de doute.
L’IRS utilise ce qui est considéré comme des « règles de droit commun » pour déterminer si un travailleur est un entrepreneur indépendant. Bien que vous puissiez penser que cela signifie que vous pouvez utiliser le bon sens pour déterminer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, vous auriez tort. La détermination est une combinaison de considérations factuelles et de précédents juridiques. Vous devriez demander l’aide d’un avocat spécialisé dans le droit du travail qui connaît bien les décisions des tribunaux sur cette question. Les facteurs de common law référencés par l’IRS prennent en considération le contrôle du comportement, le contrôle financier et les relations des parties.
L’IRS a élaboré des directives pour aider l’employeur à classer correctement ses relations de travail. Il existe plusieurs publications qui traitent de la question de savoir qui sont les employés et qui sont les entrepreneurs indépendants. L’IRS suit le test de la common law pour déterminer si un individu est un employé aux fins de l’impôt fédéral sur le travail. Selon le test de la common law, une relation employeur-employé existe si la personne pour laquelle des services sont fournis a le droit de contrôler et de diriger un travailleur en ce qui concerne les résultats, les détails spécifiques et les moyens par lesquels les résultats sont accomplis.