A hangposta az 1970-es évek végén jelent meg. Gordon Mathews 1979-ben alapított egy VMX nevű céget. A VMX a “voice mail express” rövidítése volt, és Mathews 1982-ben amerikai szabadalmat kapott digitális találmányára. A VMX volt az első hangposta-szolgáltató szolgáltatás, első ügyfele a 3M volt. A rendszer az 1970-es évek végén és az 1980-as években rendelkezésre álló digitális technológiával rögzítette és kezelte az üzeneteket. Egyes vállalatok még mindig használják a VMX-rendszerüket.
A hangposta lényegében a kimenő és bejövő hangüzenetek digitális felvétele, amelyet vagy egy helyszíni vagy egy külső rendszer kezel. Egyes felhasználók olyan rendszereket vásárolnak, amelyeket vagy a saját alkalmazottaik, vagy egy másik céggel kötött szerződés alapján üzemeltetnek és kezelnek. Az otthoni felhasználók, például az otthoni telefon- és mobiltelefon-felhasználók gyakran használnak külső szolgáltatást, például a telefonszolgáltatójukat a hangposta-fiókokhoz. Mások viszont olyan szoftvert vásárolnak, amely lehetővé teszi, hogy számítógépük elektronikus üzenetküldő rendszerré váljon.
Hirdetés
A hangposta-rendszerek hatékonyabbá és rugalmasabbá teszik a telefonrendszereket, mivel lehetővé teszik a beszélgetések és információk továbbítását a felek között akkor is, ha mindketten nincsenek jelen. Munkahelyi környezetben az ügyfelek és az üzletemberek a hangpostára támaszkodnak, mind az üzenetek hagyása, mind az üzenetek küldése tekintetében. A kimenő üzenetek például azok az üzenetek, amelyekkel az emberek üdvözlik azokat, akik hívják a vonalukat. A kimenő üzenet közölheti a hívóval, hogy kinek a vonalát hívta, mikor térhet vissza az illető, és hogy hagyjon üzenetet. A hívó ezen információk birtokában olyan részletes üzenetet hagyhat, amely az igényeinek leginkább megfelel.
A hangposta általában integrálva van a helyszíni telefonrendszerbe, így a belső és külső felhasználók is számos funkciót használhatnak. Ilyen funkciók többek között az üzenetek helyszíni elérhetősége, a személyhívás és a sürgős üzenetek kézbesítése.
A régi telefonrendszerekhez hasonlóan ma is sok hangposta-rendszerhez tartozik egy “operátor”. A különbség az, hogy ezek az operátorok nem emberek, hanem automatikus kapcsolattartók. Az automatikus ügyintézők vezetik végig a felhasználókat, a belső és a külső felhasználókat egyaránt, a hangposta rendszer által kínált számos lehetőségen. Utasítja a felhasználókat, hogyan adjanak be parancsokat a telefon billentyűzetén keresztül, például hogyan kérjenek le egy üzenetet.
A következő oldalon a hangposta különböző típusairól lesz szó.