Jeśli chcesz rozwijać swoją firmę, musisz zacząć we właściwy sposób.

Aby uzyskać ogromny wzrost, na który liczysz w nadchodzących latach, powinieneś upewnić się, że Twoja firma jest zorganizowana.

To jest łatwiejsze dla dużej firmy i ogromny budżet – i setki (lub tysiące) pracowników – plus mnóstwo czasu, aby poświęcić na pobyt organized.

Ale jak można upewnić się, że Twoja mała firma jest w porządku, gdy jesteś strapped dla gotówki i masz tylko kilku pracowników?

Cóż, byłem tam wcześniej.

Znam ból desperackiej walki z dezorganizacją, która dotyka każdą małą firmę.

I wiem, że nawet jeśli używasz najlepszych narzędzi do rozwijania biznesu, sukces może się nie powieść, jeśli nie wprowadzasz odpowiednich rzeczy na miejsce, aby upewnić się, że rośniesz.

Zarządzaj swoją przestrzenią biurową i przechowywaniem

Aby zacząć, musisz upewnić się, że Twoje fizyczne otoczenie jest schludne i zorganizowane.

To zapewnia, że jesteś w stanie wykonywać na swoim najwyższym poziomie. Na wiele sposobów organizacja całej firmy zależy od tego, jak zorganizowane jest Twoje biurko.

Na początek upewnij się, że wszystko ma swoje określone miejsce, nawet jeśli to miejsce znajduje się w stosie papierów na biurku.

Aby jak najlepiej wykorzystać tę przestrzeń, Bellevue Business Journal zaleca korzystanie z możliwości pionowego przechowywania w celu poprawy przepływu pracy i wydajności.

Ponieważ praca papierkowa pochłania dużo czasu i zasobów większości nowoczesnych pracowników biurowych, należy rozważyć przechowywanie jej poza siedzibą firmy.

To oznacza, że spędzisz mniej czasu na zarządzaniu dokumentami i możesz mieć pewność, że są one bezpieczne i chronione lepiej niż mógłbyś to zrobić sam.

Jeśli jednak nie jest to dokładnie Twój styl pracy, za chwilę pokażę Ci inną metodę, która pomoże Ci zmniejszyć ilość pracy z papierami.

Śledzenie obsługi klienta

Twoi lojalni klienci są sercem Twojego biznesu.

Ponieważ zajmują oni dużo Twojego czasu i zasobów, dobrze jest poświęcić ten czas, aby byli zadowoleni i usatysfakcjonowani usługami, które masz do zaoferowania.

Aby upewnić się, że skutecznie do nich docierasz, rozważ użycie programu takiego jak Groove, który pozwala na efektywne zarządzanie biletami klienta.

To pozwala Ci spędzać mniej czasu na zarządzaniu klientami, a więcej na ulepszaniu produktów i systemów biznesowych.

Ważne jest, aby zautomatyzować swój system, ale złym pomysłem jest zautomatyzowanie swoich relacji z klientami.

Używaj oprogramowania takiego jak Groove, które pozwala Twoim pracownikom wzmocnić relacje z klientami, ale nie próbuj zautomatyzować tego procesu.

To tylko pozostawi uczucie frustracji, gdy klienci zostawią Cię w tyle dla konkurencji, która traktuje ich lepiej.

Zamiast tego, ułatw traktowanie swoich klientów z obsługą na światowym poziomie, a oni wynagrodzą Cię ciągłym biznesem i poleceniami.

Planuj swoje kampanie w mediach społecznościowych z wyprzedzeniem

Jeśli prowadzisz kampanię marketingową w mediach społecznościowych z budżetem, musisz zmniejszyć czas, jaki spędzasz na utrzymywaniu rzeczy online.

Zamiast tracić czas na publikowanie postów co kilka godzin, powinieneś zaplanować rzeczy wcześniej.

Ta prosta technika organizacji pozwoli Ci zaoszczędzić niezliczone godziny i pomoże Ci poprawić swoją efektywność i produktywność.

Jest też inna technika, która może przenieść rzeczy na wyższy poziom. Zamiast po prostu pisać posty w mediach społecznościowych na kilka następnych dni, dlaczego nie pozwolić, aby narzędzie opublikowało je za Ciebie?

Meet Edgar to świetny sposób na zarządzanie treścią wcześniej, pozwalając Ci pisać aktualizacje mediów społecznościowych raz, a następnie mieć je wysłane wiele razy po tym.

To świetny sposób na utrzymanie rzeczy zorganizowanych bez powtarzania się poprzez ciągłe aktualizowanie swoich kanałów społecznościowych.

Zarządzaj swoimi rachunkami wydatków

Jeśli prowadzisz swoją małą firmę przez dłuższy czas, wiesz, jak frustrujące może być zarządzanie wszystkimi raportami wydatków.

Są one kłopotliwe do śledzenia i rejestrowania, ale muszą być zarządzane, abyś mógł być na bieżąco z podatkami i zapewnić, że twoje finanse są w porządku.

Nie możesz po prostu odłożyć ich na później, gdy pojawi się ważniejsza praca. Powinieneś śledzić każdy zakup i transakcję co tydzień.

Rozwiązanie?

Użyj oprogramowania takiego jak Expensify, które wykonuje całą pracę, utrzymując Twoje wydatki zorganizowane i zarejestrowane, abyś mógł skupić się na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie.

I mówiąc o pozwalaniu oprogramowaniu obsługiwać papierkową robotę, możesz rozszerzyć to na inne obszary swojej działalności, aby uzyskać doskonałe wyniki.

Go paperless

Jeśli chcesz zmniejszyć bałagan i zarządzanie, które są związane z wszystkimi papierami, z którymi musisz się uporać, może to być czas, aby przejść na papierową robotę.

Oznacza to, że zamiast śledzić dziesiątki plików i folderów przez cały czas, wystarczy zredukować wszystko do cyfrowych skanów najważniejszych dokumentów.

Jeśli masz zamiar tego spróbować, potrzebujesz sposobu na szybkie skanowanie dokumentów w locie, aby nie zmagać się z obciążeniem pracą.

CamScanner to świetna aplikacja do szybkiego i łatwego skanowania rachunków i innych dokumentów.

CamScanner pozwala na przechowywanie plików w aplikacji, ale można je również przenieść na komputer.

Jeśli musisz udostępnić te pliki zespołowi osób, polecam przechowywanie zarchiwizowanych plików w programie takim jak Dropbox.

Daje to pewność, że każdy w Twojej małej firmie jest na bieżąco z najnowszymi dokumentami, ale nie musisz się martwić o rozległe zarządzanie plikami w trybie offline.

Organizuj swoje hasła

Jeśli jesteś jak większość ludzi, masz jeden z dwóch systemów zarządzania hasłami.

Albo używasz tego samego hasła cały czas dla różnych stron internetowych, albo ciągle zapominasz hasła, które ustawiłeś dla każdej strony.

Zamiast jednego z tych rozwiązań, polecam trzeci system: pozwolenie aplikacji na obsługę haseł za Ciebie.

Tak, możesz to zrobić automatycznie w przeglądarce, takiej jak Chrome. Ale niestety, nie jest to całkowicie bezpieczne, ponieważ każdy, kto ma dostęp do Twojego komputera, może je wykorzystać.

Zamiast tego polecam użycie 1Password do zarządzania Twoimi hasłami. Jest to program, który przechowuje Twoje hasła razem w aplikacji mobilnej i desktopowej.

W przeciwieństwie do funkcji autouzupełniania Chrome’a, musisz jednak wprowadzić pojedyncze hasło, aby uzyskać dostęp do innych haseł.

Jest to seria kilku słów, która jest łatwa do zapamiętania, ale prawie niemożliwa do zhakowania.

Tak to działa. Powiedzmy, że musisz zalogować się na swoje konto w Stripe. W tym celu przejdź do strony logowania Stripe.

Możesz albo kliknąć ikonę 1Password w Chrome, albo wprowadzić skrót klawiaturowy Command + \.

W ten sposób zostanie wyświetlony formularz 1Password, w którym wpiszesz hasło oparte na słowie, które da Ci dostęp do innych haseł.

1Password następnie automatycznie wypełni Stripe Twoimi danymi logowania i zapisanymi hasłami. Loguje Cię również automatycznie, więc jest to jedno kliknięcie mniej, które musisz wykonać.

1Password będzie przechowywać informacje dla różnych kont.

Najlepsze jest to, że każda witryna może mieć złożone, unikalne hasło, ale możesz uzyskać dostęp do nich wszystkich za pomocą pojedynczego wyrażenia.

W rzeczywistości, 1Password będzie nawet generować losowe, wysokiej bezpieczeństwa hasło, jeśli chcesz go do.

To oznacza mniej pamięci jest dedykowany do haseł, a można uzyskać więcej zrobić poprzez wydajną pracę i utrzymanie loginy zorganizowane.

Ulepsz swoją przestrzeń roboczą, aby zwiększyć produktywność

Jeśli zamierzasz osiągnąć postęp w swojej firmie, musisz stworzyć środowisko, które wspiera tę wizję.

Istnieje kilka sprawdzonych technik, które mogą pomóc Ci uzyskać więcej ze swojej przestrzeni roboczej.

Uwierz lub nie, dodając kilka roślin wokół swojego biura, możesz zwiększyć produktywność o 15% dzięki lepszej koncentracji.

Dostaniesz również zastrzyk energii, używając biurka stojącego i porządkując swoje kable.

Te techniki pomogą Ci zachować energię i skupienie bez rozproszeń, które pochodzą z zagraconego miejsca pracy.

Mogą one zająć tylko kilka minut, ale nawet małe zmiany, które poprawiają Twoją produktywność, mogą zrobić ogromną różnicę w tym, jak zorganizowana i produktywna jest Twoja mała firma.

Śledzenie notatek w chmurze

Jeśli piszesz notatki, rzeczy do zrobienia, pomysły i informacje kontaktowe na skrawkach papieru lub czymkolwiek, co jest najbliżej, nadszedł czas, aby stać się bardziej zorganizowanym.

Chociaż prawdopodobnie już wiesz, że Evernote to świetny sposób na zrobienie tego, powinieneś natychmiast zacząć go wdrażać.

Aby Evernote działał jak najlepiej, musisz zdecydować, jaką filozofię zastosujesz.

Czy będziesz zapisywać tam wszystko, a następnie korzystać z funkcji wyszukiwania, aby później znaleźć swoje notatki?

Czy też będziesz starannie umieszczać swoje notatki w folderach i używać znaczników oraz nagłówków, aby upewnić się, że wiesz, co jest w programie?

Każda z tych opcji jest ważna. Kluczem jest stworzenie systemu, który pracuje dla Ciebie, a następnie utrzymanie go przy użyciu.

Keep your computer’s desktop organized

Just like your physical desk should be clean and in order to help you stay organized and get work done, your digital desktop should be clean and organized, too.

Dobrą zasadą jest, że jeśli nie widzisz swojego tła pulpitu, powinieneś pracować nad zmniejszeniem i usunięciem elementów zagracających twój komputer.

Po oczyszczeniu głównego ekranu, rozważ wyeliminowanie pobranych plików i usunięcie wszelkich linków lub innych plików, których nie używasz.

Jeśli chcesz, możesz nawet wyczyścić swoje śmieci i zaoszczędzić trochę miejsca na dysku twardym.

Jest to świetny sposób, aby zapewnić odświeżające spojrzenie na procesy robocze, które pomogą Ci pozostać zorganizowanym.

Ulepsz swój system planowania

Jeśli masz częste spotkania, czaty wideo lub okna dla innych, aby zaplanować czasy do pracy z tobą, potrzebujesz sposobu, aby skutecznie zarządzać tymi blokami czasowymi.

Większość ludzi ma tendencję do korzystania z back-and-forth e-mailing i zaproszenia kalendarza do zaplanowania wydarzeń, takich jak to.

Ale ciągłe dostosowywanie harmonogramów może być męczące i stratą czasu. Zamiast tego znajdź idealny czas na spotkanie za pomocą programu takiego jak Calendly.

Calendly pozwala innym zaplanować czas na pracę z Tobą, więc nie musisz wysyłać wiadomości tam i z powrotem w ogóle.

To prosty sposób, aby pozostać w kontakcie z innymi bez zamieszania, które zwykle towarzyszy kłopotom z planowaniem.

Śledź swój czas skutecznie

Jeśli jesteś freelancerem, wiesz, jak ważne jest śledzenie godzin rozliczeniowych.

Ale nawet jeśli nie musisz śledzić godzin, aby upewnić się, że otrzymasz zapłatę, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie korzystania z programu takiego jak Toggl.

Toggl to szybki i łatwy sposób na śledzenie czasu, który może być pomocny dla każdego właściciela małej firmy.

Tworząc oddzielne projekty i zadania w Toggl, możesz łatwo śledzić godziny, które wkładasz, aby osiągnąć swoje najważniejsze cele.

Zamiast zastanawiać się, dlaczego nie osiągnąłeś wcześniej ustalonych punktów odniesienia, możesz użyć Toggl, aby pozostać zorganizowanym i śledzić, jak wydajesz swój najcenniejszy zasób – swój czas.

Śledzenie faktur i płatności

Każda mała firma musi zarządzać płatnościami, fakturowaniem i rozliczeniami. Jest to krytyczny zestaw zadań, który utrzymuje firmę przy życiu, ale może to być walka, aby utrzymać wszystko zorganizowane.

Zamiast ciągłej pracy, aby upewnić się, że jest to skuteczne dla Ciebie, rozważ skorzystanie z programu takiego jak FreshBooks do obsługi faktur.

Pamiętaj, że ogromna większość informacji o płatnościach, którymi musisz zarządzać, nie wpływa bezpośrednio na jakość Twojej pracy lub odwołuje się do Twoich podstawowych kompetencji.

W przypadku każdego z tych typów zadań administracyjnych, skieruj je do oprogramowania, aby zaoszczędzić czas dla siebie.

Im mniej zadań musisz wykonać w ciągu dnia, tym bardziej możesz skupić się na obszarach, które naprawdę przemawiają do Ciebie i pomagają Ci osiągnąć to, czego potrzebujesz.

Planuj z wyprzedzeniem dla kwartalnych podatków

Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, będziesz musiał upewnić się, że płacisz kwartalne podatki, które są należne co kilka miesięcy.

Nawet jeśli nie masz siedziby w USA, jednak, musisz być na bieżąco z polityką podatkową dla swojego kraju i regionu.

To nie jest tylko coś, co powinieneś myśleć o organizowaniu.

Jeśli nie jesteś w zgodzie z przepisami podatkowymi, gdzie mieszkasz, może skończyć się płaceniem grzywien, a nawet zamknięciem.

Aby upewnić się, że nadążasz za podatkami i płacisz kwoty, które są należne w różnych okresach, skorzystaj z usługi takiej jak inDinero.

Poprowadzi Cię ona do zapewnienia, że nadążasz za podatkami, nie poświęcając zbyt wiele czasu na bycie zorganizowanym z wymaganiami dla Twojej lokalizacji.

Tame your email inbox

Jeśli twoja skrzynka odbiorcza jest przepełniona nieprzeczytanymi e-mailami, może to być frustrujące i może pochłaniać zbyt wiele twojego czasu.

Będziesz bardziej skuteczny w swoim małym biznesie, jeśli zmniejszysz to do niskiej liczby ważnych e-maili i będziesz regularnie czyścił skrzynkę odbiorczą.

Ekspert ds. produktywności Brian Tracy zaleca utrzymywanie czystej skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej, usuwanie wiadomości-śmieci i zapisywanie tylko tych, które będą Ci ponownie potrzebne.

Jeśli zmagasz się z efektywnym zarządzaniem skrzynką odbiorczą, możesz spróbować aplikacji Inbox by Gmail. Ta aplikacja łączy różne typy wiadomości e-mail w jedną całość.

Oznacza to, że możesz szybko zobaczyć swoje aktualizacje z serwisów społecznościowych, rachunki za zakupy lub plany podróży bez konieczności przeglądania ważnych wiadomości osobistych i służbowych.

Przez pominięcie mniej ważnych wiadomości e-mail można jeszcze szybciej przejrzeć skrzynkę odbiorczą.

Jest to jedno z wielu różnych narzędzi, które mogą pomóc w skróceniu czasu spędzanego na wysyłaniu i odbieraniu wiadomości e-mail, co pozwoli zaoszczędzić wiele godzin przy zachowaniu lepszej organizacji.

Oczyść swoją listę lektur

Jeśli jesteś jak wielu przedsiębiorców, ciągle znajdujesz artykuły, o których wiesz, że pomogą Ci rozwinąć biznes i zwiększyć przychody i konwersje.

Jeśli jednak nie masz czasu na przeczytanie artykułu, prawdopodobnie przechowujesz go gdzieś indziej, na przykład jako zakładkę w przeglądarce lub wysyłając go do siebie pocztą elektroniczną.

Jeśli tak jest, będziesz chciał zmienić tę nieporęczną listę artykułów w coś, czym możesz łatwo zarządzać.

Polecam aplikację Pocket, która pomaga śledzić artykuły i filmy, które chcesz przeczytać lub obejrzeć później. Jest to prosty system, który pozwala zachować interesujące artykuły, które zapisujesz.

Aby z niego skorzystać, musisz najpierw znaleźć artykuł, który wygląda interesująco. Jeśli zainstalujesz rozszerzenie Pocket Chrome, będziesz musiał kliknąć je w oknie przeglądarki.

W rozwijanym menu, które się pojawi, możesz dodać tag i zobaczyć powiązane artykuły, które inni zapisali, aby przeczytać je później.

Natychmiast, nowy zapisany artykuł pojawi się na Twojej głównej liście artykułów do przeczytania w Pocket.

Jeszcze lepiej, artykuły zapisane w Pocket są dostępne do przeczytania na wszystkich Twoich urządzeniach. Ułatwia to czytanie na telefonie podczas podróży.

Posiadanie listy artykułów do czytania w Pocket pozwala Ci szybko zapisać interesujące kawałki bez tworzenia niechlujnej listy gdzieś na komputerze.

Jeśli dużo czytasz online, jest to świetny sposób na uporządkowanie materiałów do czytania i utrzymywanie ich dostępnych na wszystkich Twoich urządzeniach.

Reduce your physical paper storage

Wspomniałem wcześniej, że papierkowa robota jest ogromną frustracją dla wielu właścicieli małych firm.

Możesz zmniejszyć ilość czasu spędzanego na zarządzaniu papierkową robotą, tworząc najpierw system organizacyjny dla swojego miejsca pracy.

Jeśli chcesz, możesz wziąć swoje zarządzanie papierami z zadania wewnętrznego do czegoś, co inna firma robi dla Ciebie.

Jeśli żaden z tych brzmi jak atrakcyjna opcja , cała nadzieja nie jest stracona. Zacznij od zorganizowania swoich przechowywanych dokumentów w logicznej kolejności.

Pewnie trzymaj swoje najważniejsze dokumenty w pobliżu, aby mieć do nich łatwy dostęp.

Dla każdego papieru, którego już nie potrzebujesz, powinieneś się ich pozbyć. Im więcej papierów się pozbędziesz, tym mniej miejsca będziesz musiał się martwić.

Jest to pojedynczy najbardziej skuteczny sposób na utrzymanie zorganizowanych papierów bez rozbudowanych systemów zarządzania. Po prostu wyrzuć to, co nie jest potrzebne.

Jeśli przechowujesz ważne pliki i dokumenty, których nie można wyrzucić, rozważ skorzystanie z usługi takiej jak Shred-It w celu zniszczenia dokumentów.

Jest to świetny sposób na zachowanie bezpieczeństwa i zmniejszenie obciążenia pracą i kłopotów związanych z papierami, którymi musisz zarządzać na co dzień.

Im mniej elementów, o które musisz się martwić w systemie organizacyjnym Twojej małej firmy, tym bardziej będziesz mógł się skupić na tym, co jest najważniejsze dla Twojej firmy.

Zakończenie

Jeśli chcesz rozwijać swój biznes, musisz upewnić się, że jesteś zorganizowany, aby obsłużyć nieunikniony wzrost, którego powinieneś się spodziewać.

Aby to zrobić, musisz upewnić się, że twoje finanse są w porządku. Upewnij się, że jesteś gotowy na wszelkie podatki, które muszą być zapłacone w ciągu roku.

Jeśli Twoje finanse są zorganizowane, musisz upewnić się, że Twoja przestrzeń biurowa jest również zorganizowana. Skorzystaj z kilku sprawdzonych metod zwiększania produktywności poprzez organizację przestrzeni magazynowej.

And while it might not be a solution for everyone, considering going paperless. Przechowuj wszystkie dokumenty w chmurze i niszcz dodatkowe papiery zagracające przestrzeń roboczą.

Twój czas jest jednym z najcenniejszych dóbr właściciela małej firmy, więc upewnij się, że jest zorganizowany dzięki śledzeniu czasu i planowaniu.

Spójrz na zmniejszenie liczby zadań, poprawiając przepływ poczty elektronicznej, zarządzając listą lektur i utrzymując notatki, hasła i zorganizowany pulpit.

Wreszcie, zautomatyzuj swoje kampanie marketingowe i zachowaj proces w miejscu, aby obsłużyć relacje z klientami i wsparcie.

Jakich strategii użyjesz, aby utrzymać swój mały biznes zorganizowany?

.