Czy kiedykolwiek zatrzymałeś się, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat ryzyka związanego z Twoimi projektami? Jeśli jesteś jak większość specjalistów technicznych, po prostu przychodzisz rano do pracy i zaczynasz swój projekt tam, gdzie skończyłeś poprzedniego dnia. Starasz się postawić kropkę nad „i” i postawić krzyżyk nad „t”, a następnie trzymać kciuki, aby nieoczekiwane rzeczy nie zaskoczyły Cię w ciemno.

Standardy zarządzania projektami nakazują planowanie z wyprzedzeniem ryzyka dla krytycznych czynników sukcesu projektu. Każde ryzyko powinno być zidentyfikowane i ocenione w skali prawdopodobieństwa i dotkliwości (1-10 lub podobnej) w dzienniku ryzyka.

Ryzyko = Prawdopodobieństwo x Dotkliwość

Po ustaleniu priorytetów istnieje 5 podstawowych sposobów zarządzania ryzykiem projektu:

1. Unikanie.
2. Akceptacja.
3. Monitorowanie i przygotowywanie.
4. Mitrowanie.
5. Przekazywanie.

Unikanie

Choć często nie jest to możliwe, jest to najłatwiejszy sposób usuwania ryzyka z projektu. Polega ona na usunięciu z projektu zadań, które zawierają ryzyko.

Czasami można usunąć niewielką część projektu, która niesie ze sobą duży czynnik ryzyka. W takim przypadku proaktywne planowanie zarządzania ryzykiem jest bardzo opłacalnym przedsięwzięciem.

Zmiana planu projektu w celu usunięcia ryzyka będzie wiązała się ze zmianami zakresu projektu, zasobów i/lub czasu, ale może być właściwą reakcją.

Akceptacja

Na drugim końcu spektrum akceptacja wiąże się z zaplanowaniem ryzyka w projekcie. Jeśli nie można zidentyfikować lepszej strategii odpowiedzi, zaakceptowanie ryzyka może być wystarczające do kontynuowania projektu.

Pamiętaj, że wszystkie projekty niosą ze sobą ryzyko w jakiejś formie. Nie jest konieczne, aby wszystkie ryzyka zostały wyeliminowane. Ale powinny one być wyszczególnione i przeanalizowane w niezbędnym zakresie, że są częścią planu projektu, a wszystkie odpowiednie strony podpisały się na akceptację ryzyka. Kierownictwo powinno zostać poinformowane, że mogą wystąpić implikacje w zakresie kosztów/czasu/etc., jeśli ryzyko wystąpi.

Rozsądne może być zezwolenie na nieprzewidziane okoliczności – czas, koszt lub zasoby – jako część akceptacji ryzyka projektu.

Monitoruj i przygotuj

Podobnie do akceptacji ryzyka, ta odpowiedź może być użyta dla głównych ryzyk, które niosą ze sobą wysokie prawdopodobieństwo i/lub dotkliwość, ale muszą być zaakceptowane przez projekt. Obejmuje ona następujące dwie rzeczy:

• Stworzenie planów monitorowania czynników wyzwalających, które aktywują ryzyko.
• Budowanie planów działania, które mogą być natychmiast uruchomione po wystąpieniu ryzyka.

Powiedzmy, że kierownictwo narzuca nierealistyczny termin. Prawdopodobieństwo przekroczenia harmonogramu projektu jest wysokie. Plan projektu mógłby zawierać „Cotygodniowe monitorowanie wariancji harmonogramu i powiadomienie personelu X, gdy tylko wariancja harmonogramu jest większa niż Y.” Kiedy to się dzieje, nie musisz się zastanawiać. Jest to przykład Monitor and Prepare.

Mitigation

Ponieważ ryzyko jest funkcją prawdopodobieństwa i dotkliwości, oba te czynniki mogą być przeanalizowane w celu zmniejszenia ryzyka niepowodzenia projektu.

• Probability of occurance. Podjęcie środków w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Jest to zazwyczaj bardziej preferowana opcja niż zmniejszenie dotkliwości, ponieważ lepiej jest nie doświadczać występowania ryzyka w ogóle.
• Dotkliwość. Zmniejsz wpływ ryzyka na krytyczne czynniki sukcesu projektu.

Oto kilka pomysłów do burzy mózgów:

1. Zmniejsz złożoność procedur i/lub operacji.
2. Przeprowadź dodatkowe testy.
3. Dodaj więcej zasobów.
4. Dodaj czas do harmonogramu (utwórz bufor).
5. Stwórz dodatkowe lub bardziej szczegółowe prototypy.
6. Zapewnij dodatkowe szkolenia techniczne dla personelu.
7. Przeprowadź więcej wizyt w terenie.
8. Napisz dodatkowe specyfikacje.

Przeniesienie

Wreszcie, możesz przenieść ryzyko na inną stronę. Oczywiście, będzie to zazwyczaj wymagało pewnej formy kompromisu (lub kosztu). Przeniesienie konsekwencji ryzyka na stronę trzecią nie zawsze jest łatwe, ale często jest pomijane. Oto kilka pomysłów:

1. Zakup ubezpieczenia.
2. Zleć trudną pracę bardziej doświadczonej firmie.
3. Użyj umowy o stałej cenie zamiast ceny jednostkowej (jeśli jesteś właścicielem; odwrotnie, jeśli jesteś sprzedawcą).
4. Usuń gwarancje i/lub poręczenia.

Niezależnie od tego, jakiej metody użyjesz do zarządzania ryzykiem projektu, mamy nadzieję, że poświęcisz na to czas. Stwórz dziennik ryzyka dla każdej pozycji ryzyka i napisz strategię radzenia sobie z każdym ryzykiem. Myślę, że przekonasz się, że sukces projektu nie będzie już tak nieuchwytny.

.