Jeśli otrzymałeś list od IRS, który odnosi się do SS-8 determinacji, że pracownik jest pracownikiem, może to oznaczać, że błędnie zaklasyfikowałeś tego pracownika jako niezależnego wykonawcę. List z IRS zaleci ci poprawienie swoich zeznań podatkowych. Oznacza to, że jesteś winien zaległe podatki z tytułu zatrudnienia, które powinieneś był zapłacić temu pracownikowi i/lub grupie pracowników, którzy są na podobnych stanowiskach. Możesz być narażony na zaległe podatki i kary. 
Co to jest formularz IRS SS-8?
Każdy może złożyć formularz SS-8. Pracodawcy lub pracownicy mogą złożyć formularz SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal employment Taxes and Income Tax Withholding), aby uzyskać od IRS określenie, czy pracownik jest czy nie jest niezależnym wykonawcą. List IRS i formularz SS-8 nie jest audytem. Jest to federalne dochodzenie w sprawie niezależnego wykonawcy lub stosunku pracy osoby zidentyfikowanej w liście. Większość firm obawia się, że jest to audyt w całej firmie. Tak nie jest. Program SS-8 wydaje listy określające pracodawcom i pracownikom właściwą klasyfikację pracownika dla celów federalnych podatków od zatrudnienia i potrącania podatku dochodowego. Technik SS-8 stosuje prawo do faktów i okoliczności przedstawionych w formularzu SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, aby określić czy pracownik wykonuje usługi jako pracownik czy niezależny kontrahent. Listy określające są wiążące dla IRS w oparciu o przedstawione fakty. Po wydaniu listu określającego, może on zostać zmieniony lub odwołany z różnych powodów
Najlepsze praktyki, gdy firma otrzymuje formularz SS-8.
Najlepszą praktyką jest zbadanie relacji firmy z pracownikiem zidentyfikowanym przez IRS w liście i formularzu SS-8. Firma powinna odpowiedzieć na formularz SS-8. Jeżeli firma nie odpowie, IRS określi swój status pracownika lub niezależnego wykonawcy tylko na podstawie informacji dostarczonych przez pracownika. Firmy, które ignorują proces SS-8 ryzykują, że IRS zignoruje ważne informacje i dokumenty, które mogą mieć wpływ na wynik rozstrzygnięcia. W końcu nie można oczekiwać, że IRS pozna i zrozumie relację z pracownikiem, jeśli nie powie i nie pokaże mu dokumentów, które mogą mieć wpływ na określenie niezależnego wykonawcy.
Dlaczego pracodawcy powinni zwracać uwagę na proces Form SS-8
Pracodawcy powinni zwracać uwagę na proces SS-8 i być przygotowani do odpowiedzi w odpowiednim czasie. To nie jest prosta sprawa wypełnienia formularza. Istnieje prawo pracy względy i dokumentacja, które powinny być oceniane przez prawnika zatrudnienia. Brak odpowiedzi lub mówienie niewłaściwych rzeczy może skutkować błędnym określeniem IRS.
To jest zwykle wykonywane przez list 5367. Pismo będzie brzmiało:
„Drogi Podatniku,
otrzymaliśmy wniosek od wyżej wymienionego pracownika o ustalenie prawidłowego statusu podatkowego za usługi, które wykonał dla Ciebie w 2018 – 2018 .
W tego typu sprawach zazwyczaj dajemy każdej zainteresowanej stronie możliwość przedstawienia stanu faktycznego, ponieważ nasza decyzja będzie miała wpływ na status podatkowy zatrudnienia wszystkich zaangażowanych stron. Wypełnij załączony formularz SS-8, Determination o/Worker Status/or Purposes o/Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding. Wypełniony formularz jest również dostępny online na stronie www.irs.gov/formspubs. Jeśli chcesz wysłać jakąkolwiek inną dokumentację, nie wysyłaj oryginalnej kopii. Wszystko, co dostarczysz staje się częścią akt sprawy IRS i nie zostanie Ci zwrócone.”
To oznacza, że sprawa SS-8 jest otwarta. List będzie zawierał numer sprawy. Masz prawo i jesteś zachęcany do odpowiedzi na ten list. IRS zazwyczaj przetwarza informacje otrzymane w procesie SS-8, a następnie powiadamia pracodawcę poprzez list określający.
IRS SS-8 Determination
IRS zazwyczaj powiadamia pracodawcę o swojej decyzji listem 4991-A. List ten informuje pracodawcę, że musi on zapłacić federalny podatek dochodowy oraz swoją część podatku Federal Insurance Contributions Act (FICA) (podatek Social Security i Medicare). List IRS zazwyczaj stwierdza w następujący sposób:
„Ta decyzja jest wiążąca dla Służby, zakładając, że nie ma zmian w faktach lub prawie, które stanowią podstawę do wydania orzeczenia. W przypadku zajęcia odmiennego stanowiska lub zlekceważenia orzeczenia, może zostać skierowany wniosek o wszczęcie kontroli. Jeśli nie złożyłeś jeszcze zeznania podatkowego, być może będziesz musiał to zrobić. Jeśli złożyłeś zeznania podatkowe, może być konieczne ich poprawienie.
Pracodawcy generalnie muszą pobierać podatek dochodowy i Federal Insurance Contributions Act (FICA) (to jest, ubezpieczenie społeczne i podatek Medicare) z wynagrodzeń wypłacanych swoim pracownikom i płacić te podatki do rządu. Pracodawcy muszą również zapłacić udział pracodawcy w podatku FICA i Federal Unemployment Tax Act (FUTA) od zarobków. Aby dokonać wszelkich niezbędnych korekt w celu zapłacenia tych podatków od przeszłych wynagrodzeń swoich pracowników, łącznie z zastosowaniem specjalnych stawek, należy zapoznać się z Publikacją 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide oraz Publikacją 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide. Możesz uzyskać te publikacje dzwoniąc pod numer 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) lub odwiedzając nas online na stronie www.irs.gov/formspubs .”
Pakiet determinacyjny może zawierać zarówno Letter 4991, Letter 4991-A / Form 14430, jak i SS-8 Determination Analysis określający konkretne czynniki użyte w ustaleniu, że pracownik był pracownikiem.
IRS używa tego co jest uważane za „common law rules” do określenia czy pracownik jest niezależnym wykonawcą. Chociaż możesz myśleć, że oznacza to, że możesz użyć zdrowego rozsądku, aby określić, czy pracownik jest pracownikiem czy niezależnym wykonawcą, byłbyś w błędzie. Ustalenie tego jest kombinacją faktów i precedensów prawnych. Należy skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w prawie pracy, który zna orzecznictwo sądowe dotyczące tej kwestii. Czynniki prawa powszechnego, do których odwołuje się IRS, biorą pod uwagę kontrolę zachowania, kontrolę finansową i relacje między stronami.
IRS opracował wytyczne, aby pomóc pracodawcy prawidłowo sklasyfikować swoje stosunki pracy. Istnieje kilka publikacji, które odnoszą się do tego, kto jest pracownikiem, a kto niezależnym wykonawcą. IRS stosuje test prawa powszechnego w celu określenia, czy dana osoba jest pracownikiem dla celów federalnego podatku od zatrudnienia. Zgodnie z testem prawa powszechnego, relacja pracodawca-pracownik istnieje, jeśli osoba, dla której wykonywane są usługi, ma prawo do kontrolowania i kierowania pracownikiem w zakresie wyników, konkretnych szczegółów i środków, za pomocą których wyniki są osiągane.