Qual é o prazo limite do Formulário W-2 – O Formulário W-2 é um relatório anual de folha de pagamento que mostra o valor dos impostos retidos do salário dos funcionários para o ano e é usado para registrar impostos federais e estaduais.

Quando o ano 2020 chega ao fim, é importante que todos os empregadores emitam o Formulário W-2 aos seus empregados sem qualquer atraso para que eles possam começar a preparar as suas declarações anuais de impostos. E, como empregador, você também deve apresentar cópias do W-2 à Administração do Seguro Social (SSA), juntamente com o Formulário W-3 (uma transmissão resumindo os W-2); e ao governo estadual para que os governos possam verificar a exatidão das declarações de impostos.

W-2 Prazo para 2020

A tabela seguinte ajudá-lo-á a lembrar-se de todos os prazos W-2 para enviar os formulários W-2 aos funcionários e para arquivá-los em papel ou preenchê-los com o SSA.

O prazo para fornecimento de cópias aos funcionários, arquivamento em papel, ou preenchimento E à SSA é o mesmo i.e. 1 de fevereiro de 2021.

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• Você deve fornecer as cópias B, C e 2 do Formulário W-2 aos seus funcionários até 1 de fevereiro de 2021.
• A data de entrega dos Formulários W-2 e W-3 ao SSA é agora 1 de fevereiro de 2021, quer você arquive usando formulários em papel ou eletronicamente.

W-2 Penalidades por atraso na entrega dos formulários para pequenas empresas

É importante que os empregadores enviem os W-2 aos seus empregados e os entreguem ao SSA antes do prazo final do W-2, caso contrário serão impostas penalidades pesadas por atraso na entrega ou informação errada.

As penalidades variam de $50-$530 por cada formulário W-2 não entregue, dependendo do atraso na entrega dos formulários.

No caso acima, a Receita Federal o considera um pequeno negócio se você ganhou uma média de $5 milhões ou menos em receitas anuais nos últimos três anos fiscais. Para mais informações, consulte o site do IRS.

W-2 Extensão

Você pode pedir uma extensão de 30 dias ao IRS, preenchendo o formulário 8809, Application for Extension of Time to File Information Returns, se você acha que vai perder o prazo. No entanto, a extensão não é automática e só será concedida em “circunstâncias extraordinárias ou catástrofe”. Se você sofrer de uma catástrofe natural como um furacão, inundação, tornado, ou seus livros e registros forem destruídos por um incêndio, então você terá uma resposta favorável ao seu pedido de extensão.

O motivo da extensão deve ser explicado claramente no Formulário 8809 e deve ser assinado sob pena de perjúrio.

Será melhor se você preencher o Formulário 8809 entre 1 e 31 de janeiro ou o mais cedo possível quando você precisar de uma extensão.

Nota: Você não pode solicitar uma segunda extensão.

Para mais informações, consulte o Guia de Instruções Gerais do IRS para Formulários W-2 e W-3.

Esperamos que você se sinta preparado, informado e pronto para enviar W-2 aos seus funcionários e SSA antes dos prazos W-2. Juntamente com todas as características necessárias para o processamento eficiente da folha de pagamento para a sua pequena empresa, a CheckMark Payroll permite-lhe imprimir ou enviar ficheiros W-2s & W-3s para o SSA e para a maioria dos estados, sem custos adicionais. Você também pode imprimir formulários preenchidos 941,940, 944, 943, W-2 e W-3 em formulários em branco ou pré-impressos.

Dependente da sua necessidade, se você estiver preenchendo 250 ou mais formulários para o ano civil, então o preenchimento eletrônico é uma obrigação. Caso contrário, você pode arquivar em papel e enviar para o IRS por menos de 250 formulários.

Se você tiver alguma dúvida sobre o arquivamento W-2, você pode entrar em contato conosco a qualquer momento. Nós ficaremos felizes em ajudá-lo.